|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 03/2014/QĐ-UBND
|
Tiền Giang, ngày 17 tháng 03 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm
2004;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công
nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông theo Tờ trình số 01/TTr-STTTT ngày 17 tháng 01 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý,
sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan hành chính nhà
nước trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 2. Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông có trách nhiệm phối hợp với Thủ trưởng các sở, ngành liên quan
triển khai thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông; thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công, thị xã Cai Lậy và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành
sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Cổng TTĐT Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Ban CĐ Tây NB;
- Bộ TL Quân khu 9;
- Cục KTVB - Bộ Tư Pháp;
- TT TU, TT HĐND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ VN tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- VPUB: CVP, các PVP;
- Công báo tỉnh; Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Thanh Đức
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC CƠ
QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 17/3/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này
quy định một số nội dung về quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều
hành (sau đây gọi tắt là phần mềm QLVBĐH) đối với các cơ quan hành chính nhà nước
trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các
cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Tiền Giang; các cán bộ, công chức, viên chức
thuộc các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Tiền Giang và
các đơn vị trực thuộc, các đơn vị liên quan.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Phần mềm quản lý văn bản và điều
hành: là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác
nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để
nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác điều hành của
lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Văn bản điện tử: là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
3. Tài khoản (Account): Mỗi cán bộ,
công chức, viên chức được cấp một tài khoản riêng bao gồm tên đăng nhập (user
name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập và sử dụng
hệ thống phần mềm.
Điều 3. Yêu cầu
về các văn bản trên hệ thống QLVBĐH
1. Nội dung văn bản khi soạn thảo phải
đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a) Phù hợp với chủ trương, đường lối của
Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;
b) Phù hợp với mục
đích, yêu cầu giải quyết công việc;
c) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
các cấp;
d) Đúng thẩm quyền;
đ) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định hiện hành.
2. Văn bản không được cập nhật vào hệ
thống QLVBĐH:
a) Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục
bí mật nhà nước và văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định;
b) Đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố
cáo;
c) Các văn bản chứa nội dung xấu, độc
hại gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, chủ quyền quốc
gia, các giá trị văn hóa dân tộc,... theo quy định của pháp luật.
3. Các loại văn bản gửi nhận qua hệ
thống phần mềm QLVBĐH, không gửi văn bản giấy bao gồm:
a) Các loại báo cáo tuần, tháng, quý;
b) Thư mời hội nghị, mời họp;
c) Lịch công tác;
d) Tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội
nghị;
đ) Văn bản dự thảo để xin ý kiến góp
ý;
e) Các văn bản sao y bản chính, trích
sao, sao lục;
g) Văn bản dự thảo để trình ký, văn bản
điều hành trong nội bộ từng cơ quan;
h) Các văn bản hành chính, tài liệu gửi
đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân để biết, phối hợp;
i) Các loại tài liệu, văn bản hành
chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
Thực hiện theo Điều 35 Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Chương 2.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 5. Tổ chức hệ
thống quản lý văn bản và điều hành
1. Hệ thống phần mềm QLVBĐH được triển
khai theo mô hình tập trung, hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu được cài đặt và
lưu trữ tập trung.
2. Các đơn vị dịch vụ cung cấp thiết
bị, đường truyền có trách nhiệm đảm bảo đường truyền, bảo mật hệ thống. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống hoạt động thường xuyên liên tục và có phương án
nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm an toàn an ninh thông tin, tốc độ trao đổi
thông tin, khả năng lưu trữ dự phòng.
Điều 6. Tên miền
hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Định dạng tên miền truy cập hệ thống
QLVBĐH
a) Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH
của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh sử dụng tên viết tắt của tên cơ quan bằng
tiếng Việt, viết liền không khoảng trắng và không dấu theo dạng: <tên viết
tắt của đơn vị>.vpdttg.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống
QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông có tên miền dạng: stttt.vpdttg.vn
b) Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH
của Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã là tên viết tắt tên Ủy ban
nhân dân cấp huyện tương ứng, viết liền không khoảng trắng và không dấu theo dạng:
<tên viết tắt>.vpdttg.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của UBND huyện Cái Bè có tên miền dạng:
ubndcb.vpdttg.vn
c) Đối với các cơ quan, tổ chức khác
trên địa bàn tỉnh Tiền Giang phải thống nhất với Sở Thông tin và Truyền thông
trước khi đưa tên miền truy cập hệ thống QLVBĐH của cơ quan mình vào sử dụng.
2. Định dạng tên tài khoản của cán bộ,
công chức, viên chức sử dụng hệ thống QLVBĐH (gọi tắt là người sử dụng;
a) Tài khoản của người sử dụng được đặt
theo họ tên đầy đủ của người sử dụng hệ thống QLVBĐH không
bỏ dấu tiếng Việt và không sử dụng khoảng trắng, trong trường
hợp trùng tên thì viết tắt họ người đó.
Ví dụ: Tài
khoản của Lê Minh Hiếu là công chức thuộc Sở Thông tin và Truyền Thông sẽ là
leminhhieu.
b) Đối với các trường hợp người sử dụng
trong cùng cơ quan, đơn vị trùng cả họ tên và chữ lót trong tài khoản thì ưu
tiên đặt tên tài khoản cho các trường hợp này lần lượt như
sau: Họ + chữ lót + tên; viết tắt họ + chữ lót + tên; viết
tắt họ + viết tắt chữ lót + tên; họ + chữ lót + tên + 02 số
cuối của năm sinh.
Ví dụ: Trong đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông có nhiều
người sử dụng hệ thống cùng tên Nguyễn Thanh Phúc thì tài
khoản được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên là: nguyenthanhphuc; nthanhphuc;
ntphuc; nguyenthanhphuc76, nguyenthanhphuc78... (76, 78 là 02 số cuối của năm
sinh của người sử dụng tương ứng).
Chương 3.
TRÁCH NHIỆM VÀ
QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVBĐH
Điều 7. Các cơ
quan, đơn vị trong việc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Các văn bản giấy ngoài quy định tại
Khoản 3 Điều 3 và không thuộc danh mục tại Khoản 2 Điều 3 Quy chế này, đã được
ký phát hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh khi phát hành phải gửi
kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm QLVBĐH.
2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước có trách nhiệm ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều
hành trong cơ quan.
3. Thực hiện về đăng ký văn bản đến bằng
cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy tính theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
Điều 8. Các cơ
quan sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan ứng dụng phần mềm
QLVBĐH vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong
quản lý, điều hành và trao đổi thông tin nhằm tiết kiệm chi phí in ấn,
sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính. Thường xuyên kiểm tra việc thực
hiện trong cơ quan.
2. Cán bộ, công chức, viên chức của
cơ quan có trách nhiệm sử dụng phần mềm QLVBĐH theo tài
khoản được cấp để giải quyết công việc
được giao và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định. Thay đổi mật khẩu
được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản
cho người khác biết.
3. Văn thư của cơ quan có trách nhiệm
cập nhật văn bản đến và đi vào số văn bản điện tử để
lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý công việc
của cơ quan. In số công văn đi, đến hàng ngày để ký nhận,
đóng sổ để quản lý theo quy định.
4. Cán bộ quản trị phần mềm QLVBĐH có
trách nhiệm cấp phát, thu hồi tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan và phân quyền sử dụng, định kỳ phối hợp Trung tâm
Công nghệ thông tin và Truyền thông sao lưu dữ liệu phần mềm QLVBĐH để đảm bảo an toàn dữ liệu.
5. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông để được hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVBĐH, khắc phục sự
cố (nếu có) và hoặc cập nhật, nâng cấp phần mềm.
6. Thực hiện chế độ báo cáo theo hướng
dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
Điều 9. Sở Thông
tin và Truyền thông
1. Tổng hợp các
vướng mắc liên quan đến phần mềm (nếu có) và các đề nghị về nâng cấp, sửa đổi
phần mềm, báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.
2. Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp
phần mềm và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai, nhân rộng phần
mềm cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
3. Định kỳ kiểm tra, đôn đốc các cơ
quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của Quy
chế này và các quy định của pháp luật có
liên quan.
Điều 10. Trung
tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông
Tiền Giang
1. Quản trị hệ thống phần mềm QLVBĐH,
định kỳ sao lưu dữ liệu cho các cơ quan, đơn vị tham gia hệ thống.
2. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị khai thác và sử dụng phần mềm QLVBĐH đúng quy
trình, đúng mục đích.
3. Theo dõi việc sử dụng hệ thống
QLVBĐH của các cơ quan, đơn vị để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông khi có
yêu cầu.
4. Tiến hành các biện pháp khắc phục
các sự cố liên quan đến hệ thống QLVBĐH nhanh chóng, kịp thời.
Chương 4.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công, thị xã Cai Lậy có trách
nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan thực hiện Quy chế này.
Điều 12. Sở Nội vụ triển khai đưa công tác sử dụng phần
mềm này vào tiêu chí thi đua hàng năm, bắt đầu từ năm 2014.
Điều 13. Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, hướng
dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện Quy chế này, định kỳ 06 tháng, cả năm hoặc đột
xuất, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh.
Điều 14. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát
sinh, vướng mắc, hoặc Trung ương có quy định mới thì Sở Thông tin và Truyền
thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét giải quyết./.
