QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp ngày 26/11/2003;

- Căn cứ Nghị định số 156/HĐBT ngày 17/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Căn cứ Quyết định số 131/2004/QĐ-UB ngày 27/9/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh về đổi tên Văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân tỉnh thành Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 531/QĐ-UB ngày 26/2/1997 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 233/2005/QĐ-UBND ngày 24/10/2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

I - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

Điều 1. Chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng có chức năng điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã trong tỉnh (gọi tắt là UBND cấp huyện); tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành các mặt công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu quả.

Điều 2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ

+ Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm; các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Xây dựng chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện và theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chương trình công tác đó.

+ Phối hợp với các sở, ngành của tỉnh chuẩn bị các báo cáo của Ủy ban nhân dân tỉnh, chuẩn bị nội dung các vấn đề trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Biên tập và quản lý hồ sơ các phiên họp Ủy ban nhân dân, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức soạn thảo các đề án do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp giao.

+ Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản pháp quy, các dự án kinh tế - xã hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó.

+ Thẩm tra đề án của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân tỉnh trình cấp có thẩm quyền quyết định.

+ Phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh chuẩn bị nội dung liên quan đến các kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh và các vấn đề để Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định hoặc chuẩn bị báo cáo, thuyết trình đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh.

+ Bảo đảm cung cấp thông tin và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác về tình hình các mặt hoạt động trong tỉnh để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh duy trì chế độ báo cáo lên Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

+ Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các Quyết định, Chỉ thị thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.

+ Tổ chức việc công bố, truyền đạt Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh đến các ngành, các cấp và giúp Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc kiểm tra các ngành, các cấp trong tỉnh thực hiện Quyết định đó.

+ Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành tiêu chuẩn, chức danh đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã.

+ Quản lý việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo, trực tiếp quản lý nội dung xuất bản và phát hành công báo cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.

+ Trình Ủy ban nhân dân tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Tổ chức mối quan hệ làm việc giữa Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh với Mặt trận Tổ quốc và đoàn thể chính trị. Tổ chức phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan Trung ương, các địa phương khác và cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, với Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các doanh nghiệp.

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật; công văn, giấy tờ, hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước.

+ Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã về công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của Nhà nước. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Giúp Ủy ban nhân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác đối ngoại trên địa bàn tỉnh.

+ Tổ chức tiếp nhận và tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân theo quy định pháp luật. Đồng thời thực hiện hiệu quả việc chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

+ Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động của Văn phòng nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh trong từng thời gian.

+ Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của Nhà nước. Đồng thời bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật phục vụ Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh làm việc theo phân cấp quản lý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.

+ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, chế độ … cho Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh theo kế hoạch được duyệt.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao.

II - CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Điều 3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng

+ Chánh Văn phòng và bốn Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng. Các chức danh này do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và theo quy định của Đảng và Nhà nước về công tác cán bộ.

+ Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Phòng chuyên viên các khối

- Phòng chuyên viên Tổng hợp

- Phòng Hành chính - Tổ chức

- Phòng Quản trị

- Phòng Tiếp dân

- Phòng Ngoại vụ

- Phòng công báo

Các phòng có Trưởng phòng phụ trách chung để điều hành hoạt động của phòng và có từ 1 đến 2 Phó Trưởng phòng giúp việc. Trưởng phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng và Giám đốc sở Nội vụ; Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm sau khi thỏa thuận với Giám đốc sở Nội vụ.

+ Các đơn vị trực thuộc:

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Lưu trữ

- Nhà khách Văn phòng UBND tỉnh

Phòng Tiếp dân, Nhà khách Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học và Trung tâm Lưu trữ hoạt động theo quy chế riêng do UBND tỉnh ban hành và những quy định tại Quy chế này.

+ Cơ quan sinh hoạt ghép: Thường trực Hội đồng Thi đua-Khen thưởng tỉnh.

Điều 4. Biên chế

+ Biên chế của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thuộc biên chế Nhà nước do Ủy ban nhân dân tỉnh giao chỉ tiêu. Các công chức, viên chức của Văn phòng được tuyển dụng, bố trí theo đúng tiêu chuẩn, nhiệm vụ được quy định.

+ Tùy theo yêu cầu, nhiệm vụ và trình độ năng lực cán bộ. Chánh Văn phòng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.

Điều 5. Chế độ làm việc

+ Văn phòng làm việc theo chương trình, kế hoạch công tác hàng năm được Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định trong bản quy chế này.

+ Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Chánh Văn phòng quyết định các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của cơ quan, và chịu trách nhiệm cao nhất trước Ủy ban nhân dân tỉnh về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng.

+ Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác được phân công, đồng thời cùng Chánh Văn phòng liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc tham mưu đề xuất trong lĩnh vực được phân công.

+ Chánh Văn phòng có thể ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng giải quyết các công việc cụ thể khác và các Phó Chánh Văn phòng không được ủy quyền lại cho nhân viên cấp dưới.

+ Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng; Thực hiện các nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao theo từng lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về kết quả công việc được phân công.

+ Khi có những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền của Chánh Văn phòng hay chưa được sự thống nhất ý kiến của các sở, ngành, đoàn thể liên quan thì Chánh Văn phòng báo cáo với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Điều 6. Nhiệm vụ Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng

1- Chánh Văn phòng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định (điều 1, 2 nêu trên).

Trực tiếp theo dõi; chỉ đạo công tác của Phòng Chuyên viên các khối; Phòng Chuyên viên Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Ngoại vụ và công tác Tài vụ, cụ thể là:

+ Lãnh đạo công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng được quy định tại điều 2 Quy chế này.

+ Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong cơ quan Văn phòng.

+ Được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản được quy định tại khoản 3, điều 28 Quyết định số 85/2004/QĐ-UB, ngày 22/7/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Tổ chức xử lý thông tin và định kỳ thông tin cho các cơ quan thông tin báo chí để công bố những chủ trương, biện pháp điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh về các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh.

+ Trực tiếp theo dõi khối kinh tế tổng hợp, kinh tế đối ngoại và điều hành mọi mặt công tác chuyên môn của Phòng Chuyên viên Tổng hợp và chuyên viên khối này.

+ Kiểm tra và trình ký tất cả các văn bản của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để ban hành theo đúng quy định.

+ Tổ chức để Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh làm việc với các cấp các ngành theo định kỳ hoặc đột xuất.

+ Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai ứng dụng Tin học vào quản lý hành chính Nhà nước tại các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, theo đúng chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. Trực tiếp tổ chức ứng dụng khoa học Tin học vào hoạt động của Văn phòng và quản lý mạng diện rộng của UBND tỉnh.

+ Xét tuyển dụng, đề bạt, nâng lương, bồi dưỡng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách káhc đối với công chức, viên chức công tác ở Văn phòng;

+ Làm chủ tài khoản và trực tiếp quản lý các mặt thu, chi ngân sách của Văn phòng theo đúng quy định của Nhà nước. Chủ động về kế hoạch kinh phí, hàng hoá, vật tư tài sản phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng.

+ Có trách nhiệm giải quyết các ý kiến đề xuất, kiến nghị của cán bộ, công chức Văn phòng theo đúng quy định Nhà nước.

+ Dự họp Phòng Chuyên viên Tổng hợp, Phòng Chuyên viên các khối, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Ngoại vụ, để kiểm điểm kết quả công tác được giao.

+ Được ủy nhiệm một Phó Chánh Văn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng khi đi vắng và người được ủy nhiệm có trách nhiệm báo cáo lại kết quả thực hiện với Chánh Văn phòng.

2- Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối nội chính, tiếp dân: Là người giúp việc Chánh Văn phòng theo dõi một số mặt công tác sau:

+ Trực tiếp chỉ đạo mọi mặt công tác chuyên môn của chuyên viên khối nội chính , chuyên viên theo dõi đơn, thư, thi hành án và công tác chuyên môn của Phòng Tiếp dân.

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của tổ chức, công dân. Đồng thời phối hợp với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện thẩm tra xử lý, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền quy định.

+ Có trách nhiệm kiểm tra xử lý nội dung, thể thức các văn bản hành chính do chuyên viên khối nội chính, chuyên viên theo dõi đơn thư, thi hành án biên tập trước khi báo cáo Chánh Văn phòng ký tắt để trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành.

+ Thay mặt Chánh Văn phòng rà soát, kiểm tra và ký tắt các văn bản về giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo trước khi trình UBND tỉnh ký ban hành. Trực tiếp ký một số văn bản của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh liên quan đến lĩnh vực được phân công do Chánh Văn phòng ủy nhiệm.

+ Dự họp chuyên viên khối Nội chính, chuyên viên theo dõi đơn thư khiếu nại, Thi hành án và Phòng Tiếp dân để kiểm điểm kết quả thực hiện công tác được giao và đề ra phương hướng công tác cho thời gian tới.

3- Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối sản xuất: Là người giúp việc Chánh Văn phòng theo dõi một số mặt công tác:

+ Trực tiếp chỉ đạo mọi mặt công tác chuyên môn của Chuyên viên khối Sản xuất, Phòng Công báo và Trung tâm Lưu trữ.

+ Thay mặt Chánh Văn phòng ký một số văn bản của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh liên quan đến lĩnh vực được phân công khi Chánh Văn phòng ủy quyền hoặc đi vắng. Được ký các văn bản sao y thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh và Văn phòng.

+ Có trách nhiệm kiểm tra xử lý nội dung, thể thức các văn bản hành chính do Phòng Công báo, Trung tâm Lưu trữ và chuyên viên khối sản xuất biên tập trước khi báo cáo Chánh Văn phòng ký tắt để trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành.

+ Dự họp chuyên viên khối Sản xuất, phòng Công báo và Trung tâm Lưu trữ để kiểm điểm đánh giá kết quả công tác đã thực hiện và đề ra phương hướng nhiệm vụ cho thời gian tới.

4- Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối văn hoá - xã hội: Là người giúp Chánh Văn phòng theo dõi một số mặt công tác.

+ Trực tiếp chỉ đạo mọi mặt công tác chuyên môn của chuyên viên khối văn hoá - xã hội, Trung tâm Tin học và công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động của Văn phòng.

+ Có trách nhiệm kiểm tra xử lý nội dung, thể thức các văn bản hành chính do chuyên viên khối văn hoá - xã hội và Trung tâm tin học biên tập trước khi báo cáo Chánh Văn phòng ký tắt để trình Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành.

+ Thay mặt Chánh Văn phòng ký một số văn bản của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh liên quan đến lĩnh vực được phân công khi Chánh Văn phòng ủy quyền hoặc đi vắng.

+ Dự họp Chuyên viên khối văn hoá - xã hội và Trung tâm Tin học để kiểm điểm đánh giá kết quả công tác liên quan đã thực hiện và đề ra phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới.

5- Phó Chánh Văn phòng phụ trách quản trị: Là người giúp việc Chánh Văn phòng theo dõi một số mặt công tác:

+ Trực tiếp chỉ đạo công tác của Phòng Quản trị và Nhà khách Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Quản lý và bố trí sử dụng có hiệu quả tài sản, phương tiện của cơ quan để phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Đồng thời bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện cho Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng theo kế hoạch được duyệt.

+ Chủ động kế hoạch bảo đảm an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan.

+ Bảo đảm nơi ăn, nghỉ cho khách trong và ngoài nước đến công tác, dự hội nghị tại tỉnh theo lệnh của Chủ tịch, các Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Thay mặt Chánh Văn phòng ký một số văn bản có liên quan đến lĩnh vực được phân công khi được Chánh Văn phòng ủy quyền.

+ Thay mặt lãnh đạo Văn phòng dự tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến thăm, làm việc với Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Dự họp Phòng Quản trị, Nhà khách để đánh giá kết quả công tác phục vụ, kinh doanh đã thực hiện và đề ra phương hướng nhiệm vụ thời gian tới.

Điều 7. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng

1- Phòng Chuyên viên Tổng hợp:

Phòng Chuyên viên Tổng hợp bao gồm chuyên viên nghiên cứu tổng hợp, cải cách hành chính, theo dõi cấp huyện và xã, phường, thị trấn (gọi tắt là cấp xã) chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Phòng có nhiệm vụ:

+ Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình kinh tế-xã hội, quốc phòng an ninh diễn ra trong tỉnh để xây dựng thành báo cáo tuần, tháng, qúy, năm trình Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua làm cơ sở cho việc đề ra các quyết định quản lý đúng quy định của pháp luật tại địa phương.

+ Phối hợp tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo về công tác cải cách hành chính nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh đúng theo tiến trình cải cách hành chính của Chính phủ.

+ Theo dõi tổng hợp tình hình cấp huyện và cấp xã để kịp thời tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo điều hành trên mọi lĩnh vực phù hợp với đặc điểm, điều kiện của cơ sở.

+ Phối hợp với các bộ phận trong Văn phòng và các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung (mang tính chất liên ngành, nhiều lĩnh vực) để Ủy ban nhân dân tỉnh làm việc với các tỉnh, thành, Bộ ngành Trung ương và Chính phủ.

+ Giúp Chánh Văn phòng duy trì đều chế độ thông tin, báo cáo của Ủy ban nhân dân tỉnh lên Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương và đơn vị trong tỉnh theo quy định.

+ Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động của Văn phòng nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu giúp việc cho UBND tỉnh.

+ Khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ thì được truyền đạt ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh đến Thủ trưởng, sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác khi truyền đạt những ý kiến đó.

2- Phòng Chuyên viên các khối:

Phòng Chuyên viên các khối bao gồm: Chuyên viên nghiên cứu theo dõi từng ngành và lĩnh vực. Chịu sự chỉ đạo mọi mặt của Chánh Văn phòng và điều hành trực tiếp của các Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối. Phòng có nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu các chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước, các Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương; Nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh để giúp Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối đề xuất Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh về việc cụ thể hoá và tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách, quy định đó tại địa phương.

+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các thành phần kinh tế trên địa bàn tỉnh, báo cáo với Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối để đề xuất với Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết kịp thời những vấn đề tồn tại và phát sinh trên lĩnh vực được phân công theo dõi.

+ Đôn đốc các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc xây dựng đề án, phương án được Ủy ban nhân dân tỉnh giao; kiểm tra, soát xét nội dung và thủ tục pháp lý đối với đề án, dự thảo văn bản để báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực liên quan trình Chánh Văn phòng xem xét lần cuối để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định. Trực tiếp soạn thảo các đề án, quyết định… khi được Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối giao. Nếu được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp giao thì phải báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách biết.

+ Đề xuất với Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách báo cáo Chánh Văn phòng xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức kiểm tra việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh tại các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

+ Khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ thì được truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh đến Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác khi truyền đạt những ý kiến đó. Khi được Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng đồng ý, được quyền yêu cầu thủ trưởng sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp các tài liệu, số liệu cần thiết để phục vụ cho công tác nghiên cứu hoặc mời cán bộ có liên quan ở sở, ban, ngành, huyện, thị, xã, phường, thị trấn để trao đổi làm rõ các vấn đề còn vướng mắc để báo cáo Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

+ Chuyên viên được phân công theo dõi lĩnh vực nào được tham dự các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì bàn giải quyết những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công tác đó. Đồng thời có trách nhiệm phối hợp với các ngành, các cấp chuẩn bị nội dung, ý kiến tham mưu cho người chủ trì và theo dõi ghi biên bản, thông báo kết luận chỉ đạo của hội nghị đến các cấp, ngành hữu quan để thực hiện.

+ Phòng Chuyên viên các khối phối hợp chặt chẽ với Phòng Chuyên Viên Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Trung tâm Tin học và các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện để nắm, thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh. Đồng thời thực hiện đúng chế độ lập hồ sơ, quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định.

3- Phòng Hành chính - Tổ chức:

Có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Hướng dẫn và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Quản lý tổ chức, biên chế và bộ máy cán bộ của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Phòng có nhiệm vụ:

+ Là đầu mối “một cửa” tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao các văn bản, hồ sơ gởi đến Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời phát hành các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Hội đồng Thi đua-Khen thưởng đến các cơ quan đơn vị trong và ngoài tỉnh đúng qui định. Hướng dẫn tổ chức, công dân đến liên hệ làm việc với Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

+ Đánh máy, in, sao các tài liệu do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối phê duyệt. Tập hợp toàn bộ các hồ sơ, văn bản đã được duyệt, văn bản trình ký theo quy định để báo cáo Chánh Văn phòng kiểm tra ký tắt trước khi trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành.

+ Giúp Chánh Văn phòng trong việc kiểm tra rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quản lý hành chính Nhà nước do UBND tỉnh ban hành theo quy định.

+ Căn cứ các văn bản quy định của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để tham mưu Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện thống nhất chế độ, qui định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

+ Tham mưu Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh và lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đồng thời xây dựng kế hoạch để Chánh Văn phòng trình Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với Thanh tra tỉnh giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định.

+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức theo qui định.

+ Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và Thường trực Hội đồng Thi đua-Khen thưởng theo đúng qui định; đồng thời thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật nội dung tài liệu, bảo mật cơ quan…

+ Phối hợp với các bộ phận, chuyên viên và các đơn vị giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình công tác hàng tuần của UBND tỉnh, chương trình đón tiếp các Đoàn đến thăm và làm việc tại tỉnh.

+ Phối hợp với Trung tâm Tin học, Phòng chuyên viên tổng hợp, Phòng Chuyên viên các khối và các bộ phận liên quan đảm bảo phục vụ thông tin kịp thời đúng qui định theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Chánh Văn phòng để thực hiện điều hành quản lý Nhà nước ở địa phương.

+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng về thủ tục đề nghị tuyển dụng hoặc cho thôi việc đối với công chức đảm bảo phù hợp với yêu cầu công tác, bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả trên cơ sở chỉ tiêu biên chế được giao. Quản lý hồ sơ xét khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, đào tạo và nâng lương cho cán bộ, công chức Văn phòng UBND tỉnh theo đúng chế độ Nhà nước quy định.

4- Phòng Ngoại vụ:

- Có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đối ngoại trên địa bàn tỉnh.

- Phòng Ngoại vụ chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Phòng Ngoại vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đề ra những chủ trương, đường lối chính sách đối ngoại phù hợp với quy định của Đảng, Pháp Luật nhà nước và tình hình thực tiễn của địa phương. Đồng thời phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện đúng các quy định đó. Phòng có nhiệm vụ cụ thể:

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Tham gia công tác xúc tiến thương mại, du lịch, xây dựng môi trường đầu tư, thẩm tra đối tác nước ngoài vào làm ăn, đầu tư tại tỉnh theo phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.

+ Tham mưu Chánh Văn phòng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất Đoàn ra, Đoàn vào. Đồng thời theo dõi, quản lý việc đi nước ngoài của cán bộ, công chức trong tỉnh theo thẩm quyền.

+ Phối hợp với các ngành chức năng liên quan xử lý và giải quyết những vấn đề về công tác lãnh sự có yếu tố nước ngoài. Hướng dẫn, quản lý hoạt động của các cá nhân, tổ chức nước ngoài đến làm ăn, kinh doanh, đầu tư… trên địa bàn tỉnh. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hoạt động các Hội, Tổ chức phi Chính phủ nước ngoài theo phân cấp quy định.

+ Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện chính sách công tác về người Việt Nam ở nước ngoài trên địa bàn tỉnh. Đồng thời phối hợp với các ngành liên quan trong việc hỗ trợ, hướng dẫn thông tin tuyên truyền vận động và thực hiện chính sách đối với người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của họ có quan hệ với tỉnh.

+ Tham mưu Chánh Văn phòng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất các hoạt động về Hội thảo, Hội nghị, ký kết các thoả thuận quốc tế, thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác hữu nghị. Phối hợp đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến chính trị đối ngoại tại địa phương.

+ Biên tập các tư liệu cơ bản để phục vụ lãnh đạo tỉnh trong việc đón tiếp các đoàn nước ngoài đến tỉnh và các đoàn của lãnh đạo tỉnh ra nước ngoài.

+ Trực tiếp phục vụ lễ tân và các thủ tục ngoại giao Nhà nước cấp tỉnh theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh và Chánh Văn phòng.

+ Chịu trách nhiệm dịch thuật các văn bản, hồ sơ, dữ liệu, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại để phục vụ các cuộc làm việc, tiếp khách, hội nghị của Tỉnh ủy, HĐND, UBND và Văn phòng UBND tỉnh khi được Chánh Văn phòng phân công.

5- Phòng Công báo:

- Có chức năng tham mưu Chánh Văn phòng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của tỉnh. Trực tiếp quản lý nội dung xuất bản và phát hành công báo cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.

- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối Sản xuất. Phòng có nhiệm vụ:

+ Phối hợp với các bộ phận trong Văn phòng và sở, ban, ngành chức năng liên quan đề xuất Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo cấp tỉnh.

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, quản lý nội dung xuất bản trên công báo đảm bảo đúng quy định pháp luật.

+ Giúp Chánh Văn phòng phát hành công báo cấp tỉnh đến đúng địa chỉ quy định và phục vụ việc khai thác thuận lợi cho tổ chức, công dân theo đúng quy định pháp luật.

6- Phòng Quản trị:

Có chức năng giúp Chánh Văn phòng đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kinh phí, trang thiết bị, phương tiện để phục vụ cho hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh theo quy định.

- Phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách quản trị. Phòng có nhiệm vụ:

+ Giúp Chánh Văn phòng theo dõi quản lý toàn bộ tài sản, phương tiện và các loại trang thiết bị của cơ quan, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê định kỳ, khấu hao và thanh quyết toán theo quy định.

+ Quản lý các khoản chi tiêu và đề xuất, tham mưu cho Chánh Văn phòng chi tiêu đúng chế độ. Dự trù kinh phí kịp thời để đáp ứng nhu cầu công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng Thi đua-Khen thưởng và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng.

+ Bảo đảm các chế độ cho công chức, viên chức theo quy định của Nhà nước.

+ Chủ động về cơ sở, vật chất để kịp thời phục vụ các hoạt động của Văn phòng, Đồng thời tổ chức đón tiếp khách trong nước, ngoài nước đến công tác, dự hội nghị… theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách Quản trị.

+ Quản lý và bố trí kịp thời, hợp lý các loại phương tiện đi lại để phục vụ công tác thường xuyên, hoặc đột xuất của lãnh đạo và công chức-viên chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

+ Giúp Chánh Văn phòng trong công tác tổ chức tự vệ, giữ gìn trật tự an toàn vệ sinh trong cơ quan Văn phòng theo đúng qui định.

III- MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Điều 8. Mối quan hệ của Chánh Văn phòng trong cơ quan Văn phòng:

- Đối với cán bộ, chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợp đặt dưới sự điều hành chung của Chánh Văn phòng thông qua Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối, các chuyên viên cùng với Chánh Văn phòng phụ trách khối báo cáo đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý những vấn đề thuộc phạm vi quyền hạn theo đúng qui định.

- Các Phòng Hành chính Tổ chức, Phòng Tiếp dân, Phòng Quản trị, Phòng Ngoại vụ, Phòng Công báo, Trung tâm Tin học, Trung tâm Lưu trữ, Nhà khách có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng những vấn đề thuộc chủ trương chung (vượt thẩm quyền giải quyết của Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách) để xin ý kiến giải quyết.

Điều 9. Quan hệ giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân với các cơ quan liên quan.

1- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tổng hợp thông tin để báo cáo đề xuất Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến chỉ đạo giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền. Đồng thời tổ chức thể chế hoá các ý kiến đó và truyền đạt đến các cấp, ngành để thực hiện.

2- Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp chặt chẽ với Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh để chuẩn bị nội dung các vấn đề mà Ủy ban nhân dân sẽ trình Hội đồng nhân dân tỉnh.

3- Phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh để chủ động xây dựng chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời tổ chức thu thập thông tin chuẩn bị cho Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo những vấn đề cần xin ý kiến, chủ trương của Thường trực Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân và Chính phủ.

4- Phối hợp các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc chuẩn bị xây dựng các đề án, báo cáo để trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định. Đôn đốc các đơn vị này thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt chế độ báo cáo thỉnh thị theo quy định. Đồng thời sắp xếp chương trình cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra và làm việc định kỳ, đột xuất với cơ sở.

5- Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn Văn phòng hoặc Phòng Hành chính tổng hợp các sở, ban, ngành, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp huyện; hướng dẫn công tác văn phòng và nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ cho Ủy ban nhân dân cấp xã đảm bảo thực hiện thống nhất trong toàn tỉnh theo quy định Nhà nước.

Điều 10. Quan hệ giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

Văn phòng UBND tỉnh chịu sự quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu sự hướng dẫn, kiểm tra của Văn phòng Chính phủ về công tác Văn phòng (nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ) theo quy định. Thường xuyên thỉnh thị, báo cáo với Văn phòng Chính phủ và quan hệ với Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ để giúp Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời nắm các chủ trương, chính sách của Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ để tổ chức triển khai thực hiện ở địa phương.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ, Thủ trưởng các ngành ở Trung ương theo quy định.

IV- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Tổ chức thực hiện:

Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy chế này.

Điều 12. Sửa đổi bổ sung:

Việc sửa đổi, bổ sung quy chế này do Chánh Văn phòng đề nghị và Giám đốc Sở Nội vụ thống nhất trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định ./.