Quyết định 4281/QĐ-TCHQ năm 2016 về Quy chế Quản lý ấn chỉ Hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ẤN CHỈ HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;

Căn cứ Luật xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13 ngày 20/6/2012;

Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 13/2016/QĐ-TTg ngày 15/03/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cơ chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế và Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Căn cứ Thông tư số 76/2016/TT-BTC ngày 30/5/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện cơ chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế và Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Căn cứ Quyết định số 544-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/08/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 2000/QĐ-BTC ngày 19/8/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc chuyển giao nhiệm vụ in, phát hành một số loại ấn chỉ thuế cho Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 2807/QĐ-BTC ngày 11/11/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định in, phát hành, quản lý, sử dụng các loại chứng từ thu thuế, thu khác liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu;

Căn cứ Quyết định số 1607/QĐ-BTC ngày 18/7/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Tài vụ - Quản trị,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế Quản lý ấn chỉ Hải quan”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017 và thay thế Quyết định số 3128/QĐ-TCHQ ngày 30/12/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ trong ngành Hải quan.

Cục trưởng Cục Tài vụ - Quản trị, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ ẤN CHỈ HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4281/QĐ-TCHQ ngày 09/12/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ẤN CHỈ HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;

Căn cứ Luật xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13 ngày 20/6/2012;

Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 13/2016/QĐ-TTg ngày 15/03/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cơ chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế và Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Căn cứ Thông tư số 76/2016/TT-BTC ngày 30/5/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện cơ chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế và Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Căn cứ Quyết định số 544-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/08/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 2000/QĐ-BTC ngày 19/8/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc chuyển giao nhiệm vụ in, phát hành một số loại ấn chỉ thuế cho Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 2807/QĐ-BTC ngày 11/11/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định in, phát hành, quản lý, sử dụng các loại chứng từ thu thuế, thu khác liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu;

Căn cứ Quyết định số 1607/QĐ-BTC ngày 18/7/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế quản lý tài chính và biên chế đối với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan giai đoạn 2016-2020;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Tài vụ - Quản trị,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế Quản lý ấn chỉ Hải quan”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017 và thay thế Quyết định số 3128/QĐ-TCHQ ngày 30/12/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ trong ngành Hải quan.

Cục trưởng Cục Tài vụ - Quản trị, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ ẤN CHỈ HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4281/QĐ-TCHQ ngày 09/12/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

- Quy chế này quy định việc quản lý các loại ấn chỉ Hải quan do cơ quan Hải quan tổ chức mua sắm và phát hành.

- Quy chế này không áp dụng đối với các loại ấn chỉ do Hải quan ban hành mẫu và giao Doanh nghiệp tự in; các loại ấn chỉ do các cơ quan, đơn vị ngoài Ngành in ấn, phát hành.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Cục Tài vụ - Quản trị.

b) Các Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thuộc Tổng cục Hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục Kiểm định hải quan, Cục Quản lý rủi ro, Cục Giám sát quản lý và các đơn vị tương đương thuộc Tổng cục Hải quan (sau đây gọi tắt là các Cục Hải quan).

c) Các Chi cục Hải quan, Đội Kiểm soát Hải quan và đơn vị tương đương thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là các Chi cục Hải quan).

d) Các Tổ, Đội thuộc Chi cục Hải quan thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là các Tổ, Đội).

đ) Cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Hải quan được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng ấn chỉ (sau đây gọi tắt là cán bộ).

e) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 2. Ấn chỉ Hải quan

1. Theo tính năng sử dụng, ấn chỉ Hải quan gồm có: biên lai; tem; niêm phong Hải quan; sổ sách, biểu mẫu, chứng từ, tờ khai và biên bản Hải quan.

2. Theo hình thức phát hành, ấn chỉ Hải quan gồm có: các loại ấn chỉ cấp phát; các loại ấn chỉ bán thu tiền.

Danh mục các loại ấn chỉ Hải quan theo Phụ lục 01.

Điều 3. Phân cấp mua sắm, quản lý ấn chỉ Hải quan

1. Cục Tài vụ - Quản trị chịu trách nhiệm mua sắm, thống nhất quản lý ấn chỉ trong toàn ngành Hải quan theo quy định của pháp luật.

2. Các Cục Hải quan chịu trách nhiệm quản lý ấn chỉ đã được cấp phát trong toàn Cục theo quy định hiện hành của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

3. Các Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm quản lý ấn chỉ đã được cấp phát trong toàn Chi cục theo quy định hiện hành của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

4. Các Tổ, Đội thuộc Chi cục Hải quan thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm quản lý các loại ấn chỉ đã được cấp phát trong toàn Tổ, Đội theo quy định hiện hành của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

Chương II

QUẢN LÝ MUA SẮM, PHÁT HÀNH ẤN CHỈ

Điều 4. Kế hoạch sử dụng và mua sắm ấn chỉ

1. Tại cấp Chi cục Hải quan:

a) Chi cục Hải quan có trách nhiệm:

- Lập Kế hoạch sử dụng ấn chỉ hàng năm của toàn Chi cục theo kế hoạch của Tổng cục (Mẫu TH/KHAC-CC) và thuyết minh cụ thể nhu cầu sử dụng ấn chỉ.

Các Chi cục Hải quan có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch sử dụng ấn chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng của đơn vị, hạn chế báo cáo bổ sung đột xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch cấp phát ấn chỉ của Cục và của toàn Ngành.

b) Kế hoạch sử dụng ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Nhu cầu sử dụng ấn chỉ của các Tổ, Đội;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng của các Tổ, Đội trong các kỳ báo cáo;

- Số lượng ấn chỉ tồn toàn Chi cục Hải quan (tại Chi cục, tại các Tổ, Đội);

- Các nội dung khác có liên quan.

c) Thời gian gửi báo cáo về Cục Hải quan: trước ngày 30/4 hàng năm.

d) Trường hợp nhu cầu sử dụng trong năm thay đổi (tăng/giảm) so với kế hoạch đã đăng ký với Cục Hải quan, Chi cục Hải quan phải có công văn đề nghị Cục Hải quan điều chỉnh trong đó nêu rõ lý do thay đổi kèm theo Kế hoạch sử dụng ấn chỉ (Mẫu TH/KHAC-CC) và gửi về Cục Hải quan trước ngày dự kiến giao/nhận ấn chỉ ít nhất 15 ngày để Cục Hải quan có kế hoạch điều phối chung toàn Cục.

2. Tại Cục Hải quan:

a) Cục Hải quan có trách nhiệm:

- Rà soát, xét duyệt Kế hoạch sử dụng ấn chỉ hàng năm của từng Chi cục đối với từng loại ấn chỉ (Mẫu CT01/KHAC-C).

- Tổng hợp Kế hoạch sử dụng ấn chỉ hàng năm của toàn Cục (Mẫu TH/KHAC-C) và thuyết minh cụ thể nhu cầu sử dụng ấn chỉ.

- Thông báo ấn chỉ dự kiến cấp phát cho các Chi cục Hải quan (Mẫu TBNC-C) trong thời hạn 30 kể từ ngày có Thông báo ấn chỉ dự kiến cấp phát của Tổng cục Hải quan.

b) Kế hoạch sử dụng ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Nhu cầu sử dụng ấn chỉ của các Chi cục Hải quan;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng của các Chi cục Hải quan trong các kỳ báo cáo;

- Số lượng ấn chỉ tồn toàn Cục Hải quan (tại Cục, tại các Chi cục).

- Các nội dung khác có liên quan.

c) Thời gian gửi báo cáo về Tổng cục Hải quan: cùng thời điểm báo cáo dự toán chi ngân sách hàng năm theo kế hoạch của Tổng cục Hải quan.

d) Khi nhận được báo cáo nhu cầu sử dụng trong năm thay đổi của Chi cục Hải quan (tăng/giảm) so với kế hoạch đã đăng ký với Cục Hải quan, Cục Hải quan có trách nhiệm:

- Chủ động điều phối nhu cầu sử dụng ấn chỉ hiện có trong toàn Cục Hải quan.

- Trường hợp không thể điều phối trong toàn Cục Hải quan, đơn vị phải có công văn đề nghị thay đổi (tăng/giảm) so với kế hoạch đã đăng ký, trong đó nêu rõ lý do thay đổi kèm theo Kế hoạch sử dụng ấn chỉ (Mẫu TH/KHAC-C) và gửi về Tổng cục Hải quan trước ngày dự kiến giao/nhận ấn chỉ ít nhất 30 ngày để Tổng cục Hải quan có kế hoạch điều phối chung toàn ngành.

3. Tại Tổng cục Hải quan (Cục Tài vụ - Quản trị):

a) Cục Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm:

- Thẩm tra, xét duyệt Kế hoạch sử dụng ấn chỉ hàng năm của từng Cục đối với từng loại ấn chỉ (Mẫu CT01/KHAC-TC).

- Tổng hợp Kế hoạch sử dụng ấn chỉ hàng năm (Mẫu TH/KHAC-TC) và thuyết minh nhu cầu sử dụng ấn chỉ (nêu rõ nguyên nhân, đánh giá hiệu quả sử dụng ấn chỉ).

- Lập kế hoạch mua sắm ấn chỉ toàn Ngành (Mẫu TH/KHACIN).

- Thông báo ấn chỉ dự kiến cấp phát cho các Cục Hải quan (Mẫu TBNC-TC).

- Trình cấp có thẩm phê duyệt Kế hoạch mua sắm ấn chỉ toàn Ngành.

b) Kế hoạch mua sắm ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Nhu cầu sử dụng ấn chỉ của các Cục Hải quan;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng của các Cục Hải quan trong các kỳ báo cáo;

- Số lượng ấn chỉ tồn toàn Ngành.

c) Các nội dung khác có liên quan.

Điều 5. Tổ chức mua sắm, phát hành ấn chỉ

1. Các mẫu ấn chỉ được mua sắm theo mẫu thống nhất (đã được cấp có thẩm quyền quy định). Tất cả các loại ấn chỉ Hải quan trước khi đưa ra sử dụng đều phải do Tổng cục Hải quan thông báo phát hành bằng văn bản. Những loại ấn chỉ nhập kho chưa có thông báo phát hành thì chưa được đưa ra sử dụng.

2. Tổ chức mua sắm ấn chỉ: Cục Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm tổ chức việc mua sắm ấn chỉ ngành Hải quan đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

3. Tổ chức phát hành ấn chỉ:

a) Cục Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm:

- Ban hành văn bản thông báo tới các Cục Hải quan và đơn vị khác có liên quan ngay sau khi có mẫu ấn chỉ mới được cấp có thẩm quyền phê duyệt; trong đó phải thể hiện hình thức, nội dung, kích thước và đặc điểm kỹ thuật... của từng mẫu ấn chỉ.

- Ban hành văn bản thông báo điều chỉnh, bổ sung đối với trường hợp mẫu ấn chỉ đang sử dụng có sự thay đổi về hình thức, nội dung, kích thước và đặc điểm kỹ thuật...

- Quy định giá bán đối với ấn chỉ bán thu tiền thống nhất trong toàn Ngành đảm bảo bù đắp chi phí mua sắm, quản lý và thông báo tới các Cục Hải quan, đơn vị khác có liên quan.

b) Các Cục Hải quan, Chi cục Hải quan có trách nhiệm: niêm yết công khai thông báo phát hành và thông báo giá bán ấn chỉ tại nơi cấp, bán ấn chỉ.

Chương III

QUẢN LÝ SỬ DỤNG CẤP PHÁT VÀ ĐIỀU CHUYỂN ẤN CHỈ

Điều 6. Nguyên tắc quản lý sử dụng, cấp phát và điều chuyển ấn chỉ

1. Các mẫu ấn chỉ in sẵn, được phát hành theo quy định tại Quy chế này phải được sử dụng thống nhất theo đúng thẩm quyền pháp luật quy định trong việc quản lý thu thuế, phí, phí hải quan và hoạt động nghiệp vụ quản lý xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh, quá cảnh của cơ quan Hải quan các cấp:

a) Đối với các ấn chỉ có số sêri: phải sử dụng từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách quãng, nhảy số. Trường hợp viết sai, hỏng thì gạch chéo, lưu lại số bị viết sai, hỏng và chuyển sang sử dụng số kế tiếp.

b) Đối với các ấn chỉ có chức năng thu (Biên lai) được cấp phát cho cán bộ sử dụng ấn chỉ: Mỗi lần cấp phát không quá 02 quyển ấn chỉ cùng loại (không quá 100 số) và khi nào sử dụng hết, nộp lại cuống và các biên lai liên gốc mới được cấp tiếp.

c) Nội dung ghi trên ấn chỉ phải đảm bảo:

- Ghi đúng nội dung nghiệp vụ phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

- Ghi thống nhất nội dung giữa các liên, đồng thời những người liên quan phải ký vào từng liên và ghi đầy đủ họ tên của người ký (hoặc đóng dấu công chức), sau đó thực hiện lưu trữ theo quy định.

- Ghi trước mặt người nộp tiền và có giấy than lót dưới liên 1, liên 2, liên 3 (nếu có).

2. Các loại ấn chỉ phải được thực hiện theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước.

3. Việc quản lý sử dụng, cấp phát, điều chuyển ấn chỉ phải được thực hiện trên Chương trình Phần mềm Quản lý ấn chỉ Hải quan kịp thời, đầy đủ.

4. Đơn vị, cá nhân được giao quản lý, sử dụng ấn chỉ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản ấn chỉ cẩn thận, tránh để hư hỏng, làm mất, rách nát, ố bẩn...

5. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ thực hiện các hành vi bị cấm trong quản lý ấn chỉ quy định tại Điều 22 Quy chế này. Đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý, kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Cấp phát, điều chuyển ấn chỉ

1. Nhập kho ấn chỉ:

a) Các trường hợp nhập kho: Toàn bộ ấn chỉ qua kho phải thực hiện nhập kho theo quy định, gồm:

- Nhập kho ấn chỉ từ nhà cung cấp.

- Nhập kho ấn chỉ từ đơn vị cấp trên (các Cục Hải quan nhập kho ấn chỉ từ Tổng cục, các Chi cục Hải quan nhập kho ấn chỉ từ Cục Hải quan).

- Nhập kho ấn chỉ từ đơn vị cấp dưới (Tổng cục nhập kho ấn chỉ từ các Cục Hải quan, Cục Hải quan nhập kho ấn chỉ từ Chi cục Hải quan).

- Nhập kho ấn chỉ tạm ứng còn thừa (từ hoàn ứng).

- Nhập khác (nhập kho ấn chỉ do phát hiện thừa trong kiểm kê do nhầm lẫn,...).

b) Các chứng từ yêu cầu khi lập phiếu nhập kho:

b1. Đối với nhập mua ấn chỉ từ nhà cung cấp gồm:

- Hợp đồng mua sắm giữa Tổng cục Hải quan và nhà cung cấp;

- Phiếu xuất kho của nhà cung cấp hoặc biên bản bàn giao hàng hóa.

b2. Đối với nhập kho ấn chỉ từ đơn vị cấp trên gồm: Phiếu xuất kho của cơ quan Hải quan cấp trên.

b3. Đối với nhập kho ấn chỉ từ đơn vị cấp dưới gồm: Phiếu xuất kho của cơ quan Hải quan cấp dưới.

b4. Đối với nhập kho từ tạm ứng còn thừa (hoàn ứng) gồm:

- Giấy thanh toán ấn chỉ (Mẫu C33-AC) của cán bộ sử dụng ấn chỉ;

- Bảng kê chi tiết ấn chỉ đã sử dụng theo Tờ khai Hải quan và doanh nghiệp (nếu có) (Mẫu C33-AC/BK) của cán bộ sử dụng ấn chỉ.

b5. Đối với nhập khác:

- Nhập kho ấn chỉ do phát hiện thừa trong kiểm kê do nhầm lẫn;

- Nhập kho do nhầm lẫn (trường hợp ấn chỉ đã xuất kho sau đó người nhận phát hiện sai lệch so với phiếu xuất, ấn chỉ đã nhập kho sau đó mới phát hiện thừa so với phiếu nhập) gồm: Tờ trình hoặc Biên bản điều chỉnh có sự phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị.

c) Kế toán ấn chỉ/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ có trách nhiệm:

- Thực hiện lập phiếu nhập kho (02 liên) theo các trường hợp nhập tương ứng (Mẫu C20-NK/AC) khi có đầy đủ chứng từ yêu cầu theo quy định tại Điểm b Khoản này.

- Lưu giữ, bảo quản chứng từ gốc và ghi sổ theo dõi/kế toán.

d) Trình tự luân chuyển chứng từ:

- Sau khi Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ lập phiếu nhập kho thành 02 liên, ký tên chuyển cho Kế toán trưởng/Lãnh đạo phụ trách bộ phận ký, ghi rõ họ tên (ký theo từng liên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập ấn chỉ.

- Sau khi nhập kho xong, thủ kho cùng người giao hàng ký vào từng liên phiếu nhập xác nhận thực tế số lượng hàng vào kho.

Liên 1: Lưu nơi lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho dùng để ghi Sổ kho và chuyển cho Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ cùng với chứng từ gốc để ghi sổ theo dõi/kế toán.

2. Xuất kho ấn chỉ:

a) Các trường hợp xuất kho:

- Xuất kho ấn chỉ cho đơn vị cấp dưới (Tổng cục xuất kho ấn chỉ cho các Cục Hải quan, Cục Hải quan xuất kho ấn chỉ cho các Chi cục Hải quan, Chi cục Hải quan xuất kho ấn chỉ cho các Đội).

- Xuất thực sử dụng/thực bán ấn chỉ (không bao gồm ấn chỉ tạm ứng và xuất nội bộ trong Cục).

- Xuất ấn chỉ trả đơn vị cấp trên (các Cục Hải quan xuất kho ấn chỉ trả cấp Tổng cục, các Chi cục Hải quan xuất kho ấn chỉ trả Cục Hải quan).

- Xuất ấn chỉ tạm ứng.

- Xuất khác (do phát hiện thiếu trong kiểm kê; thanh hủy; điều chỉnh do nhầm lẫn,...).

b) Các chứng từ yêu cầu khi lập phiếu xuất kho:

b1. Đối với xuất kho cho đơn vị cấp dưới gồm:

+ Giấy giới thiệu (đối với trường hợp Cục Hải quan nhận ấn chỉ từ Tổng cục Hải quan);

+ Văn bản đề nghị cấp ấn chỉ theo kế hoạch đã đăng ký từ đầu năm của đơn vị;

+ Các chứng từ khác theo quy định của các cấp có thẩm quyền (nếu có).

b2. Đối với xuất thực sử dụng/thực bán ấn chỉ gồm:

- Xuất thực sử dụng:

+ Văn bản đề nghị cấp ấn chỉ (đối với đơn vị trong ngành);

+ Chứng từ khác theo quy định.

- Xuất thực bán:

+ Giấy giới thiệu;

+ Văn bản đề nghị cấp/bán ấn chỉ;

+ Giấy chứng minh thư nhân dân của người đến nhận ấn chỉ còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;

+ Các chứng từ khác theo quy định của các cấp có thẩm quyền (nếu có).

b3. Đối với xuất kho trả đơn vị cấp trên: Văn bản thông báo về việc xuất trả ấn chỉ của cơ quan Hải quan cấp trên.

b4. Đối với xuất kho tạm ứng: Văn bản đề nghị cấp tạm ứng ấn chỉ.

b5. Đối với xuất khác:

- Xuất khác trong trường hợp phát hiện thiếu trong kiểm kê: Biên bản kiểm kê.

- Xuất khác trường hợp xuất thanh hủy gồm: Quyết định ấn chỉ thanh hủy.

- Xuất khác trường hợp điều chỉnh do nhầm lẫn gồm: Tờ trình hoặc Biên bản điều chỉnh có sự phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị.

c) Kế toán ấn chỉ /Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ có trách nhiệm:

- Lập phiếu xuất kho (03 liên) theo các phương thức xuất tương ứng (Mẫu C21-XK/AC) khi có đầy đủ chứng từ yêu cầu theo quy định tại Điểm b Khoản này.

- Cấp phát ấn chỉ dựa trên cơ sở:

+ Số lượng ấn chỉ tồn kho;

+ Số lượng ấn chỉ thực sử dụng của đơn vị trong kỳ báo cáo gần nhất;

+ Kế hoạch sử dụng ấn chỉ trong năm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Lưu giữ, bảo quản chứng từ gốc và ghi sổ theo dõi/kế toán.

d) Trình tự luân chuyển chứng từ:

- Sau khi Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ lập phiếu xuất kho thành 03 liên, ký tên chuyển cho Kế toán trưởng/Lãnh đạo phụ trách bộ phận, Thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên (ký theo từng liên) giao cho người nhận chuyển thủ kho để nhận hàng.

- Sau khi xuất kho xong, thủ kho cùng người nhận hàng ký vào từng liên phiếu xuất xác nhận thực tế số lượng hàng xuất kho.

Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Sổ kho và sau đó chuyển cho Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ cùng với chứng từ gốc để ghi sổ theo dõi/kế toán.

Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

3. Ấn chỉ không qua kho:

a) Các trường hợp ấn chỉ không qua kho:

- Tổng cục nhận ấn chỉ mua từ nhà cung cấp nhưng không qua kho mà xuất thẳng ấn chỉ cho các Cục Hải quan;

- Cục Hải quan nhận ấn chỉ từ Tổng cục nhưng không qua kho mà xuất thẳng ấn chỉ cho các Chi cục Hải quan;

- Tổng cục điều chuyển ấn chỉ giữa các Cục Hải quan;

- Cục Hải quan điều chuyển ấn chỉ giữa các Chi cục Hải quan;

b) Các chứng từ yêu cầu khi lập phiếu luân chuyển ấn chỉ không qua kho:

b1. Đối với trường hợp Tổng cục nhận ấn chỉ từ nhà cung cấp nhưng không nhập kho mà xuất thẳng ấn chỉ cho các Cục Hải quan gồm:

- Văn bản thông báo cấp phát ấn chỉ của Tổng cục Hải quan;

- Phiếu xuất kho của nhà cung cấp hoặc Phiếu nhập kho của Cục hoặc Biên bản bàn giao hàng hóa;

b2. Đối với trường hợp Chi cục Hải quan nhận ấn chỉ trực tiếp từ Tổng cục:

- Tại Tổng cục Hải quan:

+ Văn bản thông báo cấp phát ấn chỉ cho Cục Hải quan;

+ Văn bản đề nghị cấp phát ấn chỉ của Cục Hải quan.

- Tại Cục Hải quan:

+ Văn bản thông báo cấp phát ấn chỉ cho Chi cục Hải quan;

+ Phiếu xuất kho của Tổng cục Hải quan cho Chi cục Hải quan/Phiếu nhập kho của Chi cục.

b3. Tổng cục điều chuyển ấn chỉ giữa các Cục Hải quan gồm:

+ Văn bản đề nghị cấp phát ấn chỉ của Cục Hải quan (nếu có);

+ Văn bản thông báo điều chuyển ấn chỉ của Tổng cục Hải quan;

+ Phiếu xuất kho của Cục Hải quan.

b4. Cục Hải quan điều chuyển ấn chỉ giữa các Chi cục Hải quan gồm:

+ Văn bản đề nghị cấp phát ấn chỉ của Chi cục Hải quan (nếu có);

+ Văn bản thông báo điều chuyển ấn chỉ của Cục Hải quan;

+ Phiếu xuất kho của Chi cục Hải quan.

c) Kế toán ấn chỉ /Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ có trách nhiệm:

- Lập phiếu trong trường hợp không qua kho (01 liên) theo các phương thức nhập, phương thức xuất tương ứng (Mẫu C20/21-AC) khi có đầy đủ chứng từ yêu cầu theo quy định tại Điểm b Khoản này.

- Lưu giữ, bảo quản chứng từ gốc và ghi sổ theo dõi/kế toán.

d) Trình tự luân chuyển chứng từ:

Sau khi Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ lập phiếu nhập/xuất trong trường hợp không qua kho, ký tên chuyển cho Kế toán trưởng/Lãnh đạo phụ trách bộ phận ký, ghi rõ họ tên (ký theo từng liên) giao cho kế toán ấn chỉ lưu.

Điều 8. Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ

1. Tại các Chi cục Hải quan:

a) Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ tại cấp Chi cục có trách nhiệm lập Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ trong toàn Chi cục theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm (Mẫu B01/QTAC-CC).

b) Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Số lượng ấn chỉ tồn đầu kỳ toàn Chi cục (tại Chi cục, tại các Tổ, Đội);

- Số lượng ấn chỉ nhận trong kỳ của Chi cục;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng trong kỳ của các Tổ, Đội.

c) Thời gian gửi báo cáo về Cục Hải quan: chậm nhất là ngày 10 của tháng đầu quý sau.

2. Tại các Cục Hải quan:

a) Kế toán ấn chỉ tại cấp Cục có trách nhiệm:

- Lập Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ trong toàn Cục theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm (Mẫu B01/QTAC-C).

- Lập Bảng đối chiếu tình hình sử dụng ấn chỉ với các Chi cục Hải quan trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ (Mẫu B01/DCAC-CC):

+ Nếu khớp đúng thì trình Thủ trưởng đơn vị thực hiện quyết toán ấn chỉ đã sử dụng;

+ Trường hợp có sai lệch về số liệu, yêu cầu Chi cục Hải quan kiểm tra và điều chỉnh số liệu trước khi quyết toán.

b) Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Số lượng ấn chỉ tồn đầu kỳ toàn Cục (tại Cục, tại các Chi cục);

- Số lượng ấn chỉ nhận trong kỳ của Cục;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng trong kỳ của Cục và các Chi cục.

c) Thời gian gửi báo cáo về Tổng cục Hải quan: chậm nhất là ngày 20 của tháng đầu quý sau.

3. Tại Cục Tài vụ - Quản trị:

a) Kế toán ấn chỉ có trách nhiệm:

- Tổng hợp Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ trong toàn Tổng cục theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm (Mẫu B01/QTAC-TC).

- Lập Bảng đối chiếu tình hình sử dụng ấn chỉ với các Cục Hải quan trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ (Mẫu B01/DCAC):

+ Nếu khớp đúng thì trình Thủ trưởng đơn vị thực hiện quyết toán ấn chỉ đã sử dụng;

+ Trường hợp có sai lệch về số liệu, yêu cầu Cục Hải quan kiểm tra và điều chỉnh số liệu trước khi quyết toán.

b) Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Số lượng ấn chỉ tồn đầu kỳ toàn Ngành;

- Số lượng ấn chỉ nhận trong kỳ của Tổng cục;

- Số lượng ấn chỉ thực sử dụng trong kỳ của các Cục.

c) Thời gian lập Báo cáo quyết toán năm: trước ngày 25 tháng 2 năm sau.

Chương IV

THANH, QUYẾT TOÁN TIỀN BÁN ẤN CHỈ

Điều 9. Thanh, quyết toán tiền bán ấn chỉ

1. Tại các Chi cục Hải quan:

a) Hàng tháng, Chi cục Hải quan phải chuyển số tiền bán ấn chỉ đã thu được về Cục Hải quan bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thời gian chuyển tiền về Cục Hải quan chậm nhất là ngày 05 tháng liền kề.

b) Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ có trách nhiệm lập Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền (Mẫu B03/QTAC-CC) và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ của toàn Chi cục (Mẫu B04/QTAC-CC).

c) Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Số lượng ấn chỉ thu tiền đã bán;

- Chứng từ chuyển tiền thanh toán về Cục Hải quan.

d) Thời gian gửi báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ (kèm theo bản photocopy các chứng từ chuyển tiền thanh toán) về Cục Hải quan chậm nhất là ngày 10 của tháng đầu quý sau.

2. Tại các Cục Hải quan:

a) Hàng quý, Cục Hải quan phải chuyển số tiền bán ấn chỉ đã thu được (sau khi đã trừ số tiền được trích theo quy định) về Tổng cục Hải quan bằng hình thức chuyển khoản. Thời gian chuyển tiền về Tổng cục Hải quan chậm nhất là ngày 10 tháng đầu quý sau.

b) Kế toán ấn chỉ có trách nhiệm:

- Lập Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền (Mẫu B03/QTAC-C) và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ của toàn Cục (Mẫu B04/QTAC-C).

- Lập Bảng đối chiếu tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ với các Chi cục Hải quan trước khi lập báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền (Mẫu B04/DCAC-CC):

+ Nếu khớp đúng thì trình Thủ trưởng đơn vị thực hiện quyết toán tiền bán ấn chỉ;

+ Trường hợp có sai lệch về số liệu, yêu cầu Chi cục Hải quan kiểm tra và điều chỉnh số liệu trước khi quyết toán.

c) Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền của các Chi cục Hải quan;

- Chứng từ chuyển tiền thanh toán về Tổng cục.

d) Thời gian gửi báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ (kèm theo bản photocopy các chứng từ chuyển tiền thanh toán) về Tổng cục Hải quan chậm nhất là ngày 20 của tháng đầu quý sau.

3. Tại Cục Tài vụ - Quản trị:

a) Kế toán ấn chỉ có trách nhiệm:

- Thông báo số lượng ấn chỉ thực tế cấp phát chậm nhất là ngày 5 tháng một của năm sau;

- Lập Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền (Mẫu B03/QTAC-TC) và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ của toàn ngành Hải quan (Mẫu B04/QTAC-TC).

- Lập Bảng đối chiếu tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ với các Cục Hải quan trước khi lập báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền (Mẫu B04/DCAC-C):

+ Nếu khớp đúng thì trình Thủ trưởng đơn vị thực hiện quyết toán tiền bán ấn chỉ;

+ Trường hợp có sai lệch về số liệu, yêu cầu Cục Hải quan kiểm tra và điều chỉnh số liệu trước khi quyết toán.

b) Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền và tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ được xây dựng trên cơ sở:

- Báo cáo kết quả bán ấn chỉ thu tiền của các Cục Hải quan;

- Chứng từ chuyển tiền thanh toán về Tổng cục của các Cục Hải quan.

Chương V

KHO ẤN CHỈ VÀ THỦ KHO ẤN CHỈ

Điều 10. Yêu cầu về kho ấn chỉ và thủ kho ấn chỉ

1. Yêu cầu về kho ấn chỉ: Ấn chỉ Hải quan phải để trong kho và đảm bảo các điều kiện:

a) An toàn, trang bị các giá, kệ, bục, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, thiết bị thông gió, quạt điện, thiết bị chống mối xông, chuột cắn và các thiết bị khác nếu cần.

b) Có bảng nội quy kho được đặt trước cửa kho để mọi người biết và tuân thủ theo quy định.

c) Sắp xếp ấn chỉ trong kho theo từng chủng loại, từng ký mã hiệu để thuận lợi cho việc bảo quản, theo dõi, cấp phát, kiểm tra và kiểm kê khi cần thiết.

2. Yêu cầu về thủ kho ấn chỉ:

a) Cơ quan Hải quan các cấp phải có thủ kho ấn chỉ. Nghiêm cấm thủ kho làm kiêm nhiệm công tác kế toán ấn chỉ, kế toán tiền thuế, trực tiếp quản lý thu thuế, phí, lệ phí...

b) Thủ kho ấn chỉ là người trực tiếp quản lý ấn chỉ trong kho nên phải nghiêm chỉnh chấp hành và nhắc nhở những người khác làm đầy đủ những điều quy định trong nội quy kho.

c) Thủ kho không được cấp phát ấn chỉ khi không có chứng từ hợp lệ và không được tự ý sửa chữa số liệu ghi trên chứng từ do người nhận xuất trình.

Điều 11. Nhiệm vụ của thủ kho ấn chỉ

1. Ghi chép cập nhật Sổ kho (thẻ kho) theo đúng quy định.

2. Đối chiếu thống nhất số liệu trên Sổ kho với số liệu trên sổ kế toán ấn chỉ theo định kỳ hàng tháng:

a) Trường hợp nếu thấy số liệu không khớp phải tìm hiểu nguyên nhân để thủ kho và kế toán ấn chỉ cùng xử lý.

b) Trường hợp giữa thủ kho và kế toán ấn chỉ không thống nhất về số liệu và cách xử lý thì báo cáo Thủ trưởng đơn vị để giải quyết.

2. Chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý, sắp xếp ấn chỉ trong kho theo quy định.

3. Bàn giao đầy đủ số ấn chỉ tồn kho và Sổ kho cho người thay thế trong trường hợp thủ kho đi vắng trong thời gian dài (người thay thế được Thủ trưởng đơn vị đồng ý bằng văn bản, có biên bản giao nhận giữa hai bên và Thủ trưởng đơn vị chứng kiến).

4. Chỉ thực hiện nhập, xuất kho ấn chỉ khi các chứng từ có đầy đủ chữ ký của Kế toán/Cán bộ được giao làm nhiệm vụ quản lý ấn chỉ, Kế toán trưởng/Lãnh đạo phụ trách bộ phận, Thủ trưởng đơn vị theo quy định.

5. Kiểm đếm từng chủng loại, đủ số lượng, đúng ký mã hiệu và đối chiếu với chứng từ nhập, hoặc xuất khi thực hiện nhập hoặc xuất kho các loại ấn chỉ.

6. Ký vào chứng từ (phiếu nhập, xuất kho) khi chắc chắn số liệu ghi trên chứng từ khớp đúng với hiện vật.

7. Đối với trường hợp nhập kho ấn chỉ, nếu phát hiện thấy thiếu hoặc thừa ấn chỉ so với chứng từ nhập kho:

a) Tiến hành lập biên bản có chữ ký của các bên (bên giao ấn chỉ và thủ kho) cùng người làm chứng (nếu có).

b) Thông báo ngay với kế toán để xem xét và thực hiện điều chỉnh lại phiếu nhập cho phù hợp.

8. Đối với trường hợp xuất kho ấn chỉ, nếu số lượng xuất kho cho người nhận có sự thay đổi, hoặc thực tế trong kho không còn đủ số lượng so với chứng từ đã lập:

a) Phải thu hồi lại phiếu xuất kho đã lập để kế toán ấn chỉ hủy chứng từ cũ và lập lại chứng từ mới.

b) Chỉ thực hiện xuất kho, sau khi kế toán sửa lại phiếu xuất.

9. Nắm được sơ đồ sắp xếp ấn chỉ của từng kho, mỗi ngày hai lần (vào đầu giờ làm việc buổi sáng và cuối giờ làm việc buổi chiều) phải xem xét, kiểm tra để phát hiện: hiện tượng mất ấn chỉ; ấn chỉ có bị mối xông, chuột cắn hoặc hư hỏng...

a) Trường hợp phát hiện có dấu hiệu bất thường, mất ấn chỉ tại kho: Cần giữ nguyên hiện trường và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị để kịp thời lập biên bản, kết luận, xử lý theo quy định.

b) Trường hợp do mối xông, chuột cắn, ẩm ướt do yếu tố khách quan; phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị lập biên bản, trong đó nêu rõ nguyên nhân ấn chỉ bị hư hỏng, đồng thời có phương án xử lý khắc phục kịp thời.

Điều 12. Kiểm kê kho ấn chỉ

1. Thời điểm kiểm kê:

a) Kiểm kê định kỳ: Vào ngày 30/6 và ngày 31/12 hàng năm.

b) Kiểm kê đột xuất: Thực hiện khi có quyết định, chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, cơ quan có thẩm quyền.

2. Thành phần Ban, Tổ kiểm kê ấn chỉ:

a) Thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập Ban, Tổ kiểm kê ấn chỉ.

b) Thành phần Ban, Tổ kiểm kê gồm: Thủ trưởng đơn vị, Lãnh đạo Phòng/bộ phận phụ trách ấn chỉ, kế toán ấn chỉ, thủ kho ấn chỉ.

3. Trách nhiệm của Ban, Tổ kiểm kê:

a) Ban, Tổ kiểm kê phải tổ chức kiểm kê theo kế hoạch đã được phê duyệt và thực hiện kiểm kê chi tiết theo từng loại ấn chỉ, ký mã hiệu, số lượng (từ quyển...đến quyển..., từ số...đến số...).

b) Lập, ký Biên bản kiểm kê kho ấn chỉ (Mẫu BK02/QTAC) sau khi kết thúc quá trình kiểm kê và lập đủ số bản để giao cho các thành viên của Ban, Tổ kiểm kê và lưu kế toán ấn chỉ.

c) Báo cáo Thủ trưởng đơn vị kết quả kiểm kê.

Chương VI

KẾ TOÁN ẤN CHỈ

Điều 13. Yêu cầu về kế toán ấn chỉ

1. Cơ quan Hải quan các cấp phải có cán bộ làm công tác kế toán/quản lý ấn chỉ. Nghiêm cấm kế toán ấn chỉ kiêm nhiệm công tác kế toán thuế, thủ kho ấn chỉ, trực tiếp thu tiền bán ấn chỉ và thu thuế, phí, lệ phí...

2. Kế toán ấn chỉ phải có đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Luật kế toán.

Điều 14. Nhiệm vụ của kế toán ấn chỉ

1. Mở đầy đủ các loại sổ sách kế toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập, xuất và tồn kho ấn chỉ của đơn vị.

2. Hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ của các đối tượng sử dụng ấn chỉ theo phân cấp.

3. Lập kế hoạch kiểm kê kho ấn chỉ theo định kỳ vào ngày 30/6 và 31/12 hàng năm; Lập bảng kê tổng hợp kết quả kiểm kê kho ấn chỉ toàn Cục Hải quan (Mẫu BK06A/QTAC); Xác định nguyên nhân chênh lệch trong kiểm kê, báo cáo Thủ trưởng đơn vị và thực hiện điều chỉnh số liệu phù hợp (nếu có).

4. Thực hiện khóa sổ kế toán và tổng hợp Bảng kê tình hình nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ tại cấp Cục (Mẫu BK01/QTAC-C) và tại Tổng cục (Mẫu BK01/QTAC-TC); Tiến hành đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách và số liệu trên Sổ kho ấn chỉ (Mẫu 24/SKT-01).

5. Tổng hợp và báo cáo kế hoạch sử dụng ấn chỉ theo năm, tình hình sử dụng ấn chỉ, kết quả bán ấn chỉ thu tiền, tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ của đơn vị theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm gửi cơ quan Hải quan cấp trên.

6. Đối chiếu tình hình sử dụng ấn chỉ, tình hình thanh toán tiền bán ấn chỉ với cơ quan Hải quan cấp dưới trước khi lập báo cáo ấn chỉ hàng năm.

Điều 15. Chứng từ, sổ sách, mẫu biểu báo cáo:

1. Danh mục chứng từ, sổ sách, mẫu biểu báo cáo theo Phụ lục II.

2. Tài liệu kế toán ấn chỉ được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định của Luật kế toán, Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Tài liệu kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất.

3. Tài liệu kế toán lưu trữ có thời hạn được bảo quản tại bộ phận lưu trữ của cơ quan, đến khi hết thời hạn lưu trữ thì được xử lý theo đúng quy định của Luật kế toán, Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

Chương VII

THANH HỦY ẤN CHỈ

Điều 16. Các trường hợp thanh hủy ấn chỉ

Các loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng (hết hiệu lực sử dụng), các loại ấn chỉ bị hư hỏng, bị mất thu hồi lại, hết thời hạn lưu trữ, ... được phép thanh hủy.

Điều 17. Thanh hủy ấn chỉ

Việc thanh hủy ấn chỉ do Tổng cục Hải quan mua sắm, phát hành được quy định như sau:

1. Tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

Việc thanh hủy ấn chỉ do Tổng cục Hải quan mua sắm, phát hành chỉ được phép tiến hành sau khi có Quyết định danh mục ấn chỉ thanh hủy của Tổng cục Hải quan và được tổ chức tại đơn vị xin thanh hủy.

Kế toán ấn chỉ có trách nhiệm:

a) Lập văn bản đề nghị ấn chỉ được thanh hủy (kèm theo Bảng kê ấn chỉ cần thanh hủy chi tiết theo từng loại ấn chỉ, ký mã hiệu, số lượng, số seri (Mẫu BK03/AC) gửi về Tổng cục Hải quan.

b) Trình Thủ trưởng đơn vị phê duyệt thành lập Hội đồng thanh hủy ấn chỉ, sau khi có Quyết định danh mục ấn chỉ thanh hủy của Tổng cục Hải quan.

c) Lập Biên bản thanh hủy (Mẫu BBTH/AC) . Biên bản được lập đủ số bản để lưu trữ, gửi các cơ quan Hải quan cấp trên, đơn vị có đại diện là thành viên tham gia Hội đồng thanh hủy, các thành viên hội đồng thanh hủy và báo cáo kết quả thanh hủy gửi về Tổng cục Hải quan.

2. Tại Tổng cục Hải quan:

Kế toán ấn chỉ có trách nhiệm:

a) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt ấn chỉ được thanh hủy (theo từng loại ấn chỉ, ký mã hiệu, số lượng, số seri) tại kho của Tổng cục và từng Cục Hải quan trong Ngành.

b) Trình cấp có thẩm quyền thành lập Hội đồng thanh hủy ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan theo đúng quy định tại Khoản 3 Điều 18 của Chương này sau khi được phê duyệt danh mục các loại ấn chỉ được thanh hủy.

3. Hội đồng thanh hủy ấn chỉ:

3.1. Thành phần Hội đồng thanh hủy:

a) Thủ trưởng đơn vị.

b) Lãnh đạo Phòng Tài vụ - quản trị hoặc Phụ trách kế toán (tại Tổng cục Hải quan: Lãnh đạo phòng Quản lý tài chính);

c) Kế toán ấn chỉ;

d) Thủ kho ấn chỉ;

đ) Đại diện Thanh tra.

3.2. Trách nhiệm của Hội đồng thanh hủy ấn chỉ:

- Tổ chức thanh hủy ấn chỉ theo đúng quy định, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tất cả các thành viên trong Hội đồng thanh hủy phải kiểm tra, giám sát việc thanh hủy .

- Lập và ký Biên bản thanh hủy theo Mẫu BBTH/AC.

4. Phương pháp thanh hủy ấn chỉ:

Hội đồng thanh hủy ấn chỉ thực hiện thanh hủy ấn chỉ theo một trong hai cách sau:

- Cắt nát hoặc đốt cháy toàn bộ các ấn chỉ thanh hủy dưới sự giám sát của các thành viên trong Hội đồng thanh hủy.

- Cho toàn bộ ấn chỉ thanh hủy vào máy nghiền bột giấy (để sản xuất giấy tái chế) của cơ sở sản xuất giấy dưới sự giám sát của các thành viên trọng Hội đồng thanh hủy.

5. Riêng đối với việc thanh hủy ấn chỉ thuế (các loại ấn chỉ do Tổng cục thuế in, phát hành) và các ấn chỉ khác không do Tổng cục Hải quan phát hành: thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế và các văn bản hướng dẫn khác.

Chương VIII

KIỂM TRA ẤN CHỈ

Điều 18. Nội dung kiểm tra ấn chỉ

1. Công tác kiểm tra ấn chỉ bao gồm các nội dung sau:

a) Kiểm tra công tác lập kế hoạch sử dụng ấn chỉ.

b) Kiểm tra việc in, sản xuất ấn chỉ.

c) Kiểm tra kho, công tác lưu giữ ấn chỉ, đối chiếu với sổ sách kế toán.

d) Kiểm tra thủ tục nhập, xuất kho

đ) Kiểm tra việc mở sổ sách và ghi chép sổ kế toán.

e) Kiểm tra việc quản lý và sử dụng ấn chỉ.

g) Kiểm tra việc thanh quyết toán ấn chỉ đối với các cấp trong ngành Hải quan.

e) Kiểm tra việc thanh hủy ấn chỉ.

2. Kết thúc kiểm tra, cơ quan Hải quan các cấp phải lập Biên bản kiểm tra nội dung đã tiến hành kiểm tra trong đó nêu rõ: những tồn tại, thiếu sót trong từng nội dung kiểm tra và xác định rõ trách nhiệm đối với đơn vị và cá nhân có liên quan; kiến nghị các biện pháp cụ thể nhằm chấn chỉnh, khắc phục tồn tại trong công tác quản lý ấn chỉ; đồng thời báo cáo lên cơ quan Hải quan cấp trên.

Điều 19. Nhiệm vụ của cơ quan Hải quan các cấp

1. Cục Tài vụ - Quản trị chịu trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch và thực hiện kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác ấn chỉ trong toàn ngành Hải quan.

2. Cục Hải quan chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác ấn chỉ trong toàn Cục.

Chương IX

TỔN THẤT ẤN CHỈ, XỬ LÝ VI PHẠM LÀM TỔN THẤT ẤN CHỈ VÀ CÁC HÀNH VI BỊ CẤM TRONG QUẢN LÝ ẤN CHỈ

Điều 20. Tổn thất ấn chỉ, xử lý vi phạm làm tổn thất ấn chỉ

1. Tổn thất ấn chỉ là ấn chỉ bị mất mát, thiếu hụt, cháy, hư hỏng.

2. Xử lý vi phạm làm tổn thất ấn chỉ:

a) Thủ kho, cá nhân sử dụng ấn chỉ có trách nhiệm:

- Báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị để kịp thời lập Biên bản, kết luận, xử lý theo quy định, ngay sau khi phát hiện có hiện tượng bị mất mát, cháy, hư hỏng ấn chỉ trong kho hoặc trong quá trình sử dụng.

b) Các Chi cục Hải quan có trách nhiệm:

- Báo cáo Cục Hải quan tình hình tổn thất ấn chỉ (Mẫu BC01/TTAC) kèm theo đầy đủ hồ sơ có liên quan đến sự việc tổn thất ấn chỉ, tối đa 5 ngày kể từ ngày phát hiện việc mất mát, cháy, hư hỏng.... ấn chỉ.

- Báo cáo kết quả xử lý ấn chỉ (Mẫu BC02/TTAC-CC) gửi về Cục Hải quan, trong vòng 5 ngày sau khi kết thúc vụ việc.

c) Các Cục Hải quan có trách nhiệm:

- Tổ chức kiểm điểm làm rõ trách nhiệm của người làm mất ấn chỉ và tiến hành xử lý theo quy định tại Điểm đ Khoản này.

- Thông báo ngay việc mất ấn chỉ (Mẫu TB/TTAC) tới Tổng cục Hải quan, các Chi cục Hải quan trong tỉnh, ban ngành liên quan, các Cục Hải quan tỉnh, thành phố biết để truy tìm, phát hiện, ngăn chặn hành vi lợi dụng ấn chỉ bị mất.

- Báo cáo kết quả xử lý ấn chỉ (Mẫu BC02/TTAC-C) gửi về Tổng cục Hải quan, trong vòng 10 ngày sau khi kết thúc vụ việc.

d) Cục Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm:

- Xem xét, kiểm tra các vụ vi phạm làm tổn thất ấn chỉ và chỉ đạo đối với những vụ vi phạm do các Cục Hải quan báo cáo.

đ) Tùy theo mức độ vi phạm, Thủ trưởng đơn vị cơ quan Hải quan các cấp chịu trách nhiệm xử lý vi phạm làm tổn thất ấn chỉ:

- Đối với trường hợp khi phát hiện được đối tượng có hành vi vi phạm hành chính: Lập Biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực Hải quan, tiến hành xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Luật xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

- Đối với trường hợp cán bộ thực hiện hành vi vi phạm khi đang thi hành công vụ, nhiệm vụ và hành vi vi phạm đó thuộc công vụ, nhiệm vụ được giao: Xử lý theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.

- Đối với những vụ việc phức tạp, nghiêm trọng, sau khi kiểm tra, xác minh và có căn cứ xác định hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm: Thực hiện theo quy định tại Bộ Luật tố tụng hình sự, Pháp lệnh tổ chức điều tra hình sự và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

Điều 21. Các hành vi bị cấm trong quản lý ấn chỉ

1. Sử dụng ấn chỉ không đúng mục đích, không phục vụ cho việc quản lý thu thuế, phí, lệ phí hải quan và hoạt động nghiệp vụ quản lý xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh, quá cảnh trong lĩnh vực Hải quan.

2. Sử dụng ấn chỉ thuộc danh mục các loại ấn chỉ ngành Hải quan (ban hành kèm theo Phụ lục I) không đúng theo mẫu quy định để phục vụ cho việc quản lý thu thuế, phí, lệ phí hải quan và hoạt động nghiệp vụ quản lý xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh, quá cảnh trong lĩnh vực Hải quan.

3. Tự ý trao đổi, mua, bán, vay, mượn ấn chỉ được cấp phát.

4. Làm mất hoặc hư hỏng ấn chỉ được cấp phát.

5. Sử dụng, ghi chép ấn chỉ không đúng quy định về trình tự, thủ tục hải quan đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Chương X

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 22. Tổ chức thực hiện

1. Cục Tài vụ - Quản trị chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cơ quan Hải quan các cấp trong quá trình thực hiện Quy chế này trong toàn Ngành Hải quan.

2. Các Cục Hải quan, Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này trong toàn đơn vị.

3. Các Tổ, Đội, cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng ấn chỉ phải thực hiện đầy đủ các quy định tại Quy chế này.

4. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh kịp thời về Tổng cục Hải quan (Cục Tài vụ - Quản trị) để được xem xét, giải quyết./.