Quyết định 4352/QĐ-UBND năm 2021 phê duyệt 03 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai
| Số hiệu | 4352/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 15/12/2021 |
| Ngày có hiệu lực | 15/12/2021 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Lào Cai |
| Người ký | Trịnh Xuân Trường |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 4352/QĐ-UBND |
Lào Cai, ngày 15 tháng 12 năm 2021 |
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT -VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai tại Tờ trình số 748/TTr-SNV ngày 08 tháng 12 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 03 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai.
Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh Lào Cai (Cổng dịch vụ công) theo quy định.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành; bãi bỏ 03 quy trình được phê duyệt tại Quyết định số 3532/QĐ-UBND ngày 25/10/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh Lào Cai về việc phê duyệt 03 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
CHỦ TỊCH |
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBND ngày tháng năm 2021 của Chủ tịch UBND tỉnh Lào Cai)
|
STT |
Tên quy trình |
Ký hiệu |
|
1 |
Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc |
QT-01 |
|
2 |
Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ |
QT-02 |
|
3 |
Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ |
QT-03 |
II. NỘI DUNG QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT TTHC
a) Tên quy trình: Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc
b) Nội dung quy trình:
|
b.1 |
Cơ sở pháp lý |
|||||
|
|
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; - Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|||||
|
b.2 |
Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC |
Bản chính |
Bản sao |
|||
|
b.2.1 |
Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính |
|
|
|||
|
|
- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu |
|
x |
|||
|
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác) |
x |
|
||||
|
- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mẫu số 05 - Thông tư số 10/2014/TT-BNV) |
x |
|
||||
|
- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Mẫu số 06- Thông tư số 10/2014/TT-BNV) |
x |
|
||||
|
b.2.2 |
Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có) |
|
|
|||
|
Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1 |
|
|
||||
|
b.3 |
Số lượng hồ sơ: 01 bộ |
|||||
|
|
Yêu cầu điều kiện thực hiện: |
|||||
|
b.4 |
Tổng thời gian xử lý theo quy định: - Đối với tài liệu sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu hợp lệ - Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu hợp lệ |
|||||
|
Thời gian đăng ký cắt giảm: Không |
||||||
|
b.5 |
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai |
|||||
|
b.6 |
Lệ phí: Theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|||||
|
b.7 |
Quy trình xử lý công việc |
|||||
|
TT |
Trình tự |
Trách nhiệm |
Thời gian giải quyết |
Biểu mẫu/Kết quả |
||
|
Bước 1 |
Nộp hồ sơ |
Tổ chức, cá nhân |
Giờ hành chính |
Theo mục b.2 |
||
|
Bước 2 |
- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ + Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ + Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả |
Viên chức Phòng đọc thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm. |
- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành - Bộ hồ sơ |
||
|
Bước 3 |
- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ lý do. + Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ. + Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu thì đăng ký độc giả vào sổ và hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 04 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 2,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
- Bộ hồ sơ - Sổ đăng ký độc giả: Phụ lục số II (Thông tư 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ) - Văn bản phúc đáp (nếu có) - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) |
||
|
Bước 4 |
- Trình hồ sơ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 02 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
Dự thảo danh mục hồ sơ, văn bản, tài liệu liên quan |
||
|
Bước 5 |
- Xét duyệt hồ sơ + Nếu đồng ý: Ký duyệt + Nếu không đồng ý: Chuyển trả hồ sơ cho viên chức phòng đọc và nêu rõ lý do |
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp theo thẩm quyền - Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
Hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu |
||
|
Bước 6 |
Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và hẹn lại thời gian trả kết quả |
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ - Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP). |
||
|
Bước 7 |
Giao tài liệu cho độc giả sử dụng và vào sổ giao nhận tài liệu |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
- Hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả cần sử dụng - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP). - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành. - Sổ giao nhận tài liệu giữa độc giả và phòng đọc. |
||
|
Bước 8 |
- Thống kê và theo dõi - Lưu hồ sơ theo quy định |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP). - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành. - Hồ sơ lưu theo quy định |
||
|
Tổng số thời gian giải quyết: - 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi. - 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Tên quy trình: Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ
b) Nội dung của quy trình:
|
b.1 |
Cơ sở pháp lý |
|||||
|
|
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử ; - Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|||||
|
b.2 |
Thành phần hồ sơ nộp để thực hiện TTHC |
Bản chính |
Bản sao |
|||
|
b.2.1 |
Thành phần hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích |
|
|
|||
|
|
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ: |
|
|
|||
|
- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ) |
|
x |
||||
|
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác) (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ) |
x |
|
||||
|
- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mẫu số 08 Thông tư số 10/2014/TT-BNV) |
x |
|
||||
|
- Bản lưu bản sao tài liệu. |
x |
|
||||
|
Chứng thực tài liệu lưu trữ: |
|
|
||||
|
- Một trong 03 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ) |
|
x |
||||
|
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác) (theo Khoản 7 Điều 30; Khoản 6 Điều 32 Luật Lưu trữ) |
x |
|
||||
|
- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (mẫu số 09 Thông tư số 10/2014/TT-BNV) |
x |
|
||||
|
|
- Bản lưu bản chứng thực tài liệu |
x |
|
|||
|
b.2.2 |
Thành phần hồ sơ nộp trực tuyến (nếu có) |
|
|
|||
|
|
Tập tin chứa thành phần hồ sơ theo mục b.2.1 |
|
|
|||
|
b.3 |
Số lượng hồ sơ: 01 bộ |
|||||
|
b.4 |
Tổng thời gian xử lý theo quy định: - 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. |
|||||
|
Thời gian đăng ký cắt giảm: Không |
||||||
|
b.5 |
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai |
|||||
|
b.6 |
Lệ phí: Theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|||||
|
b.7 |
Quy trình xử lý công việc |
|||||
|
TT |
Trình tự |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
||
|
Bước 1 |
Nộp hồ sơ |
Tổ chức, cá nhân |
Giờ hành chính |
Theo mục b.2 |
||
|
Bước 2 |
- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định: Ghi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ + Trường hợp từ chối: Ghi phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ + Trường hợp Hồ sơ hợp lệ theo quy định: Tiếp nhận và ghi giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm. |
- Mẫu số 01 - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 02 - Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 03 - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành - Bộ hồ sơ |
||
|
Bước 3 |
- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Thực hiện tra tìm tài liệu cần sao chụp, chứng thực; + Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu: Thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ lý do; + Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 04 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 2,5 ngày đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
- Bộ hồ sơ - Văn bản phúc đáp (nếu có) - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) |
||
|
Bước 4 |
- Trình hồ sơ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
- 02 giờ là việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
Dự thảo danh mục tài liệu cần sao chụp, chứng thực |
||
|
Bước 5 |
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền xét duyệt hồ sơ + Nếu đồng ý: Ký duyệt + Nếu không đồng ý: chuyển trả hồ sơ cho viên chức phòng đọc và nêu rõ lý do |
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (hoặc Giám đốc Sở Nội vụ) căn cứ vào phân cấp thẩm quyền |
- 01 giờ làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 0,5 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
Bản sao hoặc chứng thực lưu trữ |
||
|
Bước 6 |
Trường hợp hồ sơ quá hạn chủ động thông báo kèm theo văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và hẹn lại thời gian trả kết quả |
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ - Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
Mẫu số 04: Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP). |
||
|
Bước 7 |
- Vào sổ và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
- Bản sao hoặc chứng thực lưu trữ - Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành - Sổ giao nhận tài liệu giữa độc giả và phòng đọc |
||
|
Bước 8 |
- Thống kê và theo dõi - Lưu hồ sơ theo quy định |
Viên chức Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử |
Giờ hành chính |
- Mẫu số 05 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) - Mẫu số 06 - Sổ theo dõi hồ sơ (Thông tư số 01/2018/TT- VPCP) hoặc theo mẫu quy định chuyên ngành - Hồ sơ lưu theo quy định |
||
|
Tổng thời gian giải quyết: - 01 ngày làm việc đối với tài liệu sử dụng rộng rãi; - 04 ngày làm việc đối với tài liệu hạn chế sử dụng, quý, hiếm. |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|