Quyết định 05/2016/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bến Tre

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BẾN TRE

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bến Tre tại Tờ trình số 1065/TTr-STTTT ngày 22 tháng 12 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Bến Tre.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 23/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2010 về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bến Tre.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thực hiện sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Bến Tre.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân được cấp quyền sử dụng hộp thư điện tử công vụ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hộp thư điện tử công vụ là hộp thư điện tử do cơ quan nhà nước cấp cho các tổ chức gọi là hộp thư điện tử công vụ cơ quan, cấp cho cá nhân gọi là hộp thư điện tử công vụ cá nhân để thực hiện trao đổi thông tin trong hoạt động công vụ phục vụ quá trình gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ và công việc liên quan đến công vụ của cơ quan nhà nước.

2. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Điều 3. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bến Tre

1. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bến Tre là một thành phần thuộc hệ thống thông tin tỉnh Bến Tre, sử dụng trên mạng Internet có địa chỉ: http://mail.bentre.gov.vn.

2. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Bến Tre được thiết lập và vận hành trên hạ tầng Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh do Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.

3. Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bến Tre được xem là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

Chương II

TỔ CHỨC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 4. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử công vụ

Hộp thư điện tử công vụ tỉnh Bến Tre gồm 2 loại

1. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan có dạng: tendonvi@bentre.gov.vn trong đó: “tendonvi” là viết tắt tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp “tendonvi” là các phòng ban chuyên môn thuộc các sở, ban, ngành tỉnh; các xã, phường, thị trấn thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thì hộp thư điện tử công vụ của đơn vị có dạng tenphong.tendonvi@bentre.gov.vn, trong đó “tenphong” là viết tắt tên phòng ban chuyên môn hoặc tên xã, phường, thị trấn.

2. Hộp thư công vụ cá nhân có dạng: tencanhan.tendonvi@bentre.gov.vn trong đó: tencanhan được đặt theo nguyên tắc chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm + nguyên tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu.

Điều 5. Dung lượng hộp thư điện tử công vụ

Dung lượng tối đa của mỗi hộp thư điện tử là 2 Gigabyte (trừ một số trường hợp đặc biệt do Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông xem xét quyết định), dung lượng tập tin đính kèm tối đa của mỗi thư là 20 Megabyte.

Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi hộp thư điện tử công vụ

1. Việc cấp mới, thay đổi, cấp lại thông tin tài khoản hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử công vụ được Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện khi nhận được yêu cầu của các cơ quan, tổ chức bằng một trong các hình thức sau:

a) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan gửi bản điện tử sử dụng chữ ký số hoặc bản scan có chữ ký và con dấu của đơn vị vào địa chỉ: ictbentre@bentre.gov.vn;

b) Gửi yêu cầu bằng văn bản.

2. Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thông báo địa chỉ liên hệ kèm biểu mẫu danh sách đăng ký cấp mới hoặc thay đổi hộp thư điện tử công vụ để các đơn vị biết, thực hiện.

Điều 7. Thu hồi và khóa tạm thời hộp thư điện tử công vụ

1. Các trường hợp hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạm thời bị khóa và thu hồi trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh.

a) Không đưa vào sử dụng sau 90 ngày kể từ ngày được cấp;

b) Không thay đổi mật khẩu khi được cấp lần đầu, bị tin tặc tấn công, chiếm quyền sử dụng hộp thư;

c) Theo đề nghị của cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức;

d) Vi phạm quy định tại Điều 10 của Quy chế này.

2. Kể từ lúc khai báo hoặc lần truy cập cuối cùng, nếu sau 180 ngày các hộp thư điện tử công vụ không truy cập sẽ bị thu hồi.

Điều 8. Thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ, tiêu chuẩn áp dụng và tính pháp lý của nội dung thông tin

1. Thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ bao gồm các dạng như: Văn bản, âm thanh, hình ảnh.

a) Văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử công vụ gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức; các tài liệu trao đổi phục vụ công việc; tài liệu phục vụ các cuộc họp; văn bản dự thảo xin ý kiến; văn bản gửi đến các cơ quan để biết, báo cáo;

b) Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tài liệu trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

c) Khi phát hành văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan tổ chức và cá nhân có trách nhiệm gửi đồng thời bản điện tử (theo đúng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của nơi nhận.

2. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử công vụ phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

3_. Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công.

4. Thống nhất sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã TCVN 6909:2001) để thể hiện các nội dung văn bản trao đổi trong hệ thống thư điện tử công vụ.

Điều 9. Tần suất kiểm tra hộp thư điện tử công vụ

Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được cấp hộp thư điện tử công vụ phải thường xuyên truy nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ để gửi, nhận thư và kịp thời phản hồi các thư điện tử của các tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Điều 10. Những hành vi bị cấm khi sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ

1. Gửi nhận thông tin có nội dung xấu gây nguy hại, ảnh hưởng đến quốc phòng an ninh quốc gia; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc;

2. Tiết lộ bí mật nhà nước và những bí mật khác đã được pháp luật quy định;

3. Xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân;

4. Quảng bá, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của pháp luật;

5. Cố ý phát tán virus máy tính, mã độc thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 11. Trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành hệ thống thư điện tử công vụ

1. Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Thực hiện thanh tra, kiểm tra hoạt động của hệ thống thư điện tử công vụ và xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật;

b) Tổ chức phổ biến, tuyên truyền, vận động cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan, đơn vị;

c) Nghiên cứu và từng bước ứng dụng chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường;

d) Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử có hiệu quả.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Quản lý, xây dựng, duy trì thông suốt trong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ;

b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư điện tử công vụ vận hành nhanh chóng, thông suốt, liên tục;

c) Triển khai chính sách bảo mật, đảm bảo an ninh, an toàn thông tin cho hệ thống thư điện tử công vụ. Thực hiện các giải pháp kỹ thuật ngăn chặn thư rác. Hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng thư điện tử công vụ. Tiếp nhận và xử lý sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng thư điện tử công vụ của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trên địa bàn tỉnh;

d) Tổ chức sao lưu, sắp xếp hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định về lưu trữ; cung cấp thông tin khi thanh tra, kiểm tra cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật;

e) Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục sự cố khi hệ thống thư điện tử công vụ bị sự cố phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ ràng thời gian dự kiến hệ thống thư điện tử công vụ được phục hồi;

g) Hàng năm, xây dựng dự toán kinh phí đảm bảo cho công tác quản lý, duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử công vụ;

h) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả hoạt động của hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định.

Điều 12. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng hộp thư điện tử công vụ

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

a) Gương mẫu, đi đầu sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc;

b) Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng hộp thư điện tử công vụ đế gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích, có hiệu quả; đảm bảo bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ, nội dung thông tin theo đúng các quy định của pháp luật;

c) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông;

d) Bố trí cán bộ theo dõi, kiểm tra thường xuyên hộp thư điện tử công vụ cơ quan;

e) Khi có biến động về nhân sự (luân chuyển, điều động,...) phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để thu hồi hộp thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động chuyển đi và cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mới chuyến đến;

g) Khi hộp thư điện tử công vụ cơ quan hoặc cá nhân tạm thời bị khóa hoặc bị thu hồi khi sử dụng lại phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyên thông để xem xét, giải quyết.

2. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử công vụ:

a) Phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích và hiệu quả;

b) Quản lý và bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử công vụ cá nhân, không cung cấp mật khẩu sử dụng hộp thư của mình cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi ngay mật khẩu hoặc báo ngay cho đơn vị quản lý để kịp thời khắc phục;

c) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử công vụ cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử công vụ;

d) Khi phát hiện hộp thư điện tử có chứa nội dung công việc không đúng mục đích sử dụng, thư điện tử có virus, thư rác, thư có chứa mã độc phải xoá bỏ hoặc báo cáo Thủ trưởng cơ quan để phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông xử lý kịp thời;

e) Khuyến khích thường xuyên thay đổi mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.

Điều 13. Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử công vụ cơ quan

1. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan cấp cho cơ quan, tổ chức để trao đổi công việc thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.

2_. Khi có thay đổi, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư điện tử công vụ cơ quan cho người có trách nhiệm tiếp nhận.

3. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử công vụ cơ quan, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến.

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan có liên quan đưa tiêu chí tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thường xuyên thư điện tử công vụ trong công việc vào tiêu chí chấm điểm cải cách hành chính hàng năm.

3. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.