Quyết định 236/QĐ-UBND năm 2018 về phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 1945-2011

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TUYÊN QUANG GIAI ĐOẠN 1945 - 2011

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 01 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2016 - 2020;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 216/TTr-SNV ngày 15 tháng 8 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 1945 - 2011, với các nội dung chủ yếu như sau:

1. Mục tiêu, yêu cầu Đề án

1.1. Mục tiêu chung

- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.

2.2. Mục tiêu cụ thể

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).

- Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một cách tối ưu nhất.

- Tiến hành số hóa 37 phông lưu trữ tương đương 1.000 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 1945 - 2011, đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.

2.3. Yêu cầu

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.

- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

2. Tiêu chí, thời gian thực hiện

2.1. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số hóa

Tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.

2.2. Thời gian thực hiện

- Giai đoạn 01 (từ năm 2018 - 2020): Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 08 cơ quan đơn vị, tương ứng với 11 phông lưu trữ, với 324 mét giá tài liệu, tương đương với 1.362.044 trang tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh và đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh (có Phụ lục số 01 kèm theo).

- Giai đoạn 02 (từ 2021 - 2025): Tiếp tục thực hiện số hóa 26 phông lưu trữ của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các huyện với 676 mét giá tài liệu.

3. Nội dung thực hiện Đề án

3.1. Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ

a) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.

b) Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường mạng nội bộ.

(Có Phụ lục số 02 kèm theo)

3.2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ

Tiến hành số hóa 37 phông lưu trữ tương đương 1.000 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 1945 - 2011, đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, trong đó:

a) Giai đoạn 01 (từ năm 2018 - 2020): Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 08 cơ quan đơn vị, tương ứng với 11 phông lưu trữ, với 324 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh theo quy định của luật lưu trữ và đủ điều kiện để thực hiện số hóa.

b) Giai đoạn 02 từ năm 2021 - 2025: Tiếp tục thực hiện số hóa 26 phông lưu trữ của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện với 676 mét giá tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh.

3.3. Đào tạo hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ

a) Đối tượng đào tạo

Lãnh đạo Sở Nội vụ và công chức, viên chức, người lao động có liên quan.

b) Nội dung đào tạo

- Hướng dẫn sử dụng các phần mềm theo vai trò của từng cấp, từng đơn vị từng cán bộ.

- Hướng dẫn khai thác, tìm kiếm thông tin trên hệ thống phần mềm.

- Hướng dẫn, chuyển giao công nghệ cho cán bộ quản trị mạng thực hiện sao lưu, backup dữ liệu.

4. Quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng

Việc mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được thực hiện theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định tại các văn bản pháp luật sau:

- Thông tư số 20/2014/TT-BTTTT ngày 05/12/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về các sản phẩm phần mềm nguồn mở được ưu tiên mua sắm, sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước.

- Thông tư số 47/2016/TT-BTTTT ngày 26/12/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết về ưu tiên đầu tư, mua sắm sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.

- Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

- Thông tư số 13/2017/TT-BTTTT ngày 23/6/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các yêu cầu kỹ thuật về kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.

- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

5. Kinh phí và lộ trình thực hiện Đề án

5.1. Giai đoạn 1 (từ năm 2018 - 2020):

a) Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án: 4.633.870.000 đồng (Bốn tỷ, sáu trăm, ba mươi ba triệu, tám trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn) - Có Phụ lục số 03 kèm theo.

- Giao Sở Nội vụ lập dự toán kinh phí thực hiện hàng năm, gửi Sở Tài chính thẩm định, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

- Nguồn vốn: Nguồn sự nghiệp kinh tế ngân sách tỉnh.

b) Lộ trình thực hiện cụ thể:

- Năm 2018: thực hiện lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm, lắp đặt triển khai trang thiết bị, xây dựng hệ thống chống sét, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo, chuyển giao công nghệ, tập huấn cho công chức, viên chức thực hiện số hóa; thực hiện bàn giao, quyết toán năm 2018.

- Năm 2019: Thực hiện số hoá 07 Phông lưu trữ (Uỷ ban hành chính tỉnh Tuyên Quang từ 1945-1975; Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tuyên từ 1976-1991; Uỷ ban kế hoạch tỉnh Hà Tuyên từ 1976-1990; Sở Kế hoạch và Đầu tư từ 1991-2007; Sở Nội vụ từ 1958-1991; UBND thành phố Tuyên Quang từ 1972-2011; UBND huyện Na Hang từ 1965-2011), với 105 mét giá tài liệu, tương đương với 504.839 trang tài liệu; thực hiện bàn giao, quyết toán năm 2019.

- Năm 2020: Thực hiện số hoá 04 Phông lưu trữ (UBND tỉnh Tuyên Quang từ 1991 - 2011; Ban Thi đua - Khen thưởng từ 1961-2007; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội từ 1980-2011; Sở Y tế từ 1974-2011), với 219 mét giá tài liệu tương đương với 857.205 trang tài liệu; thực hiện bàn giao, quyết toán năm 2020.

5.2. Giai đoạn 2 (từ năm 2021 - 2025):

- Tiếp tục thực hiện số hóa 26 Phông lưu trữ của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các huyện sau khi đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Nâng cấp phần mềm tra cứu hồ sơ, tài liệu trên môi trường mạng Internet, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho người dân và doanh nghiệp kịp thời, đúng quy định của pháp luật.

- Hàng năm, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư lập kế hoạch và dự toán chi tiết trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và triển khai tổ chức thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các Sở: Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án bảo đảm về tiến độ, hiệu quả và đúng quy định.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ thống số hóa.

- Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Sở Tài Chính

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực hiện Đề án.

- Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng quy định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan của Đề án.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí thực hiện Đề án.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức triển khai thực hiện Đề án.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Phụ lục số 01

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TUYÊN QUANG GIAI ĐOẠN 1 (TỪ NĂM 2018-2020)

(Kèm theo Quyết định số 236/QĐ-UBND ngày 28/8/2018 của UBND tỉnh)

Phụ lục số 02

TRANG THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ

(Kèm theo Quyết định số 236/QĐ-UBND ngày 28/8/2018 của UBND tỉnh)