Kế hoạch 2999/KH-UBND năm 2017 về thực hiện Chỉ thị 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử do tỉnh Hà Nam ban hành
| Số hiệu | 2999/KH-UBND |
| Ngày ban hành | 18/10/2017 |
| Ngày có hiệu lực | 18/10/2017 |
| Loại văn bản | Kế hoạch |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Hà Nam |
| Người ký | Bùi Quang Cẩm |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 2999/KH-UBND |
Hà Nam, ngày 18 tháng 10 năm 2017 |
Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam ban hành kế hoạch triển khai thực hiện như sau:
1. Mục đích:
- Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị;
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp, bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu;
- Triển khai chấn chỉnh thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Yêu cầu:
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức (các cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 344/QĐ-UBND ngày 30/3/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Nam) triển khai, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt Chỉ thị số 35) và các nội dung của Kế hoạch này.
1. Thực hiện việc lập hồ sơ công việc
a) Lập Danh mục hồ sơ:
- Căn cứ vào các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong các cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) để lập Danh mục hồ sơ.
- Thời gian hoàn thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức vào cuối tháng 01 hàng năm và nộp Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức về Sở Nội vụ vào cuối quý I hàng năm.
b) Lập hồ sơ công việc
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và thường xuyên kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ của các cán bộ, công chức, viên chức.
- Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
+ Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Thời gian hoàn thành việc lập hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc.
2. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Sau khi kết thúc hồ sơ, định kỳ hàng năm, các cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn phải nộp theo quy định để phục vụ cho công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan (Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu).
3. Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Hồ sơ, tài liệu sau khi được thu vào Lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thống kê lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày;