Quyết định 711/QĐ-UBND năm 2022 phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2022-2025”

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG GIAI ĐOẠN 2022 - 2025”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật giá ngày 20 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật an toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về việc quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025;

Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành;

Căn cứ Thông tư số 04/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/2/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 40/2020/TT-BTTTT ngày 30/11/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định tiêu chí xác định sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước được ưu tiên đầu tư, thuê, mua sắm;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 1954/QĐ-UBND ngày 01/11/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG GIAI ĐOẠN 2022 - 2025”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật giá ngày 20 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật an toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về việc quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025;

Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành;

Căn cứ Thông tư số 04/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/2/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 40/2020/TT-BTTTT ngày 30/11/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định tiêu chí xác định sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước được ưu tiên đầu tư, thuê, mua sắm;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 1954/QĐ-UBND ngày 01/11/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Căn cứ Quyết định số 21/2021/QĐ-UBND ngày 20 tháng 8 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc ban hành giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Căn cứ Kế hoạch số 1946/KH-UBND ngày 10/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1234/TTr-SNV ngày 06 tháng 6 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu, số hoá tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2022 - 2025”(sau đây gọi là Đề án) với những nội dung chủ yếu sau đây:

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

a) Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử;

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm lưu trữ lịch sử, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu

a) Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân trên môi trường điện tử;

b) Hoàn thiện giải pháp công nghệ, phần mềm về quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

c) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử và nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử;

d) Tiến hành số hóa, lập hồ sơ điện tử, chuyển đổi cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ sang cơ sở dữ liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu 203,275 mét (18 phông) tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng thời kỳ từ năm 1949 - 2012, đang được quản lý, bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Tiến hành thu thập tài liệu và có kế hoạch số hóa tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử khi các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

f) Hướng tới bảo đảm tối thiểu 30% tài liệu giấy đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử mà không thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng được số hóa, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng lưu trữ trực tuyến mức độ 4.

3. Đối tượng thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

II. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

1. Trang bị phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử; Đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật, công nghệ

Trang bị phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử. Thuê dịch vụ Hệ thống Deter Center đặt máy chủ Cloud cài đặt ứng dụng phần mềm, trang bị Hệ thống lưu trữ dữ liệu qua mạng NAS; máy tính, máy phô tô tốc độ cao, máy scan chuyên dụng tốc độ cao, Máy In Laser 2 mặt khổ A3, A4 lớn, thiết bị định tuyến để xử lý và lưu trữ thông tin, chạy các ứng dụng phục vụ cho toàn bộ hệ thống phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử của tỉnh.

2. Chuyển đổi, tạo lập cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ

Thực hiện hiệu chỉnh, chuyển đổi cơ sở dữ liệu đã tạo lập trên phần mềm đang sử dụng sang cơ sở dữ liệu phần mềm mới và cập nhật bổ sung, hiệu chỉnh hoàn thiện cơ sở dữ liệu và tạo lập mới cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ 1949 - 2012.

3. Hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu, thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử

a) Hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu

- Hoàn thiện cơ sở dữ liệu lưu trữ số của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, đáp ứng yêu cầu tích hợp cơ sở dữ liệu lưu trữ số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước được thiết lập trên cơ sở tích hợp và quản trị tập trung tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thuộc nguồn nộp lưu hoặc ký gửi tài liệu vào các lưu trữ lịch sử.

b) Thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử

- Quy trình nghiệp vụ về lưu trữ, thống kê, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện trong môi trường mạng.

- Thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm.

- Hoàn thiện cơ sở dữ liệu kho lưu trữ tài liệu điện tử, tài liệu số tỉnh Cao Bằng.

- Toàn bộ cơ sở dữ liệu lưu trữ số của tỉnh Cao Bằng được bảo quản, lưu trữ lại Lưu trữ lịch sử tỉnh có đầy đủ dữ liệu ở dạng sẵn sàng tích hợp vào cơ sở dữ liệu lưu trữ số quốc gia.

4. Thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu sau khi Đề án hoàn thành

Trung tâm lưu trữ lịch sử tiếp tục thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và tiếp tục số hóa tài liệu các phông lưu trữ khi Đề án kết thúc; việc số hóa tài liệu vĩnh viễn khi các đơn vị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh do viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực tiếp thực hiện; không bố trí kinh phí để thực hiện số tài liệu giai đoạn tiếp theo sau khi đề án kết thúc.

5. Giải pháp thực hiện

a) Nghiên cứu xây dựng danh mục và lập dự toán kinh phí đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc triển khai Đề án.

b) Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hằng năm để triển khai thực hiện Đề án.

c) Đẩy nhanh tiến độ xây dựng và triển khai thực hiện Đề án “chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị từ năm 2015 trở về trước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng để tiến tới thu thập tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đã chỉnh lý khoa học tài liệu.

III. THỜI GIAN VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Thời gian thực hiện

a) Trang bị phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Đầu tư trang thiết bị hạ tầng, kỹ thuật: thực hiện năm 2022.

b) Tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ: từ năm 2022 đến hết năm 2025

Năm 2022: thực hiện số hóa: 21,875 mét giá tài liệu

Năm 2023: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 53,875 mét giá tài liệu.

Năm 2024: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 67,75 mét giá tài liệu.

Năm 2025: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 59,775 mét giá tài liệu.

c) Thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử, phục vụ tổ chức cá nhân khai thác trực tuyến: thực hiện từ năm 2025

2. Kinh phí thực hiện Đề án

Nguồn kinh phí thực hiện Đề án từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ: chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai:

a) Đề xuất các giải pháp công nghệ, kỹ thuật để làm cơ sở hoàn thiện, tiếp nhận phần mềm quản lý tài liệu điện tử, trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu về số hóa tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu số tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng;

b) Dự toán kinh phí trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí hàng năm để tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ theo lộ trình Đề án;

c) Tiếp tục thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tổ chức triển khai tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo tính toàn vẹn đồng bộ của thông tin tài liệu, chất lượng, hiệu quả đúng theo quy định;

d) Quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu đã được số hóa của tỉnh (kho lưu trữ số);

e) Tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu giấy của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh còn tồn đọng, tích đống, sau khi chỉnh lý tiến hành thu tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

f) Xây dựng chương trình, nội dung bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và văn thư, lưu trữ điện tử phù hợp với yêu cầu thực tiễn vào kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của tỉnh.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức triển khai thực hiện Đề án; thẩm định toàn bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh mua sắm, quản lý, sử dụng và khai thác;

b) Tư vấn cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng danh mục trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để mua sắm phục vụ cho công tác số hóa tài liệu; thực hiện đảm bảo quy trình mua sắm theo Luật định.

3. Sở Tài chính: phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan liên quan thẩm định, duyệt giá trang thiết bị hạ tầng công nghệ, trình cấp có thẩm quyền cân đối kinh phí thực hiện Đề án theo quy định; kiểm tra việc quản lý, sử dụng kinh phí thực hiện Đề án theo quy định hiện hành.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Thông tin và Truyền thông, Tài chính; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG GIAI ĐOẠN 2022 - 2025

MỤC LỤC

ĐỀ ÁN

TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG GIAI ĐOẠN 2022 - 2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 711/QĐ-UBND ngày 15 tháng 6 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

I. SỰ CẦN THIẾT

Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của nhân dân. Việc khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ đã được các cơ quan lưu trữ đặt thành nhiệm vụ hàng đầu, thường xuyên và là thước đo đánh giá về hiệu quả của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đang được quản lý, bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định. Đây là khối tài liệu có giá trị lịch sử, là nguồn tài liệu quan trọng được hình thành qua các thời kỳ phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng của tỉnh, thường xuyên được khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu công việc của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh. Khối lượng tài liệu này đã được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, bảo quản đúng quy định.

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển chính phủ điện tử là xu thế tất yếu. Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ, cùng nhiều văn bản dưới luật công nhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử có giá trị tương đương như văn bản giấy. Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử ra đời như một kết quả tất yếu của Chính phủ điện tử.

Ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch số 1946/KH-UBND ngày 10/8/2020 về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trong đó nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, lộ trình xây dựng tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước và lưu trữ tài liệu điện tử tại Trung tâm lưu trữ lịch sử. Trung tâm lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn ở dạng điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản trên kho để phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

Nghị quyết số 11/NQ-TU ngày 7/3/2022 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh khoá XIX về xây dựng chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số, chuyển đổi số tỉnh Cao Bằng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đang được triển khai quyết liệt, thực hiện chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, chuyển đổi số lĩnh vực văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ góp phần thúc đẩy chuyển đổi số của các cơ quan, tổ chức, vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử rất cần phải được thực hiện đồng bộ, thống nhất để đảm bảo tài liệu điện tử được lưu trữ an toàn, đáp ứng yêu cầu cho các tổ chức, cá nhân sử dụng, khai thác tài liệu, phục vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước.

Chính vì vậy, việc xây dựng và triển khai công tác tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử là nhu cầu thiết yếu để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Việc xây dựng “Đề án Tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2022 - 2025” hiện nay là cần thiết nhằm từng bước khắc phục được việc bảo quản an toàn tài liệu, kịp thời số hóa những tài liệu có tình trạng vật lý kém, dễ hỏng, rách khi sử dụng bản giấy, nhất là những tài liệu có tần suất khai thác cao, sử dụng thường xuyên. Đây là biện pháp tối ưu, với số hóa dữ liệu, lập hồ sơ điện tử giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng, cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ, đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu lưu trữ tài liệu điện tử, phục vụ các tổ chức cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ và thực hiện Nghị quyết số 11/NĐ-TU ngày 7/3/2022 của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh khóa XIX về xây dựng chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số, chuyển đổi số tỉnh Cao Bằng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

II. CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

Luật Giao dịch điện tử năm 2005;

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về việc quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025;

Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành;

Thông tư số 04/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin;

Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế-kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Thông tư 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/2/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước;

Thông tư số 40/2020/TT-BTTTT ngày 30/11/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định tiêu chí xác định sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước được ưu tiên đầu tư, thuê, mua sắm;

Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030”;

Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Quyết định số 1954/QĐ-UBND ngày 01/11/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Quyết định số 21/2021/QĐ-UBND ngày 20/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc ban hành giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

Kế hoạch số 1946/KH-UBND ngày 10/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Phần II

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

I. VỀ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1. Thành phần, thời gian của hồ sơ, tài liệu

Theo quy định, tất cả các hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND tỉnh, các cơ quan trung ương đặt tại tỉnh và UBND cấp huyện phải giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh để thống nhất đầu mối bảo quản, lưu trữ, phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu. Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh là hồ sơ, tài liệu của HĐND, UBND tỉnh, các Sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố có giá trị bảo quản vĩnh viễn; thời gian hồ sơ, tài liệu từ năm 1949 đến năm 2012.

2. Tổng số hồ sơ, tài liệu: Tại thời điểm tháng 12/2021, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản hồ sơ, tài liệu của 25 cơ quan, tổ chức với tổng số 539 mét tài liệu, trong đó có 203.275 mét tài liệu (18 phông tài liệu) là tài liệu vĩnh viễn của HĐND tỉnh, UBND tỉnh, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh với tổng số 20.736 hồ sơ, tương đương 952.003 tờ tài liệu (chưa bao gồm hồ sơ, tài liệu là bản đồ, bản vẽ kỹ thuật về địa giới hành chính tỉnh Cao Bằng).

Theo Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng gồm có 271 cơ quan, tổ chức; tính đến thời điểm xây dựng Đề án có 25 cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu về Lưu trữ lịch sử; hiện nay còn 246 cơ quan, tổ chức chưa nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ; nguyên nhân chủ yếu là các cơ quan, tổ chức chưa chỉnh lý tài liệu còn để tài liệu tồn đọng, tích đống; dự tính (dự kiến) số tài liệu vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức chưa nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh là trên 2.000 m (2km) tài liệu.

3. Loại hình hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phần lớn là tài liệu nền giấy, tiếng Việt, ngoài ra còn một số hồ sơ, tài liệu là bản vẽ kỹ thuật, bản đồ và một số ảnh (tư liệu).

II. VỀ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã triển khai tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể:

Tổng hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn đang quản lý (hồ sơ giấy từ 1949 đến nay): 20.736 hồ sơ.

Tổng hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn đang quản lý (hồ sơ scan lưu 1949 đến nay): 11.233 hồ sơ (chi tiết phụ lục 04).

Trên thực tế, cơ sở dữ liệu về hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa hoàn chỉnh, mới chỉ được tạo lập dưới dạng thô phần mềm, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu thực tế (in thông tin hồ sơ, mục lục văn bản), tiêu chuẩn thông tin dữ liệu đầu vào, cấu trúc dữ liệu chưa thống nhất, do vậy, việc quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử đối với các hồ sơ, tài liệu đã tạo lập mới chỉ dừng lại ở dạng tra tìm, chưa có chức năng hỗ trợ tìm kiếm, thống kê hồ sơ hết thời hạn bảo quản, hỗ trợ khai thác, chứng thực tài liệu.

III. VỀ HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU

Hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng có tổng số 10 bộ máy vi tính, 03 máy in, 05 máy Scan trang bị từ năm 2003, 2015, 2017, 2021 cho bộ phận: Bảo quản kho và Thu thập chỉnh lý hồ sơ, Tổng hợp - Hành chính.

Hệ thống máy chủ gồm có 02 bộ (HP) được trang bị từ 2013 để thực hiện cài đặt lưu hồ sơ đã được Scan để lưu trữ, phần mềm ứng dụng lưu trữ đã lạc hậu không còn phù hợp về các tính năng kỹ thuật số hóa dữ liệu hồ sơ quản lý trên môi trường mạng không tích hợp mở rộng các dữ liệu hồ sơ khác nhau về định dạng, và khả năng kết nối liên thông cơ sở dữ liệu hồ sơ sau này (Trung tâm Lưu trữ quốc gia về tài liệu điện tử). Các tính năng của hệ thống (phần mềm) cũng không bảo đảm các yêu cầu, tiêu chuẩn về lưu trữ văn bản và hồ sơ theo quy định.

Các dữ liệu hồ sơ hiện chỉ scan thành file để lưu trữ, cơ sở dữ liệu được cài đặt và lưu trữ trên máy tính cá nhân (desktop) hoặc ổ cứng lưu bên ngoài không có hệ thống lưu trữ đồng bộ trung tâm, không đảm bảo về yêu cầu kỹ thuật, công nghệ, không đảm bảo an toàn trong việc lưu trữ, sao lưu cơ sở dữ liệu.

Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng hiện chỉ thực hiện lưu trữ hồ sơ thủ công chưa thực hiện chuẩn hệ thống lưu trữ số hóa hồ sơ đạt yêu cầu đề ra.

IV. NHỮNG HẠN CHẾ, BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Kể từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành (tháng 7/2012), công tác lưu trữ đã được quan tâm triển khai, nhất là việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh, từng bước đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ góp phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh còn rất nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện ở một số nội dung sau:

1. Số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản, lưu trữ phần lớn là hồ sơ, tài liệu của HĐND tỉnh, UBND tỉnh Cao Bằng từ năm 1949 đến nay, chủ yếu là tài liệu nền giấy, nhiều tài liệu có giá trị lịch sử, tuy nhiên một số tài liệu đã bị mờ, rách có nguy cơ không sử dụng được, cần phải số hóa để lưu trữ, thuận tiện trong khai thác sử dụng tài liệu, bảo quản nguyên trạng của tài liệu (nhất là hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1949 - 1975). Trong khi đó, trang thiết bị dùng để số hóa tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu về lưu trữ tài liệu điện tử.

2. Một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa chỉnh lý tài liệu, còn để tài liệu tồn đọng, tích đống. Do vậy, khối lượng hồ sơ, tài liệu thuộc diện giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh còn lưu trữ phân tán tại các cơ quan, tổ chức khá lớn, nếu không bảo quản tốt dẫn đến nguy cơ thất thoát hồ sơ, tài liệu.

3. Trang thiết bị bảo quản, lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ đáp ứng yêu cầu về lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu nền giấy, chưa được đầu tư các trang thiết bị công nghệ để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử theo quy định của Luật Lưu trữ.

4. Hệ thống hạ tầng CNTT và hệ thống phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử chưa được đầu tư nâng cấp đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ về thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử (theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ Nội vụ quy định dữ liệu Thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử).

V. NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG HẠN CHẾ

1. Về thu thập hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử chưa tiến hành chính lý dứt điểm số tài liệu còn tồn đọng, tích đống, chưa quan tâm đến việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ, do vậy, ảnh hưởng tới việc thu thập tài liệu vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Về thực hiện số hóa hồ sơ lưu trữ

Hiện nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 203,275 mét tài liệu (18 phông) lưu trữ vĩnh viễn. Khối lượng tài liệu này chủ yếu là: Phông Ủy ban Hành chính của tỉnh từ năm 1949 đến năm 1975; Phông UBND tỉnh Cao Lạng từ năm 1976 đến năm 1978; Phông UBND tỉnh Cao Bằng từ năm 1979 đến 2008; Phông Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Cao Bằng từ năm 1975 đến năm 1996; các Phông của 8 Sở, ban, ngành và 05 huyện đã thu về Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, bảo quản theo quy định.

Do chưa thu thập đầy đủ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo (Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 của UBND tỉnh Cao Bằng về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng), do đó việc số hóa tài liệu lưu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sẽ không được thực hiện đầy đủ các phông, chỉ thực hiện số hóa các phông hiện nay đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

3. Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin

Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cũng như phần mềm quản lý, số hóa đã lạc hậu không còn phù hợp và đáp ứng với công nghệ hiện nay.

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đang sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ được trang bị từ năm 2003, phần mềm để lưu file Scan tài liệu hồ sơ đơn giản thủ công cài đặt đơn lẻ, không có đầy đủ các tính năng quản lý thực hiện số hóa hồ sơ theo quy định của Bộ Nội vụ, chưa có hệ thống lưu trữ dữ liệu đạt chuẩn đảm bảo an toàn dữ liệu cũng như đảm bảo hệ thống mở rộng sau này (Big Data) và liên kết liên thông chia sẻ dữ liệu.

Việc sử dụng khai thác dữ liệu hồ sơ lưu trữ còn dạng thủ công, chưa có quy hoạch các chức năng sử dụng các hồ sơ lưu trữ, gây khó khăn cho việc quản lý và sử dụng không hiệu quả.

Phần III

MỤC TIÊU, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, PHẠM VI ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

a) Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử;

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm lưu trữ lịch sử, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu

a) Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân trên môi trường điện tử;

b) Hoàn thiện giải pháp công nghệ, phần mềm về quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

c) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử và nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử;

d) Tiến hành số hóa, lập hồ sơ điện tử, chuyển đổi cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ sang cơ sở dữ liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu 203,275 mét (18 phông) tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng thời kỳ từ năm 1949 - 2012, đang được quản lý, bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Tiến hành thu thập tài liệu và có kế hoạch số hóa tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử khi các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

f) Hướng tới bảo đảm tối thiểu 30% tài liệu giấy đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử mà không thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng được số hóa, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng lưu trữ trực tuyến mức độ 4.

II. NGUYÊN TẮC

Đề án được xây dựng và thực hiện trên cơ sở những nguyên tắc sau đây:

1. Bảo đảm Đề án được xây dựng và thực hiện khoa học, nghiêm túc, hiệu quả, tiết kiệm, khách quan, minh bạch; bảo đảm bí mật nhà nước, an toàn thông tin và an ninh mạng.

2. Đảm bảo hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu thuộc Đề án có thiết kế kiến trúc, cấu trúc phù hợp với Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh, Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát, phản ánh trung thực và đầy đủ quá trình hoạt động, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

4. Phù hợp với mục tiêu, định hướng của “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 của Chính phủ; phù hợp với yêu cầu tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch 1946/KH-UBND ngày 10/8/2020 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Đề án “lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, phù hợp với thực tiễn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ viên chức thực hiện công tác lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh.

5. Tăng cường thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức nhà nước theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện cơ chế mở.

III. YÊU CẦU

Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2022 - 2025” được phê duyệt là căn cứ pháp lý để tổ chức thực hiện có hiệu quả các nội dung sau:

1. Tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử, đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của việc quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử và cải cách thủ tục hành chính.

2. Xây dựng hệ thống quy trình nghiệp vụ khoa học, đầy đủ, làm tiền đề thuận lợi cho việc tin học hóa một số quy trình nghiệp vụ cơ bản về công tác lưu trữ điện tử, qua đó rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Đồng nhất các loại hình tài liệu, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ nền giấy, giảm bớt thời gian, tăng độ chính xác khi xử lý thông tin, tự động cập nhật thay đổi thông tin, nâng cao hiệu quả trong xử lý các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thông qua việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử.

4. Tận dụng và phát huy tối đa hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có của trung tâm lưu trữ lịch sử trong quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đáp đầy đủ các tính năng và tính mở theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước, áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về Lưu trữ điện tử, siêu dữ liệu và khả năng tương tác để phục vụ nhu cầu kết nối dữ liệu liên thông giữa các cơ quan nhà nước và trao đổi thông tin.

6. Hạ tầng lưu trữ dữ liệu phải đảm bảo an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin theo quy định.

7. Tài liệu lưu trữ sau khi được số hóa, lập hồ sơ điện tử đảm bảo được sử dụng, khai thác, phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

8. Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước được quản lý tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia về tài liệu điện tử;

9. Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.

10. Quá trình số hóa, lập hồ sơ điện tử tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

IV. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1. Phạm vi Đề án

Đề án được thực hiện số hóa 203,750 mét (18 phông) tài liệu nền giấy giai đoạn từ năm 1949 đến năm 2012 có giá trị bảo quản vĩnh viễn của HĐND tỉnh, UBND tỉnh, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và của các cơ quan, tổ chức đã nộp về Lưu trữ lịch sử.

Thông qua việc triển khai Đề án, thống nhất thực hiện lập hồ sơ điện tử, lưu trữ hồ sơ, thu thập tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thời gian triển khai Đề án: từ năm 2022 đến năm 2025.

Phần IV

NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Tài liệu lưu trữ được số hóa, lập hồ sơ điện tử sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu, lập hồ sơ điện tử tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình lưu trữ tài liệu điện tử, đồng nhất quản lý và khai thác tập trung. Đồng thời phục vụ tổ chức, cá nhân sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử dưới dạng điện tử và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

Để thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử theo lộ trình thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” của Thủ tướng Chính phủ và theo lộ trình xây dựng chính quyền điện tử của tỉnh; Nhằm nâng cao hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử phải đảm bảo được trang bị và tương thích để tiếp nhận tài liệu điện tử từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, đảm bảo mọi tài liệu số được tiếp nhận, bảo quản và xác nhận độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng qua thời gian, tổ chức khoa học, đảm bảo an toàn, toàn vẹn thông tin hồ sơ, tài liệu (từ quá trình tạo lập, ban hành, các văn bản liên quan) để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu số hóa. Cần phải thực hiện một số nhiệm vụ và giải pháp như sau:

I. TRANG BỊ PHẦN MỀM QUẢN LÝ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

1. Các yêu cầu chung cần đáp ứng

Phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh phải đáp ứng yêu cầu sau:

(1) Được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn, giao diện sử dụng Web-based (mô hình điện toán đám mây Cloud), kiến trúc tối thiểu 03 lớp, có thể kết nối đến cổng thông tin điện tử của tỉnh, của Sở Nội vụ;

(2) Có khả năng quản lý thuận lợi và chặt chẽ cơ sở dữ liệu tập trung hoặc phân tán theo nhiều cấp, phù hợp với nhu cầu và điều kiện vận hành, sử dụng của mỗi ngành, mỗi cấp;

(3) Các công cụ quản trị phải được quan tâm phát triển hiệu quả, trong đó có cả công cụ chuyển đổi dữ liệu từ các phần mềm quản lý hồ sơ phiên bản cũ hơn nhằm tận dụng triệt để dữ liệu đã nhập;

(4) Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác có chuẩn đầu vào theo quy định của các cơ quan; tận dụng được cơ sở dữ liệu đã được số hóa từ các hệ cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã có (cơ sở dữ liệu về đất đai, các bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, mã định danh của các cơ quan, tổ chức liên quan, cơ sở dữ liệu về giải quyết thủ tục hành chính trên cổng thông tin điện tử, từ trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh);

(5) Đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả và ký số trên văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử và chức năng quản lý văn bản và hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 16175-2:2011; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

(6) Đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ;

(7) Đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, Lưu trữ cơ quan, có khả năng phát triển các chức năng quản lý (chức năng mở) theo yêu cầu thực tiễn; có khả năng tiếp nhận tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập.

(8) Đáp ứng yêu cầu truy xuất thông tin từ phần mềm ra tài liệu, biểu mẫu thống kê trên cơ sở lựa chọn các tiêu chí quản lý (các trường thông tin) và cập nhật thông tin hồ sơ, tài liệu, văn bản từ các file Word, Excel;

(9) Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn của văn bản, tài liệu lưu hành và lưu trữ trong hệ thống và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu, hồ sơ theo thời hạn bảo quản;

(10) Bảo đảm phù hợp Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Cao Bằng và Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam; tuân thủ các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Chức năng chính của phần mềm

Phần mềm phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu tin học hóa một số quy trình nghiệp vụ cơ bản về công tác lưu trữ, quản trị hệ thống, thu thập thông tin, kiểm soát cơ sở dữ liệu, khai thác, sử dụng, chứng thực hồ sơ, tài liệu, để giảm bớt thời gian, tăng độ chính xác khi xử lý thông tin, tự động cập nhật thay đổi thông tin, nâng cao hiệu quả trong xử lý các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, cụ thể gồm các nhóm chức năng:

(1) Phân quyền quản lý, cập nhật và và truy cập hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Lập danh sách, phân quyền sử dụng các chức năng của phần mềm, gồm các nhóm quyền:

- Quyền đăng nhập vào đơn vị.

- Quyền sử dụng các chức năng chính.

- Quyền xử lý thông tin.

(2) Quản lý các tham số cơ sở dữ liệu hệ thống:

- Quản lý danh sách các cơ sở dữ liệu cấp dưới trực tiếp, các tham số đồng bộ dữ liệu, tham số cơ sở dữ liệu Lưu trữ các cấp.

- Thiết lập và cập nhật các tham số cơ sở dữ liệu như: Ngôn ngữ, Độ Mật, Khẩn, thời hạn bảo quản, tên loại văn bản,... mức thu phí khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

(3) Quản lý và thực hiện quy trình thu thập, giao, nhận hồ sơ, tài liệu từ Lưu trữ các cơ quan về Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể:

- Quản lý việc đồng bộ dữ liệu.

- Các công cụ chuyển đổi dữ liệu, tách dữ liệu.

- Quản lý chất lượng dữ liệu.

(4) Quy trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ, gồm:

- Quản lý Phông lưu trữ;

- Quản lý Hồ sơ lưu trữ; tách, nhập mục lục hồ sơ lưu trữ;

- Quản lý, thống kê mục lục hồ sơ, văn bản; chuyển giao, tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử; Thống kê theo yêu cầu (cho phép lựa chọn các tiêu chí, trường dữ liệu báo cáo, thống kê theo yêu cầu);

- Cập nhật, đồng bộ cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ theo Phông lưu trữ, khối tài liệu lưu trữ;

- Xác định tài liệu trùng thừa, xác định tài liệu hết thời hạn bảo quản; tài liệu hết giá trị;

- Thống kê, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;

- Thống kê danh mục tài liệu Mật (tuyệt Mật, tối Mật, mật); giải mật tài liệu Mật;

- Xử lý, hủy tài liệu điện tử hết giá trị;

(5) Quy trình chuyển đổi dữ liệu

- Chuyển đổi cơ sở dữ liệu cũ sang cơ sở dữ liệu mới;

- Cập nhật thông tin từ các bảng, biểu vào cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu ra bảng biểu (hỗ trợ định dạng Excel, Word,..)

- Tách dữ liệu, nhập dữ liệu;

- Hiệu chỉnh dữ liệu;

- Sao lưu dữ liệu;

- Phục hồi dữ liệu.

(6) Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, gồm:

- Đăng ký, phục vụ độc giả;

- Khai thác, mở hồ sơ, sao hồ sơ, chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Thống kê, báo cáo số lượng hồ sơ, số lượng văn bản được truy cập (xem), sao chụp (tải), và chứng thực theo từng tháng, quý, năm,...

- Chức năng tính tiền khai thác, sử dụng tài liệu (theo quy định về thu phí).

(7) Quy trình quản lý các danh mục thông tin

Các danh mục thông tin chuẩn được xây dựng thành các bảng, mỗi dòng là một bản ghi. Sử dụng thống nhất các phím chức năng để thao tác với các bản ghi. Khi thông tin trong danh mục đã được sử dụng (được cập nhật vào hồ sơ), lúc đó chỉ có thể sửa tên còn mã số của thông tin chuẩn không thể thay đổi.

- Thống kê, lập danh sách các đối tượng;

- Xét điều kiện, xử lý về mặt nghiệp vụ;

- Ra quyết định, cập nhật thông tin thay đổi (tự động, bán tự động).

- Lưu vết, nhật ký quá trình hoạt động.

II. TRANG THIẾT BỊ HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ

Trang bị hạ tầng thiết bị để thực hiện số hóa hồ sơ lưu trữ, cài đặt ứng dụng phần mềm, tạo lập cơ sở dữ liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh gồm:

1. Thuê dịch vụ Hệ thống Data Center đặt Máy chủ Cloud cài đặt ứng dụng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử

Trung tâm lưu trữ lịch sử đầu tư mua sắm trang thiết bị máy chủ, thiết bị lưu trữ,... và thuê dịch vụ hạ tầng công nghệ thông tin với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có uy tín.

Thời gian thuê (30 tháng) sau khi kết thúc thời gian thuê theo hợp đồng nếu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đến thời điểm này điều kiện hạ tầng đảm bảo an toàn Trung tâm sẽ tiếp nhận bàn giao về quản lý; trong trường hợp chưa đủ điều kiện Trung tâm tiếp tục xin kinh phí thuê doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thêm (24 tháng), trong thời gian này Trung tâm sẽ cố gắng hoàn thiện hạ tầng để tiếp nhận quản lý sử dụng.

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê đặt máy chủ và hệ thống lưu trữ dữ liệu NAS phải đảm bảo các yêu cầu:

Thuê dịch vụ Hệ thống Máy chủ Cloud, trung tâm lưu trữ dữ liệu của các nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp Nhà nước đạt tiêu chuẩn, đảm bảo hệ thống và vận hành kỹ thuật (Theo Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ), đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật Trung tâm dữ liệu theo quy định tại Thông tư 03/2013/TT-BTTTT ngày 21/1/2013 của Bộ Thông tin và truyền thông quy định tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với Trung tâm dữ liệu và tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9250: 2012 về trung tâm dữ liệu - yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật viễn thông.

Hệ thống sử dụng công nghệ dự phòng cho tất cả các máy chủ trong trung tâm dữ liệu. Các ứng dụng vận hành trên một máy chủ bị sự cố có thể được phục hồi tự động trên các máy chủ khác của cùng một vùng.

Có hệ thống lưu trữ tự động dữ liệu và thư mục vào hệ thống lưu trữ chung và hỗ trợ sao lưu backup dữ liệu.

Cụm máy chủ trong trung tâm dữ liệu cần sử dụng công nghệ Storage Area Network và Clustering tạo điều kiện cho việc nâng cấp và mở rộng hệ thống.

Các thiết bị phần cứng hỗ trợ cổng được đặt trong Trung tâm dữ liệu.

Hệ thống cổng triển khai theo mô hình HA, sử dụng Nginx làm loadbalancing phân tải request đến 2 server được triển khai trên TTDL nhà cung cấp.

Dữ liệu của 2 server được lưu trữ trên Object storage

CSDL thiện hiện cơ chế Transaction Replication sang server thứ 2 để thực hiện lưu trữ dữ liệu đồng thời, đảm bảo không bị mất mát dữ liệu

Dữ liệu session được lưu tại Redis, Redis được cài đặt tại server Database

Dữ liệu của App và Database được backup lại ở server thứ 2.

Danh mục yêu cầu về tính năng kỹ thuật hệ thống máy chủ:

2. Hệ thống lưu trữ dữ liệu qua mạng NAS: 02 chiếc

NAS (Network Attached Storage) là phương pháp lưu trữ dữ liệu sử dụng các thiết bị lưu trữ đặc biệt gắn trực tiếp vào mạng LAN như một thiết bị mạng bình thường (tương tự máy tính, switch hay router).

Các thiết bị NAS cũng được gán các địa chỉ IP cố định và được người dùng truy nhập thông qua sự điều khiển của máy chủ. Trong một số trường hợp, NAS có thể được truy cập trực tiếp không cần có sự quản lý của máy chủ.

Trong môi trường đa hệ điều hành với nhiều máy chủ khác nhau, việc lưu trữ dữ liệu, sao lưu và phục hồi dữ liệu, quản lý hay áp dụng các chính sách bảo mật đều được thực hiện tập trung.

Các hệ thống NAS được kết nối hệ thống song song, cài đặt RAI để đảm bảo an toàn dữ liệu liệu (hệ thống Stand by, Active online).

Để đảm bảo an toàn bảo mật hệ thống lưu trữ dữ liệu NAS cho phép có thể đặt dữ liệu an toàn trên một ổ đĩa kết nối với hệ thống mạng mà không bị ảnh hưởng bởi các lỗi phần cứng cục bộ.

Thiết bị NAS phải có hệ điều hành riêng, có thể được tích hợp chức năng mã hóa dữ liệu, giúp bảo vệ dữ liệu đảm bảo khi truy cập từ bên ngoài mạng. NAS phải có chức năng mã hóa dữ liệu, được bảo vệ bằng tường lửa để ngăn chặn hacker hay các loại virus máy tính.

Theo thống kê số liệu về hệ thống Scan tài liệu, dữ liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử hàng năm dung lượng lưu trữ khoảng 300GB dữ liệu các loại

Danh mục yêu cầu về tính năng kỹ thuật hệ thống lưu trữ dữ liệu NAS

Bộ xử lý CPU: Dual-core 2GHz burst up to 2.5GHz

Bộ nhớ RAM: DDR3L 2GB, up to 6GB

Tốc độ đọc ghi: 226 MB/s -198 MB/s

Dung lượng lưu trữ dữ liệu 10TB

3. Máy tính để bàn: 05 chiếc

Máy tính để bàn để thực hiện các quy trình nghiệp vụ, tạo lập, cập nhật cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, thực hiện công việc số hóa tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh (cấu hình bảo đảm từ Core i5 Ram 8G-SSD 250G).

4. Máy Photocopy tốc độ cao: số lượng 01, Photo tài liệu cần khai thác cho độc giả và số hóa tài liệu các khổ A3, A4.

5. Máy In Laser 2 mặt khổ A3, A4 để in tài liệu kỹ thuật: số lượng 04.

6. Máy Scan chuyên dụng tốc độ cao: số lượng 04.

7. Hệ thống ổn áp: số lượng 01.

8. Thiết bị lưu điện: số lượng 02.

III. CHUYỂN ĐỔI, TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU, SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Trên cơ sở yêu cầu về giải pháp công nghệ, trang bị phần mềm và hạ tầng kỹ thuật được trang bị, tổ chức triển khai:

Thực hiện hiệu chỉnh, chuyển đổi cơ sở dữ liệu đã tạo lập trên phần mềm đang sử dụng sang cơ sở dữ liệu phần mềm mới và cập nhật bổ sung, hiệu chỉnh hoàn thiện cơ sở dữ liệu và tạo lập mới cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ 1949 - 2012.

Tổng số cơ sở dữ liệu thực hiện hiệu chỉnh, số hóa chuyển đổi:

Năm 2022:

- Số lượng mét tài liệu: 21,875 (mét)

- Số lượng hồ sơ: 1.835 hồ sơ

- Số lượng tờ văn bản: 111.442 tờ

- Số lượng trang văn bản: 144.875 trang

Năm 2023:

- Số lượng mét tài liệu: 53,875 (mét)

- Số lượng hồ sơ: 6.644 hồ sơ

- Số lượng tờ văn bản: 291.769 tờ

- Số lượng trang văn bản: 379.301 trang

Năm 2024:

- Số lượng mét tài liệu: 67,750 (mét)

- Số lượng hồ sơ: 5.837 hồ sơ

- Số lượng tờ văn bản: 363.444 tờ

- Số lượng trang văn bản: 472.477 trang

Năm 2025:

- Số lượng mét tài liệu: 59,775 (mét)

- Số lượng hồ sơ: 5.956 hồ sơ

- Số lượng tờ văn bản: 185.348 tờ

- Số lượng trang văn bản: 240.952 trang

IV. HOÀN CHỈNH CƠ SỞ DỮ LIỆU, THỰC HIỆN LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

1. Hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu

a) Hoàn thiện cơ sở dữ liệu lưu trữ số của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, đáp ứng yêu cầu tích hợp cơ sở dữ liệu lưu trữ số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030.

b) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước được thiết lập trên cơ sở tích hợp và quản trị tập trung tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thuộc nguồn nộp lưu hoặc ký gửi tài liệu vào các lưu trữ lịch sử.

2. Thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử

a) Quy trình nghiệp vụ về lưu trữ, thống kê, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện trong môi trường mạng.

b) Thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm.

c) Hoàn thiện cơ sở dữ liệu kho lưu trữ tài liệu điện tử, tài liệu số tỉnh Cao Bằng.

d) Toàn bộ cơ sở dữ liệu lưu trữ số của tỉnh Cao Bằng được bảo quản, lưu trữ lại Lưu trữ lịch sử tỉnh có đầy đủ dữ liệu ở dạng sẵn sàng tích hợp vào cơ sở dữ liệu lưu trữ số quốc gia.

V. THỰC HIỆN NHIỆM VỤ SỐ HOÁ TÀI LIỆU SAU KHI ĐỀ ÁN HOÀN THÀNH

1. Đề án sau khi được phê duyệt chỉ thực hiện số hóa 203,750 mét (18 phông) tài liệu vĩnh viễn giai đoạn năm 1949 đến năm 2012 đang bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; do vậy số tài liệu vĩnh viễn của toàn tỉnh chưa được số hóa sau khi Đề án kết thúc còn khá nhiều (khoảng trên 2.000 mét tài liệu), số tài liệu nay hiện nay còn đang được lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Trong những năm tới Trung tâm thực hiện nhiệm vụ được giao tiếp tục thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ; tiếp tục số hóa tài liệu các phông lưu trữ khi Đề án kết thúc; việc số hóa tài liệu vĩnh viễn khi các đơn vị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh do viên chức Trung tâm lưu trữ lịch sử trực tiếp thực hiện; không bố trí kinh phí để thực hiện so tài liệu giai đoạn tiếp theo sau khi đề án kết thúc.

VI. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Nghiên cứu xây dựng danh mục và lập dự toán kinh phí đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc triển khai Đề án.

2. Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hàng năm để triển khai thực hiện Đề án.

3. Đẩy nhanh tiến độ xây dựng và triển khai thực hiện Đề án “chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị từ năm 2015 trở về trước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng” để tiến tới thu thập tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đã chỉnh lý khoa học tài liệu.

Phần V

LỘ TRÌNH VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

I. LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI

1. Lộ trình tổng quan

2. Thời gian thực hiện tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ: từ năm 2022 đến hết năm 2025

a) Năm 2022: hoàn thiện giải pháp công nghệ, phần mềm về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật, công nghệ.

Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ: thực hiện số hóa: 21,875 mét giá tài liệu, cụ thể:

- 01 phông lưu trữ của Hội đồng nhân dân;

- 01 phông Thanh tra tỉnh Cao Bằng;

- 01 phông Ban tổ chức chính quyền tỉnh Cao Bằng.

b) Năm 2023: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 53,875 mét giá tài liệu bao gồm:

- 01 phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Bằng.

- 01 phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Lạng.

- 06 phông lưu trữ của các Sở, ban, ngành và huyện thị.

c) Năm 2024: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 67,75 mét giá tài liệu của phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng

d) Năm 2025: thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa 59,775 mét giá tài liệu của 01 phông nhà đất; 05 phông các Sở, ban, ngành và huyện thị.

(Có Phụ lục số 01 kèm theo)

3. Chuyển giao công nghệ cho đội ngũ viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Tham gia các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ liên quan đến số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Hướng dẫn và chuyển giao công nghệ về số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để vận hành đảm bảo hiệu quả.

- Hướng dẫn kỹ năng chuyên sâu về quản trị, vận hành, khai thác hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử.

4. Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

a) Lập kế hoạch chuẩn bị tài liệu để số hóa

- Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu.

- Lấy hồ sơ từ trên giá xuống, vận chuyển đến nơi nhận tài liệu, bàn giao tài liệu thực hiện số hóa.

- Làm vệ sinh tài liệu.

b) Xây dựng dữ liệu đặc tả

- Thực hiện các bước biên mục phiếu tin: in, sao chụp phiếu tin; biên mục phiếu tin; kiểm tra kết quả biên mục phiếu tin; rà soát, chỉnh sửa việc biên mục phiếu tin.

- Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo quản và nhập dữ liệu.

c) Nhập phiếu tin.

d) Số hóa tài liệu, lập hồ sơ điện tử.

e) Tiếp nhận tài liệu đã được số hóa.

5. Xác định đơn giá tiền lương và kinh phí hạ tầng công nghệ thông tin

Đơn giá tiền lương và giá vật tư văn phòng phẩm thực hiện số hóa áp dụng theo Quyết định số 21/2021/QĐ-UBND ngày 20/8/2021 của UBND tỉnh Cao Bằng về việc ban hành giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Kinh phí hạ tầng thông tin theo quy định của các văn bản liên quan.

6. Năng lực thực hiện

a) Các hoạt động về đầu tư mua sắm cơ sở hạ tầng lĩnh vực công nghệ thông tin bao gồm các trang thiết bị gồm: máy chủ Server lưu trữ cài đặt phần mềm, máy Scan (quét), máy tính để bàn, máy in, máy photocopy, hệ thống lưu trữ dữ liệu, thuê hạ tầng đặt máy chủ Server Data Center, các thiết bị chuyên dùng khác; cung cấp phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử thực hiện theo quy định của Luật trên cơ sở thẩm định và tư vấn của Sở Thông tin và Truyền thông (chi tiết phụ lục 03 kèm Đề án).

b) Nhân lực thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

- Nhân lực thực hiện là tổ chức, cá nhân có tư cách pháp nhân, được cơ quan chức năng cấp phép, có đủ năng lực về chuyên môn ngành số hóa, lập hồ sơ điện tử tài liệu lưu trữ trên địa bàn trong và ngoài tỉnh thực hiện.

- Đội ngũ viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ phối hợp, tiếp nhận, bàn giao đầu vào và đầu ra của sản phẩm.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện: Căn cứ khả năng ngân sách địa phương và Đề án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Sở Tài chính phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan báo cáo UBND tỉnh bố trí kinh phí theo quy định hiện hành.

Tổng kinh phí dự kiến thực hiện Đề án: 6.603.943.639 đồng, trong đó đã được cấp năm 2022: 3.000.000.000 đồng (tại Quyết định số 2516/QĐ-UBND ngày 20/12/2022 của UBND tỉnh Cao Bằng về việc giao dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, chi ngân sách địa phương năm 2022), cụ thể như sau:

1. Kinh phí đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ, trang bị phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ năm 2022.

Kinh phí từ nguồn Ngân sách nhà nước của tỉnh cấp năm 2022 theo Quyết định số 2516/QĐ-UBND ngày 20/12/2022 đã được cấp: 3.000.000.000 đồng.

2. Kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu giai đoạn từ năm 2023 đến năm 2025.

Kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu được sử dụng từ nguồn kinh phí trong dự toán Ngân sách nhà nước cấp hàng năm và nguồn kinh phí khác (nếu có) theo lộ trình từ năm 2023 đến năm 2025: dự kiến 3.603.814.356 đồng.

(chi tiết theo Phụ lục đính kèm).

Phần VI

ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA ĐỀ ÁN

I. TÁC ĐỘNG TÍCH CỰC

1. Về công tác lưu trữ

a) Tài liệu lưu trữ được số hóa sẽ bảo đảm an toàn, những tài liệu có tình trạng vật lý kém, dễ hỏng, rách được khắc phục kịp thời, được lưu trữ an toàn phục vụ các tổ chức cá nhân có nhu cầu tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu trực tuyến.

b) Hoàn thiện cơ sở dữ liệu kho lưu trữ tài liệu điện tử, giảm chi phí tối đa cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu lưu trữ; thống nhất quản lý, khai thác tập trung, tăng độ chính xác, rút ngắn thời gian thống kê, truy xuất, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Tác động về hiệu quả kinh tế, xã hội

a) Công khai hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tiếp cận với hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

b) Giảm chi phí, thời gian của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giải quyết chế độ, chính sách, phục vụ nghiên cứu và những vấn đề liên quan đến đời sống, quyền lợi, nghĩa vụ giữa các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, cá nhân liên quan.

II. NHỮNG TÁC ĐỘNG TIÊU CỰC VÀ THÁCH THỨC

Việc xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án sẽ phát sinh những tác động tiêu cực và thách thức sau:

1. Phát sinh về chi phí ngân sách Nhà nước, gồm:

a) Chi phí cho đầu tư trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại Lưu trữ lịch sử;

b) Chi phí cho việc nghiên cứu, hoàn thiện giải pháp công nghệ, trang bị phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Chi phí cho việc tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu từ tài liệu lưu trữ nền giấy sang tài liệu điện tử;

d) Chi phí cho việc duy trì, vận hành hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và thực hiện các quy trình nghiệp vụ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Những thách thức

a) Đến thời điểm hiện tại, khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy trong các cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý hoàn thiện còn rất lớn, nếu không được chỉnh lý, việc tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ từ năm 1949 đến năm 2012 sẽ không đảm bảo đầy đủ và chính xác.

b) Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, tổ chức khi phải thực hiện việc chỉnh lý tài liệu giấy để nộp lưu tài liệu vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;

Phần VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ: chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai:

a) Đề xuất các giải pháp công nghệ, kỹ thuật để làm cơ sở hoàn thiện, tiếp nhận phần mềm quản lý tài liệu điện tử, trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu về số hóa tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu số tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng;

b) Dự toán kinh phí trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí hàng năm để tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ theo lộ trình Đề án;

c) Tiếp tục thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tổ chức triển khai tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài liệu, chất lượng, hiệu quả đúng theo quy định;

d) Quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu đã được số hóa của tỉnh (kho lưu trữ số);

e) Tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu giấy của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh còn tồn đọng, tích đống, sau khi chỉnh lý tiến hành thu lưu tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

f) Xây dựng chương trình, nội dung bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và văn thư, lưu trữ điện tử phù hợp với yêu cầu thực tiễn vào kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của tỉnh.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức triển khai thực hiện Đề án; thẩm định toàn bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh mua sắm, quản lý, sử dụng và khai thác.

b) Tư vấn cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng danh mục trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để mua sắm phục vụ cho công tác số hóa tài liệu; thực hiện đảm bảo quy trình mua sắm theo Luật định.

3. Sở Tài chính: phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan liên quan thẩm định, duyệt giá trang thiết bị hạ tầng công nghệ, trình cấp có thẩm quyền cân đối kinh phí thực hiện Đề án theo quy định; kiểm tra việc quản lý, sử dụng kinh phí thực hiện Đề án theo quy định hiện hành.

4. Văn phòng UBND tỉnh: phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ, Sở Tài chính thẩm định Đề án.

Đính kèm Đề án này các Phụ lục:

- Phụ lục 1: Biểu chi tiết về chi phí nhân công và văn phòng phẩm thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2022-2025.

- Phụ lục 2. Biểu tổng hợp chi phí phân kỳ hàng năm 2022-2025.

- Phụ lục 3. Biểu danh mục chi tiết chi phí trang thiết bị CNTT, Xây dựng phần mềm số hóa lưu trữ hồ sơ.

- Phụ lục 4. Danh mục số liệu hồ sơ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh./.

PHỤ LỤC 01

BIỂU CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG VÀ CHI PHÍ VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2022-2025

(Đơn vị tính: VN đồng/1 trang văn bản)

Ghi chú: Đơn giá chi phí lao động/1 trang vb: Căn cứ theo Quyết định số: 21/2021/QĐ-UBND, ngày 20/8/2021 về việc ban hành giá cước dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

PHỤ LỤC 02

BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN PHÂN KỲ
Đề án tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

Giai đoạn 2022 - 2025

PHỤ LỤC 03

DANH MỤC CHI TIẾT CHI PHÍ TRANG THIẾT BỊ CNTT, PHẦN MỀM QUẢN LÝ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

PHỤ LỤC 04

DANH MỤC SỐ LIỆU HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH