|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH BẾN TRE
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
12/2014/QĐ-UBND
|
Bến Tre, ngày
22 tháng 5 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng
11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 235/TTr-STTTT ngày 21 tháng 4 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ
thống quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
Điều
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 (mười) ngày kể
từ ngày ký./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Võ Thành Hạo
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 12/2014/QĐ-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống
thông tin quản lý văn bản và điều hành đối với các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban
nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp
khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu
thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
2. Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng
công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại,
quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng,
hiệu quả của các hoạt động này.
3. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng
phương pháp dùng tín hiệu số.
4. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới
dạng thông điệp dữ liệu.
5. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông
tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua
cơ sở hạ tầng thông tin.
6. Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả
bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức
năng nhất định.
7. Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều
hành M-Office (gọi tắt là văn phòng điện tử) là hệ thống thông tin được tạo lập
gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý văn bản; điều hành, chỉ đạo
trên môi trường mạng.
Điều 3. Định
dạng văn bản điện tử trên văn phòng điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực
hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện
theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính
phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:
2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001) trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức
của Đảng và Nhà nước.
3. Văn bản điện tử gửi, nhận trên văn phòng điện
tử phải được xác thực bằng chữ ký số, trường hợp chưa có chữ ký số thì văn bản
phải được chuyển đổi sang định dạng số có phần mở rộng là pdf (bằng phương pháp
dùng máy quét hay phần mềm) và phải thể hiện được các thông tin như họ tên, chức
vụ, chữ ký, đóng dấu, số văn bản, thời gian ban hành văn bản.
Điều 4. Quy định bắt buộc
trong việc sử dụng văn phòng điện tử
1. Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thống nhất sử dụng
văn phòng điện tử tại các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố để quản lý văn bản và điều hành.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên văn
phòng điện tử thực hiện theo Điều 35 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước cụ thể như sau:
a) Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao
dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa
các cơ quan nhà nước.
b) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước
không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người
gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của
văn bản.
2. Văn bản, hồ sơ có tính chất mật, tối mật và
tuyệt mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, các đơn thư khiếu nại, tố cáo, các
thông tin có tính chất nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc,
tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền) hoặc những tài
liệu mang tính chất đồi trụy không được cập nhật, lưu trữ và xử lý trên văn
phòng điện tử.
3. Máy chủ được cài đặt văn phòng điện tử chỉ để
gửi, nhận văn bản phục vụ chỉ đạo điều hành, không dùng cho mục đích khác nhằm
đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
4. Không sử dụng văn phòng điện tử để trao đổi
việc riêng, không liên quan đến công việc.
Điều 5. Quy trình xử lý, quản
lý hồ sơ văn bản điện tử
1. Quy trình xử lý văn bản điện tử đi, đến thực
hiện theo Khoản 1, 2, Mục II của Công văn số 139/VTLTNN-TTTH
ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2. Việc lưu trữ văn bản, hồ sơ trên văn phòng điện
tử phải thực hiện đúng theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành. Quản
lý hồ sơ thực hiện theo Khoản 3, Mục II và được mô tả chi tiết ở các Phụ lục
kèm theo tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH
ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 6. Gửi, nhận văn bản điện
tử và lập hồ sơ lưu trữ
1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải
được lưu trữ trên văn phòng điện tử (trừ các văn bản quy định tại Khoản 2, Điều
4 Quy chế này), đồng thời khi phát hành văn bản đi phải thực hiện phát hành trên
văn phòng điện tử nhằm bảo đảm tính liên thông và thống nhất của hệ thống dữ liệu
quản lý văn bản, hồ sơ công việc liên thông toàn tỉnh.
2. Khi nhận được văn bản giấy từ các đơn vị
ngoài tỉnh, các cơ quan không nằm trong hệ thống quản lý nhà nước hoặc cơ quan
chưa được triển khai văn phòng điện tử thì cơ quan nhận phải tiến hành số hóa
lưu trữ theo Điều 8 của Quy chế này.
3. Văn bản điện tử của
cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực,
an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.
Điều 7. Xác định thời gian
văn bản đã nhận và văn bản đã gửi đi
1. Thời điểm
gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này
nhập vào văn phòng điện tử nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
2. Thời điểm nhận là thời điểm văn bản điện tử
nhập vào văn phòng điện tử được chỉ định.
3. Trường hợp ngoài giờ hành chính thì thời gian
gửi, nhận một văn bản được tính là thời gian bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.
Điều 8. Số hóa thông tin và
lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin
được tạo lập ra đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại Điều 3 Quy chế
này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Thông tin số phải được sao chép và lưu trữ định
kỳ không quá 24 giờ tại từng cơ quan, đơn vị ứng dụng.
3. Các cơ quan, đơn vị cần có kế hoạch số
hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời
gian và tầm quan trọng.
Điều 9. Biên chế cán bộ
chuyên trách về công nghệ thông tin
1. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố phải có tối thiểu một (01) cán bộ chuyên trách công nghệ thông
tin (có trình độ từ kỹ thuật viên trung cấp công nghệ thông tin trở lên) để tiếp
nhận và hỗ trợ trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ
quan.
2. Các đơn vị thuộc các sở, ban, ngành tỉnh, các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thành phố phải có ít nhất một
(01) cán bộ am hiểu về công nghệ thông tin để tiếp nhận và hỗ trợ trong quá
trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan.
Điều 10. Các yêu cầu đối với
người sử dụng
Cán bộ, công chức, viên chức tại các sở, ban,
ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phải có trình độ A tin học trở
lên, được đào tạo, tập huấn sử dụng văn phòng điện tử.
Điều 11. Xử lý trường hợp
văn phòng điện tử bị lỗi
Trong trường hợp văn phòng điện tử của cơ quan
nhà nước bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì cán bộ được
phân công phụ trách văn phòng điện tử trong cơ quan có trách nhiệm:
1. Thông báo ngay cho Thủ trưởng và người sử dụng
trong cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng, thời gian bắt đầu sử dụng lại,
các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng, các biện pháp cập
nhật văn bản vào văn phòng điện tử khi bắt đầu sử dụng lại.
2. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả
năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi văn phòng điện tử.
3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền
thông để được hướng dẫn, khắc phục cần thiết.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 12. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Đảm bảo văn phòng điện tử
được vận hành thông suốt giữa các cơ quan nhà nước để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin:
a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền
thông hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố.
b) Phối hợp với các đơn vị có liên quan để điều
tra khắc phục sự cố.
c) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả
năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông để được hỗ
trợ.
3. Tổng hợp báo cáo về tình hình sử dụng văn phòng điện
tử theo định kỳ hằng quý cho Ủy ban nhân dân tỉnh và
các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Điều 13. Trách nhiệm của
người đứng đầu các cơ quan, đơn vị
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
chỉ đạo, kiểm tra việc ứng dụng văn phòng điện tử vào xử lý công việc ở cơ
quan, đơn vị mình; tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản
giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản
điện tử của cơ quan, phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên
môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chép văn
bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.
3. Ban hành Quy chế sử dụng văn phòng điện tử và
chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình; Quy chế cần thực hiện theo các nguyên tắc
chính sau:
a) Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin theo
quy định tại Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của
Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
và Quyết định số 22/2013/QĐ-UBND ngày 08 tháng 8 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bến Tre ban hành Quy chế đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trên môi trường mạng
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
b) Tuân thủ các hướng dẫn tại Công
văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Điều
14. Thời gian thực hiện
Bắt đầu từ năm 2014, việc ứng dụng văn phòng điện
tử trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước được đưa vào chương trình công
tác thường xuyên của các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
Điều 15. Điều khoản thi
hành
Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc cần phải sửa đổi, bổ sung đề nghị các
cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng
hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết. /.