|
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
Số: 139/VTLTNN-TTTH
V/v
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
|
Hà Nội, ngày 4
tháng 3 năm 2009
|
|
Kính gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Cơ quan trung ương của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.
|
Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01
tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền
thông về việc ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông
tin trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền
thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư như sau:
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi, đối tượng
Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Mục đích
Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn
bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
3. Yêu cầu
a) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện
hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ
thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.
b) Phù hợp với quy định của pháp luật hiện
hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối,
tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm
bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin
thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.
c) Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải
chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.
d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy
không để mất mát, thất lạc.
4. Giải thích từ ngữ
Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
Môi trường mạng: là môi trường trong
đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông
qua cơ sở hạ tầng thông tin;
Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang
thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và
cơ sở dữ liệu;
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ
liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông
qua phương tiện điện tử;
Văn bản điện tử: là văn bản được thể
hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu;
Thông điệp dữ liệu: là thông tin được
tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không
dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự;
Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một
số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc
của một cá nhân;
Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân
loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành,
lĩnh vực.
II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
1. Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
1.1. Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi
trường mạng
1.2. Mô tả chi tiết
|
Người thực hiện
|
Nội dung công việc
|
|
Văn thư cơ quan
|
a) Đối với văn bản giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi
cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật
hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc
bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn
bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý
kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ
chức).
Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn
thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng,
văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải
quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.
b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua
mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi
gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN
HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý
kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
|
|
Lãnh đạo văn phòng/lãnh
đạo cơ quan, tổ chức
|
Căn cứ quy định của
từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh
văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng),
có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu
được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).
|
|
Trường hợp chánh
văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan
trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý
kiến đề xuất trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và
chuyển cho:
- Lãnh đạo cơ quan,
tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan
trọng);
- Lãnh đạo đơn vị
chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị
phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
|
|
Trường hợp người
đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ
trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ
đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
- Chánh văn phòng/Trưởng
phòng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị
chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị
phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
|
|
Trường hợp cấp phó
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Trường hợp cấp phó
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho ý kiến phân phối thì cấp
phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
|
|
Lãnh đạo đơn vị
|
Đơn vị được hiểu
là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức.
Trưởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn
bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và trình độ, năng lực của cán bộ
trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN ( Mục 12 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Người đứng đầu cơ
quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan
(để báo cáo);
- Chánh văn phòng/trưởng
phòng hành chính (để theo dõi);
- Phó trưởng đơn vị
để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CBCCVC chuyên môn
trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì
giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối
hợp giải quyết);
- Lãnh đạo đơn vị
phối hợp giải quyết (nếu cần);
- Văn thư cơ quan
(để chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết).
|
|
Phó trưởng đơn vị:
Trường hợp phó
trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị
thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.
|
|
CBCCVC chuyên môn
|
CBCCVC chủ trì giải
quyết:
- Nhận văn bản giấy
do văn thư cơ quan chuyển đến;
- Căn cứ nội dung
văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định
và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ
lục 1);
- Nghiên cứu nội
dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp
thì soạn văn bản trả lời (xem phân hệ quản lý văn bản đi);
- Tập hợp văn bản
liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở
dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản
đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.
|
|
CBCCVC phối hợp
giải quyết:
Nghiên cứu nội dung
văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị
(để báo cáo);
- CBCCVC chủ trì.
|
2. Quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
2.1. Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi
trường mạng
2.2. Mô tả chi tiết:
|
Người thực hiện
|
Nội dung công việc
|
|
CBCCVC
chuyên môn
|
-
Dự thảo văn bản.
-
Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp
thu và hoàn thiện dự thảo;
-
Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
-
Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
-
In và trình lãnh đạo đơn vị;
-
Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;
-
Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8,
9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư cơ quan.
|
|
Lãnh
đạo đơn vị
|
Trưởng
đơn vị:
-
Kiểm tra nội dung văn bản;
-
Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+
Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải
quyết);
+
CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
-
Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản;
-
Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
-
Ký tắt về nội dung.
|
|
Phó
trưởng đơn vị:
Trường
hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó
trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho
trưởng đơn vị để báo cáo.
|
|
Pháp
chế cơ quan
|
Kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho
nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.
|
|
Lãnh
đạo văn phòng
|
Chánh
văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo
cơ quan.
|
|
Lãnh
đạo cơ quan
|
Trường
hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực chỉ đạo giải
quyết:
-
Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
-
Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị
được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
-
Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+
Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên
môn);
+
Chánh văn phòng (để biết).
-
Ký ban hành.
Việc
ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ ký số và
được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử).
|
|
Trường
hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
Người
đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công việc mà cấp phó của
mình thực hiện nêu trên.
|
|
Văn
thư cơ quan
|
-
Nhận văn bản giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung của
trưởng đơn vị;
-
Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình
thức, thể thức, kỹ thuật;
-
Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
-
Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công việc:
+
Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);
+
Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, 2 - Phụ lục 2);
+
Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+
Lưu văn bản đi.
Văn
bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn
bản đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ
công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan
phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
|
3. Quản lý hồ sơ trong môi trường mạng
3.1. Lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng
3.2. Mô tả chi tiết
(1) Căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ (tồn tại
ngầm định trong hệ thống), trong quá trình giải quyết công việc (đối với các
việc phải lập hồ sơ), CBCCVC xác định mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến, ý
kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, văn bản tài liệu khác có liên quan (sau đây gọi
tắt là tài liệu);
(2) Khi tài liệu đầu tiên có cùng mã với “Mã
hồ sơ” trong Khung phân loại hồ sơ, thì hồ sơ này được tự động sao chép (copy) sang
CSDL “Hồ sơ đang giải quyết”;
(3) Tất cả tài liệu có chung mã hồ sơ sẽ được
hệ thống tự động tích hợp thành hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Khi
công việc hoàn thành, CBCCVC phải:
- Xác định hồ sơ kết thúc trong PHÂN HỆ QUẢN
LÝ HỒ SƠ (Mục 10 - Phụ lục 3);
- Loại bỏ các tài liệu không cần thiết;
- Xác định hồ sơ không phải nộp vào lưu trữ
cơ quan trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 11 - Phụ lục 3);
- Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian
bắt đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc
điểm tài liệu có trong hồ sơ trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục: 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9 - Phụ lục 3).
(4) Tất cả hồ sơ đã hoàn thiện được hệ thống tự
động chuyển sang CSDL “Hồ sơ tại đơn vị”.
(5) Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào
lưu trữ cơ quan trong CSDL “Hồ sơ tại đơn vị” sẽ được chuyển vào Lưu trữ cơ
quan và tự động nối tiếp với hồ sơ số đã có.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Căn cứ Văn bản hướng dẫn này và tuỳ thuộc
vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức, từng cơ quan, tổ chức khi
ứng dụng CNTT trong công tác văn thư có thể ban hành văn bản quy định cụ thể,
chi tiết riêng.
2. Văn bản này thay thế Phần
II Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Các đơn vị thuộc Cục;
- Website VTLT;
- Lưu: VT, TTTH (03).
|
CỤC TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|
PHỤ LỤC 1
THÔNG TIN ĐẦU VÀO [*]
Dữ liệu quản lý văn
bản đến
1. Số thứ tự (số đến)
2. Ngày đến
3. Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành)
4. Số và ký hiệu văn bản
5. Ngày tháng văn bản
6. Tên loại văn bản
7. Trích yếu nội dung văn bản
8. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
9. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)
10. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
11. Số tờ
12. Ý kiến phân phối
13. Thời hạn giải quyết
14. File văn bản đến đính kèm
PHỤ LỤC 2
THÔNG TIN ĐẦU VÀO [†]
Dữ liệu quản lý văn
bản đi
1. Số và ký hiệu văn bản
2. Ngày tháng văn bản
3. Tên loại văn bản
4. Trích yếu nội dung văn bản
5. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
6. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)
7. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
8. Số trang
9. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản
10. Nơi nhận
11. Số lượng bản phát hành
12. File văn bản đi đính kèm
PHỤ LỤC 3
THÔNG TIN ĐẦU VÀO [‡]
Dữ liệu quản lý hồ sơ
1. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ).
2. Hồ sơ số.
3. Tiêu đề hồ sơ.
4. Thời gian bắt đầu.
5. Thời gian kết thúc.
6. Thời hạn bảo quản.
7. Số lượng tờ.
8. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang
xử lý nghiệp vụ/lý do khác).
9. Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ.
10. Hồ sơ đã kết thúc.
11. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
12. Người lập hồ sơ
PHỤ LỤC 4
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu đăng ký bên trong
“Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm)
|
Số đến
|
Ngày đến
|
Tác giả
|
Số và ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích
yếu
nội dung
|
Đơn vị/người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 5
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu đăng ký bên trong
“Sổ đăng ký văn bản mật đến”(420 x 297cm)
|
Số đến
|
Ngày đến
|
Tác giả
|
Số và ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích
yếu nội dung
|
Độ mật
|
Đơn vị/người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 6
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu đăng ký bên trong
“Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm)
|
Số và ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích
yếu nội dung
|
Nơi nhận
|
Ký nhận
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 7
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu phiếu trình ký
văn bản
1. Tên văn bản/ công việc:
2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý:
|
Thời gian chỉ đạo
hoặc xử lý
|
Chức vụ, họ tên
người chỉ đạo/ xử lý
|
Nội dung trao đổi/ ý
kiến xử lý
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 8
THÔNG TIN ĐẦU RA
Báo cáo tình hình
giải quyết văn bản đến
Từ ngày......... đến
ngày......
|
Số đến
|
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn vị/ người nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tình trạng giải
quyết
|
Số, ký hiệu văn bản
trả lời
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số:
Đã xử lý:
Chưa xử lý:
PHỤ LỤC 9
THÔNG TIN ĐẦU RA
Báo cáo tình hình văn
bản đi
Từ ngày......... đến
ngày......
|
STT
|
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng và trích yếu nội dung
|
Đơn vị/ người nhận
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 10
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu MỤC LỤC VĂN BẢN
(để thống kê văn bản có trong hồ sơ)
|
STT
|
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản và trích yếu nội dung văn bản
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC 11
THÔNG TIN ĐẦU RA
Mẫu MỤC LỤC HỒ SƠ
|
STT
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Thời gian bắt
đầu-kết thúc
|
Số lượng tờ
|
Đơn vị/ người lập
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
