Quyết định 2773/QĐ-UBND năm 2022 về Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU TRỮ SỐ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG GIAI ĐOẠN 2023-2025, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2030

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Nghị quyết số 05-NQ/TU ngày 17 tháng 6 năm 2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà Nẵng về chuyển đổi số trên địa bàn thành phố đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 4706/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2018 của UBND thành phố ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng;

Căn cứ Quyết định số 692/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2021 UBND thành phố ban hành Quy định giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực nội vụ về lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;

Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước thành phố Đà Nẵng năm 2022;

Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Chương trình công tác năm 2022;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2710/TTr-SNV ngày 26 tháng 9 năm 2022; kết quả biểu quyết của các thành viên UBND thành phố.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 (sau đây viết tắt là Đề án).

Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, hướng dẫn và theo dõi việc triển khai Đề án; các cơ quan, đơn vị chủ động, nghiêm túc thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ được giao tại Đề án theo đúng quy định, yêu cầu, bảo đảm thời gian, lộ trình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, giám đốc các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thành phố; chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU TRỮ SỐ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG GIAI ĐOẠN 2023-2025, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2030

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Nghị quyết số 05-NQ/TU ngày 17 tháng 6 năm 2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà Nẵng về chuyển đổi số trên địa bàn thành phố đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 4706/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2018 của UBND thành phố ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng;

Căn cứ Quyết định số 692/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2021 UBND thành phố ban hành Quy định giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực nội vụ về lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;

Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước thành phố Đà Nẵng năm 2022;

Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Chương trình công tác năm 2022;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2710/TTr-SNV ngày 26 tháng 9 năm 2022; kết quả biểu quyết của các thành viên UBND thành phố.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 (sau đây viết tắt là Đề án).

Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, hướng dẫn và theo dõi việc triển khai Đề án; các cơ quan, đơn vị chủ động, nghiêm túc thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ được giao tại Đề án theo đúng quy định, yêu cầu, bảo đảm thời gian, lộ trình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, giám đốc các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thành phố; chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU TRỮ SỐ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG GIAI ĐOẠN 2023-2025, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2030
(Kèm theo Quyết định số 2773/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ BAN HÀNH ĐỀ ÁN

I. SỰ CẦN THIẾT

1. Tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ

Theo quy định tại Luật Lưu trữ:

“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác” (khoản 2 Điều 2).

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (khoản 3 Điều 2).

Từ đó có thể hiểu, tài liệu lưu trữ của các cơ quan là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan dưới nhiều hình thức (giấy, điện tử, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình...), có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử và được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ, có tính chính xác cao, phản ánh trực tiếp những hoạt động của Nhà nước, của xã hội, của cơ quan, được đưa vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của công dân, tổ chức và do Nhà nước thống nhất quản lý.

Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Theo đó, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các cơ quan nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, thực hiện đúng các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

Từ đó để khẳng định, tài liệu lưu trữ luôn giữ vai trò quan trọng, đặc biệt là phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ sẽ góp phần xây dựng nền hành chính hiệu quả, hiện đại, thông suốt. Tài liệu lưu trữ chỉ phát huy được giá trị khi được tổ chức khai thác, sử dụng. Để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác, yêu cầu tài liệu phải được chỉnh lý, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử đúng quy định, tiến tới thực hiện lưu trữ số, lưu trữ điện tử. Do đó, việc xây dựng Đề án để tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố là cần thiết.

2. Mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ của thành phố đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

a) Tại Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển khoa học, công nghệ trên tất cả các lĩnh vực và triển khai thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2021 về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Theo đó, UBND thành phố đã xác định chuyển đổi số là bước chuyển tất yếu nhằm chuyển đổi căn bản, toàn diện hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của chính quyền; là nhiệm vụ vừa cấp bách, vừa lâu dài, phải tiến hành kiên quyết, kiên trì, liên tục với những bước đi vững chắc, tích cực, chủ động và có trọng tâm, trọng điểm, kế thừa những thành tựu phát triển công nghệ, ứng dụng và dữ liệu số đã có, đi đôi với đổi mới, sáng tạo; là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong lãnh đạo của các cấp ủy đảng, trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, người dân.

Đồng thời, tại Quyết định số 2870/QĐ-UBND, thành phố đã xác định mục tiêu, chỉ tiêu cần đạt được trong chuyển đổi số đến năm 2025 và năm 2030, trong đó có một số mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp về chính quyền số và dữ liệu số liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử, cụ thể như sau:

- Mục tiêu, chỉ tiêu trong chuyển đổi số của thành phố cần đạt được đến năm 2025 liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử:

+ Kết quả thủ tục hành chính phát sinh từ năm 2016 được số hóa; sử dụng ít nhất 10 loại dữ liệu số chuyên ngành để thay thế thành phần hồ sơ phải nộp trong cung cấp dịch vụ công.

+ Tối thiểu 20% thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước được cắt giảm thông qua kế thừa dữ liệu số.

+ 100% cơ quan nhà nước tham gia cung cấp dữ liệu mở, dưới định dạng máy có khả năng đọc, để cung cấp dịch vụ công kịp thời, một lần khai báo, trọn vòng đời phục vụ người dân và phát triển kinh tế số, xã hội số.

+ 100% văn bản trao đổi với cơ quan Đảng, Chính quyền, Mặt trận và các tổ chức chính trị xã hội được ký số và liên thông qua mạng (trừ hồ sơ văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước).

+ 100% hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường mạng và 100% kết quả thủ tục hành chính được ký số và gửi qua mạng cho người dân (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước).

+ 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê về kinh tế - xã hội được sử dụng báo cáo điện tử và được kết nối, tích hợp, chia sẻ; được phân tích để phục vụ chỉ đạo, điều hành.

+ Tối thiểu 50% hoạt động giám sát, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện thông qua môi trường số và hệ thống thông tin của cơ quan quản lý.

- Mục tiêu, chỉ tiêu trong chuyển đổi số của thành phố cần đạt được đến năm 2030 liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử:

+ Tối thiểu 30% thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước được cắt giảm thông qua kế thừa dữ liệu số.

+ Sử dụng ít nhất 100 loại dữ liệu số để thay thế thành phần hồ sơ phải nộp trong cung cấp dịch vụ công.

+ Tối thiểu 70% hoạt động giám sát, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện thông qua môi trường số và hệ thống thông tin của cơ quan quản lý.

- Nhiệm vụ, giải pháp về chính quyền số và phát triển dữ liệu số liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử:

+ Chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng, biểu mẫu, chế độ báo cáo; tăng cường gửi, nhận văn bản, báo cáo điện tử tích hợp chữ ký số giữa các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội và các doanh nghiệp.

+ Xây dựng Hệ thống quản lý, chia sẻ dữ liệu số hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố, giúp người dân quản lý, lưu trữ dữ liệu điện tử của mình, cung cấp chia sẻ với các cơ quan nhà nước, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy và cung cấp lặp lại thông tin cho các cơ quan nhà nước.

+ Phát triển, làm sạch, hoàn thiện và đưa vào sử dụng hiệu quả các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và quản lý nhà nước, kết nối, tích hợp với các cơ sở dữ liệu quốc gia, Hệ thống thông tin của bộ ngành Trung ương, đưa về Kho dữ liệu dùng chung thành phố và chia sẻ cho các cơ quan, đơn vị dùng chung để phân tích, dự báo, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành và cung cấp dịch vụ công của thành phố.

+ Số hóa hồ sơ, lưu trữ hồ sơ công việc điện tử của các cơ quan nhà nước theo quy định. Số hóa và đưa vào khai thác cơ sở dữ liệu kết quả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý.

+ Xây dựng và phát triển Kho dữ liệu dùng chung toàn thành phố cho phép thu thập, lưu trữ, tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, phân tích, xử lý, khai phá, hỗ trợ ra quyết định chỉ đạo, điều hành; đồng thời chia sẻ cho các cơ quan thành phố sử dụng.

Từ những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ nêu trên trong chuyển đổi số của thành phố, có thể thấy, việc xây dựng và thực hiện Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 trong bối cảnh hiện nay là thiết thực nhằm: Tạo lập dữ liệu, thu thập, quản lý, bảo đảm an toàn và phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử (một trong những nguồn dữ liệu số quan trọng của thành phố); góp phần triển khai Đề án chuyển đổi số của thành phố; góp phần tạo cơ sở vững chắc về lưu trữ thông tin, dữ liệu từ tài liệu lưu trữ trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, thành phố thông minh.

b) Tại kế hoạch thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” của thành phố

Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Theo đó, Thủ tướng Chính phủ đã đặt mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể khi thực hiện Đề án. Mục tiêu chung là quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử cần đạt được tại lưu trữ cơ quan là tối thiểu 80% tài liệu được tạo lập dạng điện tử; 90% lưu trữ cơ quan khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; tối thiểu 80% tài liệu điện tử được giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử cần đạt được tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành là số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử; tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng; tối thiểu 50% Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

Để triển khai Quyết định số 458/QĐ-TTg, UBND thành phố đã ban hành Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2020 thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, trong đó đã giao chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử thành phố như lập hồ sơ điện tử đúng quy định; giao nộp tài liệu điện tử; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; lưu trữ lịch sử thành phố có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước...

Từ những mục tiêu chung và chỉ tiêu cụ thể tại Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ và kế hoạch thực hiện của thành phố, cho thấy việc xây dựng và thực hiện Đề án nhằm tạo lập, thu thập, bảo đảm an toàn dữ liệu lưu trữ điện tử trong giai đoạn 2020-2025 là cần thiết để tạo tiền đề phát huy có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử và hoàn thành các mục tiêu, chỉ tiêu được thành phố, Thủ tướng Chính phủ giao.

3. Cơ sở thực tiễn và yêu cầu đặt ra đối với công tác lưu trữ hiện nay của thành phố

Có thể khẳng định, dữ liệu đóng vai trò then chốt, là tài sản, tài nguyên, điều kiện tiên quyết cho lưu trữ số, chuyển đổi số. Dữ liệu số và sử dụng dữ liệu số sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ, chức năng của các cơ quan. Để sử dụng dữ liệu số và kế thừa được dữ liệu số, yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan là phải hình thành và quản lý dữ liệu số thông qua việc tạo lập dữ liệu, lập hồ sơ điện tử (đối với các văn bản, dữ liệu hình thành điện tử) và số hóa (đối với tài liệu, hồ sơ hình thành trên các vật mang tin khác) đúng quy định. Tuy nhiên, hiện nay tại các cơ quan của thành phố, việc quản lý dữ liệu lưu trữ số vẫn còn một số hạn chế và cần thiết phải khắc phục trong thời gian đến mới có thể quản lý thống nhất, tập trung tài liệu điện tử, dữ liệu số.

a) Tài liệu điện tử, dữ liệu số đã hình thành tại các cơ quan nhưng chưa được quản lý khoa học, hiệu quả

Từ năm 2014, các cơ quan của thành phố đã tăng cường ứng dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong việc quản lý văn bản đi, đến. Năm 2021, các cơ quan bắt đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành song nhiều hồ sơ chưa bảo đảm quy định. Năm 2017, các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố; các ban, chi cục trực thuộc sở thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước; phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện; lưu trữ lịch sử thành phố đã thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu điện tử đã và đang hình thành tại các cơ quan nhưng ở dạng rời lẻ, chưa được lập hồ sơ đúng quy định, chưa được quản lý một cách khoa học, hiệu quả.

Vì vậy, một trong những mục tiêu của Đề án này là quản lý khoa học, thống nhất dữ liệu, tài liệu điện tử tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử của thành phố, nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong thời đại công nghệ số.

b) Tài liệu điện tử, dữ liệu số của các cơ quan chưa được quản lý đồng bộ, tập trung tại một hệ thống hoặc kho lưu trữ số

Hiện nay, trong công tác văn thư, lưu trữ của thành phố đang sử dụng các phần mềm gồm: Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố và Phần mềm Lưu trữ lịch sử. Trong đó, Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu giữ dữ liệu của văn bản điện tử và hồ sơ công việc điện tử của các cơ quan. Phần mềm Một cửa điện tử quản lý, lưu giữ dữ liệu các văn bản, tài liệu đầu vào về thủ tục hành chính một cửa (hiện đang nâng cấp để bổ sung tính năng lập hồ sơ điện tử đối với các thủ tục hành chính). Phần mềm Lưu trữ điện tử được sử dụng tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp của thành phố và quận, huyện để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy. Phần mềm Lưu trữ lịch sử là phần mềm nội bộ của Lưu trữ lịch sử thành phố dùng để quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố. Giữa các phần mềm này tuy đã và đang xây dựng kết nối, chia sẻ dữ liệu nhưng vẫn còn một số bất cập. Đặc biệt, Phần mềm Lưu trữ lịch sử là phần mềm nội bộ, hạn chế kết nối đến mạng Internet nên gặp khó khăn trong việc tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các phần mềm khác. Phần mềm Lưu trữ điện tử được tích hợp trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, không phải là một phần mềm độc lập của Hệ thống Thông tin Chính quyền điện tử thành phố. Hơn nữa, tại thời điểm xây dựng, Phần mềm Lưu trữ điện tử và Phần mềm Lưu trữ lịch sử được xây dựng với cấu trúc, chức năng để số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ nền giấy (dữ liệu của hồ sơ điện tử bị thay đổi khi chuyển sang các phần mềm này) nên hiện nay cần phải nâng cấp mới có thể tiếp nhận toàn vẹn hồ sơ điện tử. về mặt quản lý, dữ liệu được hình thành từ công tác số hóa hiện được lưu trữ, quản lý tạm trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, chưa hình thành nền tảng quản lý dữ liệu số hóa tập trung.

Vì vậy, cần thiết có một hệ thống hoặc một kho lưu trữ điện tử chung của thành phố để tích hợp các dữ liệu tại các phần mềm nêu trên và quản lý đồng bộ, tập trung.

c) Cần phải đảm bảo tính toàn diện và tính khả dụng, sử dụng của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Tính toàn diện: Hiện nay, công tác quản lý kho lưu trữ tại các cơ quan vẫn được thực hiện thủ công hoặc thông qua các tệp tin dưới dạng excel, word trên máy tính cá nhân người làm lưu trữ. Từ đó, chưa hình thành được cơ sở dữ liệu số về kho lưu trữ. Hơn nữa, từ năm 2021, các cơ quan bắt đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành song chất lượng hồ sơ được lập chưa cao, nhiều hồ sơ chưa đúng quy định (thiếu thành phần tài liệu, vẫn còn văn bản không có giá trị pháp lý...). Do đó, tại các cơ quan chủ yếu lưu trữ tài liệu giấy. Bên cạnh đó, trong giai đoạn 2017-2021, nhiều cơ quan chọn số hóa tài liệu về công tác hành chính quản trị văn phòng (như tập lưu văn bản đi, hồ sơ công tác cán bộ, kế toán, tài chính...); hầu hết, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ và những tài liệu quan trọng khác (bản vẽ quy hoạch, thiết kế xây dựng... chưa được số hóa. Do đó, yêu cầu đặt ra là quản lý tất cả dữ liệu của kho lưu trữ, lập hồ sơ điện tử đúng quy định, tập trung số hóa hồ sơ thủ tục hành chính còn hiệu lực và tài liệu chuyên môn có giá trị để hình thành dữ liệu số thiết yếu, toàn diện, phục vụ hiệu quả cho việc sử dụng, chia sẻ.

- Tính khả dụng, sử dụng của dữ liệu được số hóa còn thấp. Trong giai đoạn 2017-2021, một số cơ quan đã số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy nhưng do chủ yếu số hóa tài liệu công tác hành chính quản trị văn phòng nên ít phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng. Hơn nữa, việc số hóa tài liệu trong thời gian qua thực hiện theo hướng scan, ký số, đưa file lưu dạng ảnh lên phần mềm, không thể trích xuất được thông tin, dữ liệu trong các file đã số hóa dẫn đến việc khai thác, tìm kiếm thông tin không hiệu quả, chưa phù hợp. Do đó, trong thời gian đến, để đảm bảo tính khả dụng, sử dụng của dữ liệu đã số hóa, yêu cầu đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ là phải có giải pháp đọc hiểu, xuất các thông tin của tài liệu được số hóa trong giai đoạn trước và có hướng tiếp cận mới với tài liệu đưa ra số hóa trong giai đoạn 2023-2025 để đọc được các thông tin của tài liệu sau khi số hóa nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng lâu dài.

d) Cần xây dựng kho lưu trữ số đảm bảo việc tích hợp, quản lý thống nhất, chia sẻ dữ liệu tài liệu điện tử

Tại Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã đề ra nhiệm vụ xây dựng và phát triển Kho dữ liệu dùng chung toàn thành phố, cho phép thu thập, lưu trữ, tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, phân tích, xử lý, khai phá, hỗ trợ ra quyết định chỉ đạo, điều hành, chia sẻ cho các cơ quan thành phố sử dụng.

Đồng thời, tại Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ đã giao nhiệm vụ xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước trên cơ sở tích hợp dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước. Tại Kế hoạch số 6901/KH-UBND, UBND thành phố giao nhiệm vụ xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền và là thành phần của Kho dữ liệu chung thành phố Đà Nẵng. Kho lưu trữ số của thành phố sẵn sàng về kỹ thuật để kết nối, chuyển dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

Xây dựng kho lưu trữ số nhằm quản lý, lưu trữ, bảo quản tập trung, thống nhất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử theo phương thức và nguyên tắc quy định; đảm bảo việc kết nối, tích hợp dữ liệu; chia sẻ, khai thác thông tin một cách hiệu quả giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, từ đó phục vụ quyền lợi chính đáng, chế độ, chính sách... của Nhà nước cho công dân, tổ chức; bảo đảm việc phân quyền quản lý và cấp quyền truy cập được thống nhất, chặt chẽ; bảo đảm cơ chế an ninh thông tin; bảo đảm tiết kiệm kinh phí trong việc đầu tư hạ tầng cơ sở, nhân lực, vật lực. Dữ liệu của Kho lưu trữ số phải được làm sạch, hoàn thiện và dựa vào sử dụng hiệu quả để phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành. Kho lưu trữ số là thành phần của Kho dữ liệu chung thành phố Đà Nẵng và có thể kết nối, chuyển dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

đ) Khắc phục một số hạn chế trong công tác lưu trữ truyền thống

Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo và đầu tư kinh phí của lãnh đạo thành phố cũng như lãnh đạo một số cơ quan, công tác lưu trữ của thành phố Đà Nẵng có sự chuyển biến tích cực. Thành phố đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng; xây dựng, nâng cấp các phần mềm phục vụ công tác văn thư, lưu trữ điện tử để quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ; cấp kinh phí cho các cơ quan thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu... Các cơ quan đã thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu, số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ... Tuy nhiên, một số cơ quan, địa phương chưa quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ và còn một số hạn chế như: Vẫn có tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc không được lập hồ sơ, không giao nộp đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; việc chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên; nhiều tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chưa được số hóa; chưa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua việc khai thác, sử dụng… Do đó, có tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống, tài liệu có giá trị chưa được số hóa, chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

Theo số liệu báo cáo, hiện nay các cơ quan[1] còn 3.778 mét tài liệu giấy hình thành từ năm 2021 về trước chưa chỉnh lý, trong đó lưu trữ lịch sử thành phố là 296 mét, lưu trữ cơ quan là 3.482 mét (khối sở, ban, ngành là 730 mét (chủ yếu tài liệu hình thành sau năm 2015); khối đơn vị sự nghiệp thành phố là 41 mét; các ban, chi cục trực thuộc sở, ngành là 395 mét; cơ quan chuyên môn thuộc 07 quận, huyện là 1.052 mét[2] và khối phường là 1.264 mét). Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ giấy cụ thể từng cơ quan theo Phụ lục I kèm theo Đề án. Để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, yêu cầu đặt ra là phải chỉnh lý, số hóa và thường xuyên khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.

Hơn nữa, đến nay kho lưu trữ của hầu hết các sở, ban, ngành làm việc trong Trung tâm Hành chính thành phố không đủ diện tích để bảo quản tài liệu nên nhiều cơ quan phải để tài liệu tại các kho bên ngoài. Theo chủ trương của UBND thành phố, sẽ xây dựng Kho lưu trữ hiện hành để các cơ quan làm việc trong Trung tâm Hành chính thành phố bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc để tài liệu bên ngoài trụ sở sẽ không thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, hạn chế này có thể được khắc phục một phần nếu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành trong giai đoạn đến, đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc điện tử, khai thác văn bản, tài liệu, hồ sơ trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử và Phần mềm Một cửa điện tử. Vì vậy, việc tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là cần thiết để có thể tra cứu, sử dụng tài liệu trên môi trường mạng, không bị giới hạn về không gian hoặc phải đi, về giữa trụ sở cơ quan và trụ sở kho lưu trữ hiện hành để khai thác tài liệu.

Tóm lại, trong xu thế tất cả các lĩnh vực đang thực hiện chuyển đổi số và để thực hiện nhiệm vụ, khắc phục các hạn chế, đáp ứng các yêu cầu của công tác lưu trữ nêu trên, yêu cầu tất yếu hiện nay trong công tác lưu trữ của thành phố là xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoàn thiện, thực hiện lưu trữ số, lưu trữ điện tử và hình thành kho lưu trữ số để quản lý, sử dụng, chia sẻ, khai thác dữ liệu số, dữ liệu điện tử. Vì vậy, việc xây dựng, ban hành Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 là vô cùng cần thiết.

II. CĂN CỨ BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Các chủ trương, văn bản quy định của trung ương

a) Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011.

b) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

c) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

d) Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

đ) Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước

e) Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

g) Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

h) Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

i) Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

k) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

l) Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

m) Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

n) Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

2. Các chủ trương, văn bản quy định của thành phố Đà Nẵng

a) Nghị quyết số 05-NQ/TU ngày 17 tháng 6 năm 2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà Nẵng về chuyển đổi số trên địa bàn thành phố đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

b) Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

c) Quyết định số 4706/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2018 của UBND thành phố ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.

d) Quyết định số 692/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2021 của UBND thành phố ban hành Quy định giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực nội vụ về lưu trữ.

đ) Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

e) Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước thành phố Đà Nẵng năm 2022

g) Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Chương trình công tác năm 2022.

h) Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2020 của UBND thành phố thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

i) Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2022 của Chủ tịch UBND thành phố về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 của thành phố Đà Nẵng.

k) Kế hoạch số 65/KH-UBND ngày 31 tháng 3 năm 2022 của Chủ tịch UBND thành phố về số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Phần II

KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017-2021 VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA THÀNH PHỐ

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017-2021

1. Tham mưu ban hành và triển khai thực hiện

Để các cơ quan trên địa bàn thành phố quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; chấm dứt tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống; hạn chế tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp; giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thành phố; số hóa tài liệu tiến tới lưu trữ tài liệu điện tử... thành phố đã ban hành, điều chỉnh các đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và tham mưu UBND thành phố phê duyệt để có cơ sở triển khai thực hiện giai đoạn 2017-2021, cụ thể:

Ngày 14 tháng 11 năm 2016, UBND thành phố đã ban hành Quyết định số 7865/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017-2020 (phê duyệt Đề án số 2777/ĐA-SNV ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ), thực hiện từ năm 2017 đến năm 2019. Ngày 30 tháng 9 năm 2019, UBND thành phố ban hành Quyết định số 4393/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án điều chỉnh Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017-2020 (phê duyệt Đề án số 2684/ĐA-SNV ngày 18 tháng 9 năm 2019 của Sở Nội vụ), thực hiện năm 2020 và năm 2021. Ngày 19 tháng 3 năm 2021, UBND thành phố ban hành Quyết định số 893/QĐ-UBND về việc điều chỉnh số lượng tài liệu đền bù, bố trí tái định cư các dự án phải chỉnh lý tại Đề án điều chỉnh và thực hiện năm 2021.

Đối tượng thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của Đề án bao gồm: Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố; các chi cục, ban trực thuộc sở có chức năng tham mưu quản lý nhà nước; các hội cấp thành phố được giao biên chế và các công ty, đơn vị quản lý tài liệu đền bù, giải tỏa, bố trí tái định cư các dự án.

Hàng năm, căn cứ lộ trình thực hiện Đề án được phê duyệt và trên cơ sở đề xuất của các cơ quan, Sở Nội vụ đã tổng hợp, thẩm định, đề xuất số lượng tài liệu, kinh phí chỉnh lý, số hóa, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND thành phố cấp kinh phí để từng cơ quan thực hiện. Sở Nội vụ thường xuyên ban hành văn bản hướng dẫn, đôn đốc trong quá trình các cơ quan thực hiện và kiểm tra xác suất chất lượng tài liệu sau chỉnh lý, số hóa. Nội dung kiểm tra được ghi nhận vào biên bản và thông tin đến từng cơ quan những nội dung đúng, chưa đúng quy định, kiến nghị điều chỉnh những nội dung chưa thực hiện đúng. Cuối năm, Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND thành phố kết quả thực hiện Đề án của năm và tùy thuộc vào tình hình để tổ chức Hội nghị sơ kết thực hiện Đề án (tổ chức vào năm 2017, 2018, 2019; năm 2020 và 2021 do dịch covid-19 diễn biến phức tạp nên không tổ chức hội nghị). Đầu năm 2022, Sở Nội vụ báo cáo UBND thành phố kết quả thực hiện Đề án giai đoạn 2017-2021.

2. Kết quả thực hiện Đề án giai đoạn 2017-2021

Để triển khai thực hiện Đề án, trong 05 năm (từ năm 2017 đến năm 2021), Sở Nội vụ đã phối hợp với Sở Tài chính tham mưu UBND thành phố cấp dự toán ngân sách 26.470.000.000 đồng cho 153 lượt cơ quan thực hiện chỉnh lý 4043 mét và số hóa (559 mét và 2.660.643 trang tài liệu). Thực tế các cơ quan đã sử dụng 23.604.934.852 đồng để chỉnh lý 4308,4 mét (nhiều hơn 265,6 mét tài liệu so với Đề án giao) và số hóa 482 mét (ít hơn Đề án giao 77 mét do năm 2018 Văn phòng UBND thành phố số hóa 11/95 mét) và 2.767.027 trang tài liệu (nhiều hơn 106.384 trang tài liệu so với Đề án giao).

Kết quả thực hiện Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2017-2021 của thành phố Đà Nẵng theo Phụ lục II kèm theo Đề án này.

3. Đánh giá chung

a) Ưu điểm

- Các cơ quan đã sử dụng kinh phí đúng mục đích và mang lại hiệu quả trong việc chỉnh lý, số hóa tài liệu theo Đề án. Hầu hết các cơ quan đã sử dụng kinh phí ít hơn kinh phí ngân sách cấp và số lượng tài liệu chỉnh lý, số hóa đủ hoặc nhiều hơn so với định mức được giao. Lý do là ngân sách thành phố cấp kinh phí theo đúng định mức kinh tế - kỹ thuật nhưng khi thương thảo hợp đồng để chỉ định thầu hoặc đấu thầu, đơn giá dịch vụ thấp hơn so với đơn giá được thành phố cấp kinh phí. Do đó, một số cơ quan đã chỉnh lý hết tài liệu năm 2015 về trước và chỉnh lý được tài liệu hình thành từ năm 2016 về sau. Theo Đề án, kinh phí cấp để số hóa tài liệu khổ A4 nhưng có một số cơ quan đã số hóa tài liệu khổ giấy A3 và A2 (đơn giá số hóa tài liệu khổ A3 gấp 02 lần khổ A4, khổ A2 gấp 04 lần khổ A4).

- Về cơ bản, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo chất lượng theo quy định. Hồ sơ được sắp xếp, đánh số tờ, viết đầy đủ thông tin tại bìa hồ sơ, hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được lập mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc; thống kê, hệ thống hóa theo giá trị bảo quản của tài liệu, thuận lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Về số hóa, nhập thông tin của hồ sơ, của văn bản đúng với thông tin trên hồ sơ giấy và đầy đủ các trường thông tin của Phần mềm Lưu trữ điện tử. Đặt tên tệp tin (file) văn bản, thực hiện ký số của cơ quan, đính kèm tệp tin lên Phần mềm cơ bản đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

b) Về hạn chế

- Chỉnh lý tài liệu:

+ Một số cơ quan quản lý tài liệu không tốt, để tài liệu phân tán ở nhiều nơi hoặc chưa thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu hoặc không đưa tài liệu ra chỉnh lý dứt điểm theo từng giai đoạn nên tài liệu đưa ra chỉnh lý không đầy đủ, thiếu thành phần tài liệu trong một số hồ sơ và thiếu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Tài liệu của một công việc được chỉnh lý trong nhiều đợt, dẫn đến văn bản của một công việc bị xếp vào nhiều hồ sơ, không tạo được liên kết các văn bản của cùng công việc với nhau. Có cơ quan chưa thực hiện phân loại tài liệu trước khi đưa ra chỉnh lý nên có tài liệu đưa ra chỉnh lý đã hết giá trị theo quy định hiện hành hoặc giá trị khai thác, sử dụng của tài liệu không cao.

+ Trong giai đoạn 2017-2019, một số cơ quan chỉnh lý tài liệu hình thành sau năm 2015 nên chưa đúng mục tiêu của Đề án (mục tiêu của Đề án là chỉnh lý tài liệu tồn đọng hình thành trước năm 2015), dẫn đến phải tham mưu điều chỉnh Đề án (năm 2019) để chỉnh lý dứt điểm tài liệu hình thành trước năm 2015 trong năm 2020 và năm 2021. Vẫn có cơ quan chưa chủ động tham mưu thực hiện chỉnh lý ngay từ đầu năm nên không hoàn thành việc chỉnh lý trong năm. Các cơ quan chưa phát huy hết trách nhiệm trong việc theo dõi, giám sát, kiểm tra trong quá trình đơn vị dịch vụ thực hiện chỉnh lý và kiểm tra, đánh giá kỹ chất lượng tài liệu sau chỉnh lý để hồ sơ, tài liệu chỉnh lý đảm bảo đúng quy định.

+ Xác định thời hạn bảo quản của một số hồ sơ chưa chính xác là do vẫn còn hồ sơ chuyên môn của cơ quan chưa được quy định cụ thể thời hạn bảo quản; tài liệu thu thập để chỉnh lý cho từng đợt không đầy đủ; thiếu thành phần tài liệu của hồ sơ nên khó khăn cho việc xác định thời hạn bảo quản; năng lực của đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý còn hạn chế...

+ Một số văn bản trong hồ sơ là bản phô tô (dấu đen), chưa đóng dấu của cơ quan nên không bảo đảm giá trị pháp lý; tài liệu một số cơ quan đưa ra chỉnh lý đã bị ố vàng, khô giòn, mực phai màu, bị kết dính, một số tài liệu bị mục nát, hết giá trị sử dụng.

+ Chưa xác định chính xác phông lưu trữ dẫn đến tài liệu sau khi chỉnh lý chưa được hệ thống theo đúng phông lưu trữ, vẫn có tình trạng tài liệu của phông này nhưng xếp sang phông khác.

+ Đối với danh mục tài liệu hết giá trị: Vẫn còn cơ quan không lập Danh mục tài liệu hết giá trị; một số cơ quan lập Danh mục nhưng không ghi cụ thể tên văn bản, tài liệu hết giá trị, ghi giống tiêu đề hồ sơ giữ lại nên gây hiểu nhầm về tài liệu loại hủy (sẽ hiểu là loại hủy nguyên bộ hồ sơ nhưng thực tế chỉ loại hủy một hoặc một số văn bản trong hồ sơ). Do đó, các cơ quan gặp khó khăn trong việc làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi chỉnh lý.

- Về số hóa tài liệu:

+ Từ năm 2017 đến năm 2019, việc số hóa các khổ giấy lớn hơn A4 không đảm bảo quy định do thiếu tệp tin (file) đính kèm của tài liệu khổ A3, A2, A0 trên Phần mềm (tình trạng này đã được khắc phục đối với tài liệu được số hóa trong năm 2020 và năm 2021).

+ Văn bản, hồ sơ sau số hóa chưa phục vụ hiệu quả cho tra tìm, phục vụ khai thác, sử dụng vì có hồ sơ yêu cầu số hóa phải đính kèm và nhập thông tin cụ thể theo văn bản nhưng số hóa trên Phần mềm lại đính kèm và nhập thông tin theo từng hồ sơ; số hóa theo hướng scan, ký số, đưa file lên phần mềm, không trích xuất được thông tin, dữ liệu trong các file đã số hóa; các cơ quan chủ yếu số hóa tài liệu hành chính, kế toán, chưa tập trung số hóa tài liệu chuyên môn và hồ sơ thủ tục hành chính; một số cơ quan đưa tài liệu chỉnh lý chưa đúng quy định ra số hóa làm ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng...

+ Tại thời điểm năm 2017 và năm 2018, do chưa có hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về hình thức ký số trên văn bản số hóa nên các file văn bản đính kèm trên Phần mềm chưa có chữ ký số của cơ quan, không đảm bảo yêu cầu của việc số hóa tài liệu (theo quy định hiện nay) và giá trị pháp lý của các văn bản được số hóa.

+ Một số cơ quan đặt tên các tệp tin số hóa chưa đúng đối với những tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng hoặc vẫn đang đặt tên tệp tin theo số văn bản hoặc trích yếu nội dung văn bản; xác định mức độ tin cậy của văn bản là “bản chính” chưa chính xác vì theo quy định khi sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử phải là bản sao nên mức độ tin cậy khi số hóa tài liệu là “bản sao”.

+ Số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được số hóa trong giai đoạn 2017-2021 còn ít (gần 3.000.000 trang) so với nhu cầu cần số hóa tài liệu của các cơ quan hiện nay là gần 15.000.000 trang. Như vậy, bên cạnh tài liệu lưu trữ đã số hóa, trong 03 năm tới (2023-2025), nhu cầu số hóa của các cơ quan gấp 05 lần giai đoạn 2017-2021.

- Đối tượng trực tiếp thực hiện Đề án chỉnh lý và số hóa trong giai đoạn 2017-2021 của thành phố chưa có các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã nên còn nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý và khối phường, xã chưa thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

c) Nguyên nhân của hạn chế

- Nguyên nhân chủ quan:

+ Các cơ quan quản lý tài liệu không chặt chẽ, không thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ quan dẫn đến tài liệu rời lẻ, phân tán nhiều nơi, bị mất, thất lạc nên thiếu thành phần tài liệu trong từng hồ sơ, thiếu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ và xác định giá trị bảo quản; không chỉnh lý dứt điểm tài liệu theo từng giai đoạn, tài liệu của một công việc được chỉnh lý trong nhiều đợt, dẫn đến tài liệu của một hồ sơ bị xé lẻ, không liên kết các văn bản của cùng công việc với nhau; không thực hiện phân loại tài liệu trước khi đưa ra chỉnh lý, số hóa dẫn đến tình trạng chỉnh lý tài liệu đã hết giá trị bảo quản hoặc số hóa tài liệu chỉnh lý chưa đúng, giá trị khai thác, sử dụng thấp.

+ Cơ quan chưa chủ động triển khai thực hiện từ đầu năm, cộng thêm việc được cấp kinh phí trên 100.000.000 đồng phải thực hiện các bước công việc: Thẩm định giá, tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu... nên việc triển khai chỉnh lý và số hóa của các cơ quan trong năm bị chậm trễ.

+ Một số cơ quan không nêu cụ thể yêu cầu, năng lực đối với đơn vị thực hiện dịch vụ khi mời thầu; không thường xuyên theo dõi, giám sát, kiểm tra đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý, số hóa nên tiến độ thực hiện chậm và chất lượng không cao; một số đơn vị chậm trễ trong việc khắc phục những nội dung chưa đạt chất lượng trong chỉnh lý, số hóa được Sở Nội vụ chỉ ra sau khi kiểm tra thực tế.

+ Đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý, số hóa không nắm rõ quy định của cơ quan có thẩm quyền cũng như đặc thù tài liệu chuyên ngành của từng cơ quan, ít có sự trao đổi, thống nhất với cơ quan nên một số hồ sơ sau khi chỉnh lý, số hóa chưa đảm bảo yêu cầu.

- Nguyên nhân khách quan:

+ Do chưa có quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về thời hạn bảo quản một số tài liệu, hồ sơ chuyên ngành, đặt tên tập tin, hình thức chữ ký số trên tài liệu số hóa... nên gây khó khăn cho việc xác định thời hạn bảo quản của tài liệu khi chỉnh lý, đặt tên tập tin không đúng và không thực hiện ký số xác thực của cơ quan khi số hóa tài liệu giai đoạn 2017-2018.

+ Do tình hình dịch Covid-19 trong năm 2020 và năm 2021 diễn biến phức tạp, có thời gian thành phố thực hiện giãn cách xã hội, hạn chế người vào cơ quan nên đơn vị cung cấp dịch vụ phải dừng thực hiện hoặc không thể giao nhận tài liệu, dẫn đến việc chỉnh lý, số hóa bị gián đoạn, chưa bảo đảm tiến độ đề ra.

II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN

Để thực hiện quy định về lập hồ sơ điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hoàn thành mục tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, từ năm 2020, đặc biệt là từ cuối năm 2021 đến nay, các cơ quan của thành phố đã đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc điện tử và đạt được những kết quả nhất định.

1. Tham mưu triển khai lập hồ sơ điện tử

Sở Nội vụ đã tham mưu thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp để nâng cao chất lượng, tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử của thành phố như: Tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban hành văn bản chỉ đạo; ban hành nhiều văn bản đôn đốc, hướng dẫn, tổ chức các lớp tập huấn và đặc biệt là phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành các đợt nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

Trong các lần nâng cấp đã bổ sung tính năng tự động thêm văn bản đến, đi có sự liên kết với nhau vào hồ sơ điện tử; công cụ thống kê, theo dõi chi tiết việc lập hồ sơ điện tử của từng cơ quan và hàng tuần tự động thông báo cho lãnh đạo tình hình thực hiện; bổ sung khái niệm hồ sơ điện tử chưa đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn; tính năng nhóm, sắp xếp văn bản trong một hồ sơ; bổ sung thuộc tính năm hình thành hồ sơ; quản lý việc xóa hồ sơ; tìm kiếm; thêm nhiều văn bản vào hồ sơ, phân quyền; chuẩn hóa cây thư mục... Đặc biệt, giải pháp quan trọng nhất và căn bản nhất để khắc phục, nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử là đã triển khai thí điểm việc lập hồ sơ công việc điện tử tại thời điểm dự thảo văn bản và liên kết, tự động thêm văn bản đi, đến của một công việc vào hồ sơ điện tử. Các công nghệ, ứng dụng về ký số cũng được nâng cấp liên tục như ký số trực tiếp trên SIM điện thoại, ký số trực tiếp trên bản PDF và mới nhất là công nghệ ký số trên bản word đã tạo ra sự thuận tiện nhất cho lãnh đạo các cấp trong việc chuyển đổi phương thức làm việc từ giấy sang điện tử. Tất cả các giải pháp công nghệ trên tạo ra sự chuyển biến đột phá trong thay đổi cách thức làm việc của công chức, viên chức và đảm bảo đạt tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử của từng cơ quan.

2. Kết quả thực hiện của các cơ quan

a) Ưu điểm

- 100% cơ quan hành chính của thành phố (chuyên môn thuộc UBND thành phố; các ban, chi cục trực thuộc sở, ngành; cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã) đã triển khai lập hồ sơ công việc điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Với kết quả này, thể hiện tất cả các cơ quan hành chính thành phố đã chuyển đổi từ phương thức làm việc giấy sang môi trường điện tử.

- Trên 90% cá nhân tham mưu xử lý công việc tại các cơ quan nêu trên đã thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Căn cứ danh mục hồ sơ hàng năm, công việc thực tế được giao, cá nhân đã tạo hồ sơ điện tử và thực hiện phân loại, chuyển, sắp xếp các văn bản đến, văn bản đi điện tử vào hồ sơ công việc.

- Kết quả lập hồ sơ công việc điện tử tại các cơ quan hành chính đã triển khai: Năm 2021, tỷ lệ lập hồ sơ điện tử chung của toàn thành phố là 76,9%[3]. Trong 09 tháng đầu năm 2022, tỷ lệ lập hồ sơ điện tử chung của toàn thành phố là 93,4%, trong đó tỷ lệ của từng khối như sau: Khối sở, ngành là 91,8%; các ban, chi cục là 98,3%; khối quận, huyện là 84,9%; khối phường, xã là 98,5%. Tỷ lệ lập hồ sơ điện tử tại từng nhóm cơ quan nói riêng và của thành phố nói chung đã vượt chỉ tiêu được Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 458/QĐ-TTg (80% tài liệu hình thành tại các cơ quan hành chính nhà nước được lập hồ sơ điện tử), thành phố đang từng bước tạo lập dữ liệu số tiến tới chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. Tỷ lệ lập hồ sơ điện tử của từng cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đến tháng 9 năm 2022 được thống kê cụ thể tại Phụ lục III kèm theo.

b) Hạn chế

- Mặc dù tất cả các cơ quan hành chính của thành phố đã thực hiện lập hồ sơ điện tử và đạt chỉ tiêu đề ra nhưng vẫn còn nhiều hồ sơ công việc điện tử thiếu thành phần tài liệu, nhất là đối với những công việc vừa có bản giấy vừa vừa có bản điện tử nên dữ liệu của các hồ sơ điện tử này chưa đầy đủ.

- Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan từ trước đến nay chưa được lập hồ sơ điện tử. Tại một số cơ quan hành chính, số lượng văn bản, tài liệu hình thành khi giải quyết các thủ tục hành chính khá nhiều nhưng chưa thực hiện lập hồ sơ điện tử nên hoàn toàn chưa có dữ liệu của khối tài liệu này.

c) Nguyên nhân của những hạn chế

- Do đặc thù công việc, tại các cơ quan, có nhiều công việc hình thành đồng thời văn bản điện tử và văn bản giấy (phiếu trình, biên bản, phiếu lấy ý kiến, giấy xác nhận, bản vẽ, bản quy hoạch, tập tài liệu..,). Khi lập hồ sơ điện tử, các cá nhân chưa số hóa (scan, ký số của cơ quan) để đưa các văn bản giấy vào hồ sơ điện tử nên thiếu thành phần tài liệu. Thực tế hiện nay, các cơ quan chỉ trang bị máy quét cho văn thư và văn thư cũng là người được giao quản lý, sử dụng chữ ký số của cơ quan nên việc số hóa văn bản giấy tập trung tại văn thư. Do đó, người làm văn thư gặp áp lực, không đủ thời gian để thực hiện số hóa văn bản, tài liệu giấy để lập hồ sơ công việc điện tử. Hơn nữa, các cơ quan chưa có trang thiết bị để scan tài liệu khổ giấy lớn hơn A4 để số hóa, lập hồ sơ điện tử.

- Hồ sơ của công dân, tổ chức được tiếp nhận và đăng ký trên Phần mềm Một cửa điện tử; văn bản là kết quả giải quyết của các cơ quan được đăng ký, quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Do Phần mềm Một cửa điện tử chưa có tính năng lập hồ sơ điện tử và do chưa liên kết dữ liệu giữa 02 phần mềm nên các cơ quan chưa lập hồ sơ điện tử đối với các công việc giải quyết thủ tục hành chính.

Phần III

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU, ĐỊNH HƯỚNG

1. Mục tiêu chung

a) Quản lý khoa học, thống nhất dữ liệu, tài liệu điện tử tại các cơ quan của thành phố, bao gồm lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong chuyển đổi số của thành phố.

b) Hình thành và phát triển kho lưu trữ số để tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, bảo mật, an ninh, an toàn và khả năng chia sẻ, truy cập, tìm kiếm, sử dụng của dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan để phục vụ hiệu quả nhu cầu tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ của tổ chức, công dân.

c) Số hóa tất cả những hồ sơ, tài liệu định dạng giấy còn giá trị sử dụng (trong điều kiện cho phép). Đối với tất cả văn bản, tài liệu phát sinh từ năm 2022 về sau, thực hiện lập hồ sơ điện tử đúng quy định và chuyển vào Kho lưu trữ số khi đến thời hạn giao nộp (trừ các hồ sơ có quy định hoặc điều kiện đặc thù không thể lập hồ sơ điện tử).

d) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan từ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Mục tiêu cụ thể đến năm 2025

a) Về xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan:

+ Bảo đảm tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hàng năm đủ điều kiện lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan thuộc đối tượng áp dụng của Đề án được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ tài liệu mang bí mật nhà nước hoặc những trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa có trang thiết bị phù hợp để quét (scan) khổ giấy có kích thước lớn hơn A4 hoặc do yếu tố kỹ thuật của các phần mềm chưa đáp ứng để tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử).

+ Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan đã tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử theo đúng quy định của pháp luật thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ tài liệu mang bí mật nhà nước hoặc những trường hợp pháp luật có quy định khác).

+ Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử thành phố trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ tài liệu mang bí mật nhà nước hoặc những trường hợp pháp luật có quy định khác).

+ Chuẩn hóa, làm sạch, hoàn thiện 100% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được các cơ quan số hóa trên Phần mềm Lưu trữ điện tử trong giai đoạn 2017-2021 để đúng quy định và đáp ứng hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng.

+ Số hóa 100% tài liệu lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ (trong đó có kết quả giải quyết thủ tục hành chính), thường xuyên được khai thác, sử dụng được đề ra tại lộ trình của Đề án, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Số hóa để tạo lập cơ sở dữ liệu từ tài liệu lưu trữ giấy còn giá trị khai thác, sử dụng. Có thể khẳng định nguồn dữ liệu từ số hóa tài liệu là nguồn dữ liệu vô cùng quan trọng của kho lưu trữ số thành phố.

- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành phố:

+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố có giải pháp bảo quản 100% tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thực hiện thường xuyên.

+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ ở định dạng giấy có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

+ Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

+ Chuẩn hóa, làm sạch, hoàn thiện 100% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được số hóa trên Phần mềm Lưu trữ lịch sử để đáp ứng hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng.

b) Xây dựng kho lưu trữ số

- Xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố (Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) gồm hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và các điều kiện khác bảo đảm tất cả tài liệu điện tử được tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xác nhận độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng khai thác, sử dụng qua thời gian.

- Xây dựng, nâng cấp Kho lưu trữ số của thành phố thành một hệ thống độc lập (tách rời khỏi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành) và đảm bảo cơ chế sao lưu, thu thập, chia sẻ dữ liệu điện tử với các phần mềm khác khi có nhu cầu.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Kho lưu trữ số là tập hợp các cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thành phố và lưu trữ chuyên ngành (nếu có thể).

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; chuyển phương thức lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ điện tử.

c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy

Để số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy định và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng, yêu cầu đặt là tài liệu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định được những tài liệu có giá trị trước khi đưa ra số hóa. Do đó, nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tại Đề án nhằm phục vụ số hóa tài liệu.

- Hoàn thành chỉnh lý 100% tài liệu lưu trữ giấy hình thành từ năm 2015 về trước đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan được đề ra tại lộ trình của Đề án theo đúng quy định.

- Hoàn thành việc chỉnh lý 100% tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố được đề ra tại lộ trình của Đề án theo đúng quy định.

3. Định hướng đến năm 2030

a) Sử dụng, chia sẻ dữ liệu số thay cho tài liệu giấy đối với những văn bản, tài liệu lưu trữ đã được tạo lập dữ liệu điện tử để phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, của thành phố.

b) Duy trì và phát triển các mục tiêu, kết quả đã đạt được trong lưu trữ số giai đoạn 2023-2025, tiến tới thực hiện lưu trữ điện tử toàn diện.

II. NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU

1. Nguyên tắc

Đề án được xây dựng và thực hiện trên cơ sở những nguyên tắc sau đây:

a) Đúng quy định của pháp luật và phù hợp với lộ trình thực hiện “Đề án chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” của thành phố, Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ.

b) Phù hợp với thực tiễn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan thuộc thành phố.

c) Thực hiện Đề án nghiêm túc, hiệu quả, tiết kiệm.

2. Yêu cầu

a) Đối với việc xây dựng, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

- Yêu cầu đối với dữ liệu tạo lập dưới dạng điện tử:

+ 100% văn bản, tài liệu điện tử (do cơ quan ban hành hoặc được sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoặc có trong các hồ sơ đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn) đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định; tất cả các tệp tin của văn bản, phụ lục kèm theo văn bản phải có chữ ký số. Chữ ký số trên văn bản điện tử hoặc bản sao định dạng điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

+ Cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ngoài trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

+ Hồ sơ đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn được tạo lập trên phần mềm phải đầy đủ thành phần tài liệu (văn bản đi, văn bản đến, tài liệu bên ngoài, tài liệu đa phương tiện) và cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và yêu cầu của phần mềm gồm: Mã hồ sơ (mã định danh của cơ quan, năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ), số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thư mục chứa hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, nội dung ghi chú (để phục vụ tìm kiếm)...

- Yêu cầu đối với dữ liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và tài liệu đưa ra số hóa:

+ Tài liệu đưa ra số hóa phải là tài liệu giải quyết thủ tục hành chính, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; có giá trị pháp lý; được chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định; bảo quản từ 20 năm trở lên và thường xuyên được tra cứu, sử dụng tại cơ quan; không số hóa tài liệu về hành chính quản trị văn phòng, kế toán, tài chính và tài liệu mang bí mật nhà nước.

+ Đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của thành phố và đáp ứng yêu cầu khai thác, chia sẻ dữ liệu của thành phố.

+ Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu đưa ra số hóa.

+ Số hóa theo từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; đính kèm tệp tin và cập nhật đầy đủ nội dung, thông tin của văn bản (số thứ tự văn bản trong hồ sơ, tên loại, số và ký hiệu, thời gian ban hành, tác giả, trích yếu, ngôn ngữ, tờ số, số trang, mức độ tin cậy, độ mật, mục lục số, ghi chú và từ khóa cần thiết phục vụ cho việc khai thác, sử dụng...) đảm bảo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

+ Tài liệu đưa ra số hóa hình thành từ năm 2020 về trước và chưa có dữ liệu điện tử (chưa được số hóa, lập hồ sơ điện tử...).

+ Không được hủy tài liệu trên các vật mang tin khác sau khí tài liệu đó được số hóa.

b) Đối với việc xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố

- Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ; bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn của văn bản, tài liệu và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu, hồ sơ theo thời hạn bảo quản; có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống, phần mềm khác của thành phố; là một thành phần của Kho dữ liệu dùng chung thành phố và là một nguồn dữ liệu đầu vào cung cấp dữ liệu số từ tài liệu lưu trữ cho Kho dữ liệu dùng chung thành phố để tạo thành các Data Mart phục vụ triển khai các ứng dụng, dịch vụ thông minh, phân tích khai phá dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định. Kho lưu trữ số của thành phố kết nối với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

- Dữ liệu của kho lưu trữ là tập hợp các dữ liệu tài liệu điện tử (được hình thành dưới dạng điện tử và từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác) của các cơ quan thuộc đối tượng thực hiện của Đề án này và các cơ quan được thành phố triển khai sử dụng kho lưu trữ số.

- Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng các chức năng sau:

+ Quản lý toàn diện tài liệu trong tất cả kho lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị (thông qua dữ liệu đặc tả chung). Từ đó, cho phép thống kê, quản lý tổng thể số lượng hồ sơ, số mét tài liệu lưu trữ (bao gồm lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử); tình hình tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở tất cả các cơ quan, đơn vị. Thông qua khai thác dữ liệu đặc tả, kho lưu trữ số cũng cho phép tra cứu, xác định sự tồn tại của một hồ sơ theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền. Theo dõi tình hình, lộ trình số hóa tài liệu của từng cơ quan, kiểm tra chất lượng dữ liệu số hóa từ đầu vào; hỗ trợ tìm tài liệu giấy khi có tài liệu điện tử và ngược lại)...

+ Bảo đảm kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử, Phần mềm Lưu trữ lịch sử và các phần mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử để phục vụ công tác quản lý nhà nước khi có nhu cầu; hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh và tích hợp, kết nối với các hệ thống tương tự khác.

+ Chức năng an ninh thông tin: Kho lưu trữ số lưu vết toàn bộ thông tin về quá trình tác động vào văn bản, tài liệu, hồ sơ, dữ liệu trong hệ thống; cảnh báo sự thay đổi về mức độ an ninh của hồ sơ, văn bản; phát hiện và bảo vệ dữ liệu khi bị tấn công; có chức năng quản lý phân quyền để đảm bảo quyền hạn tiếp cận tài liệu lưu trữ điện tử đối với từng tài khoản người dùng, tài khoản quản trị đơn vị...

+ Chức năng bảo quản và lưu trữ: Kho lưu trữ số đáp ứng yêu cầu tiếp nhận hồ sơ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác; lưu trữ tài liệu đa phương tiện (phim ghi âm, ghi hình...); kiểm tra tính xác thực của tài liệu điện tử; tạo lệnh thông báo các vấn đề nghiệp vụ khi cần thiết; bảo đảm việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa Kho lưu trữ số với các hệ thống có chuẩn đầu vào tương thích; bảo đảm an toàn, toàn vẹn thông tin, khả năng truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu; có khả năng lưu trữ dự phòng độc lập, đáp ứng các yêu cầu tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV; cho phép tự động sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

+ Bảo đảm thực hiện đầy đủ các yêu cầu về thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ: Lưu trữ và cung cấp theo yêu cầu về số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu được truy cập; số lượt người truy cập; cho phép tìm kiếm thông tin ở các cấp độ khác nhau, đáp ứng các điều kiện về khai thác tài liệu điện tử; hiển thị kết quả tìm kiếm theo yêu cầu của người sử dụng; in, tải kết quả tìm kiếm ở định dạng văn bản theo quy định; đánh dấu những văn bản, tài liệu được in, tải, lấy ra từ Kho lưu trữ số.

+ Chức năng quản lý dữ liệu đặc tả: Kho lưu trữ số tự động lưu toàn bộ dữ liệu đặc tả của văn bản, tài liệu và hồ sơ; hiển thị dữ liệu đặc tả theo yêu cầu của người sử dụng và cho phép bổ sung dữ liệu đặc tả.

+ Kho lưu trữ số tiến tới khả năng tự động trích lọc nội dung tài liệu từ file.pdf (chức năng OCR) để tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm theo nội dung văn bản, tài liệu.

+ Ưu tiên sử dụng chức năng phần mềm để tự động xác định thông tin tài liệu (như số trang, trích yếu...) để hạn chế sai sót khi nhập thủ công.

+ Kho lưu trữ số đảm bảo tính thống nhất về dữ liệu đặc tả (meta data) với Kho dữ liệu dùng chung thành phố, Kho dữ liệu hồ sơ kết quả thủ tục hành chính và các phần mềm lưu trữ điện tử, phần mềm lưu trữ lịch sử,...; đảm bảo tính kế thừa dữ liệu dùng chung từ Kho dữ liệu dùng chung thành phố.

+ Dung lượng lưu trữ của Kho lưu trữ số đảm bảo yêu cầu thực hiện Đề án. Cụ thể, dung lượng lưu trữ cần thiết là 14GB, bao gồm 7GB chứa dữ liệu chính và 7GB cho mục tiêu sao lưu dữ liệu.

c) Đối với việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị trước khi đưa ra số hóa.

- Đảm bảo nguyên tắc quản lý, chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo phông; chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý đúng quy định; xác định chính xác giá trị tài liệu, phân loại khoa học, lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản, loại bỏ những tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị, góp phần giải phóng diện tích kho lưu trữ, tập trung điều kiện để bảo quản và phát huy tài liệu có giá trị được lưu trữ tại cơ quan; xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tạo thuận lợi trong quản lý, số hóa, phục vụ hiệu quả việc khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Tài liệu đưa ra chỉnh lý hình thành từ năm 2015 về trước chưa được chỉnh lý, là tài liệu rời lẻ, chưa được lập hồ sơ công việc hoàn chỉnh.

- Đơn vị tính của số lượng tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý là mét giá. Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm (thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ). Ưu tiên chỉnh lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; không chỉnh lý tài liệu đã hết giá trị bảo quản theo quy định. Tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý phải đủ số lượng tối thiểu và đúng loại hình tài liệu theo kinh phí được ngân sách thành phố cấp hàng năm; không chỉnh lý và tính vào số lượng tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý đối với sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc...

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo đúng, đủ quy trình, nội dung công việc được quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt yêu cầu sau:

+ Phân loại tài liệu theo các phương án đã chọn, đảm bảo không phân tán phông lưu trữ.

+ Lập hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng quy định, cụ thể: Ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác các thông tin vào bìa hồ sơ; xác định thời hạn bảo quản cụ thể, chính xác cho từng hồ sơ; đánh số tờ cho tất cả văn bản, tài liệu trong hồ sơ bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn; lập mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn; ghi rõ họ tên người lập hồ sơ tại chứng từ kết thúc đối với tất cả các hồ sơ được lập trong quá trình chỉnh lý.

+ Đánh số hồ sơ, hộp số đúng quy định; lập mục lục hồ sơ của hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và mục lục hồ sơ của hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.

+ Loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu như: trùng thừa, hết thời hạn bảo quản, bị bao hàm, tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi, bản nháp, tư liệu tham khảo... Đối với những tài liệu bị loại, phải thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị đúng theo quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, trong đó ghi chính xác, rõ ràng tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu và lý do loại hủy.

- Ưu tiên chỉnh lý tài liệu đối với các cơ quan chưa được ngân sách thành phố cấp kinh phí chỉnh lý trong giai đoạn 2017-2021.

III. PHẠM VI VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

Trong phạm vi Đề án, tập trung thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các cơ quan, đơn vị và xây dựng kho lưu trữ số của thành phố, cụ thể:

1. Đối tượng thực hiện Đề án

a) Cơ quan trực tiếp thực hiện Đề án

- Các sở, ban, ngành và 03 đơn vị sự nghiệp thành phố (Viện Nghiên cứu Phát triển Kinh tế - Xã hội, Ban Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư, Đài Phát thanh - Truyền hình).

- Các chi cục, ban trực thuộc sở có chức năng tham mưu quản lý nhà nước.

- Các phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện.

- UBND các phường, xã.

- Lưu trữ lịch sử thành phố.

- Khuyến khích các cơ quan, tổ chức khác căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án và quy định pháp luật có liên quan để tạo lập, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.

b) Cơ quan tham mưu triển khai, quản lý việc thực hiện Đề án

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND thành phố, Sở Tài chính và các cơ quan có liên quan tham mưu triển khai, quản lý việc thực hiện Đề án.

2. Thời gian

Thời gian thực hiện Đề án từ năm 2023 đến năm 2030.

3. Nhiệm vụ và lộ trình thực hiện Đề án giai đoạn 2023-2025

a) Chuẩn hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giai đoạn 2023-2025

Lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy của các cơ quan, đơn vị được thống kê cụ thể tại Phụ lục IV kèm theo Đề án này (chỉ gồm các cơ quan, đơn vị đề xuất nhu cầu số hóa tài liệu và tài liệu đưa ra số hóa đáp ứng yêu cầu của Đề án).

b) Xây dựng kho lưu trữ số giai đoạn 2023-2025

Mô tả chi tiết kho lưu trữ số theo Phụ lục V kèm theo.

c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy giai đoạn 2023-2025

- Tài liệu lưu trữ giấy chỉnh lý theo Đề án: 1.418 mét tài liệu lưu trữ hình thành trước năm chưa được chỉnh lý của các nhóm cơ quan, cụ thể như sau:

Lộ trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy giai đoạn 2023-2025 của từng cơ quan, đơn vị được thống kê cụ thể tại Phụ lục VI kèm theo Đề án này (chỉ gồm các cơ quan, đơn vị đề xuất nhu cầu chỉnh lý tài liệu và tài liệu đưa ra chỉnh lý đáp ứng yêu cầu của Đề án).

- Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành từ năm 2016 về sau, các cơ quan, đơn vị chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ, người làm lưu trữ thực hiện hệ thống hóa tài liệu hoặc tự cân đối kinh phí để chỉnh lý tài liệu, không để tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống.

4. Định hướng giai đoạn 2026 - 2030

Trong 06 tháng đầu năm 2026 sẽ thực hiện đánh giá kết quả thực hiện Đề án giai đoạn 2023-2025 và đề xuất các nhiệm vụ cụ thể của giai đoạn 2026-2030, trong đó tập trung vào các nội dung:

a) Đánh giá mục tiêu đã đạt được, chưa đạt được.

b) Đề xuất chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy giai đoạn 2026-2030.

c) Đề xuất số hóa tài liệu lưu trữ giấy giai đoạn 2026-2030.

d) Tiếp tục nâng cấp, vận hành hoạt động của kho lưu trữ số và việc khai thác, sử dụng dữ liệu lưu trữ điện tử.

đ) Đề xuất giải pháp cụ thể để thực hiện hiệu quả lưu trữ điện tử giai đoạn 2026-2030.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án bao gồm ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác (nếu có), trong đó sử dụng kinh phí từ ngân sách thành phố để tạo lập, số hóa, chuẩn hóa dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, xây dựng Kho lưu trữ số, chỉnh lý tài liệu và chi phí quản lý thực hiện Đề án. Trong đó:

a) Kinh phí tạo lập dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử: Sử dụng 100% ngân sách nhà nước (chi thường xuyên).

b) Kinh phí chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng kho lưu trữ số: Sử dụng 100% ngân sách nhà nước và thực hiện theo kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm và các chương trình, dự án công nghệ thông tin, chuyển đổi số thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025.

c) Kinh phí chỉnh lý tài liệu: Sử dụng 100% ngân sách nhà nước (chi thường xuyên).

2. Đối với các đơn vị có các nguồn kinh phí được để lại theo quy định (đang để ngoài cân đối ngân sách): Việc sử dụng kinh phí để thực hiện Đề án thực hiện theo quy định của Luật Đầu tư công và pháp luật chuyên ngành.

3. Các cơ quan, đơn vị chủ động lồng ghép với các đề án, chương trình, dự án của đơn vị mình, cân đối sắp xếp trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để thực hiện.

4. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, tại thời điểm xây dựng dự toán hàng năm, các cơ quan thuộc đối tượng thực hiện Đề án căn cứ lộ trình, tiêu chuẩn, nội dung, định mức, số lượng, đơn giá theo quy định hiện hành, lập dự toán chi tiết gửi cơ quan quản lý chuyên ngành kiểm tra, rà soát, tổng hợp chung nhằm tránh chồng chéo, trùng lắp để gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư (vốn chi đầu tư phát triển) và Sở Tài chính (vốn chi thường xuyên) xem xét, thẩm định, tổng hợp báo cáo UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện Đề án

Các cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện Đề án có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:

a) Chủ động, nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Đề án, bảo đảm đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, hiệu quả, đúng tiến độ và chất lượng theo quy định, yêu cầu. Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc lựa chọn tài liệu số hóa để đảm bảo yêu cầu của Đề án, về chất lượng thực hiện dịch vụ và kết quả thực hiện Đề án trong cơ quan mình phụ trách.

b) Chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện Đề án, hoàn thành đủ chỉ tiêu của từng nhiệm vụ được giao và đúng lộ trình trong từng năm; phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị khác trong việc thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính đồng bộ, kết nối.

c) Tổ chức tạo lập, làm sạch dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trước khi đưa về Kho lưu trữ số để chia sẻ dữ liệu, phục vụ khác khai thác, sử dụng.

d) Thực hiện các thủ tục đấu thầu, lựa chọn nhà thầu thực hiện dịch vụ lưu trữ theo Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn về công tác đấu thầu theo đúng quy định của Nhà nước; kiểm tra kỹ tính pháp lý, hồ sơ năng lực của các tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu thực hiện dịch vụ về lưu trữ tại cơ quan theo quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ; thực hiện ký kết hợp đồng dịch vụ theo đúng quy định, trong hợp đồng dịch vụ lưu trữ, ngoài các quy định chung của pháp luật hiện hành, cần đưa vào các tiêu chí về chất lượng thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của Đề án, điều khoản về bảo hành chất lượng dịch vụ.

đ) Thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ việc giao, nhận tài liệu và có biên bản giao, nhận tài liệu đối với tổ chức, cá nhân đã trúng thầu; yêu cầu tổ chức, cá nhân đã trúng thầu phải chịu trách nhiệm nếu xảy ra tình trạng mất, thất lạc văn bản, tài liệu và phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra tình trạng lộ, lọt thông tin tài liệu của cơ quan trong quá trình thực hiện.

e) Thường xuyên có sự trao đổi giữa cơ quan và tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ để làm rõ quy trình giải quyết công việc, đặc thù hồ sơ, tài liệu của cơ quan để thống nhất phương án thực hiện. Trong trường hợp cần thiết, nội dung thỏa thuận của cơ quan với tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ phải thể hiện bằng văn bản. Cơ quan thường xuyên theo dõi, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện dịch vụ để bảo đảm các cá nhân tham gia thực hiện dịch vụ là những người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và bảo đảm chất lượng tài liệu theo đúng quy định. Cơ quan chịu trách nhiệm về chất lượng thực hiện các dịch vụ về lưu trữ.

g) Sau khi ký hợp đồng thực hiện dịch vụ, đơn vị trực thuộc, UBND phường, xã gửi hồ sơ (bản phô tô) về sở, ngành chủ quản và UBND quận, huyện để theo dõi, phục vụ kiểm tra (gồm hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ; phương án thực hiện dịch vụ lưu trữ; hồ sơ năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ). Các cơ quan, đơn vị cấp thành phố gửi văn bản đề nghị Sở Nội vụ kiểm tra chất lượng thực hiện dịch vụ trước khi thanh lý hợp đồng. Các đơn vị trực thuộc sở, ngành gửi văn bản đề nghị sở, ngành chủ quản; các phòng chuyên môn và UBND phường, xã gửi văn bản đề nghị UBND quận, huyện kiểm tra chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ trước khi thanh lý hợp đồng.

h) Đối với tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh theo kinh phí từ ngân sách thành phố cấp nhưng cơ quan không quản lý, bảo quản tốt, dẫn đến tài liệu đã chỉnh lý bị xé lẻ, cơ quan phải tự cân đối kinh phí để chỉnh lý lại khối tài liệu này.

i) Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ được giao tại Đề án theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước hiện hành; không sử dụng kinh phí được ngân sách thành phố cấp theo Đề án vào mục đích khác.

l) Định kỳ trước ngày 10 tháng 12 hàng năm, báo cáo UBND thành phố (thông qua Sở Nội vụ) tình hình, kết quả thực hiện Đề án. Trong quá trình thực hiện Đề án, nếu có khó khăn, vướng mắc, vấn đề phát sinh, các cơ quan chủ động phối hợp với Sở Nội vụ để tìm phương án giải quyết, tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.

2. Các sở, ngành chủ quản (có đơn vị trực thuộc tham gia Đề án) và UBND các quận, huyện

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ quản lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp tình hình triển khai các nhiệm vụ và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

b) Thực hiện kiểm tra chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ của các đơn vị trực thuộc tham gia Đề án trước khi đơn vị thanh lý hợp đồng.

c) Hàng năm, trên cơ sở đề xuất số lượng và dự toán kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu của các đơn vị trực thuộc, thực hiện thẩm định lại số lượng tài liệu, tổng hợp và gửi Sở Nội vụ tổng hợp chung để đề nghị Sở Tài chính đưa vào dự toán chi ngân sách thành phố.

3. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan quản lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp tình hình triển khai các nhiệm vụ được giao của cơ quan, đơn vị và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện hiệu quả Đề án. Kiểm tra đột xuất tình hình thực hiện và chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị cấp thành phố; kiểm tra đột xuất tình hình thực hiện và kiểm tra xác suất chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc sở, ngành, phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, UBND phường, xã.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho các phần mềm liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo yêu cầu lưu trữ điện tử theo quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền và của thành phố.

c) Hàng năm, trên cơ sở đề xuất số lượng và dự toán kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu của các cơ quan, thực hiện thẩm định lại số lượng tài liệu, tổng hợp và đề nghị Sở Tài chính tổng hợp vào dự toán chi ngân sách thành phố.

d) Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ thực hiện Đề án và phối hợp với các cơ quan tìm phương án giải quyết, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.

đ) Báo cáo UBND thành phố kết quả triển khai thực hiện hàng năm (có thể kết hợp tại báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ) và báo cáo kết quả khi Đề án kết thúc.

e) Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền, tình hình thực tế của thành phố và kết quả tổ chức thực hiện tại các cơ quan, Sở Nội vụ tổng hợp, đề xuất, tham mưu UBND thành phố điều chỉnh Đề án cho phù hợp.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin, đường truyền, dung lượng... để các phần mềm về công tác văn thư, lưu trữ điện tử của thành phố được tích hợp trên Hệ thống thông tin chính quyền điện tử hoạt động ổn định, thông suốt.

b) Thực hiện kiểm tra, sao lưu, dự phòng, phục hồi dữ liệu văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử của các phần mềm về công tác văn thư, lưu trữ điện tử được tích hợp trên Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố.

c) Phối hợp với Sở Nội vụ tiếp tục nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho các phần mềm, kho lưu trữ số của thành phố bảo đảm yêu cầu lưu trữ điện tử.

5. Cơ quan tài chính

a) Tại thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước hàng năm, trên cơ sở đề nghị của các cơ quan, đơn vị và ý kiến thẩm định của các cơ quan quản lý chuyên ngành về số lượng, nội dung và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ tại Đề án, Sở Tài chính thẩm định, tổng hợp (vốn chi thường xuyên) tham mưu UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt dự toán làm cơ sở thực hiện theo đúng quy định của Luật Ngân sách hiện hành và đảm bảo triển khai thực hiện hiệu quả Đề án.

b) Sở Tài chính, Phòng Kế hoạch và Tài chính các quận, huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan thuộc phạm vi thực hiện đúng quy định của pháp luật về sử dụng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Đề án này sau khi được phân bổ.

6. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Tham mưu UBND thành phố phân bổ kinh phí từ ngân sách thành phố để thực hiện các dự án đầu tư liên quan đến lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố sử dụng vốn đầu tư công (nếu có) trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm.

b) Phối hợp rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố trong quá trình triển khai thực hiện bảo đảm không bị chồng chéo với các dự án được phê duyệt hàng năm.

7. Công an thành phố

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ trong việc xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật đối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và Kho lưu trữ số của thành phố.

Trên đây là Đề án Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 của thành phố Đà Nẵng./.