Kế hoạch 4553/KH-UBND về tổ chức đánh giá nội bộ về thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh - năm 2020

KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VỀ VIỆC THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10 - NĂM 2020

Thực hiện Quyết định số 1451/QĐ-UBND ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê duyệt Kế hoạch triển khai việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2020 (Kế hoạch triển khai ISO năm 2020);

Thực hiện Kế hoạch số 4074/KH-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Quận 10 về triển khai điều chỉnh, mở rộng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân Quận 10, các cơ quan chuyên môn thuộc quận và Ủy ban nhân dân 15 phường trên địa bàn quận năm 2020;

Thực hiện Quyết định số 9346/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Quận 10 về ban hành Hệ thống tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 của Ủy ban nhân dân Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó cụ thể là thực hiện nội dung quy định của quy trình đánh giá nội bộ tại Mục 4, Chương IV, Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015.

Ủy ban nhân dân Quận 10 triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2020 về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 (sau đây gọi là HTQLCL) tại Ủy ban nhân dân quận như sau:

I. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU

1. Mục đích

Hướng dẫn, rà soát thực trạng tình hình quản lý chất lượng sau khi ban hành hệ thống tài liệu của HTQLCL, kiểm tra tiến độ các nội dung đã triển khai vận hành. Phạm vi đánh giá nội bộ bao gồm tất cả điều khoản của TCVN ISO 9001:2015 quy định tại Điều 7, Chương III - Sự tương tác giữa các quá trình, Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015.

Kiểm tra quá trình vận hành các thủ tục hành chính áp dụng HTQLCL; việc triển khai các văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân quận, Ban chỉ đạo ISO. Qua đó, Ban chỉ đạo ISO kịp thời phát hiện, nhân rộng những phương pháp vận hành hiệu quả; đồng thời đề ra các hành động khắc phục những hạn chế, thiếu sót để nâng cao chất lượng công tác này trong thời gian sắp tới.

Kiểm tra tiến độ, rà soát toàn bộ tình hình thực hiện hệ thống tài liệu của HTQLCL tại Ủy ban nhân dân quận sau thời gian vận hành chính thức.

Rà soát và hỗ trợ các cơ quan chuyên môn tham mưu Ủy ban nhân dân Quận điều chỉnh (nếu phát sinh) quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực liên quan đến mỗi cơ quan chuyên môn thuộc phạm vi áp dụng HTQLCL.

2. Yêu cầu

Xác định sự phù hợp của HTQLCL, bao gồm phù hợp về quy định (những quy định của hệ thống tài liệu phù hợp với những quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan), phù hợp về thực hiện (áp dụng, vận hành đầy đủ và chính xác quy định của hệ thống tài liệu).

Phát hiện những điểm không phù hợp (NC) và những điểm nhận xét, lưu ý, nhắc nhở (observation) để kịp thời thực hiện hành động khắc phục, tiến tới việc công bố lại HTQLCL (nếu có) theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (có hiệu lực thi hành từ ngày 18 tháng 5 năm 2014).

Rà soát hệ thống văn bản liên quan đến thủ tục hành chính theo các văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về công bố danh mục thủ tục hành chính được chuẩn hóa, về phê duyệt quy trình nội bộ tại thành phố và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ngành dọc liên quan.

Rà soát việc thực hiện Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, cụ thể là xác định đầy đủ, chính xác thời gian giải quyết, thời gian phân chia công đoạn từ tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả; xác định thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và thẩm quyền phê duyệt kết quả của các thủ tục hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của HTQLCL thuộc mỗi cơ quan chuyên môn; bao gồm 06 biểu mẫu: Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ, Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, sổ theo dõi hồ sơ.

II. THỜI GIAN VÀ THÀNH PHẦN THAM DỰ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Lịch công tác đánh giá nội bộ HTQLCL tại các cơ quan chuyên môn

a. Thời gian: 08 giờ 00 phút, ngày 05/11/2020 (thứ Năm).

b. Địa điểm: Hội trường Ủy ban nhân dân Quận 10.

c. Các cơ quan chuyên môn (bao gồm Bên được đánh giá và Bên đánh giá) thực hiện đánh giá nội bộ theo bảng mô tả như sau:

2. Thành phần tham dự đánh giá nội bộ

- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận.

- Lãnh đạo cơ quan chuyên môn.

- Các cá nhân đã tham dự đào tạo nghiệp vụ đánh giá nội bộ HTQLCL (theo danh sách đính kèm).

Công chức được phân công giải quyết thủ tục hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của HTQLCL thuộc mỗi phòng chuyên môn.

KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VỀ VIỆC THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10 - NĂM 2020

Thực hiện Quyết định số 1451/QĐ-UBND ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê duyệt Kế hoạch triển khai việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2020 (Kế hoạch triển khai ISO năm 2020);

Thực hiện Kế hoạch số 4074/KH-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Quận 10 về triển khai điều chỉnh, mở rộng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân Quận 10, các cơ quan chuyên môn thuộc quận và Ủy ban nhân dân 15 phường trên địa bàn quận năm 2020;

Thực hiện Quyết định số 9346/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Quận 10 về ban hành Hệ thống tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 của Ủy ban nhân dân Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó cụ thể là thực hiện nội dung quy định của quy trình đánh giá nội bộ tại Mục 4, Chương IV, Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015.

Ủy ban nhân dân Quận 10 triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2020 về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 (sau đây gọi là HTQLCL) tại Ủy ban nhân dân quận như sau:

I. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU

1. Mục đích

Hướng dẫn, rà soát thực trạng tình hình quản lý chất lượng sau khi ban hành hệ thống tài liệu của HTQLCL, kiểm tra tiến độ các nội dung đã triển khai vận hành. Phạm vi đánh giá nội bộ bao gồm tất cả điều khoản của TCVN ISO 9001:2015 quy định tại Điều 7, Chương III - Sự tương tác giữa các quá trình, Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015.

Kiểm tra quá trình vận hành các thủ tục hành chính áp dụng HTQLCL; việc triển khai các văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân quận, Ban chỉ đạo ISO. Qua đó, Ban chỉ đạo ISO kịp thời phát hiện, nhân rộng những phương pháp vận hành hiệu quả; đồng thời đề ra các hành động khắc phục những hạn chế, thiếu sót để nâng cao chất lượng công tác này trong thời gian sắp tới.

Kiểm tra tiến độ, rà soát toàn bộ tình hình thực hiện hệ thống tài liệu của HTQLCL tại Ủy ban nhân dân quận sau thời gian vận hành chính thức.

Rà soát và hỗ trợ các cơ quan chuyên môn tham mưu Ủy ban nhân dân Quận điều chỉnh (nếu phát sinh) quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực liên quan đến mỗi cơ quan chuyên môn thuộc phạm vi áp dụng HTQLCL.

2. Yêu cầu

Xác định sự phù hợp của HTQLCL, bao gồm phù hợp về quy định (những quy định của hệ thống tài liệu phù hợp với những quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan), phù hợp về thực hiện (áp dụng, vận hành đầy đủ và chính xác quy định của hệ thống tài liệu).

Phát hiện những điểm không phù hợp (NC) và những điểm nhận xét, lưu ý, nhắc nhở (observation) để kịp thời thực hiện hành động khắc phục, tiến tới việc công bố lại HTQLCL (nếu có) theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (có hiệu lực thi hành từ ngày 18 tháng 5 năm 2014).

Rà soát hệ thống văn bản liên quan đến thủ tục hành chính theo các văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về công bố danh mục thủ tục hành chính được chuẩn hóa, về phê duyệt quy trình nội bộ tại thành phố và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ngành dọc liên quan.

Rà soát việc thực hiện Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, cụ thể là xác định đầy đủ, chính xác thời gian giải quyết, thời gian phân chia công đoạn từ tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả; xác định thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và thẩm quyền phê duyệt kết quả của các thủ tục hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của HTQLCL thuộc mỗi cơ quan chuyên môn; bao gồm 06 biểu mẫu: Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ, Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, sổ theo dõi hồ sơ.

II. THỜI GIAN VÀ THÀNH PHẦN THAM DỰ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Lịch công tác đánh giá nội bộ HTQLCL tại các cơ quan chuyên môn

a. Thời gian: 08 giờ 00 phút, ngày 05/11/2020 (thứ Năm).

b. Địa điểm: Hội trường Ủy ban nhân dân Quận 10.

c. Các cơ quan chuyên môn (bao gồm Bên được đánh giá và Bên đánh giá) thực hiện đánh giá nội bộ theo bảng mô tả như sau:

2. Thành phần tham dự đánh giá nội bộ

- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận.

- Lãnh đạo cơ quan chuyên môn.

- Các cá nhân đã tham dự đào tạo nghiệp vụ đánh giá nội bộ HTQLCL (theo danh sách đính kèm).

Công chức được phân công giải quyết thủ tục hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của HTQLCL thuộc mỗi phòng chuyên môn.

III. NỘI DUNG CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Bên được đánh giá

2. Bên đánh giá

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

- Biên bản đánh giá/ Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục.

- Sổ tay ghi chép cá nhân.

IV. CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Họp khai mạc:

- Giới thiệu; công bố quy trình đánh giá nội bộ và kiểm tra quá trình cung cấp dịch vụ, trong đó nêu rõ chuẩn mực, kỹ thuật, phương pháp, phạm vi và nội dung đánh giá nội bộ.

- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận tuyên bố khai mạc.

2. Tiến hành đánh giá:

Bên đánh giá xem xét, kiểm chứng tài liệu, hồ sơ liên quan, phỏng vấn bên được đánh giá, quan sát khu vực được đánh giá, làm sáng tỏ mọi vấn đề để xác định sự phù hợp của việc vận hành HTQLCL so với những quy định liên quan; sau khi tiến hành đánh giá, trước cuộc họp bế mạc, đoàn đánh giá sẽ hội ý và tổng hợp các nhận xét, lưu ý, nhắc nhở hoặc các NC (nếu có), trưởng đoàn đánh giá có thẩm quyền quyết định kết quả đánh giá sau cùng.

3. Họp bế mạc:

- Kết quả đánh giá (Biên bản đánh giá/ Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục (nếu phát sinh NC)) được chuyển về Tổ giúp việc Ban chỉ đạo ISO quận để tổng hợp, báo cáo Ban chỉ đạo ISO quận.

- Nếu phát sinh tranh luận về kết quả đánh giá, sự việc được trình lên Ban chỉ đạo ISO quận hoặc Lãnh đạo cao nhất quyết định.

V. CÁC CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN SAU ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

1. Tương ứng với kết quả đánh giá, các công việc được thực hiện như sau:

- Đối với NC: Bên được đánh giá giải trình nguyên nhân gốc rễ, xác định hành động khắc phục trong các Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục và thực hiện hành động khắc phục. Sau đó, bên được đánh giá thông báo trực tiếp với trưởng đoàn đánh giá để phân công việc kiểm chứng hành động khắc phục của bên được đánh giá. Sau khi kiểm chứng, đoàn đánh giá sao chụp Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục và chuyển bản sao cho bên được đánh giá, chuyển bản chính về Tổ giúp việc Ban chỉ đạo ISO.

- Đối với nhận xét, lưu ý, nhắc nhở: Bên được đánh giá tự xác định nguyên nhân gốc rễ, hành động khắc phục và thực hiện hành động khắc phục. Việc kiểm chứng hành động khắc phục của bên được đánh giá được thực hiện ở lần đánh giá kế tiếp.

2. Báo cáo đánh giá nội bộ:

- Tổ giúp việc Ban chỉ đạo ISO quận tổng hợp thống kê các NC của đánh giá nội bộ và bản chất của các NC quan trọng (nếu cần thiết) và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của HTQLCL (nêu rõ nhận xét, lưu ý, nhắc nhở) của bên được đánh giá trình Ban chỉ đạo ISO quận xem xét và ban hành Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ đối với HTQLCL năm 2020.

- Bên được đánh giá giải trình nguyên nhân gốc rễ, hành động khắc phục trong Báo cáo kết quả thực hiện HTQLCL định kỳ của tháng phát sinh đánh giá và lưu trữ đầy đủ bằng chứng của việc thực hiện hành động khắc phục đối với NC cũng như nhận xét, lưu ý, nhắc nhở để giải trình trong quá trình kiểm chứng.

Trên đây là Kế hoạch tổ chức đánh giá nội bộ về việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân quận năm 2020, các cơ quan chuyên môn căn cứ kế hoạch này phối hợp với Tổ giúp việc Ban chỉ đạo ISO quận để triển khai thực hiện./.