Quyết định 367/QĐ-BTNMT năm 2014 về Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006;

Căn cứ Thông tư số 27/2011/TT-BKHCN ngày 04/10/2011 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn một số nội dung về việc triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Khoa học và Công nghệ và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Thủ trưởng các đơn vị xây dựng Kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan, đơn vị.

Vụ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, các Vụ: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch, Tài chính tham mưu giúp Bộ trưởng tổ chức triển khai Kế hoạch này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng các Vụ: Khoa học và Công nghệ, Tổ chức cán bộ, Kế hoạch, Tài chính và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 367/QĐ-BTNMT ngày 17/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

I. MỤC TIÊU, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục tiêu

a) Mục tiêu chung

Triển khai đồng bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 ở Bộ tại các đơn vị thuộc Bộ thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện công khai minh bạch quy trình, thủ tục giải quyết công việc; giúp cán bộ công chức thực hiện công việc khoa học, giúp lãnh đạo các đơn vị kiểm soát được quá trình giải quyết công việc của đơn vị, thông qua đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

b) Mục tiêu cụ thể

- Năm 2014 tổ chức đào tạo, đào tạo lại kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (sau đây gọi chung là Hệ thống quản lý chất lượng ISO) cho công chức trực tiếp thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị;

- Các đơn vị xây dựng và ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện­;

- Đến năm 2015, hoàn thành việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Khối cơ quan bộ được đánh giá và cấp Giấy chứng nhận trước ngày 30 tháng 06 năm 2014; tại các Tổng cục và các đơn vị còn lại trước ngày 31 tháng 8 năm 2014; tại các Viện, trường, Quỹ Bảo vệ môi trường trước ngày 31/12/2014;

- Sau năm 2015, tổ chức kiểm tra, theo dõi để duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006;

Căn cứ Thông tư số 27/2011/TT-BKHCN ngày 04/10/2011 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn một số nội dung về việc triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Khoa học và Công nghệ và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Thủ trưởng các đơn vị xây dựng Kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan, đơn vị.

Vụ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, các Vụ: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch, Tài chính tham mưu giúp Bộ trưởng tổ chức triển khai Kế hoạch này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng các Vụ: Khoa học và Công nghệ, Tổ chức cán bộ, Kế hoạch, Tài chính và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 367/QĐ-BTNMT ngày 17/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

I. MỤC TIÊU, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục tiêu

a) Mục tiêu chung

Triển khai đồng bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 ở Bộ tại các đơn vị thuộc Bộ thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện công khai minh bạch quy trình, thủ tục giải quyết công việc; giúp cán bộ công chức thực hiện công việc khoa học, giúp lãnh đạo các đơn vị kiểm soát được quá trình giải quyết công việc của đơn vị, thông qua đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

b) Mục tiêu cụ thể

- Năm 2014 tổ chức đào tạo, đào tạo lại kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (sau đây gọi chung là Hệ thống quản lý chất lượng ISO) cho công chức trực tiếp thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị;

- Các đơn vị xây dựng và ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện­;

- Đến năm 2015, hoàn thành việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Khối cơ quan bộ được đánh giá và cấp Giấy chứng nhận trước ngày 30 tháng 06 năm 2014; tại các Tổng cục và các đơn vị còn lại trước ngày 31 tháng 8 năm 2014; tại các Viện, trường, Quỹ Bảo vệ môi trường trước ngày 31/12/2014;

- Sau năm 2015, tổ chức kiểm tra, theo dõi để duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

2. Đối tượng thực hiện

a) Những đơn vị bắt buộc thực hiện xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO, bao gồm:

- Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, các Vụ trực thuộc Bộ; Văn phòng Ban chỉ đạo 33; Văn phòng Thường trực Ủy ban sông Mê công Việt Nam; Văn phòng Hội đồng đánh giá trữ lượng khoáng sản quốc gia;

- Các Tổng cục, Cục trực thuộc Bộ;

- Các Trung tâm trực thuộc Bộ.

- Các Trường trực thuộc Bộ;

- Các Viện trực thuộc Bộ;

- Quỹ Bảo vệ môi trường Việt Nam;

b) Những đơn vị khuyến khích xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO:

- Tạp chí Tài nguyên và Môi trường;

- Báo Tài nguyên và Môi trường;

- Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam;

- Công ty TNHH nhà nước một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam;

- Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ công nghệ Tài nguyên và Môi trường;

Các đơn vị này khi có kế hoạch thực hiện cần báo về Bộ để được hướng dẫn và được đăng ký thi đua theo kế hoạch chung.

3. Phạm vi áp dụng

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại đơn vị, bao gồm:

- Các quy trình, tài liệu chung theo yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng ISO;

- Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện tại đơn vị­;

- Quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của đơn vị­;

- Các quy trình xử lý các thủ tục nội bộ, các hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính.

II. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI

1. Nội dung triển khai

a) Đối với các đơn vị đã xây dựng và đang duy trì Hệ thống quản lý chất lượng ISO:

- Tiếp tục duy trì thực hiện theo đúng quy định;

- Rà soát, cải tiến, bổ sung, thực hiện các quy trình chung, các quy trình bắt buộc và các tài liệu kèm theo; các quy trình thực hiện thủ tục hành chính nội bộ, nhiệm vụ chuyên môn đã xây dựng;

- Rà soát, điều chỉnh, cải tiến các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính (TTHC) đã xây dựng;

- Mở rộng xây dựng các quy trình giải quyết các TTHC thuộc nhiệm vụ của đơn vị trên cơ sở kết quả Đề án 30 đối với các TTHC chưa xây dựng quy trình­;

- Bổ sung các quy trình thực hiện các thủ tục nội bộ, các hoạt động liên quan đến giải quyết TTHC tại đơn vị;

- Triển khai chuyển đổi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 sang TCVN ISO 9001:2008 theo quy định.

b) Đối với các đơn vị chưa thực hiện (đơn vị xây dựng mới):

Xây dựng và thực hiện đầy đủ hệ thống tài liệu, quy trình, gồm:

- Các quy trình chung, các quy trình bắt buộc và các tài liệu kèm theo­;

- Các quy trình thực hiện các TTHC thuộc nhiệm vụ của đơn vị trên cơ sở kết quả Đề án 30;

- Các quy trình thực hiện các thủ tục nội bộ, các hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính tại đơn vị.

2. Các bước triển khai:

Bước 1. Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO

a) Thành lập Tổ công tác triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (gọi tắt là Tổ công tác ISO) tại đơn vị trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ban hành Kế hoạch này.

Tổ công tác ISO gồm các thành viên là đại diện Lãnh đạo đơn vị, các Trưởng bộ phận và chuyên viên có năng lực, trình độ, kinh nghiệm để đề xuất, trực tiếp xây dựng, áp dụng ISO tại đơn vị; các thành viên được quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn.

b) Lựa chọn, ký hợp đồng với Tổ chức tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO, hoàn thành trước ngày 31/3/2014).

- Vụ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ, Văn phòng Bộ hướng dẫn việc lựa chọn Tổ chức tư vấn; tham gia với các tổ chức tư vấn và các tổ công tác ISO để thống nhất nội dung, cách thức xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các đơn vị thuộc Bộ để có sự thống nhất về nội dung, hình thức giữa các đơn vị.      

- Các đơn vị lựa chọn Tổ chức tư vấn theo quy định, ký hợp đồng trực tiếp với Tổ chức tư vấn sau khi lựa chọn; đối với Khối cơ quan Bộ thì lựa chọn một Tổ chức tư vấn chung cho các đơn vị trong Khối, Văn phòng Bộ đại diện ký hợp đồng.

c) Thực hiện khảo sát, phân tích đánh giá tình hình quản lý chất lượng hiện tại so với yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO, hoàn thành trước ngày 31/5/2014.

- Căn cứ vào phạm vi dự kiến áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị, Tổ công tác ISO phối hợp với Tổ chức tư vấn tiến hành:

+ Đánh giá thực trạng tình hình quản lý chất lượng hiện tại của đơn vị;

+ Lựa chọn, đề xuất phạm vi áp dụng ISO tại đơn vị­;

- Kết quả khảo sát được Tổ chức tư vấn lập báo cáo về thực trạng Hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị, trình Lãnh đạo xem xét.

d) Lập kế hoạch chi tiết, hoàn thành trước ngày 30/6/2014

Tổ chức tư vấn lập "Kế hoạch chi tiết" cho tất cả các hoạt động của quá trình xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO phù hợp với kế hoạch chung của Bộ; thông qua Tổ công tác ISO, trình Lãnh đạo đơn vị xem xét và phê duyệt.

e) Đào tạo về Hệ thống quản lý chất lượng ISO và phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu, hoàn thành trước 31/7/2014).

Tổ chức tư vấn chủ trì phối hợp với Tổ công tác ISO thực hiện:

- Tổ chức đào tạo kiến thức, hiểu biết chung, các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO cho toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị;

- Tổ chức đào tạo về phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu, các quy trình thực hiện đáp ứng được yêu cầu quản lý công việc và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO cho lãnh đạo đơn vị, Tổ công tác ISO và các thành viên trực tiếp soạn thảo tài liệu.

g) Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO, hoàn thành trước 30/9/2014

- Theo danh mục hệ thống tài liệu và kế hoạch phân công soạn thảo đã được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ trực tiếp hướng dẫn cán bộ được phân công về cách thức xây dựng từng tài liệu, quy trình theo quy định.

- Sau khi tài liệu, quy trình được soạn thảo, tổ chức Tư vấn phối hợp với Tổ công tác ISO của đơn vị tổ chức họp, hội thảo để cán bộ công chức trực tiếp thực hiện tham gia ý kiến.

- Các tài liệu, quy trình sau khi tiếp thu ý kiến, chỉnh sửa, hoàn chỉnh được trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt ban hành áp dụng.

Chú ý: Đối với từng quy trình, tài liệu thực hiện các thủ tục hành chính, thủ tục nội bộ, công việc của đơn vị, sau khi xây dựng hoàn chỉnh, có thể được phê duyệt và ban hành áp dụng ngay, không nhất thiết phải chờ hoàn chỉnh cả hệ thống tài liệu.

Bước 2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO đã xây dựng

a) Triển khai áp dụng

Sau khi các tài liệu, quy trình được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, Tổ chức tư vấn cùng Tổ công tác ISO, tổ chức phổ biến tại đơn vị và hướng dẫn phương pháp áp dụng cho từng bộ phận.

Trong thời gian áp dụng, Tổ chức tư vấn và Tổ công tác ISO sẽ thường xuyên tiến hành kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn để việc thực hiện đạt hiệu quả, chất lượng.

b) Đánh giá nội bộ Hệ thống quản Iý chất lượng ISO, hoàn thành trước 31/3/2014.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO sau khi được ban hành áp dụng ít nhất 01 tháng, cần phải được đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục, hoàn chỉnh trước khi đánh giá chứng nhận. Đánh giá nội bộ gồm đánh giá hệ thống tài liệu, đánh giá quá trình áp dụng thực hiện. Cán bộ đánh giá nội bộ tại các đơn vị cần phải được Tổ chức tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộ tại các đơn vị.

- Đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ: Đối tượng đào tạo là các thành viên Tổ công tác ISO, các cán bộ quản lý, chuyên viên có liên quan đến việc áp dụng quy trình Hệ thống quản lý chất lượng ISO.

- Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau khi khóa đào tạo Đánh giá chất lượng nội bộ được thực hiện và trong thời gian thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị, Tổ chức tư vấn phối hợp với các cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị tiến hành ĐGNB; việc đánh giá chất lượng nội bộ được tiến hành từ ít nhất 02 lần:

+ Lần 1, Tổ chức tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội bộ của các đơn vị quan sát;

+ Các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của các đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của Tổ chức tư vấn.

- Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi lần đánh giá, Tổ công tác ISO có trách nhiệm phối hợp với tư vấn hướng dẫn các bộ phận liên quan khắc phục những tồn tại để hoàn thiện hệ thống tài liệu và khắc phục lỗi trong quá trình thực hiện để tiếp tục áp dụng.

b.3. Chuẩn bị đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO

Sau khi đã tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ, hệ thống quản lý chất lượng ISO của đơn vị đã được hoàn chỉnh, tổ chức tư vấn phối hợp hướng dẫn Tổ công tác ISO lập hồ sơ chuẩn bị đánh giá chứng nhận.

c) Bước 3. Đánh giá chứng nhận, cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO. (hoàn thành trước 30/9/2014)

Việc đánh giá chứng nhận phải được thực hiện bởi Tổ chức chứng nhận đủ điều kiện theo quy định. Nội dung đánh giá chứng nhận bao gồm đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá quá trình áp dụng.

c.1. Lựa chọn, ký hợp đồng với Tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.

- Văn phòng Thường trực cải cách hành chính phối hợp, hướng dẫn việc lựa chọn Tổ chức chứng nhận.

- Các đơn vị lựa chọn Tổ chức chứng nhận theo quy định, ký hợp đồng trực tiếp với Tổ chức chứng nhận sau khi lựa chọn;

Việc lựa chọn và ký hợp đồng với Tổ chức chứng nhận có thể được thực hiện ngay trong quá trình xây dựng hoặc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO (bước 1 hoặc bước 2) để có sự phối hợp tư vấn kịp thời hơn.

c.2. Đánh giá trước chứng nhận (đánh giá sơ bộ);

Các đơn vị tiếp xúc với Tổ chức chứng nhận và yêu cầu Tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ. Mọi sự không phù hợp hay những điểm cần lưu ý khác được phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo để đơn vị tiến hành khắc phục; sau khi khắc phục xong các lỗi, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá chính thức.

c.3. Đánh giá chính thức: Sau khi đơn vị đã khắc phục sự tồn tại, hoàn chỉnh hệ thống chất lượng theo yêu cầu tại đánh giá sơ bộ, Tổ chức chứng nhận xét thấy Hệ thống quản lý chất lượng ISO đã sẵn sàng, sẽ tiến hành đánh giá chính thức.

c.4. Quyết định chứng nhận: Sau khi xem xét thấy các đơn vị đã thực hiện các hành động khắc phục và thỏa mãn các yêu cầu quy định, Hệ thống quản lý chất lượng ISO phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, Tổ chức chứng nhận có thông báo bằng văn bản gửi đơn vị và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Tổ công tác ISO lập hồ sơ trình thủ trưởng đơn vị đề nghị cấp Giấy chứng nhận, gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được xem xét quyết định cấp Giấy chứng nhận.

d) Bước 4. Duy trì, cải tiến, đánh giá giám sát, đánh giá chứng nhận lại Hệ thống quản lý chất lượng ISO

d.1. Duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO sau chứng nhận

- Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO: Các đơn vị sau khi được cấp chứng nhận, có trách nhiệm duy trì Hệ thống quản lý chất lượng ISO có hiệu lực tại đơn vị. Tất cả tài liệu phải được quản lý, áp dụng và thường xuyên cập nhật, các hoạt động theo dõi/đo lường định kỳ hệ thống phải được tiến hành đầy đủ.

Các đơn vị thành lập kênh thông tin giữa Tổ chức tư vấn, Tổ chức chứng nhận và Tổ công tác ISO để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình tổ chức quản lý và thực hiện HTQLCL ISO, nhằm đảm bảo hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả.

- Các hoạt động hỗ trợ sau chứng nhận: Nếu có yêu cầu của đơn vị, Tổ chức tư vấn phải sẵn sàng hỗ trợ hướng dẫn, tư vấn hoặc cung cấp các dịch vụ về vấn đề Tư vấn - Đào tạo - Đánh giá nội bộ… sau khi các đơn vị đã được cấp Giấy chứng nhận;

d.2. Đánh giá nội bộ: Trong quá trình duy trì thực hiện, hàng năm đơn vị phải tổ chức đánh giá nội bộ từ 1 đến 2 lần theo đúng quy định.

d.3. Bổ sung mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị: Trong quá trình thực hiện, đơn vị cần chủ động xem xét để kịp thời bổ sung mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO.

- Bổ sung, mở rộng phạm vi áp dụng được thực hiện khi có các thủ tục hành chính mới được ban hành, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được bổ sung, sửa đổi cần có quy trình thực hiện nhiệm vụ mới cho phù hợp…

- Thu hẹp được thực hiện trong trường hợp có thủ tục hành chính được bãi bỏ, điều chỉnh giảm chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, trước đó đã có các quy trình thực hiện thủ tục hành chính, nhiệm vụ được cắt giảm, chuyển đổi…

- Điều chỉnh phạm vi áp dụng trong trường hợp thủ tục hành chính được điều chỉnh, các quy định để thực hiện thủ tục hành chính, thủ tục nội bộ, nhiệm vụ của đơn vị có thay đổi…

Việc bổ sung mở rộng, thu hẹp, điều chỉnh được Tổ chức đánh giá xem xét, xác nhận phù hợp trong quá trình đánh giá giám sát, đánh giá chứng nhận lại.

d.4. Đánh giá giám sát: được thực hiện định kỳ hàng năm, trong thời gian còn hiệu lực của Giấy chứng nhận; do Tổ chức chứng nhận thực hiện.

d.5. Đánh giá chứng nhận lại: Do Tổ chức chứng nhận thực hiện trước khi giấy chứng nhận hết hiệu lực 01 tháng.

3. Tiến độ thực hiện

a) Giai đoạn đến hết năm 2014: Các đơn vị thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO theo quy định (tại điểm a khoản 2 mục I trên đây) phải hoàn thành việc xây dựng, áp dụng, đánh giá và được cấp giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trước ngày 31 tháng 12 năm 2014 (tiến độ xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO theo bảng phụ lục đính kèm).

Đối với các đơn vị đã thực hiện, ngoài việc thực hiện xây dựng mở rộng hệ thống theo kế hoạch chung, phải tiếp tục duy trì hệ thống hiện tại trong năm 2014 và cho đến khi được đánh giá chứng nhận, cấp Giấy chứng nhận cho hệ thống mới.

b) Giai đoạn sau khi được cấp giấy chứng nhận: các đơn vị thực hiện Duy trì, cải tiến, đánh giá giám sát, đánh giá chứng nhận lại (các nội dung theo bước 4 trên đây).

4. Một số chú ý trong quá trình thực hiện kế hoạch

- Việc thực hiện trình tự, tiến độ các bước trên đây được quy định đối với các đơn vị xây dựng mới Hệ thống quản lý chất lượng ISO. Trong quá trình thực hiện có thể có sự điều chỉnh trình tự hoặc thực hiện đồng thời một số nội dung trong các bước.

- Đối với các đơn vị đã thực hiện, sẽ triển khai xây dựng mở rộng, một số nội dung có thể chỉ thực hiện ở phạm vi hẹp, nâng cao, mở rộng đối tượng phù hợp với yêu cầu và điều kiện thực tế của đơn vị.

- Khuyến khích các đơn vị phấn đấu vượt tiến độ trong giai đoạn xây dựng, đánh giá và chứng nhận (bước 1, 2, 3).

- Các đơn vị thuộc đối tượng khuyến khích thực hiện có thể xác định phạm vi áp dụng, thời gian thực hiện phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện thực tế của đơn vị.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Hàng năm, các đơn vị lập dự toán kinh phí cho hoạt động này theo quy định tại Thông tư số 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính.

Các cơ quan, đơn vị có tài khoản riêng chủ động lập dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của các đơn vị.

Khuyến khích các đơn vị huy động kinh phí từ các nguồn hợp pháp khác để bổ sung, hỗ trợ cho hoạt động này.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ

a) Xác định việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một nội dung bắt buộc của công tác cải cách hành chính và là tiêu chí để xem xét, quyết định việc thi đua, khen thưởng hàng năm đối với đơn vị; chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.

b) Chủ trì, phối hợp với Vụ Khoa học và Công nghệ, Vụ Tổ chức cán bộ

- Tổ chức triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy định Kế hoạch này.

- Thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng đơn vị; hoạt động tư vấn, đánh giá của các Tổ chức tư vấn, Tổ chức chứng nhận, chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá khi thực hiện việc tư vấn, đánh giá tại đơn vị.

c) Thủ trưởng đơn vị giao một tổ chức trực thuộc chủ trì, phân công cán bộ đầu mối ISO phối hợp với Vụ Khoa học và Công nghệ, Vụ Tổ chức cán bộ thành lập Tổ công tác ISO giúp việc triển khai thực hiện kế hoạch tại đơn vị. Đối với cơ quan Tổng cục, giao Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế là đơn vị chủ trì.

Đơn vị chủ trì và Tổ công tác ISO thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Lập kế hoạch triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tại đơn vị, trình Thủ trưởng phê duyệt và gửi về Vụ Khoa học và Công nghệ để tổng hợp chung, theo dõi và phối hợp thực hiện.

- Dự trù kinh phí và lập dự toán chi tiết cho các hoạt động triển khai thực hiện kế hoạch xây dựng và áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO của đơn vị trình Bộ (Vụ Tài chính) để được phê duyệt.

- Phối hợp chặt chẽ với Tổ chức tư vấn, Tổ chức đánh giá, Vụ Khoa học và Công nghệ, Vụ Tổ chức cán bộ để tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng, tiến độ theo kế hoạch chung của Bộ.

- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu với Thủ trưởng đơn vị và Văn phòng Bộ về kết quả thực hiện từng nội dung; kịp thời đề xuất, kiến nghị những khó khăn vướng mắc để được hướng dẫn, xử lý trong quá trình triển khai thực hiện.

- Tổ chức công tác truyền thông và tổ chức phong trào thi đua thực hiện kế hoạch triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.

2. Vụ Kế hoạch và Vụ Tài chính

Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn khác cho các đơn vị triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng ISO; hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ xây dựng kế hoạch kinh phí, sử dụng kinh phí cho hoạt động này.

3. Vụ Khoa học và Công nghệ

Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị chủ trì, giúp Lãnh đạo Bộ tổ chức triển khai thực hiện Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg tại Bộ, cụ thể:

- Tổ chức hướng dẫn triển khai kế hoạch của Bộ đối với các đơn vị thuộc Bộ;

- Tham mưu giúp Bộ trưởng chỉ đạo tổ chức, triển khai toàn bộ quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các đơn vị thuộc Bộ theo kế hoạch của Bộ, chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và theo hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Phối hợp với các đơn vị trong việc lựa chọn Tổ chức tư vấn và Tổ chức chứng nhận; Phối hợp với các đơn vị và các Tổ chức tư vấn để thống nhất cách thức xác định phạm vi, nội dung, hệ thống tài liệu, cách thức xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO thống nhất tại các đơn vị.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nhận thức về Hệ thống quản lý chất lượng ISO cho lãnh đạo và cán bộ đầu mối các đơn vị thuộc Bộ; Tham gia giới thiệu tài liệu chung, tổ chức các hội nghị tập huấn, triển khai chung về Hệ thống quản lý chất lượng ISO của Bộ; tham gia với các đơn vị khảo sát tình hình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại một số đơn vị, địa phương điển hình, thăm quan mô hình mẫu;

- Chủ động liên hệ và phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, kịp thời đề xuất, kiến nghị giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện tại Bộ.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện kế hoạch của các đơn vị thuộc Bộ.

- Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất để báo cáo Bộ trưởng, các cơ quan chức năng về kết quả thực hiện; đề xuất, kiến nghị xử lý kịp thời những khó khăn, vướng mắc.

- Chủ trì, phối hợp với Vụ Thi đua, Khen thưởng tổ chức phát động phong trào thi đua xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Bộ.

- Tổ chức thực hiện công tác truyền thông cho phong trào xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Bộ.

- Chủ trì xây dựng kế hoạch trình lãnh đạo Bộ phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO trong khối Cơ quan Bộ theo kế hoạch chung của Bộ;

4. Văn phòng Bộ

Phối hợp với Vụ Khoa học và Công nghệ triển khai thực hiện Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường sau khi có hiệu lực thi hành; hướng dẫn việc triển khai thực hiện các nội dung về hồ sơ, lưu trữ, quy trình giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ của Văn phòng và các đơn vị trực thuộc Bộ.

5. Vụ Tổ chức cán bộ

Phối hợp với Vụ Khoa học và Công nghệ triển khai thực hiện Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường sau khi có hiệu lực thi hành; hướng dẫn các đơn vị thực hiện kế hoạch, bảo đảm cải cách hành chính.

6. Vụ Thi đua, Khen thưởng và Tuyên truyền

Phối hợp với đơn vị chủ trì triển khai ISO của Bộ (Vụ Khoa học và Công nghệ) tổ chức sơ kết, tổng kết, biểu dương và đề xuất khen thưởng kịp thời đối với các đơn vị và cá nhân thực hiện tốt công tác xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

7. Chế độ báo cáo

Trong quá trình triển khai, các đơn vị báo cáo về Vụ Khoa học và Công nghệ để tổng hợp báo cáo chung của Bộ, kịp thời tham mưu giúp Bộ trưởng tổ chức và chỉ đạo việc triển khai, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các đơn vị. Nội dung và thời điểm báo cáo:

a) Trong giai đoạn xây dựng, áp dụng và đánh giá chứng nhận (năm 2014 và 2015): báo cáo định kỳ (ngày 25 của tháng cuối quý) về tình hình thực hiện và kết quả, tài liệu cụ thể khi hoàn thành các nội dung theo kế hoạch.

b) Báo cáo định kỳ cùng với báo cáo Cải cách hành chính (kể từ sau khi được cấp Giấy chứng nhận) về tình hình tổ chức duy trì thực hiện và kết quả, tài liệu cụ thể của các hoạt động trong quá trình duy trì thực hiện theo quy định.

PHỤ LỤC:

TIẾN ĐỘ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG