UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
50/2009/QĐ-UBND
|
Long
Xuyên, ngày 05 tháng 11 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH AN GIANG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
Căn cứ luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày
03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật
Công nghệ thông tin đã được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
khoá XI kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
48/2009/QĐ-TTg ngày 31 tháng 3 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê
duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
giai đoạn 2009 - 2010;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Thông tin và truyền thông,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh
An Giang trong hoạt động cơ quan nhà nước.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết
định số 2536/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2005 của UBND tỉnh An Giang về
việc ban hành quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông, Thủ trưởng các sở, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận:
- Bộ TTTT;
- Cục ƯDCNTT-Bộ TTTT;
-Cục Kiểm tra VB – Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT.HĐND, TT.UBND tỉnh;
- UBMTTQVN tỉnh;
- Đài PT-TH, Báo AG;
- Các Sở Ban ngành thuộc tỉnh
- Chủ tịch UBND các huyện thị, thành
- Cổng TT CP, AG;
- Trung tâm Công báo tỉnh
- Lưu KT.VT.
|
TM. UBND TỈNH
AN GIANG
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Biên Cương
|
QUY CHẾ
SỬ
DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH AN GIANG TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 50/2009/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2009 của
Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về việc
trao đổi thông tin điện tử trong công việc giữa cán bộ, công chức; Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị,
thành phố và các đơn vị trực thuộc; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn bằng
hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang.
2. Quy chế này áp dụng cho tất cả
các cơ quan; cán bộ, công chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; cán bộ, công
chức các sở, ban, ngành; cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân các huyện, thị,
thành phố và các đơn vị trực thuộc trên địa bàn tỉnh An Giang sử dụng hệ thống
thư điện tử của tỉnh.
Điều 2. Giải thích thuật ngữ
Mạng truyền số liệu chuyên dùng
của cơ quan Đảng và nhà nước là mạng kết nối các cơ
quan Đảng, Chính phủ và Quốc hội tại Trung ương, các Bộ và cơ quan ngang Bộ,
Văn phòng tỉnh/thành Ủy, Văn phòng huyện/thị Ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh thành, Ủy
ban nhân dân Quận/huyện, Sở, Ban, Ngành tại các địa phương (Công văn số
2336/BTTTT-ƯDCNTT ngày 21 tháng 7 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
việc hướng dẫn kết nối, sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng
và nhà nước).
Điều 3. Nguyên tắc định dạng
1. Các thông tin điện tử trao đổi
trong hệ thống thư điện tử của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg
ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã
các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện
tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.
2. Tiêu chuẩn về truy cập thông
tin thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4
năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành Danh mục tiêu chuẩn
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
3. Ngôn ngữ sử dụng trong thư điện
tử bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu, chỉ sử dụng ngoại ngữ trong các giao dịch với
nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài.
Điều 4. Các hành vi nghiêm cấm
1. Các đơn vị hành chính cấp sở,
ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố không tự tổ chức hệ thống
thư điện tử riêng trên Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan
Đảng và nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Cán bộ, công chức trong tỉnh
không sử dụng hộp thư cá nhân đăng ký ở các hệ thống thư tín điện tử khác (như
Yahoo, hotmail, Gmail ...) để trao đổi thông tin trong quá trình xử lý công việc.
3. Hộp thư điện tử
tennguoidung@angiang.gov.vn là hộp thư dành để cơ quan và cá nhân trao đổi
thông tin trong công tác, không sử dụng hộp thư trên vào việc riêng tư khác.
4. Không lưu chuyển trên hệ thống
thư điện tử các văn bản, tài liệu có tính mật theo quy định của pháp luật.
Chương II
TỔ CHỨC, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 5. Nguyên tắc vận hành và địa chỉ thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh
được xây dựng và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin của tỉnh có
kết nối đến mạng thông tin toàn cầu (Internet).
2. Tất cả hộp thư điện tử được lưu
trữ trong hệ thống máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý được gọi là
“Danh bạ thư điện tử”.
3. Mỗi cơ quan, cán bộ, công chức
trên địa bàn tỉnh tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh chỉ được đăng ký
và sử dụng một địa chỉ thư điện tử, thể hiện dưới dạng:
a) Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan
có dạng "Têncơquan@angiang.gov.vn", theo nguyên tắc không trùng lắp,
dễ nhớ, dễ tìm, như sau:
- Cấp sở: so(tên
sở)@angiang.gov.vn.
- Các ban: ban(tên
ban)@angiang.gov.vn.
- Các hội: hoi(tên
hội)@angiang.gov.vn.
- Các huyện, thị, thành phố:
tênđơnvị@angiang.gov.vn.
- Các phòng ban trực thuộc Ủy ban
nhân dân các huyện, thị, thành phố: tênphòngban.tênhuyện@angiang.gov.vn.
- Các xã, phường, thị trấn:
tênđơnvị@angiang.gov.vn. Trong đó, nếu có xã, phường, thị trấn trùng tên sẽ có
chỉ dẫn thêm tên huyện trong phần tên truy nhập; nếu xã, phường, thị trấn trùng
tên huyện, thị, thành phố sẽ có chỉ dẫn thêm xa cho xã, p. cho phường, tt cho
thị trấn trước tên truy nhập.
- Các đơn vị khác tùy tên đơn vị cụ
thể mà có tên đặt thích hợp.
Trong đó, tên sở, tên ban, tên
hội, tên phòng (ban) thuộc huyện từ 03 (ba) chữ trở lên thì tên các
đơn vị đó sẽ được viết tắt.
b) Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân
có dạng “têncánbộcôngchức@angiang.gov.vn”, trong đó tên cán bộ, công chức được
viết tắt phần họ và chữ lót, nếu có cán bộ, công chức trùng tên sẽ có chỉ dẫn
thêm hai chữ số thứ tự đăng ký trong phần tên truy nhập.
Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp
thư điện tử
Việc cấp mới, cấp lại và quản lý
thư điện tử được áp dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức đương nhiệm, mới được
tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc
trong tỉnh An Giang:
1. Đối với cán bộ, công chức đương
nhiệm: Chánh văn phòng các sở, ban, ngành, Chánh Văn phòng HĐND-UBND các huyện,
thị, thành chịu trách nhiệm lập danh sách cán bộ, công chức gửi về Sở Thông tin
và Truyền thông để tạo lập hộp thư cơ quan, cán bộ, công chức trong danh bạ thư
điện tử của tỉnh.
2. Đối với cán bộ, công chức mới
tuyển làm việc trong tỉnh, khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới
của cơ quan có thẩm quyền, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ, công chức lập
danh sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền thông để được khai
báo hộp thư điện tử bổ sung cho đơn vị đó.
3. Đối với trường hợp cán bộ, công
chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh An Giang hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu căn cứ vào
Quyết định của cơ quan có thẩm quyền, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ,
công chức đó lập danh sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền
thông để thu hồi hộp thư điện tử cho phù hợp với đơn vị.
4. Các hộp thư điện tử không
truy xuất trong thời gian sáu (06) tháng kể từ lúc khai báo hoặc lần
truy xuất sau cùng, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ thu hồi các hộp thư
điện tử trên. Cán bộ, công chức có nhu cầu sử dụng lại những hộp thư
đã bị thu hồi, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ, công chức lập danh
sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền thông để được cấp lại
địa chỉ thư điện tử.
Tất cả các trường hợp trên (trừ
trường hợp thu hồi hộp thư điện tử theo đề nghị của các đơn vị) Sở Thông
tin và Truyền thông sẽ gởi thông báo bằng văn bản đến cơ quan sử dụng cán bộ,
công chức.
Điều 7. Theo từng thời kỳ Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản của
các cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy.
Điều 8. Trách nhiệm quản lý thư
điện tử tỉnh An Giang
Sở Thông tin và truyền thông:
1. Hằng năm có kế hoạch và triển
khai thực hiện việc duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử đáp ứng nhu cầu
công việc, trao đổi thông tin của cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh.
2. Tạo mới, thay đổi, thu hồi hộp
thư điện tử.
3. Đảm bảo cho Hệ thống thư điện tử
của tỉnh An Giang hoạt động ổn định, thông suốt, thuận tiện cho cán bộ, công chức
liên tục 24/24.
4. Đảm bảo sự an toàn thông tin, nội
dung các thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.
5. Bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn
cho người dùng khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.
6. Ngăn chặn thư rác được gửi đi từ
máy chủ thư điện tử.
7. Ngăn chặn thư rác được gửi đến
máy chủ thư điện tử.
8. Tiếp nhận và xử lý các sự cố xảy
ra trong quá trình sử dụng thư điện tử của các cơ quan, cán bộ, công chức.
9. Tổ
chức sao lưu sắp xếp và lưu trữ hệ thống thư điện tử của tỉnh
theo quy định của pháp luật về lưu trữ, cung
cấp thông tin cho cơ quan thanh tra, kiểm tra có thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
Điều 9. Trách nhiệm các cơ quan liên quan
1. Thủ trưởng, lãnh đạo các cơ
quan, đơn vị phải là người đi đầu, gương mẫu sử dụng hộp thư điện tử trong công
tác điều hành, quản lý, giải quyết công việc.
2. Các cơ quan tham gia hệ thống
thư điện tử của tỉnh có nhiệm vụ:
a) Thông tin bằng văn bản cho Sở Thông
tin và truyền thông về sự thay đổi cán bộ, công chức trong cơ quan mình, để kịp
thời cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử.
b) Bố trí cán bộ chuyên trách công
nghệ thông tin, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố
thông thường tại đơn vị về công nghệ thông tin, thông báo kịp thời các sự cố, rủi
ro xảy ra vượt quá khả năng và trách nhiệm xử lý trong quá trình sử dụng thư điện
tử đến Sở Thông tin và truyền thông.
c) Phân công cán bộ, công chức
theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư của đơn vị. Người được giao nhiệm vụ quản
lý hộp thư điện tử của đơn vị phải báo cáo nội dung đã nhận cho thủ trưởng đơn
vị để kịp thời giải quyết.
3. Từng đơn vị ban hành quy chế sử
dụng và giải quyết công việc khi tiếp nhận các thông tin qua hộp thư điện tử cơ
quan.
Điều 10. Trách nhiệm của người
sử dụng hộp thư điện tử
1. Cán bộ, công chức sử dụng hộp
thư; cán bộ, công chức được phân công quản lý và sử dụng hộp thư đơn vị phải
thường xuyên kiểm tra, trả lời thư điện tử theo thẩm quyền, số lần truy xuất tối
thiểu 04 lần/ngày vào đầu và giữa buổi sáng, đầu và giữa buổi chiều. Xóa bỏ những
thư điện tử không cần thiết và các thư điện tử hết hạn lưu trữ để tránh tình trạng
tràn dung lượng hộp thư.
2. Người sử dụng hộp thư điện tử
có trách nhiệm:
a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện
tử. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mật khẩu bị lộ phải báo ngay
cho Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục và sau đó phải được xác nhận bằng
văn bản của cơ quan cán bộ, công chức công tác.
b) Quản lý và lưu trữ nội dung thư
điện tử của cá nhân đảm bảo an toàn.
c) Chịu trách nhiệm về những nội
dung thông tin do mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử theo quy định của
pháp luật.
d) Không truy nhập vào hộp thư của
người khác, không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
e) Không phát tán thư rác, virus
và các hành động khác làm ảnh hưởng đến an toàn, bảo mật hệ thống thư điện tử.
f) Thực hiện các hành vi nghiêm cấm
khác theo quy định của pháp luật.
Điều 11. Thanh tra, kiểm tra
Mọi
đơn vị, cá nhân tham gia sử dụng hộp thư điện tử tennguoidung@angiang.gov.vn chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý của các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Sở Thông tin và Truyền thông, thủ trưởng các cơ quan và các cá nhân
tham gia vào Hệ thống thư điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực
hiện các quy định này trong cơ quan mình.
Điều 13. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt hằng
năm, bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thông tin
điện tử của tỉnh.
Điều 14. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi,
bổ sung, các cơ quan gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.