Quyết định 544-TC/QĐ/CĐKT năm 1997 về chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi ngân sách Nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ THỐNG NHẤT PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ CÁC LOẠI BIỂU MẪU CHỨNG TỪ THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ vào Luật Ngân sách Nhà nước ngày 3/4/1996;
Căn cứ Pháp lệnh kế toán và thống kê ngày 20/5/1988;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính và tăng cường quản lý thu, chi quỹ Ngân sách Nhà nước, nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán, đưa công tác quản lý các loại biểu mẫu chứng tư thu, chi Ngân sách Nhà nước vào nền nếp.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1.- Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước" áp dụng cho tất cả các đơn vị được giao nhiệm vụ thu, chi và quản lý quỹ Ngân sách Nhà nước các cấp từ Trung ương đến địa phương.

Điều 2.- Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính có trách nhiệm nghiên cứu, cụ thể hoá chế độ quản lý biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước và hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Các Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai thực hiện chế độ này.

Điều 3.- Chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước này có hiệu lực thi hành thống nhất trong cả nước từ ngày 1/1/1997. Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, Tổng cục trưởng Tổng cục Đầu tư phát triển, Vụ trưởng Vụ Hành chính - sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán, Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thi hành quyết định này.

CHẾ ĐỘ

THỐNG NHẤT PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ CÁC LOẠI BIỂU MẪU CHỨNG TỪ THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
(Ban hành theo Quyết định số 544 TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 8 năm 1997 của Bộ Tài chính)

Điều 1.- Biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước là các mẫu in sẵn dùng để phản ánh các nghiệp vụ thu, chi và quản lý quỹ Ngân sách Nhà nước.

Bộ Tài chính thống nhất ban hành, quản lý toàn bộ các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước.

Điều 2.- Biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước bao gồm:

- Các loại biểu mẫu chứng từ thu Ngân sách Nhà nước;

- Các loại biểu mẫu chứng từ chi Ngân sách Nhà nước;

- Các loại biểu mẫu chứng từ khác liên quan đến việc quản lý thu, chi Ngân sách Nhà nước.

Theo tính chất quan trọng và yêu cầu quản lý, các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước được chi thành 2 loại:

1- Loại biểu mẫu chứng từ đặc biệt: Bao gồm những biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước có giá trị như tiền hoặc yêu cầu phải được quản lý như tiền. Các biểu mẫu chứng từ đặc biệt bắt buộc phải có sự quản lý chặt chẽ, thống nhất ở tất cả các khâu: In ấn, phát hành, quản lý, cấp phát, sử dụng, thanh quyết toán việc sử dụng và bảo quản lưu trữ.

Các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc loại đặc biệt gồm:

- Séc;

- Lệnh chi tiền;

- Uỷ nhiệm chi;

- Các loại biên lai (thu thuế, thu phí, lệ phí, thu tiền khác);

- Các loại vé thu phí, lệ phí;

- Các loại trái phiếu, tín phiếu;

- Các loại hoá đơn do Bộ Tài chính ban hành (dùng làm căn cứ tình thuế doanh thu hoặc thuế VAT);

- Một số chứng từ thu, nộp, trả tiền khác.

2- Loại biểu mẫu chứng từ nghiệp vụ: Bao gồm những chứng từ mang tính chất nghiệp vụ, phục vụ cho việc quản lý thu, chi Ngân sách Nhà nước. Tuỳ theo từng loại chứng từ cụ thể Bộ Tài chính thống nhất quản lý một số khâu: In ấn, phát hành, quản lý sử dụng hoặc Bộ Tài chính chỉ ban hành mẫu, còn việc tổ chức quản lý in ấn, phát hành, sử dụng giao cho các đơn vị, địa phương thực hiện.

(Các biểu mẫu chứng tư thu, chi Ngân sách Nhà nước theo phân loại quản lý được quy định trong phụ lục đính kèm).

Điều 3.- Các chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước khi sử dụng nhất thiết phải theo đúng mẫu trong chế độ đã ban hành. Các biểu mẫu chứng từ thuộc loại đặc biệt buộc phải có kỹ hiệu xê ri, số nhảy, số quyển và khi thiết kế mẫu in phải có dấu hiệu riêng để chống làm giả.

Điều 4.- Bộ Tài chính giao nhiệm vụ cho các cơ quan chức năng thuộc Bộ quản lý việc tổ chức in ấn và phát hành các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước như sau:

- Tổng cục Thuế có trách nhiệm tổ chức quản lý việc in ấn và phát hành toàn bộ các loại biểu mẫu chứng từ thu Ngân sách Nhà nước thuộc ngành Thuế quản lý và sử dụng (bao gồm cả thuế xuất, nhập khẩu, thu phí, lệ phí).

- Kho bạc Nhà nước Trung ương có trách nhiệm tổ chức quản lý việc in ấn và phát hành các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc Kho bạc Nhà nước quản lý và sử dụng.

- Tổng cục Đầu tư - phát triển có trách nhiệm tổ chức quản lý việc in ấn và phát hành các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc Tổng cục Đầu tư - Phát triển quản lý và sử dụng.

- Vụ Ngân sách Nhà nước có trách nhiệm tổ chức quản lý việc in ấn và phát hành các loại biểu mẫu chứng từ phục vụ cho việc quản lý thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc phạm vi mình quản lý ngoài các loại do các đơn vị trên đã được uỷ quyền tổ chức quản lý việc in và phát hành.

- Các biểu mẫu chứng từ dùng để phản ánh các khoản thu đóng góp của dân, Bộ Tài chính uỷ quyền cho các Sở Tài chính - vật giá các Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương quản lý in ấn và phát hành.

Điều 5.- Tất cả các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải có thiết kế mẫu và phải in theo mẫu đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cơ quan được uỷ quyền in phải thiết kế theo đúng mẫu và nội dung quy định cho từng loại mẫu biểu chứng từ. Mẫu, số lượng chứng từ thu, chi Ngân sách loại đặc biệt do Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt (riêng chứng từ thu đóng góp của dân do Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá phê duyệt). Mẫu, số lượng các loại biểu mẫu chứng từ nghiệp vụ do Thủ trưởng các đơn vị được uỷ quyền tổ chức in và phát hành phê duyệt.

Điều 6.- Các cơ quan được uỷ quyền tổ chức, quản lý việc in ấn, phát hành biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải lựa chọn Nhà in và báo cáo để Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt (riêng chứng từ thu đóng góp của dân do Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá phê duyệt). Đối với một số loại chứng từ đặc biệt (séc, trái phiếu, tín phiếu, biên lai thu thuế, phí, lệ phí) việc lựa chọn nhà in phải có sự đồng ý của cơ quan Nội vụ.

Điều 7.- Hàng năm, các đơn vị được uỷ quyền tổ chức việc in, phát hành phải lập kế hoạch in và dự toán kinh phí, trình Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt (riêng chứng từ thu đóng góp của dân do Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá phê duyệt). Kế hoạch được lập căn cứ vào tình hình sử dụng thực tế các năm trước và dự kiến nhu cầu năm kế hoạch để xác định số lượng cần in từng loại.

Điều 8.- Kinh phí dùng để in biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước được dự toán trong kinh phí hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị được uỷ quyền tổ chức in và quyết toán theo số thực tế đã sử dụng.

Đối với loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước được phép bán thu tiền thì giá bán do Thủ trưởng đơn vị tổ chức in, phát hành qui định thống nhất cho từng loại và phải niêm yếu công khai tại nơi bán.

Theo quy định hiện hành, giá bán được xác định bằng chi phí in cộng 25% chi phí phát hành.

Số tiền thu từ việc bán chứng tư thu, chi Ngân sách Nhà nước được xử lý theo qui định của cơ chế tài chính hiện hành. Thủ trưởng các đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý phát hành biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách phải qui định danh mục các loại biểu mẫu chứng từ cấp phát sử dụng và các loại biểu mẫu chứng từ bán thu tiền.

Điều 9.- Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, các đơn vị tổ chức in phải tổ chức đấu thầu theo đúng quy định tại quy chế đấu thầu của Chính phủ (trừ các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc loại đặc biệt) và ký kết hợp đồng với Nhà in theo kế hoạch đã được duyệt.

Sau khi in xong phải huỷ bản kẽm, bản bông và tờ in thử, in hỏng, in thừa và mẫu in trên máy vi tính (nếu có) trước khi thanh lý hợp đồng in với sự chứng kiến của các bên có liên quan. Các Nhà in phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do phía Nhà in gây ra về những tờ in thử, in hỏng, in thêm, in thừa bị kẻ xấu lợi dụng để lấy tiền của Nhà nước. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 10.- Các loại biểu mẫu chứng thu, chi Ngân sách Nhà nước sau khi in xong phải được kiểm tra, nghiệm thu và làm đầy đủ các thủ tục nhập kho và ghi vào sổ kế toán.

Điều 11.- Tất cả các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước đưa ra sử dụng phải có thông báo phát hành bằng văn bản tới các đơn vị sử dụng có liên quan.

Điều 12.- Trường hợp các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước được in ra từ máy vi tính cũng phải theo đúng mẫu quy định.

Điều 13.- Các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước khi cấp phát, sử dụng đều phải làm đầy đủ các thủ tục xuất kho và ghi chép kịp thời vào sổ kế toán. Riêng các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc loại đặc biệt nhất thiết phải giao nhận từng xê ri, từng quyển, từng số và từng liên.

Điều 14.- Khi sử dụng các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải thực hiện đúng quy định sau:

- Phải sử dụng đúng theo chức năng của từng loại và phải ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố của chứng từ do Bộ Tài chính quy định;

- Các loại biểu mẫu chứng từ đóng thành quyển phải dùng từ số nhỏ đến số lớn, phải dùng hết quyển này mới dùng sang quyển khác.

Điều 15.- Đối với các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước loại đặc biệt, định kỳ theo quy định của cơ quan quản lý chức năng, các cán bộ sử dụng trực tiếp và các cơ quan quản lý sử dụng phải thực hiện việc báo cáo và thanh quyết toán tình hình sử dụng (số tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ từng loại chứng từ) với cơ quan quản lý mình.

Điều 16.- Việc thành huỷ biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với các loại biểu mẫu chứng từ không còn giá trị sử dụng hoặc bị hư hỏng, khi thanh huỷ phải được phép của Bộ trưởng Bộ Tài chính (đối với các biểu mẫu chứng từ loại đặc biệt), của Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá (đối với chứng từ thu đóng góp của dân) hoặc của cơ quan được uỷ quyền quản lý việc in ấn, phát hành (đối với các loại chứng từ nghiệp vụ). Khi tiến hành thanh tuỷ phải thành lập Hội đồng thanh huỷ và phải có sự chứng kiến, giám sát của cơ quan Viện Kiểm sát và Công an; Phải lập biên bản thanh huỷ với đầy đủ các nội dung cần thiết: ngày, giờ, số Quyết định và tên của người ký Quyết định thanh huỷ biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước, chữ ký của những người tham gia... kèm theo Bảng kê chứng từ mang thanh huỷ gồm: Tên chứng từ, số xê ri, số chứng từ, số liên, số lượng...

- Đối với các biểu mẫu chứng từ còn lưu giữ trong kho chưa sử dụng khi thanh huỷ cũng phải được phép của Bộ Tài chính (chứng từ loại đặc biệt) hoặc của cơ quan được uỷ quyền (chứng từ loại nghiệp vụ) và phải lập biên bản thanh huỷ, trong đó phải ghi rõ từng loại và số lượng thanh huỷ.

Điều 17.- Cơ quan phát hành và sử dụng biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải có kho, dụng cụ chứa đựng chứng từ. Kho, dụng cụ chứa đựng phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật, an toàn, có trang bị dụng cụ phòng cháy, chống mối xông, chuột cắn, ẩm ướt và phải có nội quy kho.

Các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải được sắp xếp ngăn nắp, thứ tự từng loại, nhóm, từng xê ri, phải có biển đề tên, loại, nhóm, ký mã hiệu chứng từ để đảm bảo thuận lợi cho việc bảo quản, cấp phát, kiểm tra và theo dõi quản lý.

Đối với các biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc loại đặc biệt, đơn vị phải chỉ định người làm thủ kho. Thủ kho không được kiêm nhiệm làm kế toán hoặc nhân viên trực tiếp quản lý thu, chi Ngân sách Nhà nước.

Điều 18.- Đơn vị được uỷ quyền in, phát hành và đơn vị sử dụng biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước phải mở các sổ kế toán cần thiết để theo dõi chính xác, kịp thời số lượng, giá trị nhập, xuất, tồn (theo giá thực tế hoặc giá quy ước) từng loại biểu mẫu chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế toán NSNN hiện hành.

Điều 19.- Các đơn vị thuộc Bộ có liên quan đến việc quản lý, sử dụng các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước (Vụ Ngân sách Nhà nước, Tổng cục Thuế, Kho bạc Nhà nước Trung ương, Tổng cục Đầu tư, phát triển, Vụ Hành chính sự nghiệp) có nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu, hướng dẫn, cụ thể hoá chế độ quản lý biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của mình trình Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định ban hành;

- Tập hợp nhu cầu sử dụng, lập kế hoạch và tổ chức in ấn; Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện và chấp hành chế độ quản lý biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của mình (toàn bộ ngành dọc từ Trung ương đến tỉnh, huyện, xã);

- Quản lý việc phát hành (cấp phát hoặc bán) và theo dõi tình hình sử dụng, thanh quyết toán các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của mình (toàn bộ ngành dọc từ Trung ương đến tỉnh, huyện, xã).

Điều 20.- Sở Tài chính - Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo sự uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quản lý in ấn và phát hành các loại chứng từ thu từ các khoản đóng góp của dân, có nhiệm vụ:

- Tập hợp nhu cầu, lập kế hoạch in ấn, phát hành các loại biểu mẫu chứng từ thu từ các khoản đóng góp của dân;

- Tổ chức quản lý, cấp phát, theo dõi việc sử dụng và tập hợp tình hình in ấn, phát hành, sử dụng để báo cáo cho Bộ Tài chính.

Điều 21.- Mọi đơn vị và cá nhân làm mất mát, hư hỏng, biển thủ, lợi dụng... các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước, làm trái với những điều đã quy định trong chế độ này thì tuỳ theo tính chất nghiêm trọng và mức độ tổn thất mà có thể xử lý theo pháp luật với các hình thức sau:

- Xử phạt kinh tế: Phải bồi hoàn vật chất theo các chế độ quy định của Bộ Tài chính.

- Xử phát hành chính: Khiển trách, cảnh cáo, không xét danh hiệu thi đua, kéo dài thời hạn nâng lương, hạ bậc lương, trừ lương, hoặc không xét thưởng (đối với những đơn vị có quỹ thưởng).

- Xử phạt hình sự: truy tố trước pháp luật.

Điều 22.- Các đơn vị và cá nhân có thành tích giúp đỡ các cơ quan quản lý thu, chi Ngân sách Nhà nước phát hiện những hành vi vi phạm (giả mạo, lợi dụng, biển thủ, ...) biểu mẫu chứng từ thu, chi Ngân sách Nhà nước thì được khen thưởng theo chế độ hiện hành.

DANH MỤC BIỂU MẪU

CHỨNG TỪ THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
(theo cơ quan quản lý và loại biểu mẫu chứng từ)