Kế hoạch 157/KH-UBND năm 2020 thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” do tỉnh Yên Bái ban hành

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tuyên truyền, phổ biến quán triệt tới các cấp, các ngành chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gắn với xây dựng chính quyền điện tử;

b) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án;

c) Vận hành, khai thác triệt để thế mạnh của công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và cán bộ sử dụng, khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm;

d) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh;

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án trên địa bàn tỉnh;

c) Bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong thực hiện.

II. NỘI DUNG

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

b) Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

c) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

a) Bảo đảm tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử được số hóa, đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

b) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

3. Về nguồn nhân lực

Bảo đảm nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan;

b) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu;

c) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tuyên truyền, phổ biến quán triệt tới các cấp, các ngành chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gắn với xây dựng chính quyền điện tử;

b) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án;

c) Vận hành, khai thác triệt để thế mạnh của công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và cán bộ sử dụng, khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm;

d) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh;

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án trên địa bàn tỉnh;

c) Bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong thực hiện.

II. NỘI DUNG

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

b) Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

c) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

a) Bảo đảm tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử được số hóa, đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

b) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

3. Về nguồn nhân lực

Bảo đảm nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan;

b) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu;

c) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

b) Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

3. Thực hiện các giải pháp về tổ chức bộ máy, công nghệ và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

a) Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực của quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước;

b) Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

III. KINH PHÍ

1. Nguồn kinh phí thực hiện Kế hoạch từ nguồn ngân sách nhà nước hàng năm và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

2. Khuyến khích việc huy động kinh phí ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là đầu mối đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch, định kỳ hàng quý, hàng năm tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Tham mưu thực hiện tiêu chuẩn vị trí việc làm của cơ quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ; đơn vị sự nghiệp lưu trữ; bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đáp ứng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử, triển khai thực hiện từ năm 2021 và hoàn thành năm 2023;

c) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, hoàn thành chương trình, kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021-2025;

d) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sơ kết, tổng kết báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh về Bộ Nội vụ;

đ) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện nhiệm vụ:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến, triển khai thực hiện từ năm 2020 và hoàn thành năm 2022;

- Số hóa để tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử Phông Lưu trữ nhà nước, triển khai thực hiện từ năm 2020 và hoàn thành năm 2025 theo lộ trình.

2. Sở Tài chính

Cân đối ngân sách nhà nước hàng năm, tổng hợp trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Kế hoạch cho các cơ quan theo quy định về phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hàng năm.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước;

b) Phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội - Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh để rà soát, đánh giá việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chữ ký số và việc sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, địa phương, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình tại Kế hoạch này.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ triển khai thực hiện. Trong quá trình triển khai nếu có vướng mắc báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để kịp thời xem xét, giải quyết./.