|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH CAO BẰNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
37/2015/QĐ-UBND
|
Cao Bằng, ngày 30 tháng 11 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BAN TỈNH CAO
BẰNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Quyết định số
76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ
chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại
vụ tại Tờ trình số 657/TTr-SNgV ngày 21 tháng 10 năm 2015; ý kiến thẩm định của
Sở Tư pháp tại Báo cáo thẩm định số 109/BCTĐ-STP ngày 05 tháng 10 năm 2015; Báo
cáo số 752/BC-SNgV ngày 17 tháng 11 năm 2015 của Sở Ngoại vụ tiếp thu ý kiến
của các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh về dự thảo Quy chế tổ chức và quản lý
hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày
ký ban hành.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ
trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hoàng Xuân Ánh
|
QUY CHẾ
TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2015/QĐ-UBND ngày 30 tháng
11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm
vi điều chỉnh của Quy chế này là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được
tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Cao Bằng hoặc theo
hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Cao Bằng, bao
gồm:
1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan,
tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài (sau đây gọi tắt là tổ chức
nước ngoài) tổ chức.
2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan,
tổ chức Việt Nam phối hợp với tổ chức nước ngoài tổ chức có hoặc không có sự
tài trợ của tổ chức nước ngoài.
Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi
điều chỉnh của Quy chế này.
Điều 2. Đối tượng điều chỉnh
1. Các cơ quan, tổ chức trong và
ngoài tỉnh Cao Bằng: Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố;
các đoàn thể quần chúng, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các doanh nghiệp.
2. Các tổ chức nước ngoài đã được cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
Chương II
QUY ĐỊNH CHI TIẾT
VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
Điều 3. Thẩm quyền cho phép
tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho
phép các đối tượng thuộc Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2 của Quy chế này tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
2. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp
cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc
tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; hội
nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh,
quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm
vi bí mật nhà nước phải được sự cho phép của Thủ tướng Chính phủ trước khi tổ
chức.
Điều 4. Hồ sơ và quy
trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Cơ quan, tổ chức Việt Nam, tổ chức
nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện theo quy trình sau:
1. Gửi đầy đủ 02 bộ hồ sơ tới Sở
Ngoại vụ tỉnh Cao Bằng thẩm định ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế.
2. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:
2.1. Văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Tờ trình đối với cơ
quan, tổ chức trong tỉnh Cao Bằng; Công văn đề nghị đối với cơ quan, tổ chức
ngoài tỉnh Cao Bằng, các tổ chức nước ngoài), kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ
chức.
Văn bản đề nghị, đề án hoặc kế hoạch
cần nêu rõ:
a) Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục
đích của hội nghị, hội thảo;
b) Thời gian và địa điểm tổ chức hội
nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
c) Hình thức và công nghệ tổ chức
(trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
d) Nội dung, chương trình làm việc và
các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
đ) Thành phần tham gia tổ chức: Cơ
quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
e) Thành phần tham dự: số lượng, cơ
cấu, chức danh, chức vụ thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và
đại biểu có quốc tịch nước ngoài;
g) Nguồn kinh phí.
2.2. Tài liệu về nội dung hội nghị,
hội thảo: Tài liệu cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo bao gồm:
tham luận, tập gấp, tờ rơi (nếu có); tài liệu giới thiệu về đối tác... Tài liệu
bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.
2.3. Ý kiến bằng văn bản của các cơ
quan, địa phương liên quan (nếu có).
2.4. Bản phô tô hộ chiếu, thị thực
của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo.
2.5. Đối với các tổ chức phi chính
phủ nước ngoài, hồ sơ phải có bản sao Giấy phép lập Văn phòng đại diện/Văn
phòng dự án/Giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam và Quyết định của Ủy
ban nhân dân tỉnh hoặc Bộ, ngành liên quan phê duyệt chương trình/dự án.
2.6. Đối với các đơn vị là doanh
nghiệp, hồ sơ phải có bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và
các giấy tờ khác có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo.
3. Thời hạn giải quyết:
3.1. Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến
của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế
trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
3.2. Các cơ quan, đơn vị, địa phương
được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá
03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ.
3.3. Trong thời
gian 03 ngày làm việc sau khi nhận được ý kiến từ các cơ quan, đơn vị, địa
phương liên quan, Sở Ngoại vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét cho
phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
3.4. Ủy ban nhân dân tỉnh trả lời
bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày
nhận được hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ.
Đối với các nội dung hội nghị, hội
thảo vượt thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách
nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng thời gửi báo cáo Bộ Ngoại giao và các
cơ quan liên quan để xin ý kiến trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày
nhận được hồ sơ đề nghị.
Điều 5. Trách nhiệm
của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Nộp đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức
hội nghị, hội thảo đúng thời hạn quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 4 của
Quy chế này.
2. Chịu trách nhiệm về nội dung các
tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong
và sau hội nghị, hội thảo.
3. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo
đúng chương trình, đề án hoặc kế hoạch đã được Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam, phải thực
hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
4. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội
nghị, hội thảo cho Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ trong thời hạn 10 ngày
kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.
5. Đối với các hội nghị, hội thảo
quốc tế tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng đã được các cơ quan Trung ương cho
phép, các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm thông báo
bằng văn bản đến Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ chậm nhất là 07 ngày trước
khi tổ chức hội nghị, hội thảo.
Điều 6. Trách nhiệm
quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Cao Bằng
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
thống nhất quản lý nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh và giao cho Sở Ngoại vụ là
cơ quan đầu mối tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý đối với hội
nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
2.1. Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, nội
dung và đề án hoặc kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2.2. Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận,
tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.
2.3. Lấy ý kiến
của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế.
2.4. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế.
2.5. Kiểm tra việc thực hiện các quy
định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước,
trong và sau hội nghị, hội thảo.
2.6. Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo
cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế trên địa bàn tỉnh trước ngày 25/12 để gửi Bộ Ngoại giao theo quy định tại
Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg.
2.7. Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm
các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kịp thời báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh để chỉ đạo xử lý vi phạm.
3. Công an tỉnh có trách nhiệm:
3.1. Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự, an
toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế.
3.2. Đảm bảo công tác an ninh trong
quá trình diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.
3.3. Hướng dẫn, quản lý việc thực
hiện các quy định của nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn
tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.
3.4. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các
cơ quan có liên quan:
a) Giải quyết các nội dung có liên
quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngành trong quá trình xem xét, cho phép tổ
chức hội nghị, hội thảo và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.
b) Kiểm tra việc thực hiện các quy
định về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế.
4. Trách nhiệm của các cơ quan liên
quan:
Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của
Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách
nhiệm:
4.1. Có ý kiến trả lời bằng văn bản
khi nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ và chuyển cho Sở Ngoại vụ theo
quy định tại Điểm 3.2, Khoản 3, Điều 4 của Quy chế này.
4.2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ quản lý
hội nghị, hội thảo đã được phép tổ chức đối với nội dung thuộc trách nhiệm quản
lý nhà nước của đơn vị; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật
nhà nước, các quy định về thông tin và tuyên truyền trước, trong và sau hội
nghị, hội thảo.
4.3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy
chế này, các đơn vị thông báo và phối hợp với Sở Ngoại vụ báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh để chỉ đạo xử lý vi phạm.
4.4. Báo cáo tình hình tổ chức, quản
lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước
của đơn vị, địa phương mình gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15/12 hàng năm để tổng
hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 7. Khen thưởng
và xử lý vi phạm
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành
tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được đề nghị xét, khen thưởng
theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành
vi vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm
sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 8. Tổ chức thực
hiện
1. Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với
các cơ quan có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện và theo dõi,
kiểm tra việc thực hiện Quy chế này để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
và Bộ Ngoại giao.
2. Trong quá trình thực hiện Quy chế
này, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở
Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho
phù hợp./.
