Quyết định 1894/QĐ-TCT năm 2011 về Quy chế quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng tại Cục Thuế, Chi cục Thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, TRIỂN KHAI, HỖ TRỢ VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG TẠI CỤC THUẾ, CHI CỤC THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định 98/QĐ-BTC ngày 14/1/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng tại Cục Thuế, Chi cục Thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quy chế này đều bị bãi bỏ.

Điều 3. Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Vụ trưởng Vụ Tài vụ Quản trị, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, TRIỂN KHAI, HỖ TRỢ VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG TẠI CỤC THUẾ, CHI CỤC THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1894/QĐ-TCT, ngày 26 tháng 12 năm 2011 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này áp dụng cho hoạt động quản lý, triển khai, hỗ trợ, sử dụng ứng dụng đối với tất cả các ứng dụng được triển khai tại các Cục Thuế, Chi cục Thuế.

2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan Thuế các tỉnh, thành phố bao gồm các đơn vị, bộ phận trực thuộc và các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong cơ quan Thuế chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ, viết tắt

1. Ứng dụng: là tên gọi tắt cho phần mềm ứng dụng tại quy chế này.

2. Hồ sơ ứng dụng: là hệ thống tài liệu, gói cài đặt ứng dụng tiếp nhận từ Tổng cục Thuế và phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng ứng dụng.

3. Tổ chỉ đạo: là bộ phận được thành lập và hoạt động có thời hạn để điều phối, chỉ đạo việc triển khai ứng dụng tại đơn vị và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ được phân công.

4. Tổ triển khai: là đầu mối tổ chức triển khai ứng dụng tại đơn vị theo kế hoạch triển khai đã được Tổ chỉ đạo phê duyệt.

5. Phòng Chức năng: là phòng trực tiếp cập nhật và xử lý dữ liệu trên ứng dụng tại Cục Thuế.

6. Phòng Tài vụ Quản trị: là phòng Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ (đối với Cục Thuế thành phố Hà Nội và Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh) hoặc phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ tại Cục Thuế.

7. Nhóm Tin học: là cán bộ tin học hoặc nhóm Tin học thuộc đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học tại Chi cục Thuế.

8. Đội Chức năng: là đội trực tiếp cập nhật và xử lý dữ liệu trên ứng dụng tại Chi cục Thuế.

9. Đội Hành chính - Nhân sự: là đội Hành chính - nhân sự - tài vụ - ấn chỉ hoặc đội Hành chính- nhân sự -Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ tại Chi cục Thuế.

10. Bộ phận Tin học: là tên gọi chung cho phòng Tin học tại Cục Thuế và nhóm Tin học tại Chi cục Thuế.

11. Bộ phận Chức năng: là tên gọi chung cho phòng Chức năng tại Cục Thuế và đội Chức năng tại Chi cục Thuế.

12. Bộ phận Tổ chức cán bộ: là tên gọi chung cho phòng Tổ chức cán bộ thuộc Cục Thuế và Đội Hành chính - Nhân sự tại Chi cục Thuế.

13. Bộ phận Tài vụ Quản trị: là tên gọi chung cho Phòng Tài vụ Quản trị tại Cục Thuế và đội Hành chính - nhân sự tại Chi cục Thuế.

Điều 3. Trách nhiệm của Cục Thuế và Chi cục Thuế

1. Thực hiện công tác quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng tại đơn vị bảo đảm hoạt động an toàn, hiệu quả, phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và chiến lược Công nghệ thông tin (CNTT) ngành Thuế.

2. Bố trí các nguồn lực cần thiết để thực hiện việc quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng.

3. Tổ chức bộ phận quản lý CNTT thích hợp; thống nhất việc quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng phù hợp với các quy định tại quy chế này.

4. Tập huấn cán bộ quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng có kiến thức về nghiệp vụ và hệ thống CNTT của ngành.

5. Cục Thuế chỉ đạo, đôn đốc, hỗ trợ, kiểm tra Chi cục Thuế trong quá trình quản lý, triển khai, hỗ trợ và sử dụng ứng dụng.

6. Tuân thủ và thực hiện các quy định về CNTT và các quy định nêu trong văn bản này.

Chương II

TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG

Điều 4. Triển khai ứng dụng mới

1. Trách nhiệm của các bộ phận

a. Tổ chỉ đạo

- Tổ trưởng Tổ chỉ đạo triển khai tại Cục Thuế là lãnh đạo Cục Thuế, tổ phó là lãnh đạo phòng Tin học và đại diện 01 lãnh đạo phòng Chức năng. Trong trường hợp ứng dụng được triển khai tại cả cấp Chi cục Thuế, Tổ chỉ đạo có thành viên là lãnh đạo Chi cục Thuế phụ trách nghiệp vụ liên quan đến ứng dụng được triển khai.

- Phê duyệt kế hoạch, điều phối nhân lực tham gia triển khai, bố trí cơ sở vật chất, giải quyết các vướng mắc trong giai đoạn triển khai.

b. Tổ triển khai

- Tổ trưởng Tổ triển khai tại Cục Thuế là Lãnh đạo phòng Tin học, tổ phó là đại diện 01 lãnh đạo phòng Chức năng, thành viên là các cán bộ phòng Tin học, cán bộ phòng Chức năng. Các cán bộ đã tham gia tập huấn tại Tổng cục Thuế phải tham gia Tổ triển khai. Đối với các ứng dụng được triển khai tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế thành lập các Tổ triển khai tại Chi cục Thuế. Tổ trưởng Tổ triển khai tại Chi cục Thuế là lãnh đạo Chi cục Thuế, tổ phó là phụ trách nhóm Tin học, phụ trách đội Chức năng, thành viên là cán bộ nhóm Tin học và cán bộ đội Chức năng tại Chi cục Thuế.

- Tổ triển khai là đầu mối tổ chức triển khai ứng dụng tại đơn vị theo kế hoạch triển khai đã được Tổ chỉ đạo phê duyệt: tiếp nhận, chuẩn bị tài liệu tập huấn; đề xuất phân công, đôn đốc triển khai; tổng hợp và đề xuất giải quyết các vướng mắc trong quá trình triển khai; báo cáo kết quả triển khai; bàn giao ứng dụng cho bộ phận Tin học và bộ phận Chức năng. Tổ triển khai tại Cục Thuế giám sát, hỗ trợ Tổ triển khai tại Chi cục Thuế thực hiện triển khai ứng dụng. Tổ trưởng phụ trách việc lập kế hoạch, điều phối mọi hoạt động chung của Tổ triển khai và các vấn đề liên quan tới tin học. Tổ phó phụ trách các vấn đề liên quan tới nghiệp vụ.

c. Bộ phận Tin học

- Bộ phận Tin học đề xuất: cán bộ tham gia tập huấn, thành phần tham gia Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai; chuẩn bị môi trường triển khai; tham gia cài đặt ứng dụng; tập huấn sử dụng ứng dụng; phân quyền sử dụng ứng dụng; xóa dữ liệu thử nghiệm; vận hành ứng dụng và hỗ trợ trong triển khai; nhận bàn giao ứng dụng từ Tổ triển khai.

d. Bộ phận Chức năng

- Bộ phận Chức năng chuẩn bị dữ liệu theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Cục Thuế; rà soát, chuẩn hóa dữ liệu; tập huấn quy trình nghiệp vụ; lập danh sách người dùng sử dụng ứng dụng; chạy thử nghiệm ứng dụng; nhập dữ liệu ban đầu và dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai vào ứng dụng; đối chiếu dữ liệu trong ứng dụng với dữ liệu đã chuẩn hóa; nhận bàn giao ứng dụng từ Tổ triển khai.

e. Bộ phận Tổ chức cán bộ

- Căn cứ đề xuất của phòng Tin học, phòng Tổ chức cán bộ trình lãnh đạo Cục Thuế cử cán bộ tham gia tập huấn tại Tổng cục Thuế, thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai tại Cục Thuế; triệu tập cán bộ tham gia tập huấn ứng dụng do Cục Thuế tổ chức; cử cán bộ quản lý lớp tập huấn ứng dụng và phối hợp với Tổ triển khai thực hiện đánh giá sau khóa học.

- Đội Hành chính - Nhân sự căn cứ đề xuất của nhóm Tin học tham mưu lãnh đạo Chi cục Thuế cử cán bộ tham gia tập huấn tại Cục Thuế, thành lập Tổ triển khai tại Chi cục Thuế.

f. Bộ phận Tài vụ Quản trị

- Phòng Tài vụ Quản trị bố trí cơ sở vật chất phục vụ tập huấn, thanh toán các chế độ cho giảng viên, cán bộ tham gia triển khai ứng dụng theo chế độ quy định.

2. Công tác triển khai ứng dụng mới

Căn cứ công văn tập huấn và công văn triển khai của Tổng cục Thuế, Cục Thuế thực hiện:

a. Cử cán bộ tham gia tập huấn triển khai ở Tổng cục Thuế đầy đủ, đúng thành phần.

b. Cục Thuế thành lập Tổ chỉ đạo và Tổ triển khai theo đề xuất của phòng Tin học.

c. Lập kế hoạch triển khai

- Tổ triển khai lập kế hoạch triển khai chi tiết trình Tổ chỉ đạo phê duyệt; phổ biến, thông báo kế hoạch triển khai chi tiết đã được phê duyệt tới các bộ phận, cán bộ liên quan để phối hợp thực hiện.

- Các bộ phận liên quan bố trí nguồn lực, phổ biến kế hoạch tới các cán bộ tham gia triển khai của đơn vị.

d. Chuẩn bị môi trường và cài đặt

- Phòng Tin học chuẩn bị môi trường triển khai. Tổ triển khai chủ trì phối hợp với phòng Tin học, bộ phận triển khai của Tổng cục Thuế cài đặt ứng dụng trên máy chủ và máy trạm.

- Đối với các ứng dụng triển khai tại Chi cục Thuế, Tổ triển khai Cục Thuế phối hợp với nhóm Tin học cài đặt ứng dụng trên máy chủ; nhóm Tin học thực hiện cài đặt cho các máy trạm.

e. Tập huấn và chạy thử nghiệm ứng dụng

- Tổ triển khai chủ trì phối hợp với các bộ phận tổ chức tập huấn ứng dụng và quy trình triển khai tại Cục Thuế, Chi cục Thuế. Thành phần tham gia tập huấn là lãnh đạo, cán bộ bộ phận Chức năng và Tin học tham gia triển khai và trực tiếp sử dụng, vận hành ứng dụng tại Cục Thuế và Chi cục Thuế.

- Phòng Tổ chức cán bộ triệu tập cán bộ tập huấn ứng dụng; cử cán bộ tham gia quản lý lớp tập huấn ứng dụng tại Cục Thuế và thực hiện đánh giá sau khóa học.

- Bộ phận Tài vụ Quản trị bố trí cơ sở vật chất cho cán bộ tham gia tập huấn; thanh toán chế độ cho giảng viên, các cán bộ tham gia triển khai ứng dụng.

- Tổ triển khai chủ trì chuẩn bị tài liệu. Lãnh đạo, cán bộ tin học trong Tổ triển khai chuẩn bị tài liệu ứng dụng (bài giảng, bài tập thực hành, câu hỏi kiểm tra) và tập huấn nội dung cài đặt, sử dụng ứng dụng, quy trình triển khai. Lãnh đạo, cán bộ chức năng trong Tổ triển khai chuẩn bị tài liệu nghiệp vụ (bài giảng, bài tập thực hành, câu hỏi kiểm tra) và tập huấn nội dung nghiệp vụ.

- Bộ phận Chức năng phân công cán bộ chạy thử nghiệm ứng dụng tối thiểu trong năm ngày làm việc sau khi tập huấn. Trong quá trình thử nghiệm ứng dụng, nếu phát sinh lỗi, vướng mắc không đáp ứng quy trình nghiệp vụ thì báo cáo về Tổ triển khai. Nếu Tổ triển khai không xử lý được thì báo cáo Tổng cục thuế.

f. Chuẩn bị dữ liệu

- Bộ phận Chức năng chuẩn bị, rà soát dữ liệu theo hướng dẫn trong công văn triển khai để cập nhật vào ứng dụng.

- Bộ phận Chức năng lập danh sách cán bộ sử dụng ứng dụng chuyển bộ phận Tin học phân quyền sử dụng ứng dụng.

g. Vận hành chính thức ứng dụng

- Tổ chỉ đạo quyết định thời gian đưa ứng dụng vào vận hành chính thức căn cứ đề xuất của Tổ triển khai.

- Tổ triển khai phối hợp với Tổng cục Thuế xóa dữ liệu đã nhập trong thời gian chạy thử nghiệm ứng dụng; thông báo và phân công trách nhiệm cho bộ phận Tin học vận hành ứng dụng, bộ phận Chức năng sử dụng và cập nhật dữ liệu vào ứng dụng.

- Bộ phận Tin học phân quyền sử dụng ứng dụng theo danh sách của bộ phận Chức năng gửi; thông báo danh sách người sử dụng và mật khẩu ban đầu cho bộ phận Chức năng. Bộ phận Chức năng thông báo và yêu cầu cán bộ đổi mật khẩu sau lần sử dụng đầu tiên.

h. Nhập dữ liệu vào ứng dụng

- Bộ phận Chức năng thực hiện nhập dữ liệu ban đầu và dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai vào ứng dụng; đối chiếu dữ liệu trong ứng dụng với dữ liệu đã chuẩn hóa.

i. Hỗ trợ trong triển khai

- Tổ triển khai giải đáp, hỗ trợ các vướng mắc trong quá trình nhập dữ liệu, hướng dẫn sử dụng ứng dụng, xử lý các lỗi của ứng dụng tại chỗ. Trong trường hợp không xử lý được thì báo cáo Tổ chỉ đạo và chuyển yêu cầu lên cấp trên trực tiếp để được hỗ trợ.

- Cán bộ tin học trong Tổ triển khai chịu trách nhiệm giải đáp, hỗ trợ, xử lý các vướng mắc liên quan tới ứng dụng.

- Cán bộ chức năng trong Tổ triển khai chịu trách nhiệm giải đáp, hỗ trợ, xử lý các vướng mắc liên quan tới nghiệp vụ.

j. Bàn giao ứng dụng

- Cục Thuế phân công trách nhiệm và thông báo cho các bộ phận sử dụng chính thức ứng dụng căn cứ đề xuất của Tổ chỉ đạo và Tổ triển khai. Trong thông báo quy định rõ thời gian bắt đầu sử dụng chính thức ứng dụng và các tài liệu đính kèm

- Tổ triển khai tiến hành bàn giao ứng dụng cho bộ phận Tin học và bộ phận Chức năng.

k. Tổng kết triển khai

- Chi cục Thuế báo cáo Tổ triển khai tại Cục Thuế kết quả triển khai ứng dụng.

- Tổ triển khai tại Cục Thuế tổng hợp, báo cáo Tổ chỉ đạo và lãnh đạo Cục Thuế kết quả triển khai.

- Cục Thuế tổ chức đánh giá kết quả triển khai và báo cáo Tổng cục Thuế.

Điều 5. Triển khai thí điểm ứng dụng

Chỉ áp dụng đối với một số Cục thuế được Tổng cục Thuế chọn triển khai thí điểm một ứng dụng mới.

1. Trách nhiệm các bộ phận

a. Tổ chỉ đạo

- Thống nhất kế hoạch, điều phối nhân lực tham gia triển khai, cơ sở vật chất, phụ trách giải quyết các vướng mắc trong giai đoạn triển khai thí điểm.

- Tổ trưởng Tổ chỉ đạo triển khai thí điểm tại Cục Thuế là lãnh đạo Cục Thuế, tổ phó là lãnh đạo phòng Tin học và đại diện 01 lãnh đạo phòng Chức năng. Trong trường hợp ứng dụng được triển khai thí điểm tại cấp Chi cục Thuế, Tổ chỉ đạo có thành viên là lãnh đạo Chi cục Thuế phụ trách nghiệp vụ liên quan đến ứng dụng được triển khai thí điểm.

b. Tổ triển khai

- Tổ triển khai phối hợp triển khai ứng dụng tại đơn vị theo kế hoạch triển khai đã được Tổ chỉ đạo thống nhất; tiếp nhận, tổng hợp và phối hợp giải quyết các vướng mắc trong quá trình triển khai thí điểm. Tổ triển khai tại Cục Thuế phối hợp Tổ triển khai Tổng cục Thuế giám sát, hỗ trợ Tổ triển khai tại Chi cục Thuế thực hiện triển khai thí điểm ứng dụng. Tổ trưởng điều phối mọi hoạt động chung của Tổ triển khai và các nội dung liên quan tới tin học. Tổ phó chịu trách nhiệm về các nội dung nghiệp vụ trong quá trình triển khai thí điểm.

- Tổ trưởng Tổ triển khai thí điểm tại Cục Thuế là lãnh đạo phòng Tin học, tổ phó là đại diện 01 lãnh đạo phòng Chức năng, thành viên là các cán bộ phòng Tin học, cán bộ phòng Chức năng. Đối với các ứng dụng được triển khai thí điểm tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế thành lập các Tổ triển khai tại Chi cục Thuế. Tổ triển khai tại Chi cục Thuế có tổ trưởng là lãnh đạo Chi cục Thuế, tổ phó là phụ trách nhóm Tin học, phụ trách đội Chức năng, thành viên là cán bộ nhóm Tin học và cán bộ đội Chức năng tại Chi cục Thuế.

c. Bộ phận Tin học

- Bộ phận Tin học chuẩn bị môi trường triển khai, phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế cài đặt ứng dụng, phân quyền sử dụng ứng dụng, hỗ trợ trong quá trình triển khai.

d. Bộ phận Chức năng

- Bộ phận chức năng chuẩn bị dữ liệu; rà soát dữ liệu; tham gia tập huấn; Lập danh sách người dùng sử dụng ứng dụng; nhập dữ liệu ban đầu và dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai thí điểm vào ứng dụng.

e. Bộ phận Tổ chức cán bộ

- Căn cứ đề xuất của phòng Tin học, phòng Tổ chức cán bộ trình lãnh đạo Cục: cử cán bộ tham gia tập huấn tại Cục Thuế, thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai thí điểm tại Cục Thuế;

- Đội Hành chính - Nhân sự căn cứ đề xuất của nhóm Tin học tham mưu lãnh đạo Chi Cục Thuế cử cán bộ tham gia tập huấn tại Cục Thuế, thành lập Tổ triển khai thí điểm tại Chi cục Thuế.

f. Bộ phận Tài vụ Quản trị

- Bộ phận Tài vụ Quản trị bố trí cơ sở vật chất phục vụ triển khai thí điểm, thanh toán các chế độ cho cán bộ tham gia triển khai ứng dụng theo chế độ quy định.

2. Công tác triển khai thí điểm

a. Căn cứ công văn triển khai thí điểm của Tổng cục Thuế, Cục Thuế thành lập Tổ chỉ đạo và Tổ triển khai thí điểm để triển khai các nội dung theo yêu cầu.

b. Tổ chỉ đạo thống nhất kế hoạch triển khai thí điểm với Tổ triển khai Tổng cục Thuế.

c. Chuẩn bị môi trường và cài đặt

- Phòng Tin học chuẩn bị môi trường cài đặt; phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế cài đặt ứng dụng trên máy chủ và máy trạm.

- Đối với các ứng dụng triển khai tại Chi cục Thuế, nhóm Tin học phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế, phòng Tin học cài đặt ứng dụng trên máy chủ và máy trạm.

d. Tập huấn ứng dụng

- Tổ triển khai phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế và các bộ phận liên quan tổ chức tập huấn quy trình nghiệp vụ, quy trình triển khai, sử dụng ứng dụng tại Cục Thuế, Chi cục Thuế.

e. Chuẩn bị dữ liệu

- Bộ phận Chức năng chuẩn bị, rà soát dữ liệu theo hướng dẫn trong công văn triển khai để nhập vào ứng dụng; lập danh sách cán bộ sử dụng ứng dụng chuyển bộ phận Tin học phân quyền sử dụng ứng dụng.

f. Vận hành ứng dụng

- Cục Thuế thông báo và phân công trách nhiệm cho bộ phận Tin học vận hành ứng dụng, bộ phận Chức năng sử dụng và cập nhật dữ liệu vào ứng dụng.

- Bộ phận Tin học phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế phân quyền sử dụng ứng dụng theo danh sách của bộ phận Chức năng gửi; thông báo danh sách người sử dụng và mật khẩu ban đầu cho bộ phận Chức năng. Bộ phận Chức năng thông báo và yêu cầu cán bộ đổi mật khẩu sau lần sử dụng đầu tiên.

g. Nhập dữ liệu vào ứng dụng

- Bộ phận Chức năng thực hiện nhập dữ liệu ban đầu và dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai thí điểm vào ứng dụng.

- Tổ triển khai, bộ phận Chức năng phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế đối chiếu dữ liệu trong ứng dụng với dữ liệu đã chuẩn hóa.

h. Hỗ trợ trong triển khai

- Tổ triển khai phối hợp với Tổ triển khai Tổng cục Thuế giải đáp, hỗ trợ các vướng mắc trong quá trình hỗ trợ nhập dữ liệu, hướng dẫn sử dụng ứng dụng, xử lý các lỗi trong ứng dụng.

i. Bàn giao ứng dụng

- Cục Thuế tiếp nhận ứng dụng, phân công trách nhiệm và thông báo cho các bộ phận sử dụng chính thức ứng dụng. Trong thông báo quy định rõ thời gian bắt đầu sử dụng chính thức ứng dụng và các tài liệu đính kèm.

j. Tổng kết triển khai

- Tổ triển khai tại Cục Thuế phối hợp Tổ triển khai Tổng cục Thuế tổng hợp, báo cáo Tổ chỉ đạo Cục Thuế và Tổng cục Thuế kết quả triển khai.

- Cục Thuế thực hiện cập nhật các thay đổi của ứng dụng giữa phiên bản thí điểm với phiên bản triển khai ứng dụng mới.

Điều 6. Triển khai nâng cấp ứng dụng

1. Trách nhiệm các bộ phận

a. Phòng Tin học

- Phòng Tin học chủ trì, tổ chức thực hiện nâng cấp ứng dụng: lập kế hoạch nâng cấp; tập huấn nội dung nâng cấp về tin học; chuẩn bị môi trường; cài đặt; hỗ trợ trong quá trình nâng cấp và báo cáo lãnh đạo Cục Thuế kết quả triển khai.

b. Phòng Chức năng

- Phòng Chức năng tập huấn nội dung nâng cấp về nghiệp vụ; chủ trì phối hợp với phòng Tin học đối chiếu dữ liệu trước và sau nâng cấp, kiểm tra hoạt động của ứng dụng.

c. Bộ phận tài vụ - quản trị

Bộ phận Tài vụ quản trị bố trí cơ sở vật chất phục vụ triển khai nâng cấp, thanh toán các chế độ cho cán bộ tham gia triển khai nâng cấp theo chế độ quy định.

2. Công tác nâng cấp ứng dụng

a. Lập kế hoạch nâng cấp ứng dụng

- Phòng Tin học tiếp nhận, nghiên cứu và nắm bắt nội dung nâng cấp ứng dụng; lập kế hoạch, đề xuất nhân sự thực hiện tại Cục Thuế, Chi cục Thuế trình Lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt; thông báo kế hoạch nâng cấp, thời gian tạm dừng hệ thống cho các đơn vị liên quan.

b. Tập huấn nội dung nâng cấp

- Phòng Tin học thông báo nội dung nâng cấp cho các đơn vị liên quan.

- Đối với trường hợp nâng cấp mà Tổng cục yêu cầu tập huấn, Phòng Tin học tổ chức tập huấn về nội dung tin học, phòng Chức năng tập huấn về nội dung nghiệp vụ cho các đơn vị liên quan.

c. Thực hiện nâng cấp

- Phòng Tin học chuẩn bị môi trường, sao lưu dữ liệu trước khi nâng cấp và thực hiện nâng cấp ứng dụng theo thời gian quy định trong công văn nâng cấp ứng dụng của Tổng cục Thuế; kiểm tra kết quả nâng cấp.

- Phòng Chức năng rà soát và đối chiếu dữ liệu trước và sau nâng cấp theo hướng dẫn của Phòng Tin học, kiểm tra hoạt động của các chức năng trong ứng dụng; kiểm tra chi tiết hoạt động của các chức năng nâng cấp phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và thông báo các vướng mắc cho Phòng Tin học.

- Đối với các ứng dụng nâng cấp tại Chi cục Thuế, Phòng Tin học nâng cấp ứng dụng trên máy chủ và hỗ trợ nhóm Tin học nâng cấp cho các máy trạm.

d. Hỗ trợ nâng cấp

- Phòng Tin học theo dõi tiến độ, đôn đốc các Chi cục Thuế nâng cấp; tiếp nhận, tổng hợp, xử lý các vấn đề phát sinh trực tiếp trong quá trình nâng cấp; thông báo, hướng dẫn việc xử lý vướng mắc cho các Chi cục Thuế thực hiện nâng cấp ứng dụng.

e. Báo cáo kết quả nâng cấp ứng dụng

- Chi cục Thuế tổng hợp các hạn chế tồn tại, đề xuất kiến nghị và báo cáo Phòng Tin học kết quả nâng cấp ứng dụng.

- Phòng Tin học tổng hợp các vấn đề còn tồn tại, vướng mắc, đề xuất kiến nghị và báo cáo lãnh đạo Cục Thuế kết quả nâng cấp; chủ động đề xuất Tổng cục Thuế nâng cấp ứng dụng khi phát hiện các ứng dụng có những điểm không thuận lợi hoặc không còn phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ.

- Cục Thuế báo cáo Tổng cục Thuế kết quả nâng cấp ứng dụng.

3. Đối với việc nâng cấp ứng dụng đáp ứng thay đổi lớn về chính sách, quy trình nghiệp vụ và Tổng cục Thuế có tổ chức tập huấn, Cục Thuế, Chi cục Thuế tổ chức thực hiện nâng cấp theo trình tự công việc triển khai ứng dụng mới quy định tại Điều 4 của Quy chế này. Phòng tài vụ quản trị thực hiện thanh toán cho cán bộ tham gia triển khai nâng cấp theo chế độ triển khai ứng dụng mới.

Chương III

QUẢN TRỊ, VẬN HÀNH, GIÁM SÁT

Điều 7. Quản lý hồ sơ ứng dụng

1. Cục Thuế, Chi cục Thuế tổ chức tiếp nhận và quản lý hồ sơ ứng dụng của các ứng dụng đã và đang được sử dụng tại đơn vị.

2. Danh mục hồ sơ ứng dụng

a. Hồ sơ ứng dụng tại Cục Thuế

- Nhóm tài liệu ứng dụng tiếp nhận từ Tổng cục Thuế, gồm có: công văn, thông báo triển khai và các phụ lục đính kèm; gói cài đặt ứng dụng; quy trình cài đặt; quy trình triển khai; hướng dẫn sử dụng; nội dung triển khai; nội dung nâng cấp; tài liệu khắc phục sự cố khi triển khai mới; tài liệu tập huấn.

- Nhóm tài liệu trong quá trình triển khai gồm có: quyết định thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai tại Cục Thuế và Chi cục Thuế; công văn và kế hoạch triển khai chi tiết của Cục Thuế; xác nhận dữ liệu ban đầu (nếu có); biên bản cài đặt; biên bản kiểm tra sau cài đặt; biên bản triển khai; công văn triệu tập và danh sách cán bộ tham gia tập huấn; kế hoạch tập huấn; bài giảng, kết quả kiểm tra; báo cáo kết quả triển khai; các tài liệu liên quan khác.

- Nhóm tài liệu vận hành, hỗ trợ gồm có: danh sách ứng dụng; phiên bản ứng dụng hiện hành tại Cục Thuế và Chi cục Thuế; danh sách người sử dụng và phân quyền tương ứng; nhật ký vận hành và danh sách lỗi ứng dụng; báo cáo vận hành; báo cáo tình hình hỗ trợ ứng dụng.

b. Hồ sơ ứng dụng tại Chi cục Thuế

- Nhóm tài liệu ứng dụng tiếp nhận từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế gồm có: công văn, thông báo triển khai và các phụ lục đính kèm; gói cài đặt ứng dụng; quy trình cài đặt; quy trình triển khai; hướng dẫn sử dụng ứng dụng; nội dung triển khai; nội dung nâng cấp; tài liệu khắc phục sự cố khi triển khai mới; tài liệu tập huấn.

- Nhóm tài liệu trong quá trình triển khai gồm có quyết định thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai tại Chi cục Thuế; công văn và kế hoạch triển khai chi tiết của Chi cục Thuế; xác nhận dữ liệu ban đầu (nếu có); biên bản cài đặt; biên bản kiểm tra sau cài đặt; biên bản triển khai; công văn triệu và danh sách cán bộ tham gia tập huấn, kế hoạch tập huấn, bài giảng, kết quả kiểm tra; báo cáo kết quả triển khai; các tài liệu liên quan khác.

- Nhóm tài liệu vận hành, hỗ trợ gồm có danh sách ứng dụng và phiên bản ứng dụng hiện hành tại Chi cục Thuế; danh sách người sử dụng và phân quyền tương ứng; nhật ký vận hành; danh sách lỗi ứng dụng và kết quả xử lý lỗi; báo cáo vận hành; báo cáo tình hình hỗ trợ ứng dụng.

3. Lưu trữ hồ sơ

- Hồ sơ ứng dụng được phân loại, tổ chức lưu trữ dưới dạng văn bản và tập tin. Mỗi ứng dụng được lưu vào 1 tệp hồ sơ riêng và được sắp xếp theo phiên bản ứng dụng. Với mỗi phiên bản ứng dụng, tài liệu chia thành nhóm hồ sơ ứng dụng tiếp nhận từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế, nhóm tài liệu trong quá trình triển khai và nhóm tài liệu vận hành, hỗ trợ.

- Các tài liệu lưu dưới dạng văn bản gồm có công văn, thông báo; phụ lục đính kèm và quyết định thành lập Tổ triển khai tại Cục Thuế và Chi cục Thuế. Các tài liệu khác lưu trữ dưới dạng tập tin và tổ chức lưu trữ theo thư mục tài liệu có phân quyền sử dụng. Bộ phận Tin học thông báo cho các bộ phận khác để khai thác.

- Bộ phận Tin học phân công cán bộ phụ trách việc cập nhật phiên bản của hồ sơ ứng dụng tại đơn vị.

- Tổ chức lưu trữ theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ và đảm bảo giữ bí mật thông tin, dữ liệu của đơn vị.

Điều 8. Vận hành, giám sát

1. Phòng Tin học đảm bảo ứng dụng đang sử dụng là phiên bản mới nhất.

2. Phòng Tin học kiểm tra việc sao lưu và phục hồi dữ liệu đối với các ứng dụng cấp Cục. Đối với các ứng dụng triển khai tại cấp Chi cục Thuế, phòng Tin học lập kế hoạch và hướng dẫn Chi cục Thuế sao lưu, phục hồi dữ liệu.

3. Yêu cầu công việc vận hành ứng dụng đối với cán bộ tin học tại Cục Thuế:

a. Hàng ngày:

- Đầu giờ làm việc buổi sáng và định kỳ 2 tiếng, kiểm tra hoạt động và hiệu năng của ứng dụng trên máy trạm.

- Kiểm tra log ứng dụng (nhật ký ứng dụng), phát hiện và báo cáo những bất thường trong ứng dụng.

- Trực tiếp khắc phục hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan trong Cục thuế xử lý các sự cố về ứng dụng. Trong trường hợp Cục Thuế không xử lý được, phải thông báo lỗi của ứng dụng về Tổng cục Thuế trong vòng 30 phút.

- Ghi nhật ký vận hành (bao gồm kết quả vận hành, các sự cố và cách khắc phục trong quá trình vận hành).

b. Hàng tháng

- Rà soát, dọn dẹp nhật ký ứng dụng.

- Phối hợp rà soát kết quả sao lưu dữ liệu của ứng dụng.

- Báo cáo Lãnh đạo phòng Tin học công tác vận hành ứng dụng trước ngày mùng 5 hàng tháng.

4. Yêu cầu công việc vận hành ứng dụng đối với cán bộ tin học tại Chi cục Thuế:

a. Hàng ngày:

- Đầu giờ sáng, kiểm tra hoạt động và hiệu năng của ứng dụng trên máy trạm.

- Trực tiếp khắc phục hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan trong Chi Cục Thuế xử lý các sự cố của ứng dụng. Trong trường hợp Chi cục Thuế không xử lý được, phải thông báo lỗi của ứng dụng về Cục Thuế trong vòng 30 phút

- Ghi nhật ký vận hành (bao gồm kết quả vận hành, các sự cố và cách khắc phục trong quá trình vận hành).

b. Hàng tháng báo cáo công tác vận hành ứng dụng gửi phụ trách nhóm Tin học.

Điều 9. Quản lý người sử dụng

1. Bộ phận Chức năng lập danh sách đăng ký sử dụng ứng dụng lần đầu theo đúng chức năng, nhiệm vụ của cán bộ trình lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế phê duyệt. Trường hợp có thay đổi về nhân sự thì ủy quyền cho bộ phận chức năng phê duyệt và chịu trách nhiệm.

2. Bộ phận Tin học phân quyền theo danh sách đăng ký đã được lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế phê duyệt và sửa đổi phân quyền nếu có thay đổi.

3. Danh sách phân quyền theo yêu cầu đặc biệt phải được lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế phê duyệt và có giới hạn thời gian truy cập.

4. Bộ phận Tin học giữ tài khoản quản trị ứng dụng. Sử dụng tài khoản để tạo và phân quyền sử dụng cho các bộ phận chức năng; kiểm tra hoạt động của ứng dụng, hỗ trợ khi có yêu cầu của bộ phận Chức năng.

Chương IV

SỬ DỤNG ỨNG DỤNG

Điều 10. Sử dụng ứng dụng

1. Bộ phận Chức năng thực hiện cập nhật, xử lý, khai thác dữ liệu trên ứng dụng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế về hiệu quả sử dụng ứng dụng.

2. Trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, bộ phận Chức năng tiến hành rà soát, nêu rõ nội dung chưa đáp ứng được của ứng dụng có so sánh đối chiếu giữa ứng dụng với chính sách liên quan; thông báo các lỗi; đề xuất, kiến nghị nâng cấp ứng dụng cho bộ phận Tin học.

3. Người sử dụng phải sử dụng đúng tên (username) và mật khẩu (password) được cấp để cập nhật, xử lý, khai thác dữ liệu phục vụ cho công việc chuyên môn. Trong trường hợp có thay đổi công việc, người sử dụng thực hiện bàn giao lại việc xử lý dữ liệu trong các ứng dụng được phân công cho lãnh đạo bộ phận Chức năng (tình hình cập nhật, xử lý dữ liệu trên ứng dụng).

4. Người sử dụng phải được tham gia các lớp tập huấn về chức năng ứng dụng được phân công sử dụng.

5. Lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế, lãnh đạo bộ phận Chức năng phải trực tiếp sử dụng, khai thác dữ liệu trong ứng dụng.

Điều 11. Bảo mật thông tin

1. Thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế, các quy định của Pháp luật liên quan.

2. Người sử dụng ứng dụng tại Cục Thuế, Chi cục Thuế chỉ được khai thác dữ liệu và sử dụng ứng dụng đã được phân công, không được cung cấp dữ liệu ra bên ngoài. Trong trường hợp đặc biệt, phải được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị.

3. Người sử dụng ứng dụng tại Cục Thuế, Chi cục Thuế chỉ được vào ứng dụng và khai thác dữ liệu bằng tài khoản được cấp. Nghiêm cấm việc sử dụng tài khoản của người khác để vào ứng dụng và khai thác dữ liệu.

4. Khi cung cấp thông tin ra bên ngoài, Cục Thuế, Chi cục Thuế phải yêu cầu đơn vị tiếp nhận cam kết bảo mật thông tin.

Điều 12. Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của dữ liệu

1. Bộ phận Chức năng chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu đầy đủ, kịp thời và chính xác vào ứng dụng.

2. Phòng Chức năng chủ trì phối hợp với phòng Tin học kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu trong ứng dụng và có văn bản báo cáo Lãnh đạo Cục Thuế 6 tháng/ lần.

3. Trong trường hợp dữ liệu bị sai sót và không sửa được thông qua các chức năng của ứng dụng, bộ phận Chức năng gửi yêu cầu sửa đổi cho bộ phận Tin học.

4. Thông tin yêu cầu sửa đổi phải đảm bảo tính chính xác và nêu rõ lý do cần sửa đổi. Thông tin liên quan tới nghĩa vụ kê khai và nộp thuế của người nộp thuế thì phải có sự phê duyệt của lãnh đạo Cục thuế, Chi cục Thuế.

Chương V

HỖ TRỢ, TẬP HUẤN ỨNG DỤNG ĐỊNH KỲ

Điều 13. Hỗ trợ ứng dụng

1. Tổ chức nhóm/ đầu mối Hỗ trợ ứng dụng

a. Cục Thuế tổ chức nhóm Hỗ trợ ứng dụng thuộc bộ phận Tin học tại Cục thuế, Chi cục Thuế cử đầu mối hỗ trợ ứng dụng thuộc nhóm Tin học tại Chi cục Thuế. Bộ phận Chức năng phối hợp nhóm/đầu mối Hỗ trợ ứng dụng để xử lý các vấn đề liên quan tới chính sách và quy trình nghiệp vụ.

b. Thông báo các thông tin của nhóm/đầu mối Hỗ trợ ứng dụng cho các bộ phận tại Cục Thuế và Chi cục Thuế gồm có tên cán bộ tiếp nhận, địa chỉ hộp thư điện tử, số điện thoại hỗ trợ.

c. Cục Thuế, Chi cục Thuế bố trí đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác hỗ trợ gồm có máy tính, điện thoại.

2. Phân công trách nhiệm

a. Nhóm Hỗ trợ ứng dụng Cục Thuế chịu trách nhiệm hỗ trợ các yêu cầu, vướng mắc về ứng dụng tại văn phòng Cục Thuế và các yêu cầu từ nhóm hỗ trợ Chi cục Thuế gửi lên.

b. Đầu mối Hỗ trợ ứng dụng tại Chi cục Thuế chịu trách nhiệm hỗ trợ các yêu cầu, vướng mắc về ứng dụng tại Chi cục Thuế.

c. Nhóm Hỗ trợ ứng dụng tại Cục Thuế là đầu mối gửi yêu cầu hỗ trợ lên Tổng cục Thuế.

3. Công tác hỗ trợ ứng dụng

a. Nhóm/đầu mối Hỗ trợ tiếp nhận và ghi vào nhật ký các yêu cầu hỗ trợ ứng dụng kịp thời, đầy đủ, chính xác.

b. Phân loại yêu cầu hỗ trợ theo nhóm: tên ứng dụng, cơ sở dữ liệu, hệ thống.

c. Phân công yêu cầu hỗ trợ cho cán bộ xử lý trong vòng 2 tiếng kể từ khi tiếp nhận.

d. Đối với các yêu cầu hỗ trợ đã được mô tả trong hướng dẫn sử dụng ứng dụng, tài liệu xử lý nghiệp vụ trên ứng dụng, hướng dẫn kèm theo các bản nâng cấp, thông báo của Tổng cục Thuế và các tài liệu liên quan khác, nhóm/đầu mối Hỗ trợ phải xử lý. Đối với các yêu cầu hỗ trợ không được mô tả trong các tài liệu của Tổng cục Thuế, nhóm/đầu mối Hỗ trợ phối hợp với các bộ phận liên quan phân tích, xử lý. Trong trường hợp không xử lý được (hoặc quá 2 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu), nhóm Hỗ trợ báo cáo lãnh đạo bộ phận Tin học để gửi yêu cầu hỗ trợ lên cấp cao hơn.

e. Nhóm/đầu mối Hỗ trợ thông báo thời gian, nguyên nhân, biện pháp, kết quả xử lý cho bộ phận/cán bộ gửi yêu cầu.

f. Nhóm/ đầu mối Hỗ trợ ghi nhận thông tin về yêu cầu hỗ trợ, phân loại, phân công, xử lý vào nhật ký hỗ trợ.

g. Hàng tháng, nhóm Hỗ trợ báo cáo lãnh đạo bộ phận Tin học về tình hình hỗ trợ tại đơn vị.

Điều 14. Tập huấn ứng dụng định kỳ

1. Đối tượng tập huấn: cán bộ, công chức, viên chức mới; cán bộ được luân phiên, luân chuyển, điều chuyển; cán bộ, công chức, viên chức chưa sử dụng thành thạo ứng dụng tại Cục Thuế/ Chi cục Thuế.

2. Hàng năm, bộ phận Tổ chức cán bộ lập kế hoạch và dự toán kinh phí tập huấn.

3. Hàng quý, bộ phận Tin học phối hợp bộ phận Tổ chức cán bộ thực hiện rà soát, lập danh sách các cán bộ sử dụng ứng dụng chưa được tập huấn.

4. Bộ phận Tin học chủ trì, phối hợp các bộ phận liên quan thực hiện tập huấn theo kế hoạch đã được phê duyệt; bộ phận Tin học tập huấn nội dung tin học, hướng dẫn sử dụng ứng dụng, bộ phận Chức năng tập huấn nội dung nghiệp vụ.

5. Bộ phận Tài vụ Quản trị trình duyệt dự toán kinh phí tập huấn ứng dụng định kỳ tại đơn vị; bố trí cơ sở vật chất phục vụ tập huấn; thanh toán bồi dưỡng cho giảng viên tập huấn theo chế độ quy định.

Chương VI

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG

Điều 15. Đánh giá hiệu quả sử dụng ứng dụng

1. Bộ phận Tin học chủ trì lập kế hoạch, nội dung đánh giá hiệu quả sử dụng ứng dụng.

2. Bộ phận Chức năng thực hiện đánh giá hiệu quả sử dụng của từng chức năng trên ứng dụng và đề xuất nội dung cần bổ sung, điều chỉnh ứng dụng tối thiểu 01 lần trong năm hoặc theo yêu cầu của Tổng cục Thuế.

3. Bộ phận Tin học tổng hợp đánh giá hiệu quả sử dụng của các ứng dụng định kỳ tối thiểu 1 lần/năm hoặc theo yêu cầu của Tổng cục Thuế.

Điều 16. Báo cáo hiệu quả sử dụng ứng dụng

Cục Thuế tiến hành tổng hợp các đánh giá và gửi báo cáo đánh giá hiệu quả sử dụng ứng dụng trước ngày 05/12 hàng năm cho Tổng cục Thuế.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Giao Cục CNTT chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các Cục Thuế, Chi cục Thuế thực hiện; Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện quy chế này.

2. Giao Cục CNTT tổ chức các khóa tập huấn tiểu giáo viên, tập huấn cập nhật kiến thức về ứng dụng cho cán bộ tin học Cục Thuế, Chi cục Thuế phù hợp với yêu cầu công việc được phân công.

3. Thủ trưởng các đơn vị quán triệt, chỉ đạo và giám sát cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị mình thực hiện đúng nội dung Quy chế này.

4. Cục trưởng Cục Thuế, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Cục Thuế, Chi cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

5. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, các đơn vị cần phản ánh kịp thời về Tổng cục Thuế (qua Cục CNTT) xem xét sửa đổi, bổ sung quy chế cho phù hợp.

Điều 18. Xử lý vi phạm

Đơn vị, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức tại Cục Thuế, Chi cục Thuế vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của ngành Thuế và Luật cán bộ, công chức.