Kế hoạch 154/KH-UBND năm 2018 về chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2018-2021
| Số hiệu | 154/KH-UBND |
| Ngày ban hành | 21/08/2018 |
| Ngày có hiệu lực | 21/08/2018 |
| Loại văn bản | Kế hoạch |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Thanh Hóa |
| Người ký | Lê Thị Thìn |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 154/KH-UBND |
Thanh Hóa, ngày 21 tháng 8 năm 2018 |
Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; UBND tỉnh ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố, tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2018 - 2021 cụ thể như sau:
1. Mục đích
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định.
- Là căn cứ để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch thực hiện, đảm bảo đến hết năm 2021 giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức theo tinh thần của Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Đồng thời chủ động xử lý tài liệu hình thành trong các năm tiếp theo nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.
2. Yêu cầu
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn và có thời hạn); hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.
- Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm.
- Tạo điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chinh lý theo phân kỳ thực hiện, bảo đảm từng khối, phông lưu trữ.
1. Khối lượng và thời gian của tài liệu
a) Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: 15.554,5 mét giá, trong đó:
- 3.381 mét tại 16 sở, ban, ngành;
- 12.173,5 mét tại 27 huyện, thị xã, thành phố;
b) Thời gian của tài liệu đưa ra chinh lý: Từ năm 2015 trở về trước.
2. Quy trình chỉnh lý
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; xác định giá trị tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản theo lĩnh vực chuyên ngành để giao nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.
3. Nhân sự thực hiện chỉnh lý tài liệu
Căn cứ số lượng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý; căn cứ quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ để xác định số lượng nhân sự cần bố trí hoặc thuê các đơn vị dịch vụ lưu trữ có đủ tư cách pháp nhân và các điều kiện, tiêu chuẩn do pháp luật quy định để thực hiện chỉnh lý tài liệu.
4. Kinh phí và lộ trình thực hiện
4.1. Kinh phí thực hiện: được bố trí từ nguồn kinh phí chi thường xuyên của cơ quan, đơn vị.
Các cơ quan, đơn vị chủ động lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.
4.2. Lộ trình thực hiện và thời gian thu hồ sơ, tài liệu: từ năm 2018 đến năm 2021:
|
TT |
Tên cơ quan, tổ chức |
Số lượng tài liệu (mét giá) |
|
(1) |
(2) |
(3) |
|
I |
Năm 2018 |
963 |
|
1 |
Văn phòng UBND tỉnh |
220 |
|
2 |
UBND huyện Bá Thước |
430 |
|
3 |
UBND huyện Như Thanh |
207 |
|
4 |
Sở LĐ-TB và Xã hội |
106 |
|
II |
Năm 2019 |
4.970 |
|
1 |
Sở Công thương |
320 |
|
2 |
Sở Nông nghiệp & PTNT |
72 |
|
3 |
Sở Tư pháp |
85 |
|
4 |
Sở Xây dựng |
600 |
|
5 |
Ban Quản lý KKT Nghi Sơn |
285 |
|
6 |
UBND huyện Hậu Lộc |
149 |
|
7 |
UBND huyện Quảng Xương |
855 |
|
8 |
UBND huyện Nga Sơn |
165 |
|
9 |
UBND huyện Thọ Xuân |
480 |
|
10 |
UBND huyện Lang Chánh |
500 |
|
11 |
UBND H. Thường Xuân |
1.319 |
|
12 |
UBND Hoằng Hóa |
330 |
|
III |
Năm 2020 |
5145,5 |
|
1 |
Sở Nội vụ |
45 |
|
2 |
Sở Văn hóa - TT và DL |
500 |
|
3 |
Sở Khoa học và Công nghệ |
185 |
|
4 |
Sở Kế hoạch và Đầu tư |
200 |
|
5 |
UBND huyện Đông Sơn |
460 |
|
6 |
UBND huyện Hà Trung |
538 |
|
7 |
UBND huyện Cẩm Thủy |
540 |
|
8 |
UBND huyện Triệu Sơn |
474 |
|
9 |
UBND huyện Vĩnh Lộc |
328 |
|
10 |
UBND huyện Mường Lát |
190 |
|
11 |
UBND huyện Sầm Sơn |
235,5 |
|
12 |
UBND huyện Tĩnh Gia |
1.450 |
|
IV |
Năm 2021 |
4476 |
|
1 |
HĐND tỉnh |
3 |
|
2 |
Sở Ngoại vụ |
18 |
|
3 |
Sở Y tế |
232 |
|
4 |
Sở Giao thông vận tải |
420 |
|
5 |
Sở Giáo dục và Đào tạo |
90 |
|
6 |
UBND huyện Thiệu Hóa |
565 |
|
7 |
UBND huyện Yên Định |
587,5 |
|
8 |
UBND Tp Thanh Hóa |
140 |
|
9 |
UBND huyện Nông Cống |
155 |
|
10 |
UBND huyện Quan Sơn |
274,5 |
|
11 |
UBND huyện Quan Hóa |
240 |
|
12 |
UBND thị xã Bỉm Sơn |
220 |
|
13 |
UBND huyện Ngọc Lặc |
300 |
|
14 |
UBND huyện Như Xuân |
370 |
|
15 |
UBND huyện Thạch Thành |
671 |