Quyết định 153/QĐ-UBND năm 2022 về Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 3736/TTr-SNV ngày 15 tháng 12 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố
Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, bao gồm các nội dung: tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; giao nộp, thu thập, xác định giá trị; bảo quản cơ sở dữ liệu; thống kê; tiêu hủy và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Quy chế này không áp dụng đối với tài liệu lưu trữ có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước của thành phố tham gia sử dụng và hình thành văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố, Phần mềm Lưu trữ lịch sử và các phần mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh hồ sơ, tài liệu (sau đây gọi chung là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi chung là cá nhân) thuộc sự quản lý của các cơ quan này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 3736/TTr-SNV ngày 15 tháng 12 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố
Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, bao gồm các nội dung: tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; giao nộp, thu thập, xác định giá trị; bảo quản cơ sở dữ liệu; thống kê; tiêu hủy và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Quy chế này không áp dụng đối với tài liệu lưu trữ có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước của thành phố tham gia sử dụng và hình thành văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố, Phần mềm Lưu trữ lịch sử và các phần mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh hồ sơ, tài liệu (sau đây gọi chung là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi chung là cá nhân) thuộc sự quản lý của các cơ quan này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hoạt động lưu trữ điện tử là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

3. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

4. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.

5. Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

6. Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang,...).

7. Sao lưu là việc tạo ra bản sao cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm.

8. Chuyển đổi phương tiện lưu trữ là việc sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ này sang phương tiện lưu trữ độc lập khác.

9. Phương thức sao lưu gia tăng là việc sao lưu tất cả các thông tin có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần nhất trước đó.

10. Phương thức sao lưu đầy đủ là việc sao lưu tất cả các thông tin được chọn, không phụ thuộc vào thời điểm lưu trữ và các lần sao lưu trước đó.

11. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan.

12. Lưu trữ lịch sử thành phố là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và từ các nguồn khác.

Điều 4. Trách nhiệm trong việc thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan

a) Người đứng đầu cơ quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.

b) Áp dụng các biện pháp, chế tài nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; ban hành quy định, quy chế về lưu trữ điện tử phù hợp với thực tế của cơ quan.

2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức thực hiện đúng các quy định về lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc áp dụng các biện pháp, chế tài nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; ban hành quy định, quy chế về lưu trữ điện tử của cơ quan.

3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan

a) Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong cơ quan

Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử chưa đến hạn nộp lưu của đơn vị và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

b) Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan

- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ điện tử đối với công việc đã đáp ứng yêu cầu lập hồ sơ điện tử hoàn toàn và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ điện tử theo quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

- Cá nhân có trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ điện tử đã lập khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn, quy trình, thủ tục.

- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu điện tử đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu điện tử của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Cá nhân trong cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải lập hồ sơ đối với công việc được giao giải quyết và bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình công tác cho bộ phận hoặc cá nhân có liên quan theo quy chế của cơ quan.

4. Trách nhiệm của người làm lưu trữ

a) Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu bộ phận hành chính, người đứng đầu cơ quan thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.

b) Kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước khi tiếp nhận; tiếp nhận; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm.

c) Thường xuyên kiểm tra để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên phần mềm. Trường hợp phát hiện lỗi, sự cố, thông báo cho bộ phận, cá nhân thực hiện công nghệ thông tin của cơ quan hoặc cơ quan quản lý phần mềm để khắc phục.

5. Trách nhiệm của bộ phận, cá nhân thực hiện công nghệ thông tin của cơ quan

Bộ phận, cá nhân thực hiện công nghệ thông tin của cơ quan có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật theo đúng quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thông báo cho cơ quan quản lý phần khi phát hiện phần mềm bị lỗi, sự cố...

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Chiếm đoạt, làm hỏng, mất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.

4. Mua bán, chuyển giao trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, cá nhân.

6. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chương II

HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Mục 1. TIÊU CHUẨN DỮ LIỆU THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ

Điều 6. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan

1. Văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện tử và các phần mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu được lựa chọn để lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm.

2. Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ngoài trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

3. Hồ sơ điện tử được tạo lập trên phần mềm phải cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và yêu cầu của phần mềm gồm: Mã hồ sơ (mã định danh của cơ quan, năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ), số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, ghi chú…

4. Chữ ký số trên văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được lập điện tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

5. Văn bản, tài liệu điện tử do cơ quan ban hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Bản sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 7. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được cập nhập đầy đủ dữ liệu thông tin trên Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.

2. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu điện tử

a) Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

- Ảnh màu;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

- Tỷ lệ số hóa: 100%;

- Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa thực hiện ký số trên tài liệu được quét (scan) trước khi đính kèm lên Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố. Hình thức chữ ký số của cơ quan cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ số hóa phải bảo đảm:

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;

+ Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

+ Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

- Tên tệp tin (file) gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm, trong đó:

+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ mở gồm mã hồ sơ (gồm các thông tin mã định danh của cơ quan hình thành phông, năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ không có ký hiệu, chỉ cần ghi số hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ; các thành phần được phân định bằng dấu chấm.

+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ đóng thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố nhưng chưa nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đặt tên tệp tin (file) như trường hợp phông đóng hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử. Cụ thể tên tệp tin (file) bao gồm: Mã định danh của cơ quan lưu trữ, mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số, số thứ tự văn bản trong hồ sơ; các thành phần được phân định bằng dấu chấm. Mã định danh của cơ quan lưu trữ là mã định danh của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng.

+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ đóng không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tên tệp tin (file) gồm: Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số, số thứ tự của văn bản trong hồ sơ; các thành phần được phân định bằng dấu chấm. Trong đó mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ do từng cơ quan quy định.

b) Tài liệu ảnh

- Định dạng: JPEG;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

c) Tài liệu phim ảnh

- Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;

- Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.

d) Tài liệu âm thanh

- Định dạng: MP3, .wma;

- Bit rate tối thiểu: 128 kbps.

3. Sau khi tài liệu trên các vật mang tin khác được số hóa, cơ quan không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ bảo quản có thời hạn cho đến khi tài liệu hết giá trị theo quy định.

Mục 2. GIAO NỘP, THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều 8. Giao nộp, thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan

1. Tài liệu lưu trữ điện tử giao nộp, thu thập vào lưu trữ cơ quan phải bảo đảm giá trị pháp lý, đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn giao nộp, thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan

a) Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

b) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác.

3. Thủ tục giao nộp, thu thập

Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

a) Bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm lập và hoàn chỉnh hồ sơ điện tử trên phần mềm theo đúng quy định; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo.

b) Lưu trữ cơ quan thông báo cho các bộ phận, cá nhân thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử.

c) Bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc chuyển Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho lưu trữ cơ quan và thực hiện giao nộp hồ sơ điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm.

d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu điện tử theo mẫu tại Phụ lục II kèm theo; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm.

đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, điều chỉnh đúng, đủ các thông tin, dữ liệu trước khi đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, số lượng trang, tình trạng vật lý, từ khóa, ký hiệu thông tin (nếu có).

Điều 9. Giao nộp, thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thành phố

1. Tài liệu lưu trữ điện tử giao nộp, thu thập vào Lưu trữ lịch sử thành phố phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử thành phố

a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan thuộc Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

b) Thời hạn nộp lưu tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Thủ tục giao nộp, thu thập

Việc giao nộp, thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thành phố được thực hiện theo đúng quy trình tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp, trong đó lưu ý các nội dung sau:

a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất mục lục hồ sơ nộp lưu của hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

b) Việc “Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử thành phố để giao nộp” được thay thế bằng việc lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo đến Lưu trữ lịch sử thành phố thông qua chức năng của phần mềm;

c) Lưu trữ lịch sử thành phố có trách nhiệm kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo mục lục hồ sơ nộp lưu, dạng thức, cấu trúc đã thống nhất; tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ lịch sử điện tử trên phần mềm.

d) Lưu trữ lịch sử thành phố có trách nhiệm thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ điện tử bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.

Điều 10. Yêu cầu chung khi giao nộp, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố

1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau, thực hiện giao nộp, thu thập cả hai loại.

2. Cơ quan, cá nhân chỉ được xóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.

Điều 11. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan hình thành tài liệu;

c) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

d) Mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;

đ) Giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;

e) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị phải đáp ứng các yêu cầu sau

a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

3. Cơ quan căn cứ thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động theo quy định của Bộ Nội vụ và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành của bộ, ngành chủ quản để xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho hồ sơ tài liệu hình thành tại cơ quan theo 02 mức: vĩnh viễn và có thời hạn (theo số năm cụ thể). Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định của cơ quan có thẩm quyền.

4. Đối với các hồ sơ, tài liệu chưa được cơ quan có thẩm quyền quy định thời hạn bảo quản, cơ quan có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng đã được quy định thời hạn bảo quản để xác định giá trị của tài liệu.

5. Mỗi cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo đúng quy định tại Luật Lưu trữ để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu.

Mục 3. BẢO QUẢN CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 12. Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc

a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, xác thực trên các phương tiện lưu trữ, bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

b) Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

c) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Yêu cầu

a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định của cơ quan có thẩm quyền. Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định.

b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Phương tiện lưu trữ tài liệu điện từ phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

d) Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

3. Trách nhiệm kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

a) Trung tâm Phát triển hạ tầng Công nghệ thông tin và Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ cơ quan sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.

b) Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử thành phố có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử thành phố.

c) Việc kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đối với các phần mềm khác cơ quan đang ứng dụng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

4. Không được mang thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.

Điều 13. Kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Nội dung công việc kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình và các biên bản thực hiện tuân thủ theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo an toàn, đầy đủ và chính xác (bao gồm cả dữ liệu tệp tin và dữ liệu phần mềm).

3. Dữ liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu thêm ít nhất 02 bản, sử dụng công nghệ đảm bảo khả năng phục hồi khi có sự cố.

4. Trong trường hợp phần mềm phục vụ quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ tự động, độ trễ của dữ liệu sao lưu so với dữ liệu thực tế không quá 24 giờ.

Mục 4. THỐNG KÊ, TIÊU HỦY VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều 14. Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ điện tử

1. Cơ quan có tài liệu lưu trữ điện tử định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê năm, bảo đảm đúng số liệu, biểu mẫu và thời gian... theo quy định của Bộ Nội vụ.

2. Kỳ báo cáo thống kê theo năm, được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm.

3. Cơ quan sử dụng tài khoản đã được cấp (tên và mật khẩu) để đăng nhập vào Hệ thống báo cáo trực tuyến văn thư, lưu trữ và thực hiện báo cáo thống kê các nội dung về tài liệu lưu trữ điện tử theo biểu mẫu đã có trên Hệ thống.

4. Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện theo quy trình sau

a) Hàng năm, từng cơ quan có trách nhiệm hoàn thành tự báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định.

b) Cơ quan chủ quản và Phòng Nội vụ quận, huyện có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định số liệu báo cáo về tài liệu lưu trữ điện tử của các đơn vị trực thuộc.

c) Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp số liệu của các cơ quan trên địa bàn thành phố, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 15. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

a) Người đứng đầu cơ quan quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố.

3. Thẩm quyền thẩm định tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan

a) Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

b) Phòng Nội vụ các quận, huyện thẩm định tài liệu hết giá trị của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã.

c) Lưu trữ cơ quan cấp trên giúp người đứng đầu cơ quan thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

4. Tài liệu lưu trữ điện tử tiêu hủy được chuyển sang trạng thái “đã hủy”. Cơ quan quyết định hủy tài liệu hết giá trị xem xét, quyết định việc xóa dữ liệu bản ghi và dữ liệu tệp tin đính kèm trên hệ thống vật lý trong trường hợp cần thiết, đảm bảo không ảnh hưởng đến các hệ thống thông tin khác dùng chung dữ liệu này (nếu có).

Điều 16. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu

a) Cá nhân trong cơ quan.

b) Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan.

2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan do người đứng đầu cơ quan quyết định.

3. Cơ quan có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí... thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của cơ quan.

4. Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với cá nhân trong cơ quan được thực hiện trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ điện tử, cụ thể

a) Từ thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, cá nhân lựa chọn hồ sơ, tài liệu cần khai thác, sử dụng và gửi đến người làm lưu trữ cơ quan trên phần mềm.

b) Người làm lưu trữ cơ quan trình người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên phần mềm.

c) Người có thẩm quyền phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi lại người làm lưu trữ cơ quan trên phần mềm.

d) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, lưu trữ cơ quan tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần mềm và gửi cho cá nhân khai thác, sử dụng.

5. Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan

a) Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan có thể trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đến cơ quan thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Hồ sơ đề nghị bao gồm:

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;

- Trường hợp khai thác vì mục đích công vụ, phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác;

- Trường hợp khai thác vì mục đích cá nhân, phải xuất trình (nếu khai thác trực tiếp) hoặc phải có bản chụp (nếu khai thác trực tuyến) chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

b) Quy trình còn lại thực hiện theo quy định tại điểm b, c, d khoản 4 Điều này.

6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan phải được phần mềm lưu vết, tự động tổng hợp và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

7. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều 17. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành phố

Lưu trữ lịch sử thành phố vận dụng quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử và căn cứ tình hình thực tế về ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử để tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ ban hành quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Tham mưu UBND thành phố chỉ đạo tổ chức thực hiện lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố theo Quy chế này và quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Hướng dẫn, hỗ trợ, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan và cá nhân trong việc thực hiện hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Chủ trì nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố đảm bảo yêu cầu lưu trữ điện tử của thành phố và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền; tổ chức vận hành, xử lý sự cố theo đề nghị của các cơ quan.

4. Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử thành phố nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Lưu trữ lịch sử đảm bảo yêu cầu lưu trữ điện tử của thành phố và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Phần mềm Lưu trữ lịch sử hoạt động ổn định, thông suốt; thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên Phần mềm Lưu trữ lịch sử.

5. Chủ trì thực hiện nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành bảo đảm yêu cầu lưu trữ điện tử.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố hoạt động ổn định, thông suốt.

2. Thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.

3. Phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố bảo đảm yêu cầu lưu trữ điện tử.

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan

1. Thực hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định khác có liên quan về lưu trữ điện tử của cơ quan có thẩm quyền.

2. Sử dụng Phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành và thực hiện đúng quy định về: Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, đảm bảo 80% tài liệu hình thành tại cơ quan được tạo lập hồ sơ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa có trang thiết bị phù hợp để quét (scan) khổ giấy có kích thước lớn hơn A4 hoặc do yếu tố kỹ thuật của các phần mềm chưa đáp ứng để tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử) và 100% hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

3. Sử dụng Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố và thực hiện đúng quy định về: tiếp nhận hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác; quản lý thống nhất hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và giao nộp 100% hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.

4. Tổng hợp ý kiến góp ý của các cá nhân trong cơ quan khi sử dụng Phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố, gửi Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông để nghiên cứu tham mưu UBND thành phố phê duyệt cập nhật tính năng, chức năng của các phần mềm.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Sở Nội vụ đề xuất các nội dung thực hiện lưu trữ điện tử vào Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, địa phương hàng năm; căn cứ kết quả xếp loại hàng năm, tham mưu Chủ tịch UBND thành phố hình thức khen thưởng đối với những cơ quan thực hiện xuất sắc lưu trữ điện tử và phê bình đối với cơ quan chưa thực hiện đúng quy định về lưu trữ điện tử.

2. Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ chủ trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố.

2. Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.

PHỤ LỤC I

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Mẫu 1. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÀI LIỆU VĨNH VIỄN

PHÒNG/BỘ PHẬN…………….

Năm ...

Mục lục này gồm:……………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ:…………………………………... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Mẫu 2. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÀI LIỆU CÓ THỜI HẠN

PHÒNG/BỘ PHẬN…………..

Năm ...

Mục lục này gồm:…………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ:…………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

PHỤ LỤC II

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ……….(Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ông (bà):……………………………………….., chức vụ…………………………………..

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà):………………………………………, Lưu trữ cơ quan

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp:……………………………………………………..

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:…………………………………………………

3. Số lượng tài liệu tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:…………………………………………………………………..

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:……………………………………………………

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:.......................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.