|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 5391/BC-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 12 năm 2020
|
BÁO CÁO
TỔNG
KẾT CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH
SỬ NĂM 2020
Căn cứ Kế hoạch số 5410/KH-SNV ngày
31 tháng 12 năm 2019 của Sở Nội vụ về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu
trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2020, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện đạt kết
quả như sau:
I. CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác tuyên
truyền, phổ biến triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ
a) Trong năm 2020, đã tổ chức triển
khai, giới thiệu và hướng dẫn thực hiện các văn bản mới quy định
về công tác văn thư, lưu trữ trên Trang thông tin điện tử Chi cục Văn thư - Lưu
trữ, gồm: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư; Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ Nội
vụ bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành;
Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ
lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lưu trữ bảo quản tài liệu.
b) Kịp thời thông tin về các văn bản
và hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ trên Trang thông tin điện tử của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
c) Tổ chức Hội nghị công tác văn thư,
lưu trữ và triển khai các văn bản mới cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức.
2. Tham mưu xây dựng,
ban hành và triển khai thực hiện văn bản
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố
ban hành các văn bản chỉ đạo chuyên môn, các báo cáo về nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ: Công văn chỉ đạo xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
năm 2020; Công văn triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Công văn góp ý sửa đổi Thông tư số
09/2014/TT-BNV; Thông tư sửa đổi, bổ sung chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn
nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
Báo cáo tổng kết thực hiện Luật Lưu
trữ; Kế hoạch thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ
theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Kế hoạch thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 04 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ.
b) Sở Nội vụ ban hành các văn bản về
quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như:
- Báo cáo tổng kết công tác quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ và hoạt động Lưu trữ lịch sử năm 2019; Báo cáo thống
kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2019; Báo cáo sơ kết giai
đoạn 1 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố;
Báo cáo tổng kết kết quả thực hiện Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn
2014 - 2020; Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm
2020; Hướng dẫn về công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân phường, xã, thị trấn.
- Kế hoạch công tác quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2020; Kế hoạch tổ chức Hội
nghị công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Kế hoạch về thực
hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2020 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai
đoạn 2018 - 2022; Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 2 Kế hoạch
tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố; Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trọng
tâm năm 2020 của Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố giai đoạn 1975 -
2015; Kế hoạch nhiệm vụ trọng tâm về tiếp nhận và tổ chức quản lý trụ sở mới
Trung tâm Lưu trữ lịch sử; rà soát đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp
Văn thư, Lưu trữ”; Công văn triển khai thực hiện Thông tư số 02/2020/TT-BNV
ngày 14 tháng 7 năm 2020 của Bộ Nội vụ; Công văn về việc tổ chức sử dụng bản
lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;
- Tổ chức Hội nghị công tác văn thư,
lưu trữ năm 2020; Hội nghị triển khai giai đoạn 2 Kế hoạch tăng cường công tác
quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
trên địa bàn Thành phố; Hội nghị hướng dẫn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu
tồn đọng của các sở, ban ngành;
- Tờ trình về việc ban hành tiêu chuẩn,
định mức sử dụng máy móc thiết bị chuyên dùng đối với lĩnh vực lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
3. Công tác kiểm
tra việc thực hiện chế độ quy định về văn thư, lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng và
ban hành Kế hoạch số 22/KH-CCVTLT ngày 31 tháng 01 năm 2020 về kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ năm 2020; do tình hình dịch bệnh viêm phổi cấp COVID-19 có
diễn biến phức tạp, cần tập trung phòng, chống dịch, Chi cục Văn thư - Lưu trữ
ban hành Công văn số 46/CCVTLT-QL ngày 17 tháng 3 năm 2020 hoãn lịch kiểm tra
thực tế và đề nghị các cơ quan gửi báo cáo; đã có 16/20 cơ quan, tổ chức gửi
báo cáo, các cơ quan chưa gửi báo cáo gồm: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Xây dựng,
Bệnh viện Nhi Đồng 1 và Trung tâm Kiểm soát bệnh tật Thành phố, Chi cục Văn thư
- Lưu trữ đã tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra của các cơ quan, tổ chức gửi đến
như sau:
a) Về quản lý, chỉ đạo công tác văn
thư, lưu trữ
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có
quan tâm tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật,
các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức và nhân
viên; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn các
cơ quan trực thuộc xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu và Danh mục hồ sơ cơ quan.
b) Về xây dựng và ban hành văn bản quản
lý công tác văn thư, lưu trữ
- Có 14/16 cơ quan, tổ chức ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Có 06/16 cơ quan, tổ chức ban hành
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
- Có 06/16 cơ quan, tổ chức ban hành
Danh mục hồ sơ cơ quan.
- Có 12/16 cơ quan, tổ chức xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm.
c) Thực hiện chế độ thông tin, báo
cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu: đa số các cơ quan, tổ chức
thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo.
d) Về tổ chức nhân sự làm công tác
văn thư, lưu trữ
- Qua kiểm tra, các cơ quan, tổ chức có
quan tâm bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể có phân công lãnh
đạo phụ trách quản lý công tác vãn thư, lưu trữ và bố trí công chức, viên chức,
nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Có 05/16 cơ quan, tổ chức thực hiện
chế độ phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức, nhân viên làm công tác lưu
trữ.
đ) Về công tác bồi dưỡng nghiệp vụ và
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Đa số các cơ quan, tổ chức có quan
tâm cử công chức, viên chức, nhân viên tham gia các khóa bồi dưỡng, hội nghị, tập
huấn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan cấp trên tổ chức.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư, lưu trữ:
+ Có 09/16 cơ quan, tổ chức sử dụng
phần mềm của Sở Thông tin và Truyền thông để quản lý văn bản.
+ Có 07/16 cơ quan, tổ chức sử dụng
phần mềm Excel và phần mềm tự xây dựng để quản lý văn bản.
e) Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ
- Công tác văn thư:
+ Về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính: Việc soạn thảo văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức
cơ bản được thực hiện theo quy định; tuy nhiên, còn sai sót một số thể thức và
kỹ thuật trình bày.
+ Về quản lý văn bản, có 16/16 cơ
quan, tổ chức mở sổ quản lý văn bản đi, đến và sổ quản lý văn bản mật theo quy
định.
+ Về chỉ đạo công tác lập hồ sơ công
việc: có 03/16 cơ quan, tổ chức.
+ Về việc quản lý và sử dụng con dấu:
các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng
quy định.
- Công tác lưu trữ:
+ Bố trí Kho Lưu trữ cơ quan: có
10/16 cơ quan, tổ chức bố trí Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản hồ sơ, tài liệu.
+ Đầu tư trang thiết bị để bảo quản hồ
sơ, tài liệu: đa số các cơ quan, tổ chức có quan tâm mua sắm trang thiết bị để
bảo quản hồ sơ, tài liệu; tuy nhiên, việc trang bị giá, kệ, hộp, hệ thống báo
cháy, chữa cháy chưa đầy đủ.
4. Công tác đào tạo,
bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Tiếp tục thực hiện Đề án đào tạo,
bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ (được phê duyệt theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13
tháng 01 năm 2014), tổ chức 04 lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:
Lớp tập huấn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan cho 445 công chức, viên chức; Lớp giao nhận và hoàn thiện hồ sơ, tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan cho 276 công chức, viên chức; Lớp số hóa tài liệu lưu trữ
cho 321 công chức, viên chức; Lớp quản lý tài liệu điện tử cho 412 công chức,
viên chức.
b) Phối hợp tập huấn bồi dưỡng nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ tại 31 cơ quan, tổ chức với khoản 5.000 lượt người
tham dự.
5. Hiện đại hóa
công tác văn thư, lưu trữ
- Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố
ban hành Kế hoạch về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03
tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ; Công văn cho phép tiếp tục thực hiện
Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo
Quyết định số 4015/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành
phố.
- Thường xuyên cập nhật thông tin và
đưa tin lên Website Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ công tác tuyên truyền, phổ
biến nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí công tác văn thư, lưu trữ nhất là
giá trị tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ công tác trao đổi thông tin, hướng dẫn
chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
6. Về công tác thẩm
định Danh mục tài liệu hết giá trị
Trong năm, đã thực hiện thẩm định Danh
mục tài liệu hết giá trị của 11 cơ quan, tổ chức với số lượng 5.476 mét giá
đúng quy trình và thời gian quy định.
7. Công tác quản
lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
a) Tổ chức, tiếp nhận đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với 06 doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố.
Tính đến nay đã có 23 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký.
b) Phối hợp kiểm tra chất lượng thực
hiện dịch vụ lưu trữ 09 lượt tại các cơ quan, tổ chức và đề nghị bổ sung hoàn
chỉnh các nội dung công việc.
c) Rà soát và có ý kiến về 09 hồ sơ
năng lực của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện dịch vụ lưu trữ theo đề nghị
của các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ.
8. Thực hiện Dự
án, Đề án, Kế hoạch của Ủy ban nhân dân Thành phố
a) Về Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ
Thành phố
Công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ
Thành phố đang hoàn thiện và lắp đặt các trang thiết bị, dự kiến đầu năm 2021
hoàn thành đưa vào khai thác, sử dụng.
b) Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng
- Thực hiện Quyết định số
5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt
Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015:
- Đến nay, Sở Lao động - Thương binh
và Xã hội, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Văn
hóa và Thể thao, Ban Thi đua - Khen thưởng thuộc Sở Nội vụ, Chi cục Phòng chống
tệ nạn xã hội Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Thanh tra Sở Xây dựng và Sở
Tài chính đã thực hiện hoàn thành. Các cơ quan khác đang tổ chức thực hiện.
- Có 24/24 quận, huyện đang tiến hành
chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng.
c) Đề án thu thập
hồ sơ, tài liệu
Thực hiện Quyết định số 559/QĐ-UBND
ngày 06 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ
trọng tâm năm 2020.
d) Kế hoạch tăng cường công tác quản
lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
Thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND
ngày 31 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Kế hoạch
tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đến
nay, có 194 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn tổ chức thực hiện.
9. Hoạt động khác
Tổ chức các Hội nghị: Hội nghị công
tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Hội nghị thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác
quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
trên địa bàn Thành phố. Hội nghị Hướng dẫn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng.
II. HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ LỊCH SỬ
1. Thực hiện chỉnh lý 120 mét giá tài
liệu Phông Ủy ban nhân dân Thành phố theo kế hoạch năm 2020.
2. Thường xuyên kiểm tra kho tàng, hệ
thống camera quan sát, đề xuất các biện pháp bảo quản an toàn đối với tài liệu
lưu trữ, kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc; thực hiện
vệ sinh Kho Lưu trữ, phun thuốc trừ mối mọt bảo vệ tài liệu.
3. Kiểm tra định kỳ Kho, hệ thống camera quan sát, đề xuất các biện pháp bảo đảm an toàn
đối với tài liệu lưu trữ, kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy.
4. Tiếp 174 lượt các cơ quan, tổ chức
và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; cung cấp trên 2.000 bản chứng
thực và bản sao văn bản (trong đó, 520 bản chứng thực được cấp miễn phí cho 130
cá nhân là người có công với Cách mạng).
III. HOẠT ĐỘNG VĂN
THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến
các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng
ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới quy định về công
tác văn thư, lưu trữ hoặc tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác
văn thư, lưu trữ.
2. Tổ chức thực hiện các quy định
pháp luật và ban hành các văn bản
a) Về chế độ thông tin báo cáo định kỳ
Trong năm, có 24/24 quận, huyện;
30/55 các sở, ban, ngành và 14/34 công ty thực hiện việc báo cáo định kỳ; báo cáo
thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ gửi về Chi cục Văn thư -
Lưu trữ.
b) Về xây dựng phương hướng nhiệm vụ
Có 24/24 quận, huyện, 16/61 sở, ban,
ngành và 04/36 Tổng Công ty, Công ty thực hiện việc xây dựng kế hoạch, phương
hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.
c) Về ban hành văn bản
Các cơ quan, tổ chức đã rà soát, sửa
đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo triển khai thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ.
d) Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc
thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
về văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị trực thuộc đã được các cơ quan, tổ chức quan tâm và chủ động triển
khai thực hiện bằng hình thức lồng
ghép vào công tác kiểm tra hàng năm của đơn vị. Có 24/24 quận, huyện phối hợp
công tác kiểm tra công vụ, cải cách hành chính với công tác văn thư, lưu trữ.
đ) Về bố trí xây dựng Kho Lưu trữ và
bảo quản tài liệu
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban
nhân dân Thành phố, đa số các cơ quan, tổ chức đã bố trí kho lưu trữ và trang
thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy
hút bụi, máy điều hòa, máy hút ẩm; đa số các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện tốt chế
độ vệ sinh kho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt, phòng chống cháy nổ,
thiên tai tại các cơ quan, tổ chức và xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các đơn vị
trực thuộc thực hiện đảm bảo an toàn tài liệu.
e) Tổ chức sử dụng tài liệu: các cơ
quan, tổ chức đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác cấp bản sao tài liệu
lưu trữ; ngoài ra còn cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra,
kiểm tra.
II. NHẬN XÉT,
ĐÁNH GIÁ
1. Mặt làm được
Thực hiện các quy định của pháp luật,
sự quan tâm của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đặc biệt là sự chỉ
đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố, lĩnh vực văn thư, lưu trữ của Thành phố đạt
được những kết quả:
a) Công tác văn thư, lưu trữ luôn được
Ủy ban nhân dân Thành phố quan tâm, tạo điều kiện phát triển.
b) Các văn bản hướng dẫn chuyên sâu về
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, từng bước bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quản
lý, hướng dẫn nghiệp vụ tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thực
hiện thống nhất.
2. Hạn chế, tồn tại
a) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư
cho công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế, nhất là Kho Lưu trữ và trang
thiết bị bảo quản tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa đúng
quy định.
b) Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
c) Công tác quản lý tài liệu điện tử
tại các cơ quan, tổ chức còn khó khăn, bất cập do phần mềm Quản lý tài liệu điện
tử tại các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG
TÂM CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NĂM 2021
1. Công tác quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ
a) Xây dựng trình Ủy ban nhân dân
Thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
b) Xác định và tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ trọng tâm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức phổ biến, tuyên truyền triển
khai các văn bản mới.
- Xây dựng ban hành các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ; tổ chức kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định của công tác
văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức kiểm tra việc chấp hành các
quy định về văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thực hiện việc quản lý hoạt động dịch
vụ lưu trữ: cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm định năng lực; kiểm tra hoạt động
dịch vụ lưu trữ...
c) Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu
trữ
Phối hợp tổ chức thực hiện Kế hoạch số
4292/KH-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tổ chức
thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính
phủ.
2. Thực hiện các đề án, dự án, kế
hoạch
a) Tiếp tục triển khai thực hiện các
đề án, kế hoạch đã được Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt: Đề án nâng cao
năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của
Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020; Đề án thu thập
hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu
trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022; Kế hoạch số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc
Chi cục Văn thư - Lưu trữ năm 2020; Kế hoạch nâng cao hiệu quả công tác văn
thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố; Đề
án chỉnh lý tài liệu tồn đọng...
b) Tham mưu xây dựng các đề án, kế hoạch
mới: bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Tăng cường quản lý, đôn đốc, đẩy
nhanh tiến độ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố.
3. Hoạt động quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử
a) Tiếp nhận và đưa vào hoạt động
công trình Trung tâm Lưu trữ Thành phố.
b) Tổ chức di dời hồ sơ, tài liệu về
trụ sở mới đảm bảo an toàn.
c) Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ.
d) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
đ) Tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ,
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố.
e) Thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo
quản, thống kê tài liệu lưu trữ.
g) Thực hiện thống kê tài liệu; báo
cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố.
h) Thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ,
hệ thống camera quan sát, bảo trì hệ thống phòng cháy, chữa cháy nhằm bảo quản
an toàn tài liệu.
i) Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ.
4. Các cơ quan, tổ chức và Ủy ban
nhân dân các quận, huyện
a) Phối hợp thực hiện Kế hoạch số
4292/KH-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Phối hợp tổ chức thực hiện các đề
án, kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh.
c) Rà soát, xây dựng Quy chế công tác
văn thư phù hợp với quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; kiểm tra, hướng dẫn công tác văn
thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
Trên đây là Báo cáo tổng kết công tác
văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử năm 2020 và nhiệm vụ trọng
tâm năm 2021 của Sở Nội vụ./.
|
Nơi nhận:
- Ủy ban nhân dân Thành
phố;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Hồng Thắm
|