|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH SƠN LA
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 31/2014/QĐ-UBND
|
Sơn La, ngày 13 tháng 11 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH
QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA
Căn cứ Luật
tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm
2004;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Luật Công nghệ thông tin ngày 29
tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị
của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 503/TTr-STTTT ngày 12
tháng 8 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh
Sơn La.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày
ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành
của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ TT và TT (B/c);
- TT Tỉnh ủy (B/c);
- TT HĐND (B/c);
- TT UBND tỉnh;
- TT UBMTTQ tỉnh (Để biết);
- Các sở, ban, ngành;
- UBND các huyện, thành phố;
- Các tổ chức đoàn thể;
- Lưu: VT, VX-Thiện, 80b.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cầm Ngọc Minh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ
SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 31/2014 /QĐ-UBND
ngày 13 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh Sơn La)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý,
sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây gọi tắt là phần
mềm QLVB và HSCV) đối với các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh và cấp
huyện thuộc địa bàn tỉnh Sơn La.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng cho các cơ
quan hành chính nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện; cán bộ, công chức, viên chức
thuộc các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị trực
thuộc, các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh Sơn La.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Phần mềm QLVB và HSCV
Là phần mềm tin học hoá các quy
trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm,
xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp
của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Văn bản điện tử
Là văn bản được thể hiện dưới dạng
thông điệp dữ liệu.
3. Tài khoản (Account)
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức
được cấp một tài khoản riêng bao gồm tên đăng nhập (user name) và mật khẩu
(password) để có quyền truy cập và sử dụng hệ thống phần mềm.
Điều 3. Yêu
cầu về các văn bản trên phần mềm QLVB và HSCV
1. Nội dung văn bản khi soạn thảo
phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Phù hợp với chủ trương, đường lối
của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước.
- Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải
quyết công việc.
- Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo các cấp.
- Đúng thẩm quyền.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Văn bản không được cập nhật vào
phần mềm QLVB và HSCV
- Văn bản chứa nội dung thuộc danh
mục bí mật nhà nước và văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định.
- Đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố
cáo.
- Các văn bản chứa nội dung xấu, độc
hại, gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, chủ quyền quốc gia và giá trị văn
hóa dân tộc theo quy định của pháp luật.
3. Các loại văn bản gửi nhận qua
phần mềm QLVB&HSCV, không gửi văn bản giấy bao gồm:
- Văn bản dự thảo để xin ý kiến
góp ý.
- Văn
bản dự thảo để trình ký, văn bản điều hành trong nội bộ từng cơ quan.
- Các loại tài liệu, văn bản hành
chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
Thực hiện theo Điều 35 Nghị
định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Chương II
QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG PHẦN MỀM QLVB VÀ HSCV
Điều 5. Quản
lý phần mềm QLVB và HSCV
1. UBND tỉnh thống nhất việc quản
lý phần mềm QLVB và HSCV.
Phần mềm QLVB và HSCV được cài
đặt theo mô hình tập trung, cơ sở dữ liệu lưu trữ trên hệ thống máy
chủ đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin
và Truyền thông tỉnh Sơn La.
Điều 6. Sử
dụng phần mềm QLVB và HSCV
Các sở, ban, ngành, UBND các
huyện, thành phố thống nhất việc sử dụng phần mềm QLVB và HSCV để
quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, trao đổi thông tin,
chia sẻ dữ liệu thuộc phạm vi quản lý, điều hành, thực thi nhiệm vụ
được giao.
Điều 7. Tên miền
phần mềm QLVB và HSCV
1. Định dạng tên miền truy cập phần
mềm QLVB và HSCV
a) Tên miền truy cập phần mềm QLVB
và HSCV của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh sử dụng tên viết tắt của tên
cơ quan bằng tiếng Việt, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng:
edocman.sonla.gov.vn/<tên viết
tắt của đơn vị>
Ví dụ:
Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của Sở Giao thông vận tải có dạng:
edocman.sonla.gov.vn/gtvt
b) Tên miền truy cập phần mềm
QLVB và HSCV của UBND các huyện, thành phố là tên đầy đủ của UBND cấp huyện
tương tứng, viết liền không có khoảng trắng và không dấu theo dạng:
edocman.sonla.gov.vn/<tên
đầy đủ của đơn vị>
Ví dụ:
Tên miền truy cập phần mềm QLVB và HSCV của UBND huyện Mai Sơn có dạng:
edocman.sonla.gov.vn/maison;
Tên miền truy cập phần mềm
QLVB và HSCV của UBND thành phố Sơn La có dạng:
edocman.sonla.gov.vn/tpsonla
2. Định dạng tên tài khoản của cán
bộ, công chức, viên chức sử dụng phần mềm QLVB&HSCV (gọi tắt là người
dùng):
Tài khoản của người dùng phần
mềm QLVB và HSCV (https://edocman.sonla.gov.vn) được dùng chung với tài khoản sử dụng hộp thư điện tử của
chính cá nhân đó trên hệ thống thư điện tử của tỉnh
(https://mail.sonla.gov.vn).
Ví dụ: Trong Sở Thông tin và Truyền thông có cán bộ tên Nguyễn Văn
Chiến được cấp hộp thư điện tử cá nhân với định dạng
chiennv@sonla.gov.vn thì tài khoản sử dụng phần mềm QLVB và HSCV tương
ứng của người dùng này là: chiennv
Chương III
TRÁCH NHIỆM VÀ
QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB VÀ HSCV
Điều 8. Các
cơ quan, đơn vị trong việc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Các văn bản giấy ngoài danh mục
thuộc Khoản 3, Điều 3 đã được ký phát hành trong các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh, khi phát hành phải gửi kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm QLVB và
HSCV.
2. Thực hiện đăng ký văn bản
đến bằng cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản
đi bằng cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính theo quy định tại
Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Điều 9. Các
cơ quan sử dụng phần mềm QLVB và HSCV trong nội bộ
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị,
Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:
- Ban hành Quy chế sử dụng phần mềm
QLVB và HSCV tại cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi mình quản lý.
- Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan ứng dụng phần mềm QLVB và HSCV vào xử lý công việc, sử dụng
văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi
thông tin nhằm tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành
chính. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện trong cơ quan, đơn vị.
- Phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông đề xuất trình UBND tỉnh bổ sung, chỉnh sửa sự không
phù hợp của phần mềm đối với việc quản lý, điều hành công việc
đặc thù của ngành, đơn vị mình.
2. Cán bộ công chức, viên chức của
cơ quan, đơn vị có trách nhiệm sử dụng phần mềm QLVB và HSCV theo tài khoản được
cấp để giải quyết công việc được giao và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan
quy định. Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, tránh để
lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.
3. Văn thư của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi
vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý công việc
của cơ quan. In sổ công văn đi, đến hàng ngày để ký nhận, đóng sổ để quản lý
theo quy định.
4. Cán bộ quản trị phần mềm QLVB
và HSCV của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông để cấp phát, thu hồi, sửa đổi tài khoản của cán bộ công chức, viên chức
trong cơ quan; phân quyền sử dụng trên phần mềm QLVB và HSCV. Làm đầu mối
nhận hỗ trợ hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVB và HSCV tại
cơ quan, đơn vị.
5. Thực hiện chế độ báo cáo UBND tỉnh
(tháng, quý, năm) về kết quả sử dụng phần mềm (qua Sở Thông tin và Truyền
thông).
Điều 10. Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Tổng hợp các vướng mắc liên
quan đến phần mềm QLVB và HSCV, các đề nghị về nâng cấp, sửa đổi phần mềm,
báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.
2. Đề xuất việc đầu tư, nâng cấp
phần mềm và hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cho hệ thống hoạt động ổn định,
thường xuyên, liên tục; xây dựng kế hoạch nhân rộng phần mềm cho các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
3. Định kỳ kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm QLVB
và HSCV theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp
luật có liên quan.
4. Quản trị toàn bộ hệ thống
phần mềm QLVB và HSCV, định kỳ sao lưu dữ liệu cho các cơ quan, đơn vị
tham gia hệ thống.
5. Có trách nhiệm đảm bảo đường
truyền, bảo mật hệ thống, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống hoạt động ổn
định, thường xuyên, liên tục.
6. Theo dõi việc sử dụng phần
mềm QLVB và HSCV của các cơ quan, đơn vị, báo cáo UBND tỉnh khi có yêu
cầu.
7. Tiến hành các biện pháp khắc phục
các sự cố liên quan đến phần mềm QLVB và HSCV nhanh chóng, kịp thời.
8. Xây dựng và triển khai kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng phần mềm QLVB và HSCV
cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11. Sở Thông tin và
Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, kiểm
tra việc thi hành Quy chế này.
Điều 12. Chánh Văn Phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, các tổ chức và cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện nếu có
vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.