Quyết định 33/2010/QĐ-UBND về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh Bình Thuận do Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành
| Số hiệu | 33/2010/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 03/08/2010 |
| Ngày có hiệu lực | 13/08/2010 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Bình Thuận |
| Người ký | Huỳnh Tấn Thành |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 33/2010/QĐ-UBND |
Phan Thiết, ngày 03 tháng 8 năm 2010 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh Bình Thuận.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 48/2000/QĐ-UBBT ngày 13/10/2000 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 33/2010/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2010 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)
Điều 1. Công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh được thống nhất quản lý nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động của bộ máy Nhà nước các cấp và phục vụ cho công tác nghiên cứu phát triển kinh tế, xã hội và bảo vệ chính trị, an ninh quốc phòng của tỉnh.
Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc phân cấp quản lý, bảo đảm sự thống nhất về chủ trương, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Điều 2. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước của tỉnh, huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cá nhân phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Văn bản của các cơ quan, đơn vị khi ban hành phải bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và đúng theo các quy định của pháp luật.
Điều 4. Giải thích một số từ ngữ
1. Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân tiêu biểu được tổ chức quản lý một cách khoa học.
2. Lưu trữ lịch sử: là lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản cố định (không phải luân chuyển tiếp) những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ.
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 33/2010/QĐ-UBND |
Phan Thiết, ngày 03 tháng 8 năm 2010 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh Bình Thuận.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 48/2000/QĐ-UBBT ngày 13/10/2000 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 33/2010/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2010 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)
Điều 1. Công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh được thống nhất quản lý nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động của bộ máy Nhà nước các cấp và phục vụ cho công tác nghiên cứu phát triển kinh tế, xã hội và bảo vệ chính trị, an ninh quốc phòng của tỉnh.
Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc phân cấp quản lý, bảo đảm sự thống nhất về chủ trương, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Điều 2. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước của tỉnh, huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cá nhân phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Văn bản của các cơ quan, đơn vị khi ban hành phải bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và đúng theo các quy định của pháp luật.
Điều 4. Giải thích một số từ ngữ
1. Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân tiêu biểu được tổ chức quản lý một cách khoa học.
2. Lưu trữ lịch sử: là lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản cố định (không phải luân chuyển tiếp) những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ.
Hệ thống lưu trữ lịch sử tỉnh gồm: Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Kho Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là cấp huyện).
3. Lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức đó.
4. Tài liệu: là những vật mang tin được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, tài liệu số, tài liệu điện tử hoặc các vật mang tin khác, không phân biệt đặc điểm và phương pháp chế tác.
5. Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
6. Lập hồ sơ: là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Tài liệu điện tử: là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 5. Nhiệm vụ công tác văn thư cơ quan, đơn vị
1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi bảo đảm theo đúng quy định của Nhà nước và an toàn, bí mật tài liệu; phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị.
2. Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc. Thực hiện việc thu nhận, kiểm tra hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan).
4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng quy chế quy định về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
5. Sử dụng con dấu đúng quy định và bảo quản con dấu an toàn.
1. Các văn bản, tài liệu đến từ nguồn nào đều phải được đăng ký tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đến và quy trình nghiệp vụ đăng ký thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2. Văn bản, tài liệu đến phải được chuyển nhanh chóng, kịp thời đến người có thẩm quyền để duyệt hoặc xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm bí mật thông tin nội dung của tài liệu. Đối với văn bản, tài liệu đến có chứa các độ Mật phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về xử lý văn bản có chứa các độ Mật.
3. Văn bản, tài liệu đến có ý kiến duyệt của người có thẩm quyền phải được giải quyết theo đúng quy định của pháp luật về thẩm quyền giải quyết, thời gian và nội dung. Tuyệt đối không giải quyết, xử lý những văn bản không có dấu đến đăng ký tại văn thư.
1. Các văn bản, tài liệu đi do cơ quan, đơn vị phát hành phải được đăng ký quản lý tại văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đi và quy trình nghiệp vụ đăng ký, chuyển phát văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản có độ " khẩn" thời gian chuyển phát do người ký văn bản quyết định.
3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an. Tuyệt đối không chuyển văn bản đi có "độ Mật" đến nơi nhận bằng fax hoặc bằng mạng thông tin điện tử.
4. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản (01 bản gốc, 01 bản chính); 01 bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ của người giải quyết công việc đó; bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.
1. Soạn thảo văn bản phải bảo đảm thể thức, kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 44/2005/QĐ-UBND ngày 06/7/2005 và Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND ngày 05/01/2006 về việc quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND tỉnh Bình Thuận.
Thể thức, kỹ thuật trình bày đối với những văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo biểu mẫu hướng dẫn của các cơ quan quản lý ngành, tổ chức Trung ương.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ngoại giao, quan hệ quốc tế thực hiện theo thông lệ quốc tế.
3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước, của tỉnh và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn.
4. Văn bản soạn thảo, ban hành nội dung phải phù hợp với những quy định của Nhà nước; bảo đảm đúng thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định và bảo đảm tính thực thi của văn bản.
Điều 9. Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ công việc
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên làm việc có liên quan đến văn bản, tài liệu đều phải lập hồ sơ một cách đầy đủ theo từng công việc được phân công giải quyết.
2. Hàng năm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chỉ đạo xây dựng và ban hành "Danh mục hồ sơ công việc" để phục vụ cho công tác quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị.
3. Danh mục hồ sơ công việc phải được lập thành 04 bản; gửi báo cáo cho cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử cùng cấp, mỗi đơn vị 01 bản; văn thư cơ quan giữ 01 bản và lưu trữ hiện hành giữ 01 bản.
Điều 10. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-TCCP ngày 06/5/2002 của liên bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ.
2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có quyết định giao con dấu cho nhân viên văn thư quản lý và sử dụng. Khi bàn giao cho người khác quản lý, sử dụng phải có biên bản bàn giao và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ (Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ ký của người có thẩm quyền).
4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
5. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
6. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành và người chịu trách nhiệm ký văn bản.
Điều 11. Hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước của tỉnh Bình Thuận
1. Lưu trữ lịch sử gồm:
- Lưu trữ tỉnh;
- Lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố.
2. Lưu trữ hiện hành:
- Bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật;
- Lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn và tương đương.
Điều 12. Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử
1. Hàng năm, phối hợp với cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử cùng cấp, bảo đảm an toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước.
2. Phối hợp hướng dẫn lưu trữ hiện hành xác định giá trị tài liệu và xây dựng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo đúng quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp Nhà nước.
4. Phối hợp với cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, định kỳ xác định giá trị tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quyết định.
5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
6. Thu thập tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả.
7. Chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu.
8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo khác khi có yêu cầu.
Điều 13. Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
1. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị, hàng năm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của pháp luật.
2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; căn cứ vào các quy định của Nhà nước, bản thời hạn bảo quản tài liệu của ngành và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành xác định, lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006.
4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cùng cấp theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004.
5. Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật và chuyên môn nghiệp vụ.
6. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng hệ thống văn bản quy định về việc nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các báo cáo thống kê theo quy định và báo cáo đột xuất.
Điều 14. Quản lý tài liệu điện tử
1. Tất cả các tài liệu được soạn thảo, hình thành bằng phương pháp công nghệ điện tử phải được lập hồ sơ lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Các tài liệu điện tử phải được số hóa, định kỳ sao chép nộp lưu vào lưu trữ theo quy định để phân loại và xác định giá trị lưu trữ lâu dài.
3. Tuyệt đối không đưa những văn bản có độ mật và bí mật cá nhân lên môi trường mạng; thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức của các tài liệu được công khai trên môi trường mạng.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ban hành quy chế về sử dụng mạng nội bộ, chia sẻ thông tin số theo đúng quy định của pháp luật nhằm bảo đảm sử dụng chung thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác.
Cơ quan Nhà nước có trách nhiệm tạo các điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy nhập thông tin và dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng.
5. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
Điều 15. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước.
2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan Nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
Điều 16. Gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan Nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
2. Cơ quan Nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Điều 17. Tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ
1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan Nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử.
2. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.
3. Cơ quan Nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó.
4. Văn bản điện tử của cơ quan Nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.
Điều 18. Việc quản lý, sử dụng tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Quy chế này và theo Điều 35, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 19. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư.
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
Điều 20. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về lưu trữ trong phạm vi địa phương theo những nội dung sau:
1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ ở địa phương.
2. Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
3. Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định.
4. Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
5. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
6. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
7. Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương.
8. Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Điều 21. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; quyết định các chủ trương, định hướng và phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
Xây dựng và trình UBND tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh";
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
4. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.
Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
5. Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Nhà nước trong phạm vi quyền hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác lưu trữ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị.
2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên quan.
1. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị phải xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và dự trù kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện.
2. Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Quy chế này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị các cơ quan, đơn vị, cá nhân phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét quyết định./.