Quyết định 22/QĐ-LTNN năm 2003 ban hành bản hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện do Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH BẢN HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN VÀ MẪU MỤC LỤC TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Theo đề nghị của Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương Cục Lưu trữ Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm áp dụng thống nhất trong chỉnh lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, III.

Bản hướng dẫn và Mẫu mục lục này thay thế Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm ban hành kèm theo Quyết định số 53/QĐ-LTNN ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, III và Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương Cục Lưu trữ nhà nươc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

HƯỚNG DẪN

BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 22 /QĐ-LTNN ngày 29 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

I. HƯỚNG DẪN CHUNG:

1. Biên mục phiếu tin được tiến hành trong quá trình chỉnh lý băng ghi âm hoặc sau khi băng ghi âm đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

2. Mỗi bài nói biên mục 01 phiếu tin. Trường hợp một bài nói hoặc một cuộc họp được ghi ở nhiều cuộn băng mà không thể tách ra thành các bài nói riêng biệt, cũng chỉ biên mục một phiếu tin.

3. Hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu.

4. Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt.

5. Việc viết hoa trên phiếu tin thực hiện theo “Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ” ban hành kèm theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 21/11/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.

II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ KHI BIÊN MỤC TỪNG TRƯỜNG

1. Tên kho lưu trữ hoặc mã kho lưu trữ:

Ghi là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II hoặc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nếu tên các Trung tâm được mã hoá thì ghi mã của Trung tâm.

2. Số lưu trữ:

a. Số băng gốc: băng gốc được đánh số liên tục từ 01 đến hết. Mỗi cuộn băng là một đơn vị bảo quản.

b. Số băng sao: băng sao được đánh số liên tục từ 01 đến hết. Sau số thứ tự thêm chữ S để biểu thị đó là băng sao.

c. Số CD: CD được đánh số liên tục từ 01 đến hết.

d. Số File: số file là tổ hợp của số CD và số thứ tự của bài nói trong đĩa CD đó; giữa hai số có dấu gạch nối ngắn (-).

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH BẢN HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN VÀ MẪU MỤC LỤC TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Theo đề nghị của Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương Cục Lưu trữ Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm áp dụng thống nhất trong chỉnh lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, III.

Bản hướng dẫn và Mẫu mục lục này thay thế Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm ban hành kèm theo Quyết định số 53/QĐ-LTNN ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, III và Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương Cục Lưu trữ nhà nươc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

HƯỚNG DẪN

BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀI LIỆU GHI ÂM SỰ KIỆN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 22 /QĐ-LTNN ngày 29 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

I. HƯỚNG DẪN CHUNG:

1. Biên mục phiếu tin được tiến hành trong quá trình chỉnh lý băng ghi âm hoặc sau khi băng ghi âm đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

2. Mỗi bài nói biên mục 01 phiếu tin. Trường hợp một bài nói hoặc một cuộc họp được ghi ở nhiều cuộn băng mà không thể tách ra thành các bài nói riêng biệt, cũng chỉ biên mục một phiếu tin.

3. Hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu.

4. Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt.

5. Việc viết hoa trên phiếu tin thực hiện theo “Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ” ban hành kèm theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 21/11/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.

II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ KHI BIÊN MỤC TỪNG TRƯỜNG

1. Tên kho lưu trữ hoặc mã kho lưu trữ:

Ghi là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II hoặc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nếu tên các Trung tâm được mã hoá thì ghi mã của Trung tâm.

2. Số lưu trữ:

a. Số băng gốc: băng gốc được đánh số liên tục từ 01 đến hết. Mỗi cuộn băng là một đơn vị bảo quản.

b. Số băng sao: băng sao được đánh số liên tục từ 01 đến hết. Sau số thứ tự thêm chữ S để biểu thị đó là băng sao.

c. Số CD: CD được đánh số liên tục từ 01 đến hết.

d. Số File: số file là tổ hợp của số CD và số thứ tự của bài nói trong đĩa CD đó; giữa hai số có dấu gạch nối ngắn (-).

Ví dụ: 10-03; 120-45 v.v...; trong đó 03 là số thứ tự của mỗi bài nói trong CD số 10 và 45 là số thứ tự của bài nói trong CD số120.

Lưu ý: Trường hợp một bài nói được ghi ở nhiều cuộn băng gốc và băng sao thì số lưu trữ bao gồm số của băng gốc, băng sao, CD và file tương ứng.

Ví dụ: Bài nói “Tham luận của Đại biểu Quốc hội tỉnh An Giang Hồ Chí Sơn về đẩy mạnh sản xuất, thực hiện nghĩa vụ nhà nước tại Phiên họp Quốc hội ngày 29.5.1979” được ghi ở 02 băng gốc (số 06 và 07), 02 băng sao (số 05 và 06), CD số 01 và file số 15 thì số lưu trữ ghi như sau:

a. Băng gốc: 06, 07

b. Băng sao: 05S, 06S

c. CD: 01

d. File: 01-15, trong đó 01 là số thứ tự của CD và 15 là số thứ tự của bài nói trong CD số 01

3. Ký hiệu thông tin:

Ghi ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945.

4. Tên sự kiện:

Ghi tên gọi đầy đủ của sự kiện, địa điểm và thời gian xẩy ra sự kiện.

Ví dụ: Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IV của Đảng Lao động Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ ngày 14.12 đến 20.12.1976.

5. Tiêu đề bài nói:

Ghi như tiêu đề đã được duyệt. Trường hợp biên mục phiếu tin trong quá trình chỉnh lý băng ghi âm thì tiêu đề bài nói được ghi theo trình tự: tên loại bài nói - người trình bày - nội dung - thời gian.

- Tên loại bài nói: tên loại bài nói được xác định tuỳ thuộc vào thực tế tài liệu. Có thể lựa chọn một trong tên loại bài nói dưới đây:

- Người trình bày: nếu xác định được chức danh của người trình bày hoặc người trình bày đại diện cho cơ quan hay địa phương cụ thể thì  ghi chức danh -> họ và tên người trình bày. Trường hợp không xác định được chức danh thì ghi ông hoặc bà -> họ và tên người trình bày.

Ví dụ: Thủ tướng Phan Văn Khải; Đại biểu Quốc hội tỉnh Quảng Ninh Hoàng Quốc Việt; Bà Ngô Bá Thành.

- Nội dung: ghi vấn đề mà bài nói đề cập.

Ví dụ: Báo cáo của Chánh án TANDTC Phạm Hưng về công tác của ngành toà án tại Phiên họp Quốc hội ngày 26.6.1984.

6. Chú giải:

Chú giải nhằm làm sáng tỏ sự kiện, nội dung bài nói hoặc những đặc điểm của âm thanh cần lưu ý.

- Chú giải tên sự kiện:

Ví dụ: Tên sự kiện là “Mỹ vận”.

Chú giải: “Mỹ vận” là các bài phát biểu trên Đài Tiếng nói Việt Nam để tuyên truyền nhân dân Mỹ và nhân dân thế giới ủng hộ cuộc kháng chiến chống đế quốc Mỹ của nhân dân Việt Nam.

- Chú giải nội dung bài nói:

Ví dụ: Bài nói có tiêu đề là “Báo cáo của Chánh án TANDTC Phạm Hưng về công tác của ngành toà án tại Phiên họp Quốc hội ngày 07.10.1982”

Chú giải: V/v xét xử của toà án các cấp và thi hành Luật Toà án sửa đổi.

- Chú giải âm thanh đặc biệt:

Ví dụ: Bài nói có tiêu đề là “Điếu văn của BCH TW Đảng Cộng sản Việt Nam do Bí thư thứ nhất BCH TW Đảng Lê Duẩn đọc tại Lễ truy điệu Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Quảng trường Ba Đình hồi 7 giờ 30 phút ngày 09.9.1969”.

Chú giải: Nhạc Quốc tế ca; nhạc Lãnh tụ ca; tiếng súng đại bác; tiếng khóc; nhạc chiêu hồn tử sĩ.

7. Người, cơ quan ghi âm:

Ghi họ và tên người ghi âm hoặc tên cơ quan ghi âm.

8. Địa điểm ghi âm:

Ghi địa điểm nơi ghi âm.

9. Thời gian ghi âm:

Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm. Giữa ngày, tháng, năm cách nhau dấu chấm (.). Ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 phía trước.

10. Ngôn ngữ:

- Chỉ ghi ngôn ngữ không phải là tiếng Việt như: Anh, Pháp, Nga...

- Nếu bài nói được trình bày bằng tiếng nước ngoài và được dịch ra tiếng Việt thì ghi tiếng nước ngoài, tiếp theo là tiếng Việt được đặt trong ngoặc đơn.

Ví dụ: Anh (Việt).

11. Tốc độ ghi:

Ghi tốc độ ghi thực tế của băng gốc.

Ví dụ: 19,05; 4,5 v.v...

12. Thời lượng phát:

Ghi cụ thể thời gian phát của bài nói dài bao nhiêu giờ, phút, giây; giữa các số cách nhau bằng dấu hai chấm (:).

Ví dụ: 00:05:35; 01:12:58

13. Tài liệu đi kèm:

Ví dụ: bài gỡ băng, ảnh v.v...

14. Chế độ sử dụng:

Ghi là hạn chế nếu nội dung của bài nói thuộc diện hạn chế sử dụng; nếu không thuộc diện đó thì không ghi.

15. Chất lượng âm thanh:

Tuỳ thuộc vào thực tế chất lượng âm thanh của băng gốc mà đánh dấu (v) ở các mục a, b, c.

16. Tình trạng vật lý của băng gốc:

Tuỳ thuộc vào thực trạng của băng gốc mà đánh dấu (v) ở các mục a, b, c, d./.

MẪU MỤC LỤC

TÀI LIỆU GHI ÂM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 22 /QĐ-LTNN ngày 29 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

Mẫu 1: Mục lục thống kê tài liệu ghi âm

MỤC LỤC THỐNG KÊ TÀI LIỆU GHI ÂM

Mẫu 2: Mục lục tài liệu ghi âm phục vụ tra cứu

MỤC LỤC TÀI LIỆU GHI ÂM PHỤC VỤ TRA CỨU

Mẫu 3: Danh mục tài liệu ghi âm thuộc diện hạn chế sử dụng

DANH MỤC TÀI LIỆU GHI ÂM THUỘC DIỆN HẠN CHẾ SỬ DỤNG