Quyết định 4516/QĐ-BGDĐT năm 2013 Quy định tổ chức hội nghị, hội thảo, họp của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, HỌP CỦA CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16 tháng 6 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo, họp của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, HỌP CỦA CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4516 /QĐ-BGDĐT ngày 07/10/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định về nguyên tắc, điều kiện và quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, họp (sau đây được gọi chung là hội nghị) trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Các hội nghị không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế, tọa đàm khoa học về lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

b) Hội nghị của Đảng bộ Bộ Giáo dục và Đào tạo, Công đoàn cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức nghề nghiệp khác thuộc cơ quan Bộ.

3. Quy định này áp dụng đối với các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các dự án trực thuộc Bộ.

Điều 2. Nguyên tắc tổ chức hội nghị

1. Tổ chức hội nghị đúng thẩm quyền, trách nhiệm thuộc phạm vi, lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Đảm bảo thiết thực, tiết kiệm, chất lượng và hiệu quả.

3. Hình thức tổ chức khoa học theo hướng tích hợp, lồng ghép các nội dung; giảm thiểu các hội nghị tập trung, tăng cường tổ chức hội nghị trực tuyến.

Điều 3. Điều kiện tổ chức hội nghị

1. Các hội nghị do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức phải tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước về chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, Quy chế làm việc của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định tại văn bản này.

2. Các hội nghị tổ chức trong năm, thực hiện theo chương trình, kế hoạch công tác năm đã được Bộ trưởng phê duyệt. Các hội nghị do lãnh đạo Bộ chủ trì, tham dự được đưa vào lịch công tác tuần của lãnh đạo Bộ.

3. Hội nghị có phạm vi toàn ngành, phải có văn bản xin phép và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý

1. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về việc tổ chức các hội nghị trong chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Bộ; phê duyệt danh mục hội nghị hàng năm của cơ quan Bộ.

2. Chánh Văn phòng Bộ.

a) Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong công tác tổ chức hội nghị của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

b) Chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ xây dựng danh mục hội nghị hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt.

c) Chịu trách nhiệm rà soát, tham mưu đề xuất phương án lồng ghép, kết hợp các hội nghị; hình thức tổ chức, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả trình Bộ trưởng phê duyệt.

d) Theo dõi, đôn đốc các đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, đảm bảo đúng tiến độ, thời gian theo chương trình công tác, kế hoạch tổ chức hội nghị; thừa lệnh Bộ trưởng ký ban hành thông báo kết luận hội nghị.

đ) Chủ trì tổ chức các hội nghị khi được Bộ trưởng giao. Phối hợp với các đơn vị để triển khai, tổ chức các hội nghị đúng quy định và hiệu quả.

3. Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin.

a) Đảm bảo cơ sở hạ tầng thông tin, đường truyền và các phần mềm tiện ích, phục vụ việc tổ chức hội nghị trực tuyến của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị để thiết kế kịch bản, biên tập tài liệu, văn bản; bài giảng điện tử e-Learning và quay phim, ghi hình, ghi âm.

c) Đảm bảo các điều kiện, yêu cầu về kỹ thuật để quay phim, ghi hình (video) và chất lượng thu phát tín hiệu.

4. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ.

a) Trong phạm vi, lĩnh vực công tác được Bộ trưởng phân công phụ trách, phối hợp với Văn phòng Bộ để xây dựng danh mục hội nghị hàng năm.

b) Căn cứ danh mục hội nghị ban hành kèm theo chương trình công tác của Bộ hàng năm, chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai; phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hội nghị được phân công, đảm bảo đúng tiến độ, thời gian theo chương trình công tác.

Điều 5. Các trường hợp không tổ chức hội nghị

1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

2. Sơ kết, đánh giá kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác năm của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình hình khẩn cấp.

4. Những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan quản lý giáo dục ở các cấp, các ngành liên quan tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ, công vụ, công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi kiểm tra, giám sát địa phương, cơ sở theo quy định nhà nước.

7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị.

8. Thực hiện những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các hội nghị.

Điều 6. Hình thức tổ chức hội nghị

1. Tổ chức hội nghị tập trung.

a) Hội nghị tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ có cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ.

b) Đối với các hội nghị khác cần tổ chức tập trung, đơn vị chủ trì phải có văn bản xin phép và được sự đồng ý của Bộ trưởng.

2. Tổ chức hội nghị trực tuyến.

a) Đơn vị chủ trì cần đăng tải đầy đủ văn bản, tài liệu; thuyết trình bài giảng, báo cáo qua Cổng thông tin điện tử (website) của Bộ Giáo dục và Đào tạo http://taphuan.moet.gov.vn

b) Việc trao đổi thông tin, thảo luận, giải đáp các vấn đề liên quan giữa các đại biểu, thành phần tham dự với báo cáo viên, đơn vị chủ trì được thực hiện qua các diễn đàn (Forum) trên Cổng thông tin điện tử hoặc hộp thư điện tử (email), nhóm email.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Điều 7. Quy trình tổ chức hội nghị

1. Công tác chuẩn bị trước hội nghị.

a) Thành lập ban tổ chức (nếu cần thiết).

b) Ấn định địa điểm tổ chức hội nghị.

c) Chuẩn bị tài liệu hội nghị, văn phòng phẩm.

d) Chương trình, giấy triệu tập, giấy mời, thẻ hội nghị.

đ) Trang trí khánh tiết, thiết bị kỹ thuật, kết nối đường truyền.

e) Công tác thông tin, truyền thông.

g) Công tác y tế.

h) Chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu.

i) Dự toán kinh phí được phê duyệt.

2. Tổ chức hội nghị (diễn biến chính của hội nghị).

a) Công tác lễ tân, đón tiếp đại biểu.

b) Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật.

c) Quay phim, ghi hình, ghi âm, truyền phát tín hiệu.

d) Triển khai thực hiện chương trình.

đ) Công tác thông tin, truyền thông.

e) Theo dõi diễn biến hội nghị.

3. Công tác sau hội nghị.

a) Thông báo kết luận hội nghị.

b) Họp rút kinh nghiệm.

c) Hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán.

d) Kiểm tra, đôn đốc thực hiện kết luận.

Điều 8. Thành lập ban tổ chức

1. Các hội nghị tổng kết năm học; hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề có phạm vi cả nước phải thành lập ban tổ chức.

2. Các hội nghị khác, tùy thuộc vào quy mô, tính chất, nội dung, đơn vị chủ trì có văn bản báo cáo lãnh đạo Bộ phụ trách để thành lập hoặc không thành lập ban tổ chức.

Điều 9. Chuẩn bị địa điểm

1. Đối với hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ.

Ban tổ chức, đơn vị chủ trì có giấy đăng ký phòng họp gửi về Văn phòng Bộ. Quy trình tiếp nhận giấy đăng ký phòng họp được thực hiện theo Quy định quản lý, sử dụng phòng họp tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định số 1785/QĐ-BGDĐT ngày 11 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Đối với hội nghị tổ chức ngoài trụ sở cơ quan Bộ.

a) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì chủ động ấn định địa điểm và thực hiện các công việc liên quan.

b) Trong trường hợp cần sự hỗ trợ về việc chuẩn bị địa điểm, ban tổ chức, đơn vị chủ trì có văn bản đề nghị gửi về Văn phòng Bộ trước 20 ngày so với ngày ấn định (dự kiến) tổ chức và kèm theo các văn bản sau đây:

- Tờ trình xin phê duyệt chủ trương đã được lãnh đạo Bộ đồng ý (bản photocopy).

- Kế hoạch tổ chức hội nghị.

- Quyết định thành lập ban tổ chức (nếu có) và những yêu cầu liên quan khác.

Căn cứ vào đề nghị, Văn phòng Bộ thực hiện việc chuẩn bị địa điểm tổ chức.

3. Công tác tiền trạm.

a) Công tác tiền trạm bao gồm các công việc sau:

- Khảo sát diện tích hội trường, phòng họp nơi diễn ra hội nghị; lên phương án sắp xếp bàn ghế, bố trí chỗ ngồi.

- Khảo sát thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng và các phương tiện cần thiết khác.

- Khảo sát nơi ăn, nghỉ cho đại biểu; dự kiến phương án di chuyển của đại biểu trong thời gian diễn ra hội nghị và các yêu cầu cần thiết khác.

- Thỏa thuận nguyên tắc các điều khoản, ký tắt các hợp đồng hội trường, phòng họp và các dịch vụ liên quan khác.

b) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì thực hiện công tác tiền trạm.

c) Công tác tiền trạm được hoàn tất trước thời hạn 18 ngày so với ngày tổ chức hội nghị.

Điều 10. Chương trình hội nghị

1. Các hội nghị của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải xây dựng chương trình. Chương trình hội nghị do ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì xây dựng trình Trưởng ban tổ chức, lãnh đạo Bộ phụ trách hoặc người chủ trì phê duyệt.

2. Thời hạn phê duyệt chương trình hội nghị.

a) Hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, chương trình được phê duyệt trước 6 (sáu) ngày so với ngày tổ chức.

b) Hội nghị, tổ chức tại các địa điểm bên ngoài trụ sở cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, được áp dụng như sau:

- Hội nghị, có thành phần đối tượng tham gia trong phạm vi hẹp, số lượng đại biểu dưới 50 người được thực hiện như điểm a, khoản 2, Điều này.

- Hội nghị, có thành phần đối tượng tham gia trên phạm vi cả nước, số lượng đại biểu tham dự từ 50 người trở lên, chương trình được phê duyệt trước 15 (mười lăm) ngày so với ngày tổ chức.

Điều 11. Chuẩn bị tài liệu, văn phòng phẩm

Công tác chuẩn bị tài liệu để tổ chức hội nghị bao gồm các bước sau đây:

1. Xây dựng nội dung báo cáo, tài liệu.

Công tác xây dựng báo cáo, tài liệu hội nghị, được thực hiện theo khoản 3, Điều 26, Quy chế làm việc của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Đăng tải tài liệu trên Cổng thông tin điện tử.

Toàn bộ tài liệu, băng hình hội nghị được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ.

a) Ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì gửi toàn bộ tài liệu cùng file điện tử, băng hình về hộp thư điện tử vanphòng.bo@moet.edu.vn để Văn phòng Bộ làm thủ tục đăng tải trên Cổng thông tin điện tử trước 7 (bảy) ngày so với ngày tổ chức.

b) Khi cần thảo luận, giải đáp và trao đổi, ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì phối hợp với Cục Công nghệ thông tin mở diễn đàn (Forum) trên Cổng thông tin điện tử.

3. In, nhân bản tài liệu.

a) Ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì thực hiện việc in và nhân bản.

b) Ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì lập danh mục tài liệu phục vụ hội nghị; chuẩn bị các bản báo cáo, tài liệu và các yêu cầu về hình thức, kỹ thuật trình bày, số lượng in ấn tài liệu.

c) Thời hạn hoàn thành việc in ấn tài liệu: Đối với hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ, trước 2 (hai) ngày làm việc; đối với hội nghị tổ chức ngoài cơ quan Bộ, trước 6 (sáu) ngày so với ngày tổ chức.

d) Tài liệu hội nghị chỉ được in, nhân bản với số lượng nhất định để phục vụ cho ban tổ chức và đại biểu cấp cao (nếu có). Các thành phần đại biểu khác dùng tài liệu điện tử hoặc in qua mạng, khi đến dự hội nghị đại biểu mang theo (không phát tài liệu tại hội nghị).

4. Văn phòng phẩm phục vụ hội nghị.

a) Văn phòng phẩm phục vụ hội nghị, bao gồm: Túi, cặp đựng tài liệu, bút, giấy, thẻ hội nghị. Căn cứ vào quy mô, tính chất của hội nghị để chuẩn bị các loại văn phòng phẩm cho phù hợp.

b) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì chủ động chuẩn bị văn phòng phẩm (nếu có).

5. Sắp xếp tài liệu.

Việc sắp xếp tài liệu phục vụ hội nghị chỉ diễn ra khi cần thiết và được thực hiện theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều này.

Điều 12. Soạn thảo giấy triệu tập, giấy mời

1. Soạn thảo giấy triệu tập, giấy mời họp.

a) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì soạn thảo giấy triệu tập, giấy mời và lập danh sách đại biểu tham dự.

b) Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và nội dung của hội nghị, đơn vị chủ trì hoặc ban tổ chức tham mưu, đề xuất trình lãnh đạo Bộ hoặc Trưởng ban tổ chức về hình thức và quy cách giấy mời.

2. Thẩm quyền ký giấy triệu tập, giấy mời dự hội nghị.

a) Bộ trưởng ký giấy mời lãnh đạo Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ dự hội nghị.

b) Thứ trưởng ký giấy mời lãnh đạo ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và tương đương; lãnh đạo các Bộ, ngành và tương đương dự hội nghị.

c) Thủ trưởng đơn vị chủ trì ký giấy mời đại biểu trong các đơn vị thuộc cơ quan Bộ.

d) Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh giấy triệu tập, giấy mời cho tất cả các hội nghị do Bộ tổ chức để mời các thành phần, đối tượng, đại biểu khác ngoài thành phần đại biểu được quy định tại các điểm a, b, c khoản 2 Điều này.

3. Hồ sơ trình ký giấy triệu tập, giấy mời, bao gồm:

a) Dự thảo giấy triệu tập, giấy mời.

b) Tờ trình phê duyệt chủ trương đã được lãnh đạo Bộ phê duyệt (bản photocopy).

c) Kế hoạch tổ chức hội nghị; Quyết định thành lập ban tổ chức (nếu có).

d) Chương trình, tài liệu (báo cáo chính) hội nghị.

đ) Danh sách đại biểu, thành phần đối tượng tham dự (ghi rõ chức vụ đại biểu, địa chỉ nơi nhận).

e) Dự toán kinh phí đã được phê duyệt.

4. Thời hạn ký giấy triệu tập, giấy mời và thời hạn chuyển phát.

a) Đối với hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ mà thành phần đối tượng là đại biểu thuộc cơ quan Bộ, trước 6 (sáu) ngày so với ngày tổ chức.

b) Đối với hội nghị tổ chức tại Hà Nội, thành phần đối tượng là đại biểu cơ quan Bộ, ngành, Trung ương, trước 10 (mười) ngày so với ngày tổ chức.

c) Đối với hội nghị, thành phần đối tượng là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước, trước 15 (mười lăm) ngày so với ngày tổ chức.

d) Văn phòng Bộ làm đầu mối tổ chức việc in, nhân số lượng giấy triệu tập, giấy mời và chuyển phát theo quy định.

5. Thẻ hội nghị.

a) Thẻ dùng cho hội nghị bao gồm 4 loại: Thẻ ban tổ chức, thẻ đại biểu, thẻ phóng viên, thẻ phục vụ.

b) Hình thức, quy cách, nội dung của mỗi loại thẻ do Trưởng ban tổ chức, người chủ trì hội nghị hoặc Chánh Văn phòng Bộ quyết định.

Điều 13. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ hội nghị

1. Trang trí, khánh tiết.

a) Công tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị, bao gồm: Công tác nghi lễ (nghi thức); chuẩn bị sân khấu, lễ đài; tiêu đề; cờ, băng rôn, áp phích.

b) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì trình lãnh đạo Bộ, người chủ trì hội nghị phê duyệt về: Hình thức nghi lễ (nếu có); quy mô trang trí sân khấu, lễ đài; maket tiêu đề hội nghị; biển tên người chủ trì và đại biểu; cờ, băng rôn, áp phích.

c) Hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ, công tác chuẩn bị được thực hiện theo Điều 7, Quy định quản lý, sử dụng phòng họp tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định số 1785/QĐ-BGDĐT ngày 11 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

d) Hội nghị tổ chức tại địa điểm ngoài cơ quan Bộ.

- Ban tổ chức, đơn vị chủ trì chủ động chuẩn bị và thực hiện các công việc trang trí, khánh tiết.

- Trong trường hợp cần sự hỗ trợ về các công việc trang trí, ban tổ chức, đơn vị chủ trì có văn bản gửi về Văn phòng Bộ các yêu cầu về khánh tiết, trang trí.

2. Thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng.

a) Các thiết bị kỹ thuật phục vụ hội nghị, bao gồm: Thiết bị âm thanh, ánh sáng, đèn chiếu, máy chiếu (projector), màn ảnh …

b) Hội nghị, tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ, công tác chuẩn bị được thực hiện theo  ngày 11 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

c) Hội nghị, tổ chức tại các địa điểm ngoài trụ sở cơ quan Bộ.

- Ban tổ chức, đơn vị chủ trì chủ động chuẩn bị và tổ chức thực hiện.

- Trong trường hợp cần sự hỗ trợ công việc thiết kế, lắp đặt thiết bị kỹ thuật phục vụ hội nghị thì đơn vị chủ trì hoặc Ban tổ chức có văn bản yêu cầu gửi Văn phòng Bộ. Văn bản đề nghị cần nêu cụ thể về số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại thiết bị và thời gian, địa điểm tổ chức.

- Văn phòng Bộ xem xét, thiết kế, bố trí, lắp đặt thiết bị cho thích hợp và cử cán bộ vận hành, điều khiển trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.

d) Các thiết bị chuyên dùng để tổ chức hội nghị trực tuyến qua mạng, ban tổ chức, đơn vị chủ trì có văn bản gửi về Cục Công nghệ thông tin các yêu cầu về lắp đặt thiết bị, các điều kiện truyền phát. Cục Công nghệ thông tin cử cán bộ vận hành, điều khiển trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.

3. Thời hạn tiếp nhận yêu cầu về trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ hội nghị.

a) Hội nghị tổ chức tại trụ sở cơ quan Bộ: trước 2 (hai) ngày làm việc so với thời điểm tổ chức .

b) Hội nghị tổ chức tại các địa điểm ngoài cơ quan Bộ: trước thời hạn 5 (năm) ngày làm việc so với thời điểm tổ chức.

4. Trước 1 (một) buổi so với thời điểm diễn ra hội nghị, ban tổ chức, đơn vị chủ trì và Văn phòng Bộ phối hợp kiểm tra các công tác trang trí, khánh tiết; vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác có liên quan.

Điều 14. Công tác thông tin, truyền thông

1. Tùy thuộc vào quy mô, nội dung, mức độ ảnh hưởng đối với xã hội của từng hội nghị, ban tổ chức, đơn vị chủ trì đề xuất các hình thức, nội dung thông tin, truyền thông trình Bộ trưởng, Trưởng ban tổ chức hoặc người có thẩm quyền quyết định.

2. Căn cứ vào nội dung thông tin, truyền thông, Văn phòng Bộ xây dựng phương án thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện các nội dung thông tin, truyền thông.

3. Văn phòng Bộ làm đầu mối cung cấp các thông tin, nội dung thông tin, truyền thông, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để đăng tải các nội dung thông tin, truyền thông trên các trang web của cơ quan Bộ; phối hợp với các cơ quan thông tấn, báo chí để kịp đưa tin vào các thời điểm thích hợp trước, trong và sau hội nghị.

Điều 15. Công tác y tế

1. Căn cứ vào thành phần đối tượng, đại biểu tham dự hội nghị, ban tổ chức, đơn vị chủ trì có yêu cầu về công tác y tế, chăm sóc sức khỏe gửi Văn phòng Bộ.

2. Văn phòng Bộ là đầu mối triển khai thực hiện; xây dựng phương án, đảm bảo các điều kiện về công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho các đại biểu dự hội nghị.

Điều 16. Chuẩn bị phương tiện di chuyển, đưa đón đại biểu

1. Công tác đưa đón đại biểu được thực hiện trong các ngày tổ chức hội nghị được thực hiện như sau:

a) Đối tượng đưa đón là lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị là đại biểu của hội nghị; thành viên ban tổ chức.

b) Đơn vị chủ trì, ban tổ chức có văn bản yêu cầu phương tiện đi lại, đưa đón đại biểu gửi về Văn phòng Bộ.

c) Văn phòng Bộ bố trí, sắp xếp phương tiện di chuyển, đưa đón đại biểu, đảm bảo yêu cầu về thực hành tiết kiệm, phù hợp với các quy định hiện hành của nhà nước về chế độ sử dụng phương tiện xe công và định mức tiêu chuẩn vé tàu, xe, máy bay.

d) Văn phòng Bộ chủ trì tham mưu, đề xuất các trường hợp di chuyển bằng các phương tiện khác; chủ trì đặt vé máy bay cho các đại biểu theo tiêu chuẩn, quy định hiện hành của nhà nước.

Điều 17. Dự toán, quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị

Văn phòng Bộ có chức năng quản lý và sử dụng ngân sách được giao để thực hiện các khoản chi dùng cho các hội nghị đúng định mức, đúng chế độ theo quy định hiện hành của nhà nước về quản lý tài chính.

Điều 18. Tổ chức hội nghị

1. Công tác lễ tân, đón tiếp đại biểu, gồm có các việc sau đây:

a) Đón tiếp đại biểu, tổng hợp danh sách đại biểu tham dự, phát tài liệu, thẻ đại biểu và các chế độ (nếu có).

b) Hướng dẫn đại biểu vào hội trường, phòng họp, theo sơ đồ sắp xếp vị trí chỗ ngồi.

c) Phục vụ nước uống, phòng ăn, nơi nghỉ (nếu có).

2. Ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì chủ động thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp đại biểu. Đối với các hội nghị có lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội tham dự nhất thiết phải thực hiện công tác an ninh, trật tự; lên phương án đón tiếp.

4. Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật.

Ban tổ chức hoặc đơn vị chủ trì chủ động có phươg án vận hành, sử dụng thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm; đảm bảo sự hoạt động ổn định của hệ thống thiết bị trong suốt thời gian diễn ra hội nghị, có phương án dự phòng để kịp thời khắc phục các sự cố kỹ thuật, mất điện.

5. Triển khai chương trình hội nghị.

Theo chương trình hội nghị đã được người có thẩm quyền phê duyệt, ban tổ chức, đơn vị chủ trì có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Công việc nghi lễ (nếu có), dẫn chương trình; bố trí thư ký (thành viên ban tổ chức hoặc người thuộc đơn vị chủ trì) ghi biên bản, theo dõi diễn biến hội nghị, giải quyết các vấn đề phát sinh; bế mạc hội nghị.

Điều 19. Các công việc sau hội nghị

1. Sau khi hội nghị kết thúc ban tổ chức, đơn vị chủ trì tiến hành họp rút kinh nghiệm đánh giá kết quả.

2. Ban hành thông báo kết luận hội nghị:

Việc ban hành thông báo kết luận hội nghị được thực hiện như sau:

a) Ban tổ chức, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan dự thảo thông báo kết luận, thông qua thư ký, trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt nội dung.

b) Thư ký lãnh đạo Bộ có nhiệm vụ phối hợp với tiểu ban nội dung, đơn vị chủ trì để hoàn thiện thông báo kết luận của lãnh đạo Bộ.

c) Sau khi đã có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Bộ về nội dung thông báo kết luận, thư ký lãnh đạo Bộ trình Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành.

d) Thời hạn ban hành thông báo kết luận chậm nhất là 3 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày hội nghị kết thúc.

Các trường hợp đặc biệt khác, được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.

3. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Bộ phân công các đơn vị có liên quan triển khai nội dung, kết luận hội nghị và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo kết quả triển khai thực hiện.

4. Ban tổ chức, đơn vị chủ trì chủ động phối hợp với Văn phòng Bộ hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý tài chính. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán theo quy định. Thời hạn thanh toán chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày hội nghị kết thúc.

Điều 20. Công tác lưu trữ tài liệu hội nghị

Văn bản, tài liệu tổ chức hội nghị phải được lập hồ sơ công việc theo quy định và thực hiện các quy định hiện hành của nhà nước về công tác lưu trữ.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Tổ chức thực hiện

Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm phổ biến đến cán bộ, công chức, người lao động trong đơn vị và tổ chức thực hiện các quy định tại văn bản này.

Điều 22. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung

1. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc các đơn vị gửi ý kiến góp ý về Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ trưởng xem xét điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

2. Vào tháng 12 hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện Quy định này báo cáo Bộ trưởng./.