Quyết định 3744/QĐ-UBND năm 2021 công bố Danh mục và Quy trình nội bộ thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ được ban hành mới, sửa đổi, bổ sung thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3744/QĐ-UBND

Hà Tĩnh, ngày 17 tháng 11 năm 2021

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm soát TTHC, VPCP;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chánh VP, các Phó CVP;
- Trung tâm PVHCC tỉnh;
- Trung tâm CB-TH tỉnh;
- Lưu: VT, NC₁.

CHỦ TỊCH




Võ Trọng Hải

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí

Căn cứ pháp lý

I

LĨNH VỰC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1

Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc

- Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh. hatinh.gov.vn

- Tài liệu chữ viết trên bản giấy, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật: 6.000đ/hồ sơ, tài liệu, tấm;

- Tài liệu phim, ảnh: 1.500đ/ tấm;

- Tài liệu ghi âm, điện ảnh: 3.000đ/ phút nghe, phút chiếu;

- Mức thu tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng các tài liệu tương tự trên.

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Quyết định 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

2

Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

- Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh. hatinh.gov.vn

- Sao văn bản:

+ Phô tô đen trắng: 3.000đ/1 trang A4

+ Phô tô màu: 20.000đ/1 trang A4

- Chứng thực tài liệu: 20.000đ/1 văn bản

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Quyết định 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí (nếu có)

Căn cứ pháp lý

I

LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

3

Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh).

Không

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.02

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

x

-

Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

x

-

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.01;

x

-

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.03.

x

* Lưu ý khi nộp hồ sơ: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn xử lý:

- Trường hợp 1 (TH1): Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp 2 (TH2): Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh - Số 01, đường Nguyễn Thiếp, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện: Các cá nhân, cơ quan trong và ngoài nước có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.9

Kết quả giải quyết: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

Cá nhân, tổ chức (độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, hướng dẫn độc giả tra tìm và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu và hoàn thiện hồ sơ theo mục 2.3.

Độc giả, Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Hồ sơ theo mục 2.3; Sổ đăng ký độc giả (BM.VTLT.02.02)

B2

Tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có); 06 và hồ sơ theo mục 2.3

B3

Xem xét yêu cầu tại phiếu yêu cầu đọc tài liệu. Tra tìm tài liệu và ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu. Trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 06 giờ

TH2: 03 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ghi ý kiến của phòng đọc.

B4

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu chuyển văn thư đóng dấu.

Lãnh đạo trung tâm, Văn thư Trung tâm

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ký duyệt.

B5

Viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06; Sổ đăng ký yêu cầu đọc tài liệu;

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 giờ (đối với trường hợp 1), 01 ngày (đối với trường hợp 2) trước giờ hết hạn xử lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VTLT.02.01

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu đăng ký

BM.VTLT.02.02

Sổ đăng ký độc giả

BM.VTLT.02.03

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu

BM.VTLT.02.04

Sổ giao nhận tài liệu

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu tại Phòng đọc - Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

Hồ sơ theo mục 2.3.

-

Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu.

-

Biên lai thu tiền.

Hồ sơ được lưu tại Phòng đọc trong thời hạn một năm sau khi công việc kết thúc hồ sơ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu theo quy định hiện hành.

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3744/QĐ-UBND

Hà Tĩnh, ngày 17 tháng 11 năm 2021

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm soát TTHC, VPCP;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chánh VP, các Phó CVP;
- Trung tâm PVHCC tỉnh;
- Trung tâm CB-TH tỉnh;
- Lưu: VT, NC₁.

CHỦ TỊCH




Võ Trọng Hải

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí

Căn cứ pháp lý

I

LĨNH VỰC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1

Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc

- Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh. hatinh.gov.vn

- Tài liệu chữ viết trên bản giấy, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật: 6.000đ/hồ sơ, tài liệu, tấm;

- Tài liệu phim, ảnh: 1.500đ/ tấm;

- Tài liệu ghi âm, điện ảnh: 3.000đ/ phút nghe, phút chiếu;

- Mức thu tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng các tài liệu tương tự trên.

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Quyết định 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

2

Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

- Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh. hatinh.gov.vn

- Sao văn bản:

+ Phô tô đen trắng: 3.000đ/1 trang A4

+ Phô tô màu: 20.000đ/1 trang A4

- Chứng thực tài liệu: 20.000đ/1 văn bản

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Quyết định 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí (nếu có)

Căn cứ pháp lý

I

LĨNH VỰC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

3

Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh).

Không

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.02

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

x

-

Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

x

-

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.01;

x

-

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.02.03.

x

* Lưu ý khi nộp hồ sơ: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn xử lý:

- Trường hợp 1 (TH1): Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp 2 (TH2): Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh - Số 01, đường Nguyễn Thiếp, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện: Các cá nhân, cơ quan trong và ngoài nước có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.9

Kết quả giải quyết: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

Cá nhân, tổ chức (độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, hướng dẫn độc giả tra tìm và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu và hoàn thiện hồ sơ theo mục 2.3.

Độc giả, Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Hồ sơ theo mục 2.3; Sổ đăng ký độc giả (BM.VTLT.02.02)

B2

Tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có); 06 và hồ sơ theo mục 2.3

B3

Xem xét yêu cầu tại phiếu yêu cầu đọc tài liệu. Tra tìm tài liệu và ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu. Trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 06 giờ

TH2: 03 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ghi ý kiến của phòng đọc.

B4

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu chuyển văn thư đóng dấu.

Lãnh đạo trung tâm, Văn thư Trung tâm

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu đọc tài liệu đã được ký duyệt.

B5

Viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

Độc giả, viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06; Sổ đăng ký yêu cầu đọc tài liệu;

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 giờ (đối với trường hợp 1), 01 ngày (đối với trường hợp 2) trước giờ hết hạn xử lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VTLT.02.01

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu đăng ký

BM.VTLT.02.02

Sổ đăng ký độc giả

BM.VTLT.02.03

Phiếu yêu cầu đọc tài liệu

BM.VTLT.02.04

Sổ giao nhận tài liệu

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu tại Phòng đọc - Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

Hồ sơ theo mục 2.3.

-

Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu.

-

Biên lai thu tiền.

Hồ sơ được lưu tại Phòng đọc trong thời hạn một năm sau khi công việc kết thúc hồ sơ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu theo quy định hiện hành.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.03

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh, Số 01 Nguyễn Thiếp, Phường Tân Giang, TP hà tĩnh, hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử https://luutrutinh.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

2.3.1

Thủ tục cấp bản sao:

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

x

-

Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.03.01.

x

2.3.2

Thủ tục chứng thực lưu trữ:

-

Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

x

-

Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo biểu mẫu BM.VTLT.03.02.

x

* Lưu ý khi nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn xử lý:

- Trường hợp 1 (TH1): Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Trường hợp 2 (TH2): Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh - Số 01, đường Nguyễn Thiếp, thành phố Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện: Cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.

2.9

Kết quả giải quyết: Bản sao tài liệu hoặc bản chứng thực tài liệu.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

a)

Thủ tục cấp bản sao

B1

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu cấp bản sao tài liệu nộp hồ sơ theo mục 2.3.1 cho Viên chức phòng đọc - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh. Viên chức phòng đọc xem xét hồ sơ:

+ Nêu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có) 06 và hồ sơ theo mục 2.3.1

B2

Xem xét yêu cầu tại Phiếu yêu cầu sao. Tra tìm tài liệu cần cung cấp bản sao và ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu sao tài liệu. Trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức phòng đọc

TH1: 04 giờ

TH2: 02 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu sao tài liệu đã được ghi ý kiến của phòng đọc.

B3

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu sao tài liệu chuyển văn thư đóng dấu.

Giám đốc Trung tâm; Văn thư

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu sao tài liệu đã được ký duyệt.

B4

Ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu. Thực hiện sao tài liệu.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05; Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu; Bản sao tài liệu.

B5

Trả kết quả cho cá nhân.

Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06; Bản sao tài liệu

b)

Thủ tục cấp chứng thực lưu trữ

B1

Cá nhân có nhu cầu cấp chứng thực lưu trữ nộp hồ sơ theo mục 2.3.2 cho Viên chức phòng đọc - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh. Viên chức phòng đọc xem xét hồ sơ:

+ Nêu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận yêu cầu, hẹn trả kết quả.

+ Nếu không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Độc giả, viên chức phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có) 06 và hồ sơ theo mục 2.3.2

B2

Viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Thực hiện sao tài liệu và đóng dấu chứng thực lên tài liệu sao. Điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực sau đó ghi ý kiến của phòng đọc vào phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ trình Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt.

Viên chức Phòng đọc

TH1: 06 giờ

TH2: 03 ngày

Mẫu 05; Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ đã có ý kiến của phòng đọc; Tài liệu đã đóng dấu chứng thực và ghi các thông tin.

B3

Xem xét phê duyệt Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ chuyển văn thư đóng dấu.

Giám đốc Trung tâm; Văn thư

TH1: 02 giờ

TH2: 01 ngày

Mẫu 05;

Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ đã được ký duyệt; Bản chứng thực tài liệu.

B4

Trả bản kết quả cho độc giả.

Viên chức Phòng đọc

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Bản chứng thực tài liệu

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 giờ (đối với trường hợp 1), 01 ngày (đối với trường hợp 2) trước giờ hết hạn xử lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VTLT.03.01

Phiếu yêu cầu sao tài liệu

BM.VTLT.03.02

Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu

BM.VTLT.03.03

Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu

BM.VTLT.03.04

Sổ đăng ký chứng thực tài liệu

BM.VTLT.03.05

Sổ giao nhận bản sao, chứng thực tài liệu

BM.VTLT.03.06

Mẫu dấu chứng thực tài liệu

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có), 06 lưu tại Phòng đọc - Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

Hồ sơ theo mục 2.3.1 và Bản lưu bản sao tài liệu (đối với thủ tục cấp bản sao tài liệu).

-

Hồ sơ theo mục 2.3.2 và Bản lưu bản chứng thục tài liệu (đối với thủ tục chứng thực lưu trữ).

-

Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu./ Sổ đăng ký chứng thực tài liệu.

-

Biên lai thu tiền.

Trong thời hạn một năm sau khi công việc kết thúc hồ sơ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu theo quy định hiện hành

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VTLT.01

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC:

* Điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có lý lịch rõ ràng;

- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;

- Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;

- Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh http://dichvucong.hatinh.gov.vn.

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

2.3.1

Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

-

Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo biểu mẫu BM.VTLT.01.01;

x

-

Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ;

x

-

Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc theo biểu mẫu BM.VTLT.01.03;

x

-

Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề;

x

-

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

x

-

Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).

x

2.3.2

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:

-

Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ theo biểu mẫu BM.VTLT.01.02;

x

-

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);

x

-

Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan.

x

* Lưu ý khi nộp hồ sơ:

- Nếu nộp hồ sơ trực tiếp trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu;

- Nếu nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến thì quét (Scan) từ bản chính;

- Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh - Số 02A, Nguyễn Chí Thanh, TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Nội vụ Hà Tĩnh.

Cơ quan cấp Chứng chỉ: Sở Nội vụ Hà Tĩnh.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cá nhân có nhu cầu cấp/cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận hồ sơ: Cá nhân nộp hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh. Cán bộ Tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu 01; 02, 03 (nếu có); 06 và hồ sơ theo mục 2.3.1 hoặc 2.3.2

B2

Chuyển hồ sơ về Phòng Cải cách hành chính - Văn thư lưu trữ (CCHC-VTLT) của Sở Nội vụ, đồng thời chuyển qua phần mềm cho phòng để xử lý.

Cán bộ TN&TKQ hoặc Bưu điện

0,5 ngày

Mẫu 01; 05 và hồ sơ theo mục 2.3.1 hoặc 2.3.2 kèm theo

B3

Thẩm định hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp/cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì dự thảo Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề thì dự thảo Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Lãnh đạo phòng ký nháy.

Công chức được giao xử lý hồ sơ

09 ngày

Mẫu 05; Dự thảo Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc dự thảo Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/ cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

B4

Xem xét, ký nháy vào dự thảo kết quả tại bước B3.

Lãnh đạo Phòng CCHC&VTLT

02 ngày

Mẫu 05;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã ký nháy

B5

Xem xét, ký duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Phòng CCHC&VTLT

Lãnh đạo Sở

02 ngày

Mẫu 05;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã ký duyệt.

B6

Phát hành văn bản, chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ Trung tâm phục vụ Hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân.

Văn thư; Công chức được giao xử lý hồ sơ

0,5 ngày

Mẫu 05, 06;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

B7

Trả kết quả cho cá nhân.

Cán bộ TN&TKQ; cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06;

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, Sở Nội vụ ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VTLT.01.01

Đơn đề nghị Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

BM.VTLT.01.02

Đơn đề nghị Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

BM.VTLT.01.03

Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ

4

HỒ SƠ LƯU

-

Các mẫu phiếu 01; 02, 03, 04 (nếu có) và 06 lưu ở Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Mẫu 01, 05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

01 bộ hồ sơ theo mục 2.3 (trường hợp kết quả thủ tục hành chính là Chứng chỉ hành nghề lưu trữ).

-

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Hồ sơ được lưu tại Phòng CCHC-VTLT, Sở Nội vụ, thời gian lưu 01 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.