Kế hoạch 340/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 do tỉnh Lâm Đồng ban hành

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Thực hiện văn bản số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ; Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Thống nhất quản lý và tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ theo nhiệm vụ của năm 2020 và những năm tiếp theo.

2. Tiếp tục đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính) điều chỉnh, bổ sung, ban hành mới hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung, ban hành văn bản mới về quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành của cấp có thẩm quyền để thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp, kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: xây dựng danh mục hồ sơ; quy chế văn thư, lưu trữ; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đơn vị; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh...

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức tập trung vào các nội dung: quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Trung ương và địa phương.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra về công tác văn thư, hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tập trung vào các nội dung:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

+ Đối với tài liệu điện tử: soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

+ Đối với tài liệu giấy: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ, tình hình xây dựng Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

+ Đối với tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

+ Đối với tài liệu giấy: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu.

- Thực hiện việc kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý theo đúng quy định của pháp luật.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Thực hiện văn bản số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ; Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Thống nhất quản lý và tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ theo nhiệm vụ của năm 2020 và những năm tiếp theo.

2. Tiếp tục đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

II. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính) điều chỉnh, bổ sung, ban hành mới hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung, ban hành văn bản mới về quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành của cấp có thẩm quyền để thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp, kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: xây dựng danh mục hồ sơ; quy chế văn thư, lưu trữ; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đơn vị; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh...

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức tập trung vào các nội dung: quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Trung ương và địa phương.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra về công tác văn thư, hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tập trung vào các nội dung:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

+ Đối với tài liệu điện tử: soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

+ Đối với tài liệu giấy: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ, tình hình xây dựng Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

+ Đối với tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

+ Đối với tài liệu giấy: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu.

- Thực hiện việc kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý theo đúng quy định của pháp luật.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

đ) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

e) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh

a) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND ngày 08/2/2017 của UBND tỉnh Lâm Đồng về việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018- 2022.

b) Xây dựng lộ trình thực hiện các kế hoạch, đề án nâng cấp phông, tu bổ - phục chế tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và sưu tầm tài liệu lưu trữ.

c) Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức: Trưng bày, triển lãm, viết bài... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

d) Tiếp tục thực hiện việc rà soát, đánh giá, xác định lại giá trị tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

a) Thực hiện theo Điều 39 Luật Lưu trữ, Luật Ngân sách nhà nước và các quy định, hướng dẫn có liên quan của cấp có thẩm quyền về lập, trình, duyệt, quản lý, sử dụng kinh phí cho công tác lưu trữ.

b) Bố trí kinh phí để tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói đồng thời đề ra giải pháp để chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng và tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý trên địa bàn tỉnh.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM 2020

1. Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tập huấn và triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP); Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 24/01/2019 về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

2. Sở Nội vụ phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

a) Sở Nội vụ tăng cường công tác tập huấn, tập trung chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh theo chỉ đạo tại Công văn số 6782/UBND-TKCT ngày 10/10/2017 của UBND tỉnh Lâm Đồng triển khai thực hiện chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

b) Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và chuẩn bị tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND.

4. Thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa tỉnh

a) Sở Nội vụ tiếp tục triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2016-2020 theo Quyết định số 2373/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2015 của UBND tỉnh Lâm Đồng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh Lâm Đồng giai đoạn giai đoạn II (2016-2020) và Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của UBND tỉnh Lâm Đồng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018 - 2022.

b) Các cơ quan, tổ chức được phê duyệt trong Đề án thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng có trách nhiệm phối hợp Sở Nội vụ thực hiện Đề án theo quy định.

c) Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng theo Quyết định số 1696/QĐ-UBND ngày 10/8/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Lâm Đồng chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng phải khẩn trương xây dựng kế hoạch, bố trí nhân lực chỉnh lý tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND.

d) Sở Nội vụ xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã thực hiện chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; tiếp tục xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, đơn vị theo chỉ đạo tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

5. Tăng cường kiểm tra hoạt động dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

6. Sở Nội vụ xây dựng trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức triển lãm tại Lưu trữ lịch sử với nội dung “Lâm Đồng xưa và nay qua tài liệu lưu trữˮ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện nội dung kế hoạch này và định kỳ báo cáo tình hình, kết quả thực hiện theo quy định.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện nội dung tại Kế hoạch này. Định kỳ 6 tháng, hàng năm (hoặc đột xuất khi có yêu cầu) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tình hình, kết quả thực hiện./.