Quyết định 479/QĐ-UBND năm 2018 về Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai, giai đoạn 2019-2023

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH THUỘC UBND TỈNH GIA LAI, GIAI ĐOẠN 2019-2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 07/11/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 của UBND tỉnh Gia Lai về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 23/TTr-SNV ngày 11 tháng 9 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Gia Lai, tài liệu hình thành từ năm 2016 trở về trước, giai đoạn thực hiện 2019-2023.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư và thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH THUỘC UBND TỈNH GIA LAI, GIAI ĐOẠN 2019 - 2023
(Kèm theo Quyết định số 479/QĐ-UBND ngày 12 tháng 10 năm 2018)

Phần thứ nhất

CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011.

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

3. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

4. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

5. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

6. Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000”.

7. Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 07/11/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

8. Quyết định số 36/2013/QĐ-UBND ngày 10/12/2013 của UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà nước tỉnh Gia Lai.

9. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

10. Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 của UBND tỉnh Gia Lai về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai.

11. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

II. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội; phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tài liệu lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước.

Tài liệu các Phông thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, đơn vị, địa phương tồn tại qua các thời kỳ lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh nhà. Nhưng hiện nay số tài liệu này nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan rất ít, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học; tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra gây nhiều khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, đơn vị và địa phương.

Để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đưa công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đi vào nề nếp; đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017, Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai “phấn đấu đến năm 2021 các cơ quan, tổ chức, địa phương phải giải quyết xong tình trạng tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở về trước chưa được thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tại các kho lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật”.

Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn của địa phương, việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Gia Lai, hình thành từ năm 2016 trở về trước, giai đoạn 2019-2023 là rất cần thiết.

Phần thứ hai

THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I. THỰC TRẠNG

Qua kết quả khảo sát thực tế tài liệu hình thành của các cơ quan, tổ chức và địa phương tỉnh Gia Lai từ 1975 đến năm 2016, với tổng số lượng 15.090,87 mét giá, trong đó đã chỉnh lý 5.652,86 mét giá, chiếm 38%, chưa chỉnh lý ước tính 9.438,01 mét giá, chiếm 62% kể cả các ngành trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể như sau:

1. Các sở, ban, ngành và tổ chức xã hội- nghề nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, tính đến hết năm 2016: Tài liệu gồm 2.139,21 mét giá, trong đó đã chỉnh lý 526,24 mét giá, chiếm 25%, chưa chỉnh lý ước khoảng 1.612,97 mét giá, chiếm 75%.

2. Các cơ quan Trung ương, các đơn vị thành viên của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty Nhà nước đóng tại địa bàn tỉnh, Doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh Gia Lai, tính đến hết năm 2016: Tài liệu gồm 4.296,29 mét giá, trong đó đã chỉnh lý 2.768,39 mét giá, chiếm 64,5%, chưa chỉnh lý ước khoảng 1.527,9 mét giá, chiếm 35,5%.

3. Các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (gọi chung là cấp huyện) tính đến hết năm 2016: Tài liệu gồm 8.655,37 mét giá, trong đó đã chỉnh lý 2.358,23 mét giá, chiếm 27%, đang chỉnh lý theo lộ trình đề án 2.689,2 mét giá, chiếm 31%, chưa chỉnh lý ước khoảng 3.607,94 mét giá, chiếm 42%.

Nhìn chung tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh lý khoa học, còn trong tình trạng bó gói, chất đống. Một số cơ quan có công chức chuyên môn về lưu trữ đã chỉnh lý tài liệu sơ bộ như: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; một số cơ quan tuy chưa bố trí được công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ, nhưng hàng năm dành một khoản kinh phí để thực hiện chỉnh lý một phần tài liệu lưu trữ để nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh như: Sở Y tế, Sở Giao thông - Vận tải, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Giáo dục và Đào tạo, Chi cục Kiểm lâm; một số cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh đã quan tâm hợp đồng với các tổ chức, cá nhân làm dịch vụ chỉnh lý tài liệu và nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh như: Cục Thuế tỉnh, Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh Gia Lai.

Có 07/17 huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng Đề án chính lý tài liệu tồn đọng và bố trí ngân sách hàng năm để chỉnh lý tài liệu đảm bảo theo lộ trình, cụ thể như UBND các huyện: Chư Păh, Đak Đoa, Đức Cơ, Ia Pa, Mang Yang, Krông Pa, thị xã Ayun Pa và thành phố Pleiku.

Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thời gian qua rất chậm, có nơi không coi đây là nhiệm vụ thường xuyên của cơ quan, đơn vị nên tài liệu còn chất đống, bó gói, không bảo quản đúng quy định, đang tự hủy hoại và bị xâm hại trầm trọng do các yếu tố tự nhiên và do con người tác động như: tài liệu bị ẩm mốc, giòn, mục, mờ hoặc mất chữ, tài liệu giấy trong giai đoạn từ 1975-1991 hư hỏng nhiều, ôxy hóa ở mức độ cao, bị thất lạc.

II. NGUYÊN NHÂN

1. Nguyên nhân khách quan

- Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu (tài liệu từ năm 1975-1991 đã bị hư hỏng và thất lạc); tài liệu được viết, in trên giấy, chất liệu giấy và mực in có nhiều loại khác nhau, chất lượng thấp không đồng đều: phần lớn tài liệu của các cơ quan là tài liệu giấy nếu không có sự quản lý, bảo quản của con người thì nó không thể tồn tại vĩnh viễn được.

- Gia Lai nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa cao nguyên, có hai mùa mưa, nắng; mùa mưa thường kéo dài, không khí có độ ẩm lớn nên tài liệu dễ bị phân hủy, mục nát nhanh, là điều kiện để côn trùng gặm nhấm dễ phát triển phá hoại tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, các vi sinh vật như nấm, mốc cũng phát triển nhanh, nhất là những nơi không được làm vệ sinh thường xuyên và bị ẩm ướt.

- Ngoài những nguyên nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan chưa bố trí xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ mà chỉ bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá). Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.

2. Nguyên nhân chủ quan

- Nhận thức vai trò, vị trí và tầm quan trọng về tài liệu lưu trữ của một số lãnh đạo các cấp còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Biên chế làm công tác lưu trữ phần lớn là kiêm nhiệm, không ổn định, nên công tác lưu trữ hầu như chưa được quan tâm đúng mức.

- Theo quy định, tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong các kho lưu trữ và bố trí các trang thiết bị bảo quản. Tuy nhiên, hiện nay việc bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh còn gặp rất nhiều khó khăn về kinh phí để thực hiện.

- Tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học, còn trong tình trạng bó gói, chất đống, bảo quản trong các kho tạm, đây là nguyên nhân lớn dẫn đến tài liệu xuống cấp, hư hỏng, bị côn trùng phá hoại là khó tránh khỏi.

Từ thực trạng trên cho thấy, việc chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Gia Lai là rất cần thiết, nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, phục vụ cho việc nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh, đồng thời giúp việc quản lý, điều hành theo dõi và giải quyết công việc hàng ngày tại các cơ quan, đơn vị.

Phần thứ ba

MỤC TIÊU, YÊU CẦU, GIẢI PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG CỦA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở về trước của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Gia Lai là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nâng cao vai trò trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và công chức đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý khoa học, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thông và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc quản lý, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

- Lập danh mục các loại tài liệu: Tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa học và đảm bảo bí mật nhà nước.

- Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị bảo quản; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

- Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, tạo thói quen cho cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.

II. YÊU CẦU, GIẢI PHÁP

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, tần suất khai thác sử dụng nhiều nhưng có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn theo quy định hiện hành để quản lý, khai thác, sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, đơn vị.

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với từng công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ về Luật lưu trữ và các văn bản pháp luật khác quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tập trung chỉ đạo việc chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở về trước, theo thời gian đã phân chia của Đề án.

- Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào Lưu trữ cơ quan định kỳ hàng năm theo quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào tiêu chí xét thi đua khen thưởng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hằng năm.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và xây dựng, nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

- Chỉ đạo việc kiểm tra lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (khi có Thông báo giao nộp) và thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Hàng năm, bố trí kinh phí để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

III. LỘ TRÌNH VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Lộ trình thực hiện: Từ năm 2019 đến năm 2023, cụ thể:

2. Kinh phí thực hiện

Theo lộ trình thực hiện Đề án, các cơ quan thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) lập dự toán chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch đã đề ra, gửi về Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hằng năm để thực hiện Đề án.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ

- Lập kế hoạch cụ thể để chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo lộ trình thời gian quy định Đề án.

- Phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch đã đề ra trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu; thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

- Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn của đơn vị mình để chỉnh lý; đồng thời phân loại để loại bỏ các loại tài liệu như: Bản nháp, bản trùng thừa, sách, báo, tạp chí... nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí chỉnh lý và mua sắm các trang bị thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu, tổ chức tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan cho công chức của cơ quan, đơn vị mình theo đúng quy định của Luật lưu trữ. Sau chỉnh lý những tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến thời hạn giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tài liệu từ năm 2017 trở về sau chỉ đạo công chức, viên chức khi theo dõi giải quyết công việc phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật lưu trữ.

- Phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) trước khi hợp đồng với các tổ chức, cá nhân cung ứng dịch vụ chỉnh lý tài liệu để đảm bảo tính bảo mật và năng lực của các tổ chức, cá nhân này.

2. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

- Giúp UBND tỉnh hướng dẫn các cơ quan lập kế hoạch chỉnh lý; chủ trì, phối hợp với các cơ quan thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ xây dựng dự toán kinh phí hàng năm theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy đúng theo quy định hiện hành.

- Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý.

- Hàng năm báo cáo tiến độ chỉnh lý tài liệu và kết quả thực hiện Đề án về UBND tỉnh để theo dõi, chỉ đạo.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện Đề án của các cơ quan có tài liệu tồn đọng; hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, thẩm định tài liệu trước khi nghiệm thu thanh lý hợp đồng.

3. Sở Tài chính

- Trên cơ sở dự toán của các ngành lập và gửi đúng thời gian quy định, Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hằng năm để thực hiện Đề án.

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện thanh quyết toán đúng quy định hiện hành. Việc thanh quyết toán được thực hiện sau khi có thẩm định của Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) về chất lượng và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Tham mưu UBND tỉnh bố trí vốn ngân sách kế hoạch hàng năm để chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành từ năm 2019-2023.

Căn cứ nội dung của Đề án này, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống. Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc, đề nghị kiến nghị về Sở Nội vụ qua (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh.

Trên đây là Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Gia Lai, giai đoạn thực hiện 2019 - 2023. Yêu cầu các sở, ban, ngành phối hợp với Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đạt kết quả./.