Quyết định 3339/QĐ-UBND năm 2020 về phê duyệt Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021-2026"

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Quyết định số 3099/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 804/TTr-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án số 370/ĐA-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Giám đốc Sở Nội vụ về “Số hoá tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Đề án nêu tại Điều 1 Quyết định này, đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, hiệu quả và quy định pháp luật; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026

Phần I

CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP, ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP, ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 03 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Quyết định số 3099/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 804/TTr-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án số 370/ĐA-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Giám đốc Sở Nội vụ về “Số hoá tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Đề án nêu tại Điều 1 Quyết định này, đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, hiệu quả và quy định pháp luật; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026

Phần I

CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP, ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP, ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 03 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 04/2020/TT-BTTTT, ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy định về lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT, ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu điện tử;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định 3111/QĐ-UBND, ngày 13 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc vận hành Nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung của tỉnh Vĩnh Long (LGSP - Local Government Service Platform) - giai đoạn 1;

Căn cứ Quyết định số 3099/QĐ-UBND, ngày 16/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Kế hoạch số 26/KH-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

Phần II

THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

1. Thực trạng về tài liệu lưu trữ lịch sử trong Kho Lưu trữ tỉnh

- Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ đang trực tiếp quản lý hơn 1.845 mét giá tài liệu với tổng số 245 phông lưu trữ, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân từ năm 1975 đến năm 2018 cụ thể như sau:

+ Khối tài liệu từ năm 1975 - 2018 bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật.

+ Khối hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B của tỉnh Vĩnh Long gần 300 hồ sơ cá nhân trong đó có các kỷ vật, bằng khen, thư từ, ảnh, sổ công tác.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh nêu trên bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được.

2. Thực trạng về kho chuyên dụng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Kho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tuy đã xây dựng nhưng thiếu diện tích để bảo quản tài liệu hiện có và không có khả năng tiếp nhận tài liệu do các nguồn nộp lưu cần giao nộp vì theo Luật Lưu trữ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện phải giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh, khi phục vụ công chúng không đạt yêu cầu, chưa có phòng đọc bằng máy, chưa có khu vực trưng bày tài liệu, chưa có phòng quản lý đồ vật của công chúng trước khi vào sử dụng tài liệu, tài liệu chưa được số hóa; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ, kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế. Tài liệu lưu trữ đang được lưu giữ thủ công trong tình trạng kho không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nêu trên; lại phải chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị lão hóa theo thời gian, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được.

Bên cạnh đó, do sử dụng các công cụ quản lý và khai thác truyền thống như: Mục lục hồ sơ, sổ đăng ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nên còn nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu.

Việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, nếu không được tổ chức khoa học tài liệu thì lãng phí một trong những nguồn lực quan trọng. Như vậy, xác định số hóa tài liệu lưu trữ và để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số hóa đó là tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu quý, hiếm có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực, thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.

3. Tình hình tổ chức khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử đến trực tiếp tại Trung tâm, xuất trình giấy giới thiệu, công văn (hoặc giấy tờ tùy thân cá nhân); Lưu trữ viên trình xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; đăng ký vào sổ khai thác tài liệu của Trung tâm; Lưu trữ viên tra tìm danh mục tài liệu trong sổ mục lục sau đó tìm tài liệu tại kho; Lưu trữ viên lấy tài liệu ở kho phôtô, sao lục tài liệu và trình Lãnh đạo Trung tâm ký chứng thực; Lưu trữ viên thu lệ phí và giao tài liệu, độc giả ký nhận ở sổ khai thác.

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong những năm qua, nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Tuy nhiên, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm còn chưa được chủ động trong nhiều lĩnh vực như: Thông báo, công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ trong Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, hoạt động giới thiệu chuyên đề tài liệu lưu trữ còn hạn chế, vì tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống phổ biến như hiện nay tại Trung tâm chưa đáp ứng được yêu cầu chung theo tinh thần của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa đạt yêu cầu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương.

Do tài liệu lưu trữ được hình thành ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy bằng phương pháp truyền thống bảo quản trong kho còn cần thêm một cách lưu trữ khác đó là lưu trữ tài liệu dưới dạng file ảnh. Việc này nhằm tăng tính an toàn cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.

Rủi ro mất thông tin, dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn.

Tìm kiếm khó khăn: Nếu vấn đề nghiệp vụ phát sinh và cần hồ sơ gốc, việc tìm kiếm lại hồ sơ trở nên khó khăn, hoặc mất rất nhiều thời gian và công sức, thời gian xử lý (hoặc đáp ứng không đảm bảo, hoặc bị kéo dài do việc tìm kiếm hồ sơ khó khăn.

Từ nhu cầu thực tế, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Tuy nhiên, với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên giấy và tài liệu trên file, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả.

4. Thực trạng thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020

Để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước. Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh (UBND) ban hành Quyết định số 2044/QĐ-UBND, ngày 31/12/2014 về việc "xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn “2015 - 2020”. Trong quá trình thực hiện Đề án, Trung tâm lưu trữ lịch sử ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử giúp việc khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chống hơn; tăng khả năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu; mang lại khả năng truy xuất, tìm kiếm thông tin toàn văn bản ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào; dễ dàng mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài liệu; đảm bảo tính bảo mật cao của tài liệu; cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Tổ chức sử dụng, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, phục vụ công tác chuyên môn, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các yêu cầu khác theo quy định của Luật lưu trữ. Sau 5 năm thực hiện Đề án, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã số hóa hoàn thành giai đoạn I (2015 - 2016) là 396.800 trang văn bản; giai đoạn II (2017-2018 là 361.300 trang văn bản; giai đoạn III (2019-2020 là 352.500 trang văn bản. Hiện tại người dùng thuộc mạng nội bộ có thể truy cập vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để khai thác, sử dụng các tài liệu số hóa. Do tính chất bảo mật tài liệu nên chưa được triển khai ra môi trường Internet sử dụng rộng rãi.

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn một số hạn chế như sau:

- Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh chưa đáp ứng theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Tài liệu lưu trữ được số hóa từ năm 2018 trở về trước chưa được ký số do chưa có hướng dẫn cụ thể, từ năm 2019 trở về sau tài liệu số hóa được ký số đúng quy định.

- Nguồn kinh phí nhà nước hạn hẹp, không thể thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ hiện có, chỉ số hóa những tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

5. Thực trạng phần mềm số hóa thuộc dự án Chính quyền điện tử giai đoạn 2015-2020.

Phần mềm chưa đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; chưa có tính kế thừa tích hợp được dữ liệu từ các hệ thống có sẵn; tốc độ truy xuất của phần mềm số hóa hiện tại chậm; hệ thống chưa đáp ứng được nghiệp vụ về quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN, ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; chức năng ký số chưa được tích hợp vào phần mềm số hóa để xác thực ký số theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Phần mềm còn thiếu các quy trình nghiệp vụ như sau:

- Xuất dữ liệu hồ sơ văn bản có trong hệ thống: Cho phép xuất dữ liệu hồ sơ tài liệu thành các gói dữ liệu, để có thể chuyển và nhập vào một hệ thống khác.

- Xuất dữ liệu công khai sang kho Công khai: Đối với các tài liệu được xác định là Công khai cho khai thác trực tuyến sẽ được hệ thống chuyển đến kho Public.

- Thống kê báo cáo: Cho phép lập, in các báo cáo theo quy định về công tác văn thư lưu trữ

+ Thống kê báo cáo về khai thác hồ sơ tài liệu

+ Thống kê báo cáo thu thập hồ sơ tài liệu

+ Báo cáo thống kê công tác Biên mục chỉnh lý

- Quản lý tiêu hủy tài liệu, gia hạn thời gian bảo quản: Hệ thống lập danh sách các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ cần xác định lại thời hạn lưu trữ. Cho phép xác định các hồ sơ cần hủy, các hồ sơ cần gia hạn thời hạn bảo quản.

- Khai thác trực tuyến: Hệ thống cho phép người khai thác tài liệu số hóa thông qua trình duyệt web và hỗ trợ truy cập cho các thiết bị di động.

II. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử

- Tài liệu lưu trữ trải qua thời gian tồn tại khá dài cùng với những nguyên nhân như môi trường khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu nên phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại bị mục, nát, có loại bị bay màu mực, có loại bị các vi sinh vật, sinh vật làm thủng hoặc rách giấy, thậm chí có loại bị hư hỏng nặng và mất hoàn toàn. Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có thể do một hoặc một số nguyên nhân gây ra, có thể khái quát một số nguyên nhân sau:

+ Do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ: Điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa, trong khi đó, kho tàng và trang thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Các tài liệu của tỉnh được hình thành từ năm 1975 đến năm 2000 do chất liệu giấy không tốt nên đã bị lão hóa, những tài liệu này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn trong khoảng 10 năm tới nếu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng.

+ Do các loài sinh vật: Nấm mốc, côn trùng, mối...,vật liệu nuôi dưỡng chúng, để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.

+ Do các điều kiện tự nhiên và tác động của con người gây nên bằng nhiều hình thức khác nhau như: Thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.

Tất cả những nguyên nhân trên làm cho tài liệu lưu trữ của tỉnh ngày càng xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại đáng kể. Điều đó cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với cơ quan lưu trữ.

Tình trạng này chẳng những gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương. Thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của Nhà nước thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại thì lúc đó d được đầu tư thỏa đáng cũng không phục hồi được.

Do đó, để bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội hiện nay cũng như sau này, cần phải thực hiện các giải pháp khoa học, nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Trong các giải pháp đó, giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp cần được đặc biệt quan tâm.

2. Sự cần thiết xây dựng đề án

Việc số hóa 354.5 mét tài liệu hiện tại là rất cần thiết. Bởi khối tài liệu này cơ bản là tài liệu giấy pơluya mỏng đã xuống cấp, bị mờ, không rõ thông tin trên nền giấy, khi sao in phục vụ tra cứu bị màu đen phủ lấp...

Tài liệu lưu trữ là nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của nhân dân. Việc khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin lưu trữ đã được các cơ quan đặt thành nhiệm vụ hàng đầu, thường xuyên và là thước đo đánh giá về hiệu quả của công tác lưu trữ.

Việc xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là nhu cầu thiết yếu và mang ý nghĩa chiến lược, để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Từ đó góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin.

Tài liệu lưu trữ được số hóa sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý và khai thác tập trung. Đồng thời phục vụ tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

Từ thực trạng công tác lưu trữ của tỉnh hiện nay, việc đầu tư để thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026” tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ là rất cần thiết và cấp bách.

Phần III

MỤC TIÊU, NỘI DUNG VÀ LỘ TRÌNH, KINH PHÍ

I. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

- Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ lưu trữ lịch sử góp phần cho việc bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia và của địa phương, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin số hóa thành nội dung hoạt động thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao của Lưu trữ lịch sử tỉnh, làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Mục tiêu cụ thể

- Lưu trữ dữ liệu đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm đảm bảo thống nhất liên thông, thông suốt dữ liệu văn bản điện tử và khi đồng bộ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh, đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ với các hệ thống dùng chung của tỉnh tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ; đồng thời thực hiện kết nối kho dữ liệu mở của tỉnh triển khai trong giai đoạn 2021-2025.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Tiến hành số hóa 43 Phông lưu trữ tương đương 354.5 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026, đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

3. Yêu cầu

- Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng.

- Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ.

II. NỘI DUNG VÀ LỘ TRÌNH CỦA ĐỀ ÁN

1. Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa

Đầu tư cơ sở hạ tầng của hệ thống đáp ứng tốt hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ, bao gồm: thiết bị (máy scan, thiết bị lưu trữ, máy chủ, máy vi tính, các thiết bị và hạ tầng cần thiết khác... cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được xây dựng theo Quyết định số 3099/QĐ-UBND, ngày 16/11/2020 của UBND tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý Văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ điện tử tại đơn vị và các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.

3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Tham gia học tập, nghiên cứu về các nghiệp vụ liên quan đến số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch, chương trình các hình thức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn chuyển giao công nghệ về số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để vận hành đảm bảo hiệu quả.

- Đào tạo chuyển giao công nghệ để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu, vận hành, khai thác hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

4. Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử

Diễn giải quy trình:

* Bước 1: Thu thập tài liệu gốc

a) Nội dung công việc

Thu thập các dữ liệu, tài liệu dự kiến được đưa vào trong CSDL phục vụ theo yêu cầu số hóa của đơn vị.

b) Các bước thực hiện

- Xác định các đối tượng dữ liệu, tài liệu cần thu thập.

- Lập kế hoạch để tiến hành thu thập.

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.

- Giao nộp dữ liệu, tài liệu đã thu thập.

- Yêu cầu công việc

+ Việc tìm kiếm thu thập dữ liệu, tài liệu phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo đúng mục tiêu, yêu cầu của hệ thống quản lý.

- Sản phẩm

+ Bản kế hoạch thu thập dữ liệu.

+ Tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.

+ Báo cáo thu thập dữ liệu.

+ Biên bản bàn giao dữ liệu đã thu thập.

* Bước 2: Quét và xử lý ảnh

Sử dụng các phần mềm quét tài liệu và xử lý ảnh tài liệu sau quét, các máy quét để thực hiện việc quét tài liệu hồ sơ.

- Nội dung công việc

+ Thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét 2 mặt hay một mặt, quét màu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản...);

+ Vệ sinh tài liệu, tháo ghim, kẹp…;

+ Quét tài liệu;

+ Xem tài liệu được quét;

+ Chỉnh sửa lại ảnh tài liệu vừa quét (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh quét tài liệu bị lệch.);

+ Đóng ghim tài liệu gốc.

- Yêu cầu công việc

+ Quét đủ, không thiếu trang, tỷ lệ 100%;

+ Thứ tự các trang giống với tài liệu giấy;

+ Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;

+ Bàn giao tài liệu giấy sau quét đúng nguyên trạng ban đầu: đủ tờ, đúng thứ tự, đúng hồ sơ, hộp…

- Sản phẩm

+ Ảnh quét ở chế độ màu;

+ Độ phân giải tối thiểu 200 dpi;

+ Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;

+ Định dạng lưu trữ: mỗi tài liệu sau quét là 1 file định dạng PDF, phiên bản 1.4 trở lên;

* Bước 3: Số hóa nhận dạng ký tự

Sử dụng phần mềm số hóa (nhận dạng tài liệu -OCR) được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để nhận dạng ký tự từ văn bản quét ảnh

- Nội dung công việc

+ Chuẩn bị công cụ phục vụ cho việc nhận dạng dữ liệu.

+ Thực hiện nhận dạng ký tự theo yêu cầu

+ Kiểm tra dữ liệu sau khi nhận dạng

+ Chỉnh sửa chính xác dữ liệu sau khi nhận dạng

+ Ký số lên tài liệu đã số hóa.

+ Đặt tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

- Sản phẩm

+ 01 file PDF 2 lớp cho mỗi tài liệu số hóa có xác thực ký số theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

* Bước 4: Biên mục tài liệu

Biên mục tài liệu là công việc nhập các thuộc tính của tài liệu vào hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ.

Các thuộc tính cần biên mục đối với mỗi tài liệu bao gồm:

- Mã phông

- Mục lục số

- Hồ sơ số

- Tờ số

- Số và ký hiệu

- Thời gian

- Tác giả

- Tên loại văn bản

- Trích yếu nội dung

- Ký hiệu thông tin

- Tình trạng vật lý

- Hạn chế sử dụng

- Ngôn ngữ

- Bút tích

- Ghi chú

a) Nội dung công việc

- Nhập thông tin thuộc tính của tài liệu theo các trường đã quy định.

b) Các bước thực hiện

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn nhập liệu;

- Tiến hành nhập liệu

+ Nhập bản số của dữ liệu gốc;

+ Nhập metadata;

+ Nhập nội dung dữ liệu: Nhập các dạng ký tự, dạng số, ngày, tháng...

+ Sửa lỗi nhập liệu theo Báo cáo kết quả kiểm tra

c) Yêu cầu công việc

- Đảm bảo công việc nhập liệu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ;

- Tùy vào yêu cầu độ chính xác của CSDL có thể áp dụng các biện pháp nhập dữ liệu khác nhau;

d) Sản phẩm

- Tài liệu hướng dẫn nhập liệu;

- Báo cáo kết quả sửa chữa

- 01 file XML lưu trữ các siêu dữ liệu sau khi biên mục cho mỗi tài liệu; dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đúng theo quy định tại Phụ lục I Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ; Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đúng quy định tại Phụ lục II Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

* Bước 5: Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập

a) Nội dung công việc

Để đảm bảo dữ liệu được nhập đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL.

b) Các bước thực hiện

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra;

- Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập (Tương thích với hệ thống số hóa tài liệu).

c) Yêu cầu công việc

Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận nhập liệu để đảm bảo tính khách quan;

d) Sản phẩm

- Tài liệu hướng dẫn kiểm tra;

- Báo cáo kiểm tra;

- Biên bản xác nhận tình hình sửa chữa

* Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

a) Nội dung công việc

Nghiệm thu trên cơ sở đã được kiểm tra, tại bước này Chủ đầu tư xác nhận nghiệm thu cho đơn vị thi công. Sau khi nghiệm thu đơn vị thi công tiến hành bàn giao kết quả CSDL cho đơn vị vận hành và sử dụng CSDL. Chia sẻ dữ liệu đảm bảo tích hợp vào kho dữ liệu mở của tỉnh.

b) Các bước thực hiện

- Tiến hành nghiệm thu CSDL;

- Tiến hành giao nộp theo quy chế giao nộp sản phẩm.

c) Yêu cầu công việc

Việc nghiệm thu phải được tiến hành theo quy định của nhà nước về quản lý các dự án.

d) Sản phẩm

- Biên bản nghiệm thu sản phẩm;

- Biên bản bàn giao giao sản phẩm.

5. Tổ chức số hóa số lượng tài liệu lưu trữ

Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 43 Phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức với 354.5 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ và đủ điều kiện để thực hiện số hóa hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (Phụ lục số 01 kèm theo).

6. Tiến độ, thời gian thực hiện

Đề án được triển khai thực hiện trong thời gian 06 năm, chia làm 03 giai đoạn.

* Giai đoạn I: Được tiến hành trong 02 năm

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2021 - 2022.

Tiến hành đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin để số hóa 148.5 mét tài liệu của 24 Phông lưu trữ; với 1.242.442 trang văn bản, cụ thể:

+ Năm 2021: Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin; số hóa 10 Phông lưu trữ, với 608.765 trang văn bản, bao gồm: Sở Tài chính (thời kỳ 1992 - 2010; Ban Thi đua - Khen thưởng (thời kỳ 1982 - 2013; Sở Nội vụ (thời kỳ 1989 - 2014 ; Đoàn ĐBQH&HĐND (thời kỳ 1994 - 2016; UBND huyện Trà Ôn (thời kỳ 1982 - 2016).

+ Năm 2022: Tiến hành số hóa 14 Phông Lưu trữ, với 633.677 trang văn bản của Sở Văn hóa - TT&DL (thời kỳ 1995 - 2016; Sở Xây dựng (thời kỳ 1986 - 2010; Sở Giao thông - Vận tải (thời kỳ 1989 - 2017; Sở Tài nguyên - Môi trường (thời kỳ 1997 - 2012; UBND thị xã Bình Minh (thời kỳ 1975 - 2016; UBND huyện Bình Tân (thời kỳ 2007 - 2018).

* Giai đoạn II: Được tiến hành trong 02 năm

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 - 2024.

Tiến hành số hóa 98 mét tài liệu của 07 Phông lưu trữ; với 720.961 trang văn bản, cụ thể:

+ Năm 2023: Tiến hành số hóa 03 Phông Lưu trữ, với 460.285 trang văn bản của UBND thành phố Vĩnh Long (thời kỳ 1975 - 2016).

+ Năm 2024: Tiến hành số hóa 04 Phông Lưu trữ, với 260.676 trang văn bản của Sở Lao động - TB&XH (thời kỳ 1988 - 2010; UBND huyện Tam Bình (thời kỳ 1975 - 2018).

* Giai đoạn III: Được tiến hành trong 02 năm

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 - 2026.

Tiến hành số hóa 108 mét tài liệu của 12 Phông lưu trữ; với 813.054 trang văn bản, cụ thể:

+ Năm 2025: Tiến hành số hóa 01 Phông lưu trữ, với 458.338 trang văn bản của UBND tỉnh (thời kỳ 2010 - 2017).

+ Năm 2026: Tiến hành số hóa 11 Phông lưu trữ, với 354.716 trang văn bản của Sở Y tế (thời kỳ 1986 - 2013); Sở Kế hoạch - Đầu tư (thời kỳ 1998 - 2013; UBND huyện Mang Thít (thời kỳ 1975 - 2010; UBND huyện Vũng Liêm (thời kỳ 1975 - 2008; UBND huyện Long Hồ (thời kỳ 1986 - 2010).

III. DỰ TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án: 8.418.595.698 đồng

Bằng chữ: Tám tỷ, bốn trăm mười tám triệu, năm trăm chín mươi lăm ngàn, sáu trăm chín mươi tám đồng (Phụ lục số 04 kèm theo).

Cụ thể:

1.1. Kinh phí đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho công tác số hóa là 328.000.000 đồng (Phụ lục số 02 kèm theo)

1.2. Kinh phí nhân công lao động thực hiện trực tiếp (Phụ lục số 03 kèm theo, tính đơn giá tiền lương)

Là tiền lương lao động số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa tài liệu (Áp dụng tại Phụ lục số II, Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ).

Xác định đơn giá tiền lương cho việc số hóa 01 trang tài liệu làm tròn là: 2.914 đồng/trang A4.

Số kinh phí: 2.776.457 trang x 2.914 đồng/trang = 8.090.595.698 đồng.

(Bằng chữ: Tám tỷ, không trăm chín mươi triệu, năm trăm chín mươi lăm ngàn, sáu trăm chín mươi tám đồng)

2. Tiến độ cấp kinh phí

Kinh phí triển khai Đề án sẽ cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan Sở Nội vụ, phù hợp với từng giai đoạn của Đề án (chỉ áp dụng đối với ngân sách tỉnh cấp), cụ thể:

a) Giai đoạn I: Năm 2021 - 2022 với kinh phí là: 3.948.475.988 VNĐ

Trong đó:

- Chi phí nhân công: 1.242.442 trang x 2.914 đ/trang = 3.620.475.988 VNĐ.

- Chi phí thiết bị: 328.000.000 VNĐ (02 máy tính, 03 máy in, 02 máy scan)

+ Năm 2021: Số hóa 608.765 trang x 2.914 đ/trang = 1.773.941.210 VNĐ, cụ thể:

Ngân sách tỉnh cấp để thực hiện số hóa và mua sắm trang thiết bị với số tiền là: 291.825 trang x 2.914 đ/trang = 850.378.050 + 328.000.000 (chi phí thiết bị) = 1.178.378.050 VNĐ.

UBND huyện Trà Ôn kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 316.940 trang x 2.914 đ/trang = 923.563.160 VNĐ.

+ Năm 2022: Số hóa 633.677 trang x 2.914 đ/trang = 1.846.534.778 VNĐ.

Ngân sách tỉnh cấp để thực hiện số hóa với số tiền là: 167.577 trang x 2.914 đ/trang = 488.319.378 VNĐ.

UBND huyện Bình Tân kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 161.883 trang x 2.914 đ/trang = 471.727.062 VNĐ.

UBND thị xã Bình Minh kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 304.217 trang x 2.914 đ/trang = 886.488.338 VNĐ.

b) Giai đoạn II: Năm 2023 - 2024 với kinh phí là: 2.100.880.354 VNĐ

+ Năm 2023: Số hóa 460.285 trang x 2.914 đ/trang = 1.341.270.490 VNĐ.

UBND thành phố Vĩnh Long kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 460.285 trang x 2.914 đ/trang = 1.341.270.490 VNĐ.

+ Năm 2024: Số hóa 260.676 trang x 2.914 đ/trang = 759.609.864 VNĐ. Ngân sách tỉnh cấp để thực hiện số hóa với số tiền là: 8.270 trang x 2.914 đ/trang = 24.098.780 VNĐ.

UBND huyện Tam Bình kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 252.406 trang x 2.914 đ/trang = 735.511.084 VNĐ.

c) Giai đoạn III: Năm 2025 - 2026 với kinh phí là: 2.369.239.356 VNĐ

+ Năm 2025: Số hóa 458.338 trang x 2.914 đ/trang = 1.335.596.932 VNĐ.

Ngân sách tỉnh cấp để thực hiện số hóa với số tiền là: 458.338 trang x 2.914 đ/trang = 1.335.596.932 VNĐ.

+ Năm 2026: Số hóa 354.716 trang x 2.914 đ/trang = 1.033.642.424 VNĐ.

Ngân sách tỉnh cấp để thực hiện số hóa với số tiền là: 35.270 trang x 2.914 đ/trang = 102.776.780 VNĐ.

UBND huyện Mang Thít kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 146.230 trang x 2.914 đ/trang = 426.114.220 VNĐ.

UBND huyện Vũng Liêm kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 117.423 trang x 2.914 đ/trang = 342.170.622 VNĐ.

UBND huyện Long Hồ kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 55.793 trang x 2.914 đ/trang = 162.580.802 VNĐ.

3. Nguồn kinh phí và địa điểm để thực hiện số hóa

Nguồn vốn: Ngân sách tỉnh cấp (chỉ cấp kinh phí đối với các sở, ban, ngành tỉnh). Riêng UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc Đề án tự cân đối bố trí ngân sách để thực hiện số hóa.

Địa điểm thực hiện số hóa: Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long

4. Hình thức cấp vốn và quản lý vốn đầu tư

- Ngân sách tỉnh cấp trực tiếp kinh phí của Đề án được duyệt cho Sở Nội vụ.

- Đơn giá được tính để lập dự án là thời điểm 2020 và quyết toán được tính theo thời điểm Đề án hoàn thành.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. TRÁCH NHIỆM CỦA SỞ NỘI VỤ

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch, chủ trì triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả.

- Hàng năm căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt tại Đề án này, chủ trì phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan liên quan xác định số lượng tài liệu lưu trữ lịch sử trong phạm vi Đề án, khối lượng công việc cần thực hiện, xác định định mức, kinh phí trình UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện.

- Định kỳ hàng năm báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Tổ chức chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện Đề án.

- Chỉ đạo trực tiếp Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai Đề án tiết kiệm, có hiệu quả, đạt tiến độ theo kế hoạch được duyệt.

- Phối hợp Văn phòng UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh cho các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện đảm bảo đồng bộ, kịp thời và đúng quy định.

- Trong quá trình triển khai có trách nhiệm trình Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh Đề án kịp thời để phù hợp với tình hình thực tiễn phát sinh khi thực hiện.

II. CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH, UBND CẤP HUYỆN

- Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (tích hợp phần mềm nhận dạng tài liệu OCR) theo Quyết định số 3099/QĐ-UBND, ngày 16/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phối hợp sở Nội vụ triển khai thực hiện ứng dụng cho các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.

- Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xem xét, kiểm tra để cân đối, tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí việc thực hiện theo nội dung Đề án và tiến độ được duyệt.

- Sở Tài chính chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí hàng năm để triển khai thực hiện Đề án. Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng các quy định về thanh quyết toán kinh phí liên quan đến Đề án.

- Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động hệ thống mạng LAN các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện đảm bảo kết nối thông suốt hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh theo quy định.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ kinh phí và tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh việc số hóa tài liệu lưu trữ của đơn vị theo lộ trình Đề án. Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện Đề án để đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu.

III. TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

- Hàng năm, căn cứ vào Đề án, tham mưu Sở Nội vụ, Sở Tài chính trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí để triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo kế hoạch và tiến độ được duyệt.

- Bố trí nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện thành công Đề án.

Phần V

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

I. KẾT LUẬN

- Việc đầu tư vào Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh là cấp bách và phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước, cụ thể là yêu cầu của Quyết định số 458/QĐ-TTg, ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Trong đó, Vĩnh Long là 01 trong 10 tỉnh, thành phố trong cả nước được Thủ tướng Chính phủ chỉ định thực hiện thí điểm số hóa và tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

- Khối lượng tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử là rất lớn, tài liệu đưa ra số hóa đã được lựa chọn và có giá trị đặc biệt trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng và văn hóa - xã hội đã và đang có nguy cơ bị hư hỏng. Đề án được thực hiện sẽ đem đến hiệu quả thiết thực cho toàn xã hội trước mắt và cho tương lai lâu dài.

- Đề án được thực hiện sẽ giải quyết được vấn đề cấp bách về bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu ngay cả trong tình huống xấu xảy ra; bảo tồn được di sản văn hóa của dân tộc và của địa phương.

- Tài liệu số hóa sẽ mở rộng và thuận tiện hơn cho nhiều đối tượng cần khai thác và sử dụng phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của địa phương nói riêng và của cả nước nói chung, góp phần vào sự phát triển kinh tế xã hội của địa phương.

- Với việc chuẩn hóa, quản lý CSDL tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn của ngành, việc trao đổi chuyên môn, kinh nghiệm, tài liệu giữa các đơn vị lưu trữ trong ngành lưu trữ sẽ được thuận tiện và thống nhất.

- Xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

II. KIẾN NGHỊ

- Do tỉnh khó khăn về nguồn kinh phí nên giai đoạn này Sở Nội vụ chưa đưa vào Đề án hết các cơ quan, tổ chức có tài liệu giá trị vĩnh viễn để tiến hành số hóa. Vì vậy, Sở Nội vụ kiến nghị UBND tỉnh tiếp tục quan tâm đầu tư cho các cơ quan, tổ chức chưa được đưa vào Đề án số hóa trong giai đoạn tiếp theo.

- Sở Nội vụ kính đề nghị UBND tỉnh xem xét, phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026” để sớm triển khai thực hiện đạt hiệu quả./.

PHỤ LỤC SỐ 01

DANH MỤC PHÔNG LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU

PHỤ LỤC SỐ 02

KINH PHÍ ĐẦU TƯ CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHUYÊN DỤNG

PHỤ LỤC SỐ 03

ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU

Ghi chú:

1. Mức lương cơ sở tính áp dụng là 1.490.000 đồng.

2. Tiền lương thời gian (Vi được tính là:

- Tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV bằng tiền lương cơ bản của BCV nhân với 0,1 (hệ số ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ).

- Các khoản nộp theo lương của BCV bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, được tính bằng tổng của tiền lương cơ bản và tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV nhân với tỷ lệ quy định của Nhà nước cho từng thời kỳ.

- Phụ cấp độc hại bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với hệ số độc hại là 0,2 (quy định tại Công văn số 2939/BNV- TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ).

- 26 ngày là số ngày công trong 01 tháng; 8 giờ là thời gian lao động trong 01 ngày và 60 phút là thời gian trong 01 giờ.

PHỤ LỤC SỐ 04

BIỂU TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ MUA SẮM THIẾT BỊ, SCAN TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU

Đơn vị tính: Đồng