|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÂM ĐỒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1568/QĐ-UBND
|
Lâm Đồng, ngày 20
tháng 07 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN
TỈNH LÂM ĐỒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược
phát triển Công nghệ thông tin và Truyền
thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 14/TTr-STTTT ngày 08/6/2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý
và sử dụng Hệ thống họp trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.
Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Giám đốc Viễn
thông Lâm Đồng; Giám đốc Công ty Điện lực Lâm Đồng và các cơ quan, đơn vị, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.
|
Nơi nhận:
- TTTU, TT HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Như điều 2;
- Văn phòng Tỉnh ủy;
- LĐ VPUBND tỉnh, các CV;
- TTTH VP UBND tỉnh
- Lưu: VT, VX1.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Huỳnh Đức Hòa
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số
1568/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2011 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh,
đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc
quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống họp trực tuyến tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi
tắt là Hệ thống họp trực tuyến).
2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các cơ quan,
đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống họp trực tuyến, Viễn thông
Lâm Đồng, Công ty Điện lực Lâm Đồng và các đơn
vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
Điều 2. Hệ thống họp trực tuyến
Hệ thống họp trực tuyến bao gồm:
1. Trung tâm điều khiển tại: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn
phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông.
2. Các điểm cầu tại các huyện và thành phố trong
tỉnh. Các điểm cầu được kết nối đến các Trung tâm điều khiển bằng hệ thống
đường truyền dẫn của Viễn thông Lâm Đồng. Trong trường hợp đặc biệt, Trung tâm
điều khiển có thể được cấu hình lại để trở thành một điểm cầu.
3. Máy chủ hệ thống đặt tại Viễn thông Lâm Đồng.
Điều 3. Quản lý Hệ thống họp trực
tuyến
UBND tỉnh Lâm Đồng thống nhất quản lý Hệ thống họp
trực tuyến và ủy quyền cho các Trung tâm điều khiển, các điểm cầu chịu trách
nhiệm quản lý mọi hoạt động của Hệ thống họp trực tuyến tại đơn vị theo quy
định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Chương II
SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP
TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
Điều 4. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống
họp trực tuyến
1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các
thiết bị của hệ thống.
2. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng,
nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.
3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các
tham số cấu hình hệ thống.
4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.
5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính
camera hoặc xoay camera.
6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.
7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không
sử dụng.
8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy
trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và
chất tẩy rửa chuyên dụng.
Điều 5. Sử dụng phòng họp trực tuyến
1. Phòng họp trực tuyến phải được bố trí độc lập và
ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.
2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy chủ trì họp trực tuyến
với các huyện, thành phố sử dụng Trung tâm điều khiển tại Văn phòng Tỉnh ủy.
3. Các cuộc họp do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì họp trực tuyến với
các huyện, thành phố sử dụng Trung tâm điều khiển tại Văn phòng UBND tỉnh Lâm
Đồng.
4. Các cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì họp
trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố sử dụng Trung
tâm điều khiển tại Sở Thông tin và Truyền thông. Trường hợp đơn vị có phòng họp
trực tuyến riêng, có thể kết nối được với Hệ thống họp trực tuyến, thì sử dụng
phòng họp trực tuyến tại đơn vị đó.
5. Thực hiện đúng quy định của phòng họp.
Điều 6. Đăng ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến
1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn
bản cho Viễn thông Lâm Đồng và Trung tâm điều khiển liên quan ít nhất 02 ngày
trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ
cuộc họp; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Lâm Đồng trước 02 ngày để có
kế hoạch đảm bảo nguồn điện tại các điểm cầu.
2. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến phải
đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông và thống nhất thời gian sử dụng phòng
họp trực tuyến với UBND các huyện, thành phố trước khi phát hành văn bản mời
họp để tránh trường hợp trùng lặp.
3. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão,
thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua
Fax, E-mail, điện thoại cho Trung tâm điều khiển liên quan và các điểm cầu để
kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
Điều 7. Công tác chuẩn bị trước
cuộc họp
1. Các Trung tâm điều khiển và Viễn thông Lâm Đồng
là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp:
a) Trung tâm điều khiển thông báo thời gian chuẩn
bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy; Văn
phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố có liên quan;
b) Viễn thông Lâm Đồng thông báo thời gian chuẩn bị
và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm Viễn thông trực thuộc
đơn vị mình;
c) Tổ chức kiểm tra chạy thử xong các thiết bị đầu
cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ
khai mạc cuộc họp;
d) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống
phục vụ cuộc họp;
2. Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy; Văn phòng
HĐND-UBND các huyện, thành phố bố trí, chỉ đạo cán bộ được giao nhiệm vụ vận
hành hệ thống thực hiện các công việc:
a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện
dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;
b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn tại các Trung tâm
điều khiển để kết nối vào hệ thống;
c) Thiết lập khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ
vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.
Điều 8. Điều khiển hệ thống trong
cuộc họp
1. Cán bộ kỹ thuật tại các Trung tâm điều khiển:
a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù
hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;
b) Phối hợp ngay với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông
Lâm Đồng và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về
đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa
thời gian gián đoạn cuộc họp.
c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho Chủ trì cuộc họp.
2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống tại các điểm
cầu:
a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn
ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì
cuộc họp;
b) Điều chỉnh khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu
của mình phát biểu;
c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào
trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển;
d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Lâm Đồng tại điểm cầu
để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển về
nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì
cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp
với thực tế.
e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp
tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại trung tâm điều khiển
bằng điện thoại.
3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các điểm
cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ
thống.
Chương III
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ
THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
Điều 9. Sở Thông tin và Truyền
thông
1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ
thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống Họp
trực tuyến.
2. Hàng năm rà soát Hệ thống họp trực tuyến, tiếp
nhận và tổng hợp ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra
giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân
lực, kế hoạch bồi dưỡng kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận
hành hệ thống theo đề xuất của Viễn thông Lâm Đồng.
3. Hàng năm dự toán kinh phí quản lý, duy trì hoạt
động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến từ các đơn vị liên
quan gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài
chính thẩm định và tổng hợp vào dự toán
ngân sách báo cáo UBND tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định theo quy
định.
4. Tổng hợp danh sách cán bộ kỹ thuật tham gia quản
lý, vận hành Hệ thống họp trực tuyến và thông báo cho các Trung tâm điều khiển,
các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.
Điều 10. Các Trung tâm điều khiển
1. Tiếp nhận và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến;
bố trí cán bộ kỹ thuật chuẩn bị các điều kiện và điều khiển hệ thống các cuộc
họp theo khoản 1 Điều 7 của quy chế này.
2. Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc
quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực
tuyến tại Trung tâm điều khiển gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình
UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.
Điều 11. Huyện ủy, Thành ủy, UBND
các huyện, thành phố có điểm cầu trực tuyến
1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực
tuyến đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.
2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo
vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến (tối thiểu mỗi đơn vị 2 cán
bộ, một của Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy và một của Văn phòng HĐND và UBND các
huyện, thành phố). Danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại,
email) được gửi về Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ
khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền
thông, Viễn thông Lâm Đồng biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ
thống.
3. Hàng năm lập và phê duyệt dự toán kinh phí phục
vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ
họp trực tuyến tại điểm cầu do đơn vị mình quản lý.
4. Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của
Hệ thống họp trực tuyến, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở
Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
Điều 12. Sở, ban, ngành đăng
ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến
1. Tăng cường sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến trong
việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn
của huyện, thành phố.
2. Phối hợp chặt chẽ với UBND các huyện, thành phố;
Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến.
3. Gửi văn bản thông báo đến UBND các huyện, thành
phố; Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị
bố trí phòng họp và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.
4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải
thông báo kịp thời đến UBND các huyện, thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông
để có kế hoạch vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.
Điều 13. Viễn thông Lâm Đồng
1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng
đường truyền dẫn cho Hệ thống HTT.
2. Cung cấp cho Sở Thông tin và Truyền thông địa
chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt
thời gian trước, trong và sau cuộc họp.
3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp
theo các quy định của pháp luật hiện hành.
4. Tổ chức tập huấn việc vận hành và sử dụng hệ
thống họp trực tuyến cho các Trung tâm điều khiển và các điểm cầu để từng bước
làm chủ việc vận hành hệ thống Họp trực tuyến.
5. Đề xuất phương án tính cước truyền dẫn phục vụ
hệ thống họp trực tuyến.
Điều 14. Công ty Điện lực Lâm Đồng
1. Ưu tiên đảm bảo nguồn điện cho Trung tâm điều
khiển và các điểm cầu của Hệ thống họp trực tuyến trong suốt thời gian trước,
trong và sau cuộc họp theo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp
thông báo.
2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở
mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố trong suốt thời gian trước, trong và sau
cuộc họp.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Khen thưởng và xử
lý vi phạm
1. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất
sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.
2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần điều chỉnh,
bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng
hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.