Quyết định 37/QĐ-VSD năm 2012 về Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

TỔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán ngày 24 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1393/QĐ-BTC ngày 04 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và Thông tư số 43/2010/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế đăng chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán;

Căn cứ công văn số 1181/UBCK-PTTT ngày 17/04/2012 của UBCKNN về việc chấp thuận các quy chế hoạt động nghiệp vụ sửa đổi của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/06/2012 và thay thế Quyết định số 24/QĐ-VSD ngày 22/4/2010 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành về việc ban hành Quy chế Thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 3. Giám đốc Chi nhánh tại Tp.HCM, Trưởng phòng Hành chính Quản trị, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán, Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam, các tổ chức và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/QĐ-VSD ngày 25 tháng 4 năm 2012 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nội dung liên quan đến cơ chế, quy trình, thủ tục phối hợp thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán giữa Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (sau đây viết tắt là VSD), Tổ chức phát hành (sau đây viết tắt là TCPH) và Thành viên lưu ký/Thành viên mở tài khoản trực tiếp bao gồm các quyền:

- Thực hiện bỏ phiếu, tham dự đại hội đồng cổ đông.

- Nhận lãi, vốn gốc trái phiếu và cổ tức bằng tiền.

- Nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng.

- Mua chứng khoán phát hành thêm.

- Chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi.

- Hoán đổi cổ phiếu do sáp nhập

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

TỔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán ngày 24 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1393/QĐ-BTC ngày 04 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và Thông tư số 43/2010/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế đăng chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán;

Căn cứ công văn số 1181/UBCK-PTTT ngày 17/04/2012 của UBCKNN về việc chấp thuận các quy chế hoạt động nghiệp vụ sửa đổi của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/06/2012 và thay thế Quyết định số 24/QĐ-VSD ngày 22/4/2010 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành về việc ban hành Quy chế Thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 3. Giám đốc Chi nhánh tại Tp.HCM, Trưởng phòng Hành chính Quản trị, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán, Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam, các tổ chức và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/QĐ-VSD ngày 25 tháng 4 năm 2012 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nội dung liên quan đến cơ chế, quy trình, thủ tục phối hợp thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán giữa Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (sau đây viết tắt là VSD), Tổ chức phát hành (sau đây viết tắt là TCPH) và Thành viên lưu ký/Thành viên mở tài khoản trực tiếp bao gồm các quyền:

- Thực hiện bỏ phiếu, tham dự đại hội đồng cổ đông.

- Nhận lãi, vốn gốc trái phiếu và cổ tức bằng tiền.

- Nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng.

- Mua chứng khoán phát hành thêm.

- Chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi.

- Hoán đổi cổ phiếu do sáp nhập

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

- Chữ ký số: là một dạng chữ ký điện tử được thiết kế theo quy định tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/12/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số mà người có thẩm quyền của VSD hoặc Thành viên sử dụng để xác thực thông tin dữ liệu mà mình gửi đi.

- Chứng từ điện tử: là thông tin về hoạt động nghiệp vụ tại VSD được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử đã được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền của VSD hoặc thành viên.

- Thành viên: là Thành viên lưu ký (sau đây viết tắt là TVLK) và Thành viên mở tài khoản trực tiếp tại VSD.

- Tổ chức phát hành (TCPH): là tổ chức có chứng khoán đã đăng ký tại VSD.

Điều 3. Tổ chức thực hiện quyền

1. Căn cứ vào hiệu lực các bút toán ghi sổ được hạch toán từ các hoạt động gửi, rút, chuyển khoản, thanh toán bù trừ, chuyển quyền sở hữu…trên tài khoản lưu ký của Thành viên/khách hàng đối với chứng khoán lưu ký và hiệu lực ghi trên sổ đăng ký chứng khoán tại VSD từ hoạt động điều chỉnh sở hữu, chuyển quyền sở hữu… của người sở hữu đối với chứng khoán chưa lưu ký, VSD lập Danh sách người sở hữu chứng khoán tại ngày đăng ký cuối cùng theo thông báo của TCPH và chỉ những người có tên trên Danh sách này mới được nhận các quyền phát sinh liên quan đến chứng khoán thực hiện quyền.

2. VSD thực hiện tính toán và phân bổ quyền cho người sở hữu chứng khoán lưu ký và chưa lưu ký theo tỷ lệ thực hiện do TCPH thông báo.

3. Người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký thực hiện quyền trực tiếp tại TCPH. Trường hợp TCPH ủy quyền cho VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký, việc thực hiện sẽ tuân theo quy định tại Văn bản thoả thuận hoặc Hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa VSD và TCPH.

4. Người sở hữu chứng khoán đã lưu ký thực hiện quyền thông qua các Thành viên nơi mở tài khoản lưu ký chứng khoán.

5. Hoạt động thực hiện quyền đối với trái phiếu chính phủ giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ của Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội được thực hiện theo Biên bản thoả thuận giữa TCPH và VSD và các quy định tại Quy chế này.

6. VSD không chịu trách nhiệm về các thiệt hại của người sở hữu chứng khoán và các đối tượng khác có liên quan do TCPH, Thành viên, khách hàng của Thành viên không thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế này.

Điều 4. Xử lý hồ sơ thực hiện quyền

1. VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán căn cứ vào bản chính và file dữ liệu (theo định dạng do VSD quy định) các hồ sơ thực hiện quyền liên quan của TCPH, Thành viên và người sở hữu chứng khoán.

2. Hồ sơ thực hiện quyền, chứng từ thực hiện quyền được giao, nhận trực tiếp giữa TCPH, Thành viên, người sở hữu chứng khoán với VSD được ký nhận vào sổ giao nhận công văn của VSD. Trường hợp hồ sơ chuyển bằng đường bưu điện, VSD căn cứ vào ngày nhận theo dấu công văn để xử lý. Trường hợp hồ sơ gửi dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử hoặc qua email, VSD căn cứ vào thời gian nhận được chứng từ điện tử hoặc email để xử lý.

3. VSD có quyền từ chối thực hiện thông báo của TCPH về thực hiện quyền nếu thông báo có nội dung không phù hợp với các quy định pháp luật; vi phạm quyền lợi của người sở hữu chứng khoán hoặc thông báo gửi đến VSD không đúng thời gian theo quy định.

4. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thực hiện quyền đầy đủ và hợp lệ, VSD sẽ xem xét và xử lý theo quy định tại các Chương II, III Quy chế này. Trường hợp có sai sót, VSD sẽ thông báo bằng văn bản cho TCPH, Thành viên và người sở hữu chứng khoán để sửa đổi, bổ sung.

5. Trong trường hợp cần thiết, VSD hoặc Thành viên có thể chuyển đổi các hồ sơ, tài liệu thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử sang chứng từ giấy. Chứng từ chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính vẹn toàn của thông tin trên chứng từ nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi đã được quy định tại Phần IV Thông tư 78/2008/TT-BTC ngày 15/09/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Các chứng từ điện tử của VSD khi chuyển đổi sang chứng từ giấy sẽ được đóng dấu có ký hiệu như sau:

Điều 5. Trách nhiệm của TCPH

1. Gửi thông báo thực hiện quyền cho VSD theo đúng thời gian quy định hiện hành về công bố thông tin và thời gian quy định tại Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ của các thông tin trong thông báo và hồ sơ tài liệu thực hiện quyền liên quan khác gửi cho VSD.

3. Trường hợp có thay đổi nội dung thông báo (không áp dụng đối với các nội dung liên quan đến tỷ lệ thực hiện và ngày đăng ký cuối cùng), TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày thực hiện, trong đó nêu rõ lý do thay đổi.

Trường hợp bổ sung mục đích sử dụng Danh sách người sở hữu chứng khoán để lấy ý kiến bằng văn bản, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng.

4. Gửi văn bản xác nhận đối với các thông tin trong danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền do VSD cung cấp đúng thời gian quy định trong Quy chế này.

5. Tự chịu trách nhiệm về việc có đủ nguồn tiền chi trả trong trường hợp chi trả cổ tức và chuyển tiền thanh toán cổ tức/lãi/gốc trái phiếu theo đúng thời gian quy định tại Chương II, III Quy chế này. Trường hợp không chuyển tiền đúng hạn, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại, tranh chấp phát sinh liên quan đến việc chậm chuyển tiền.

Điều 6. Trách nhiệm của Thành viên

1. Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung trong thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền và chứng khoán lưu ký sở hữu có liên quan đến đợt thực hiện quyền cho các nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký tại Thành viên.

2. Kiểm tra và đối chiếu thông tin về người sở hữu chứng khoán lưu ký do Thành viên quản lý với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền do VSD cung cấp trong quá trình thực hiện quyền có liên quan.

3. Gửi Thông báo xác nhận dưới dạng chứng từ điện tử đối với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền cho VSD đúng thời gian quy định tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp Thành viên gửi Thông báo xác nhận chậm so với quy định, VSD sẽ coi danh sách do VSD cung cấp cho Thành viên là chính xác và đã được Thành viên xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho người sở hữu, Thành viên sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh cho người sở hữu

4. Tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục, thời gian thực hiện quyền được quy định chi tiết tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế Thành viên của VSD.

Chương II

THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN LÃI/GỐC TRÁI PHIẾU TRÊN THỊ TRƯỜNG TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ CHUYÊN BIỆT

Điều 7. Thông báo thanh toán lãi/gốc trái phiếu và lập danh sách người sở hữu trái phiếu

1. VSD lập Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 01/THQ) chậm nhất 09 ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng và gửi Thông báo này cho các Thành viên, Sở Giao dịch Chứng khoán (SGDCK) liên quan, TCPH, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD.

2. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 02/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

3. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 2 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

Điều 8. Thực hiện thanh toán lãi/gốc trái phiếu

1. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho TCPH các chứng từ sau:

a. Công văn đề nghị thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 04/THQ).

b. Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 05/THQ).

2. Trong vòng 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán, VSD gửi công văn thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 06A/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

3. Trong vòng 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu vào tài khoản của VSD mở tại Ngân hàng thanh toán. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu, ngay trong ngày nêu trên, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH, VSD sẽ thông báo cho các Thành viên liên quan.

4. Vào ngày thanh toán lãi/gốc trái phiếu, VSD gửi Giấy đề nghị chuyển khoản cho Ngân hàng thanh toán để chuyển tiền vào tài khoản của Thành viên liên quan. TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu trái phiếu lưu ký theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận lãi/gốc trái phiếu mà VSD đã gửi ngay trong ngày nhận được tiền trên tài khoản của TVLK tại ngân hàng.

5. Các trái phiếu lưu ký để thực hiện nghiệp vụ giao dịch giấy tờ có giá tại Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước sau ngày đăng ký cuối cùng để chốt danh sách người sở hữu được thanh toán gốc trái phiếu sẽ không được VSD thanh toán tiền lãi/gốc trái phiếu cho đến khi có xác nhận của Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước về việc các nhà đầu tư sở hữu trái phiếu lưu ký đó đã hoàn tất nghĩa vụ tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

Chương III

THỰC HIỆN QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CỔ PHIẾU, TRÁI PHIẾU CÔNG TY VÀ CHỨNG CHỈ QUỸ

Điều 9. Thông báo thực hiện quyền

1. Quy định chung

TCPH phải gửi hồ sơ thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ tới VSD chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng, trong đó phải nêu rõ các thông tin cơ bản sau:

- Thông tin về ngày đăng ký cuối cùng

(Ngày đăng ký cuối cùng là ngày làm việc do TCPH hoặc VSD trên cơ sở ủy quyền của TCPH ấn định để xác định danh sách người sở hữu chứng khoán được hưởng quyền phù hợp với thông báo của TCPH, VSD và quy định của pháp luật)

- Thông tin về ngày thanh toán đối với trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức bằng tiền/trả lãi, gốc trái phiếu

(Ngày thanh toán là ngày làm việc do TCPH lựa chọn để trả cổ tức/lãi, gốc trái phiếu cho người sở hữu chứng khoán)

- Mục đích sử dụng danh sách

- Nội dung cụ thể về thông tin quyền thực hiện (tỷ lệ thực hiện, ngày thực hiện, địa điểm thực hiện…)

2. Hồ sơ thông báo thực hiện quyền

TCPH gửi cho VSD hồ sơ thông báo thực hiện quyền, bao gồm:

- Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 07/THQ)

- Các tài liệu kèm theo như sau:

Trường hợp thực hiện quyền bỏ phiếu, tham dự đại hội cổ đông, lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản:

- Các tài liệu liên quan đến nội dung Đại hội đồng cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản (bản cứng và file dữ liệu) (nếu có).

- Trường hợp Đại hội đồng cổ đông bất thường, TCPH gửi Nghị quyết của Hội đồng quản trị hoặc văn bản của các đối tượng có thẩm quyền theo Luật Doanh nghiệp thông qua việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức bằng tiền:

- Đối với trường hợp trả cổ tức năm:

+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua tỷ lệ trả cổ tức bằng tiền.

- Đối với trường hợp tạm ứng cổ tức trong kỳ:

+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông trước đó thông qua kế hoạch chi trả cổ tức;

+ Nghị quyết Hội đồng quản trị về mức cổ tức tạm ứng;

Trường hợp phát hành thêm cổ phiếu để trả cổ tức bằng cổ phiếu, thanh toán cổ phiếu thưởng:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành thêm bằng trả cổ tức bằng cổ phiếu/thanh toán cổ phiếu thưởng và phương án xử lý cổ phiếu lẻ.

- Tài liệu chứng minh hồ sơ phát hành thêm trả cổ tức bằng cổ phiếu/thanh toán cổ phiếu thưởng đã báo cáo Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước thông báo là đầy đủ.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp phát hành cổ phiếu/trái phiếu/trái phiếu chuyển đổi thông qua chào bán ra công chúng:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành, phương án xử lý cổ phiếu không được đặt mua hết, cổ phiếu lẻ…

- Bản sao Giấy chứng nhận chào bán ra công chúng của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.

- Phương án phát hành thêm thông qua chào bán ra công chúng được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Bản cáo bạch.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp phát hành cổ phiếu cho đợt chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi

- Nghị quyết Đại hội cổ đông thông qua phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi kèm tài liệu liên quan đến phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi; tài liệu báo cáo về kết quả phát hành trái phiếu chuyển đổi

- Nghị quyết Đại hội cổ đông/Nghị quyết Hội đồng quản trị thông qua việc chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi kèm theo phương án phát hành thêm cổ cổ phiếu để thực hiện chuyển đổi (nếu có)

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp hoán đổi cổ phiếu do sáp nhập:

- Nghị quyết Đại hội cổ đông của TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi và Nghị quyết Đại hội cổ đông của TCPH phát hành thêm cổ phiếu để hoán đổi thông qua phương án hoán đổi cổ phiếu, phương án làm tròn, phương án xử lý cổ phiếu lẻ không được hoán đổi…

- Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo hủy đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch)

- Phương án phát hành thêm cổ phiếu để hoán đổi của TCPH phát hành cổ phiếu để hoán đổi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ của TCPH, VSD lập và gửi Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 01/THQ) cho các Thành viên, SGDCK có liên quan, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD.

4. TVLK có trách nhiệm thông báo đầy đủ, chính xác nội dung thông báo về ngày đăng ký cuối cùng đến các nhà đầu tư sở hữu chứng khoán lưu ký có liên quan mở tài khoản lưu ký tại TVLK trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo của VSD.

Điều 10. Thực hiện quyền bỏ phiếu, tham dự Đại hội đồng cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được phân bổ quyền bỏ phiếu (Mẫu 08/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp phân bổ quyền bỏ phiếu cho người sở hữu chứng khoán (Mẫu 09/THQ).

4. Trường hợp TCPH không chấp thuận thông tin trong Danh sách tổng hợp phân bổ quyền bỏ phiếu cho người sở hữu chứng khoán, trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. Trường hợp TCPH uỷ quyền VSD làm đại lý thực hiện quyền, việc tổ chức thực hiện quyền bỏ phiếu được thực hiện theo quy định tại Hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa VSD và TCPH.

6. Trong vòng 10 ngày sau ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông, thực hiện quyền bỏ phiếu, lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, TCPH phải gửi bản sao Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông cho VSD (bản cứng và file dữ liệu).

Điều 11. Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng tiền, thanh toán lãi/gốc trái phiếu

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận cổ tức bằng tiền (Mẫu 10/THQ)/Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận thanh toán lãi/gốc trái phiếu dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email vào địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận cổ tức bằng tiền (Mẫu 11/THQ)/Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 05/THQ).

4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán (Mẫu 12A/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. Trong vòng 08 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ quyền nhận cổ tức bằng tiền, thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 06A/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

6. Trong vòng 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán cổ tức bằng tiền/ thanh toán lãi/gốc trái phiếu, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán vào tài khoản của VSD mở tại Ngân hàng thanh toán.

Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, TCPH phải thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền trong vòng 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán. Căn cứ vào công văn của TCPH, VSD sẽ thông báo cho Thành viên liên quan.

7. Tiền thanh toán cổ tức/lãi/gốc trái phiếu đối với chứng khoán lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của Thành viên liên quan trong ngày làm việc liền trước ngày thanh toán. TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu chứng khoán lưu ký ngay trong ngày thanh toán.

8. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, TCPH hoặc VSD trong trường hợp được TCPH ủy quyền thực hiện thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 12. Thực hiện quyền mua chứng khoán

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 13A/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 14A/THQ).

4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 12B/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. Trong vòng 08 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ quyền mua (Mẫu 06B/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

6. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, TVLK phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán (Mẫu 15A/THQ). TCPH hoặc VSD theo uỷ quyền của TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán.

7. Chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký

a. Việc chuyển nhượng quyền mua chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện tại Thành viên bên chuyển nhượng mở tài khoản lưu ký. Thành viên bên chuyển nhượng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về thông tin chuyển nhượng quyền mua của các bên. Trường hợp bên nhận chuyển nhượng chưa mở tài khoản lưu ký thì phải mở tài khoản lưu ký tại một Thành viên lưu ký.

b. Việc xác nhận chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký giữa các khách hàng do VSD thực hiện.

c. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu chuyển nhượng quyền mua chứng khoán của khách hàng (Mẫu 16/THQ), Thành viên bên chuyển nhượng phải nhập giao dịch chuyển nhượng quyền mua của khách hàng qua cổng giao tiếp điện tử và gửi đến VSD các chứng từ sau:

- Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán (03 liên trong trường hợp các bên chuyển nhượng khác Thành viên - 02 liên trong trường hợp cùng Thành viên) (Mẫu 17/THQ) và Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua của khách hàng (Mẫu 16/THQ)

- Tài liệu chứng minh đã công bố thông tin tại trang web của các SGDCK (nếu có) về việc chuyển nhượng quyền mua của các đối tượng thuộc diện phải công bố thông tin theo quy định.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

d. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ chuyển nhượng quyền mua đầy đủ và hợp lệ, VSD xác nhận vào Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán và gửi cho Thành viên liên quan.

e. Trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày hết hạn chuyển nhượng quyền mua, Thành viên phải gửi cho VSD Danh sách tổng hợp chuyển nhượng quyền mua chứng khoán đối với người sở hữu chứng khoán lưu ký (Mẫu 18/THQ).

8. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, thủ tục chuyển nhượng quyền mua và đăng ký mua chứng khoán do TCPH trực tiếp thực hiện.

9. Hết thời hạn chuyển nhượng quyền mua chứng khoán, người sở hữu chứng khoán không chuyển nhượng quyền mua sẽ mặc nhiên được chấp thuận đăng ký mua chứng khoán.

10. Trường hợp quyền mua chứng khoán lưu ký được phân bổ về tài khoản của Thành viên nơi người sở hữu đã tất toán tài khoản chuyển sang mở tài khoản lưu ký tại Thành viên khác, Thành viên nơi người sở hữu đã tất toán tài khoản có trách nhiệm nhập thông tin về việc chuyển quyền mua của khách hàng vào hệ thống của VSD qua cổng giao tiếp điện tử và gửi đến VSD hồ sơ chuyển nhượng quyền mua, bao gồm:

a. Giấy đề nghị chuyển quyền do tất toán tài khoản (03 liên)(Mẫu 19/THQ).

b. Bản sao có đóng dấu treo của Thành viên Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán để tất toán tài khoản của khách hàng trước đây đã được VSD xác nhận.

c. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

11. Đăng ký đặt mua chứng khoán lưu ký

a. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn đăng ký mua chứng khoán, Thành viên phải gửi Danh sách nhà đầu tư đặt mua chứng khoán (Mẫu 21A/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử và gửi đến VSD các tài liệu sau:

- Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 20A/THQ).

- Chứng từ xác nhận đã chuyển tiền đặt mua chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán.

b. Trường hợp không có nhà đầu tư đặt mua chứng khoán, Thành viên phải gửi công văn thông báo với VSD về việc không đặt mua chứng khoán phát hành thêm.

c. Trường hợp quá trình đăng ký và nộp tiền mua chứng khoán được TCPH chia thành nhiều đợt, thủ tục nộp tiền mua chứng khoán của các đợt được thực hiện tương tự như trên. Sau mỗi đợt nộp tiền đặt mua chứng khoán, Thành viên gửi cho VSD Danh sách nhà đầu tư đặt mua chứng khoán và chứng từ xác nhận chuyển tiền đặt mua chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán theo từng đợt.

12. Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, VSD gửi Danh sách tổng hợp nhà đầu tư đăng ký mua chứng khoán phát hành thêm đối với chứng khoán lưu ký cho TCPH (Mẫu 22/THQ) và chuyển tiền vào tài khoản phong tỏa mà TCPH đã thông báo.

13. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách người sở hữu đặt mua chứng khoán (Mẫu 12C/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do.

14. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán.

15. Phân bổ chứng khoán

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần chứng khoán phát hành thêm, việc phân bổ chứng khoán được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên liên quan Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm Danh sách nhà đầu tư được phân bổ chứng khoán phát hành thêm do đặt mua (Mẫu 23/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 13. Thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi

A. Trường hợp người sở hữu trái phiếu chuyển đổi phải chuyển đổi toàn bộ trái phiếu thành cổ phiếu khi đến hạn chuyển đổi

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 24/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán được phân bổ cổ phiếu do thực hiện chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 25/THQ).

4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi đến VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán do VSD cung cấp (Mẫu 12D/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế Hoạt động Đăng ký chứng khoán.

6. Phân bổ cổ phiếu chuyển đổi

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần cổ phiếu được chuyển đổi từ trái phiếu chuyển đổi, việc phân bổ cổ phiếu được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ cổ phiếu vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu (Mẫu 24/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

B. Trường hợp người sở hữu trái phiếu chuyển đổi có thể lựa chọn chuyển đổi thành cổ phiếu hoặc nhận tiền khi đến hạn chuyển đổi

1. Trường hợp VSD thực hiện chuyển đổi trái phiếu theo ủy quyền của TCPH

1.1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được quyền chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 13B/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

1.2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký quy định tại Khoản 1.1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

1.3. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được quyền chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 14B/THQ).

1.4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu được quyền chuyển đổi do VSD cung cấp (Mẫu 12B/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

1.5. Trong vòng 08 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 06C/THQ).

1.6. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 15B/THQ). TCPH hoặc VSD theo uỷ quyền của TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi.

1.7. Đăng ký thực hiện quyền trái phiếu chuyển đổi

Trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, Thành viên phải gửi Danh sách nhà đầu tư chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 21B/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho VSD qua cổng giao tiếp điện tử và Giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 20B/THQ).

1.8. Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, VSD gửi Danh sách tổng hợp nhà đầu tư chuyển đổi trái phiếu đối với trái phiếu lưu ký cho TCPH (Mẫu 30/THQ) trong đó nêu rõ số lượng trái phiếu đề nghị chuyển đổi và số lượng trái phiếu không thực hiện chuyển đổi.

1.9. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách nhà đầu tư chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 12E/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do.

1.10. Thanh toán tiền đối với trái phiếu không thực hiện chuyển đổi

Việc thanh toán tiền đối với trái phiếu không thực hiện chuyển đổi do TCPH chịu trách nhiệm thực hiện

1.11. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu chuyển đổi theo quy định tại Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán.

1.12. Phân bổ cổ phiếu chuyển đổi

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần cổ phiếu được chuyển đổi từ trái phiếu chuyển đổi, việc phân bổ cổ phiếu được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ cổ phiếu vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu (Mẫu 31/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

2. Trường hợp TCPH tự thực hiện chuyển đổi trái phiếu.

2.1. Thực hiện tương tự theo các bước từ Mục 1.1 đến Mục 1.6 Khoản 1 Phần B Điều 13 Quy chế này

2.2. Việc thanh toán tiền đối với trái phiếu không thực hiện hiện chuyển đổi do TCPH chịu trách nhiệm thực hiện

2.3. Việc phân bổ cổ phiếu chuyển đổi được thực hiện tương tự theo Mục 1.11 và Mục 1.12 Khoản 1 Phần B Điều 13 Quy chế này

Điều 14. Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được trả cổ tức bằng cổ phiếu/nhận cổ phiếu thưởng (Mẫu 26 và Mẫu 27/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng (Mẫu 28, 29/THQ).

4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 12D/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế Hoạt động Đăng ký chứng khoán.

6. Phân bổ chứng khoán mới

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần chứng khoán phát hành thêm, việc phân bổ chứng khoán được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu/cổ phiếu thưởng (Mẫu 26 và 27/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký và thanh toán tiền chi trả cổ phiếu lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

7. Trong vòng 02 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số chứng khoán phát hành thêm, TCPH phải chuyển đủ tiền thanh toán cổ phiếu lẻ đối với chứng khoán đã lưu ký (nếu có) vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán. Trong vòng 01 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số chứng khoán phát hành thêm, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của các Thành viên. TVLK có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của khách hàng vào ngày giao dịch.

Điều 15. Hoán đổi cổ phiếu do sáp nhập

1. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 32/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD cho TVLK/qua email đã được đăng ký cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Thành viên có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do Thành viên đang quản lý tại Thành viên.

2. Chậm nhất vào 15h ngày làm việc thứ hai kể từ ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền quy định tại Khoản 1 Điều này trên Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử của VSD đối với TVLK/qua email theo địa chỉ thongbaoxacnhan@vsd.vn đối với Thành viên mở tài khoản trực tiếp. Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, Thành viên phải gửi văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử cho TVLK/qua email cho Thành viên mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

3. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi Danh sách tổng hợp người sở hữu hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 33/THQ).

4. Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối, TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu hoán đổi cổ phiếu do VSD cung cấp (Mẫu 12F/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. Việc hủy đăng ký đối với cổ phiếu bị hoán đổi thực hiện theo quy định tại Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán.

6. Trường hợp cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi đã đăng ký tại VSD:

6.1 TCPH phát hành thêm cổ phiếu để hoán đổi nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu phát hành thêm theo quy định tại Quy chế Hoạt động Đăng ký chứng khoán.

6.2 Phân bổ chứng khoán mới

Sau khi TCPH phát hành cổ phiếu để hoán đổi đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi, việc phân bổ cổ phiếu được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 32/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH phát hành cổ phiếu để hoán đổi chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký và thanh toán tiền cổ phiếu lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

6.3. Trong vòng 02 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi, TCPH phát hành cổ phiếu để hoán đổi phải chuyển đủ tiền thanh toán cổ phiếu lẻ đối với chứng khoán đã lưu ký (nếu có) vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán. Trong vòng 01 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số cổ phiếu phát hành thêm để hoán đổi, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của các Thành viên. TVLK có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của khách hàng vào ngày giao dịch.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Điều khoản thi hành

1. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các bên liên quan liên hệ với VSD để được hướng dẫn, giải quyết.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Tổng Giám đốc VSD quyết định sau khi có sự chấp thuận của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.