|
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG NGHIỆP
CỤC TRỒNG TRỌT
*****
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******
|
|
Số: 204/HD-TT-KKNGC
|
Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2007
|
HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 66/2004/QĐ-BNN VỀ QUẢN
LÝ VÀ GIÁM SÁT PHÒNG KIỂM NGHIỆM, NGƯỜI LẤY MẪU, NGƯỜI KIỂM ĐỊNH GIỐNG CÂY TRỒNG
NÔNG NGHIỆP ĐƯỢC CÔNG NHẬN
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Hướng dẫn
này quy định về quản lý và thực hiện giám sát
phòng kiểm nghiệm, người lấy mẫu, người kiểm định giống cây trồng nông nghiệp
đã được công nhận.
2. Hướng dẫn này
áp dụng đối với người kiểm định, người lấy mẫu và các phòng kiểm nghiệm giống
cây trồng nông nghiệp được công nhận và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến
hoạt động giám sát người kiểm định, người lấy mẫu và phòng kiểm nghiệm giống
cây trồng nông nghiệp được công nhận trên phạm vi cả nước.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong
Hướng dẫn này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Giám sát là
quá trình kiểm tra thường xuyên các hoạt động chuyên môn và kết quả kiểm định,
lấy mẫu, kiểm nghiệm của người kiểm định, người lấy mẫu và phòng kiểm nghiệm giống
cây trồng nông nghiệp được công nhận (dưới đây gọi tắt
là người kiểm định, người lấy mẫu và phòng kiểm nghiệm).
2. Thử nghiệm liên
phòng là phương pháp kiểm tra năng lực thử nghiệm của các phòng kiểm nghiệm bằng
cách so sánh kết quả thử nghiệm giữa các phòng kiểm nghiệm.
Điều 3. Quy định chung
1. Người kiểm định,
người lấy mẫu và các phòng kiểm nghiệm được công nhận bắt buộc chịu sự giám sát
của cơ quan giám sát.
2. Hoạt động giám
sát được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra tại chỗ:
áp dụng đối với người kiểm định, người lấy mẫu và phòng kiểm nghiệm được
công nhận;
b) Thử nghiệm liên
phòng: chỉ áp dụng đối với các phòng kiểm nghiệm được công nhận.
3.
Cơ quan giám sát là Trung tâm Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng và
phân bón Quốc gia thuộc Cục Trồng trọt (dưới đây gọi tắt là cơ quan giám sát).
Điều 4. Trình tự và nội dung giám sát
1. Giám sát tại chỗ
Các cuộc giám sát
tại chỗ được thực hiện theo trình tự như sau:
a) Lập kế hoạch kiểm
tra:
Hàng năm, cơ quan
giám sát lập kế hoạch giám sát trình Cục trưởng Cục
Trồng trọt duyệt và thông báo cho người kiểm định, người lấy mẫu và phòng
kiểm nghiệm ít nhất là 15 (mười lăm) ngày trước khi thực hiện giám sát. Trong
trường hợp cần thiết, có thể tiến hành kiểm tra đột xuất;
b) Tiến hành giám
sát: cơ quan được giao nhiệm vụ thực hiện giám sát cử chuyên gia đánh giá và
cán bộ chuyên môn tiến hành giám sát theo kế hoạch và nội dung đã thông báo.
c) Nội dung giám
sát
- Đối với người kiểm
định:
+ Kiểm tra việc thực
hành phương pháp kiểm định đồng ruộng;
+ Kiểm tra hồ sơ,
biên bản các lô ruộng giống đã được kiểm định;
+
Tiến hành kiểm định lại ít nhất một lô ruộng giống đã được kiểm định trước đó
và so sánh kết quả kiểm định của cán bộ giám sát và người kiểm định;
+ Lập biên bản
giám sát người kiểm định theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 và Phụ lục 8 của Hướng
dẫn này.
Việc thẩm định kết
quả biện pháp khắc phục căn cứ theo báo cáo thực hiện hành động khắc phục khi cần
thiết sẽ kiểm tra tại chỗ.
- Đối với người lấy
mẫu:
+ Kiểm tra việc thực
hành phương pháp lấy mẫu;
+ Kiểm tra hồ sơ,
biên bản các lô giống đã được lấy mẫu;
+ Kiểm tra các thiết
bị, dụng cụ lấy mẫu;
+ Tiến hành lấy mẫu
lại ít nhất một lô giống đã được lấy mẫu trước đó và đưa mẫu về cơ quan giám
sát để kiểm tra so sánh với mẫu được lấy trước đó do người lấy mẫu thực hiện;
+ Lập biên bản
giám sát người lấy mẫu theo mẫu quy định tại Phụ lục 4 và Phụ lục 8 của Hướng dẫn
này.
Việc thẩm định kết
quả biện pháp khắc phục căn cứ theo báo cáo thực hiện hành động khắc phục khi cần
thiết sẽ kiểm tra tại chỗ.
- Đối với phòng kiểm
nghiệm:
+ Kiểm tra toàn bộ
hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng của phòng kiểm nghiệm theo tiêu chuẩn ISO
17025;
+ Kiểm tra quy
trình thực hiện các phép thử được thực hiện tại phòng kiểm nghiệm theo Tiêu chuẩn
10TCN 322:2003;
+ Lấy mẫu lưu đã
kiểm nghiệm để tiến hành kiểm nghiệm lại và so sánh với kết quả do phòng kiểm
nghiệm thực hiện trước đó. Số lượng mẫu kiểm tra theo quy định như sau: 1% số mẫu nếu lượng mẫu kiểm nghiệm >1000 mẫu/năm, 2% số
mẫu nếu lượng mẫu kiểm nghiệm 500-1.000 mẫu/năm, 5% số mẫu nếu lượng mẫu kiểm
nghiệm 200-500 mẫu/năm, 8-10% số mẫu nếu lượng mẫu kiểm nghiệm < 200
mẫu/năm;
+ Lập biên bản
giám sát phòng kiểm nghiệm theo hướng dẫn tại Phụ lục 6 và Phụ lục 8 của Hướng
dẫn này.
d) Báo cáo kết quả
giám sát theo mẫu quy định tại Phụ lục 1, 2 và 3 của Hướng dẫn này gửi về Cục Trồng
trọt chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày sau khi kết thúc cuộc giám sát.
đ) Báo cáo kết quả
thực hiện các hành động khắc phục theo mẫu quy định tại Phụ lục 4 gửi về Cơ quan giám sát để thẩm định và tổng hợp gửi Cục
Trồng trọt.
Việc thẩm định kết
quả biện pháp khắc phục căn cứ theo báo cáo thực hiện hành động khắc phục khi cần
thiết sẽ kiểm tra tại chỗ.
2. Thử nghiệm liên
phòng
Thử nghiệm liên
phòng được thực hiện theo trình tự như sau:
a) Lập kế hoạch thử
nghiệm: cơ quan giám sát lập kế hoạch thử nghiệm liên phòng vào quí một hàng
năm và thông báo cho phòng kiểm nghiệm, bao gồm: số lượng mẫu; loài cây trồng
và các phép thử sẽ được tiến hành.
b) Chuẩn bị mẫu thử
nghiệm: căn cứ theo kế hoạch thử nghiệm liên phòng, Cơ quan giám sát chuẩn bị
các mẫu thử nghiệm và gửi cho phòng kiểm nghiệm, kèm theo chỉ tiêu yêu cầu kiểm
tra và mẫu báo cáo.
c) Thực hiện các
phép thử: phòng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm các mẫu thử nghiệm liên phòng
theo quy định.
d) Báo cáo kết quả
thử nghiệm: phòng kiểm nghiệm gửi báo cáo kết quả thử nghiệm về Cơ quan giám
sát theo đúng thời hạn ghi trên mẫu báo cáo.
đ) Đánh giá kết quả
thử nghiệm: cơ quan giám sát tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả thử nghiệm
của các phòng kiểm nghiệm dựa trên phương pháp thống kê.
e) Báo cáo tổng hợp
đợt thử nghiệm liên phòng: cơ quan giám sát gửi báo cáo tổng hợp kết quả đợt thử
nghiệm liên phòng về Cục Trồng trọt, đồng thời gửi thông báo đánh giá kết quả
thử nghiệm cho từng phòng kiểm nghiệm theo nguyên tắc bảo mật.
g) Báo cáo kết quả
thực hiện các hành động khắc phục: báo cáo kết quả thực hiện các hành động khắc
phục theo mẫu quy định tại Phụ lục 4 gửi về Cơ quan giám sát để thẩm tra và báo
cáo Cục Trồng trọt.
Việc thẩm định các
hành động khắc phục có thể căn cứ theo báo cáo thực hiện hành động khắc phục hoặc
phải kiểm tra tại chỗ khi cần thiết.
Điều 5. Xử lý sai sót
1.
Cơ quan giám sát đề nghị đình chỉ một phần hoặc toàn bộ hiệu lực của quyết định
công nhận khi các tổ chức, cá nhân vi phạm một trong các trường hợp sau:
a)
Các hành động khắc phục trong báo cáo giám sát không được thực hiện;
b)
Phòng kiểm nghiệm không báo cáo kết quả thử nghiệm liên phòng; hoặc kết quả 2 lần
thử nghiệm liên phòng liên tiếp của cùng một chỉ tiêu không đạt yêu cầu;
c)
Các ý kiến khiếu nại về kết quả kiểm định, lấy mẫu hoặc kiểm nghiệm của khách
hàng được xác minh là do lỗi sai phạm của người kiểm định, người lấy mẫu hoặc
phòng kiểm nghiệm nhưng không được khắc phục.
2. Cơ quan giám
sát đề nghị phục hồi hiệu lực của quyết định công nhận
Hiệu lực của quyết
định công nhận chỉ được xem xét phục hồi sau khi các sai sót đã được khắc phục.
3. Cơ quan giám
sát đề nghị huỷ bỏ hiệu lực của quyết định công nhận trong trường hợp: tổ chức,
cá nhân vi phạm các quy định tại khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 57/2005/NĐ-CP
ngày 27 tháng 4 năm 2005 Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giống cây
trồng.
Điều 6. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Tổ
chức, cá nhân có khiếu nại về các kết quả giám sát gửi đến Cục Trồng trọt xem
xét, giải quyết theo thẩm quyền.
Điều 7. Chi phí
Chi
phí thực hiện giám sát do phòng kiểm nghiệm, người lấy mẫu và người kiểm định
được công nhận trả theo quy định của Nhà nước. Trường hợp chưa có quy định của
Nhà nước thì các bên thỏa thuận theo hợp đồng.
Điều 8. Phân công trách nhiệm
1. Phòng Pháp chế,
Thanh tra có trách nhiệm:
a) Theo dõi, kiểm
tra các hoạt động giám sát do cơ quan giám sát thực hiện theo kế hoạch;
b) Tiếp nhận và giải
quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến hoạt động giám sát;
c) Trình Cục trưởng
Cục Trồng trọt đình chỉ hoặc hủy bỏ hiệu lực của quyết định công nhận người lấy
mẫu, người kiểm định và phòng kiểm nghiệm trong các trường hợp có sai sót tại
Điều 5 của Hướng dẫn này.
2. Trung tâm khảo
kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng và phân bón Quốc gia:
a) Lập kế hoạch
giám sát định kỳ, đột xuất trình Cục trưởng Cục Trồng
trọt và tổ chức thực hiện các hoạt động giám sát phòng kiểm nghiệm, người
lấy mẫu, người kiểm định theo Hướng dẫn này;
b) Tổ chức đào tạo
và đào tạo lại cho các nhân viên phòng kiểm nghiệm, người lấy mẫu, người kiểm định;
c) Lập báo cáo kết
quả giám sát gửi Cục Trồng trọt;
3. Phòng kiểm nghiệm,
người lấy mẫu, người kiểm định có trách nhiệm:
a) Thực hiện các
quy định về giám sát trong Hướng dẫn này;
b) Thực hiện các
hành động khắc phục được nêu trong biên bản giám sát;
c)
Trả chi phí giám sát theo quy định tại Điều 7 của Hướng dẫn này.
Điều 9. Điều khoản thi hành
Người kiểm định,
người lấy mẫu, phòng kiểm nghiệm được công nhận và Trung tâm Khảo kiểm nghiệm
giống, sản phẩm cây trồng và phân bón Quốc gia có trách nhiệm thực hiện Hướng dẫn
này.
Trong quá trình thực
hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các tổ chức, cá nhân phản ánh bằng văn bản về
Cục Trồng trọt để kịp thời sửa đổi, bổ sung./.
|
Nơi nhận:
- Sở NN & PTNT các tỉnh,
TPTW;
- Vụ Pháp chế - Bộ NN & PTNT;
- Trung tâm KKNGCT;
- Công ty SX, KD giống cây trồng;
- Lưu VT, KKNGC, PCTTr.
|
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Trí Ngọc
|
PHỤ LỤC 1
|
CỤC TRỒNG TRỌT
TRUNG TÂM KHẢO KIỂM NGHIỆM GIỐNG, SẢN PHẨM CÂY TRỒNG VÀ PHÂN BÓN QUỐC GIA
*****
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
|
|
|
........ , ngày
tháng năm
|
Kính gửi: Cục Trồng trọt
Báo cáo kết quả giám sát người kiểm định
Họ và tên người kiểm
định được giám sát:...........................................................................
Mã số:
..................................................... Phạm vi được công nhận:...................................
Cơ quan chủ quản:................................................................................................................
Địa chỉ:...................................................................................................................................
Điện thoại:....................................................Fax:...................................................................
Họ và tên cán bộ
giám
sát:.....................................................................................................
I. Nội dung giám
sát:
II. Kết quả giám
sát:
III. Các sai sót
được phát hiện:
IV. Các hành động
khắc phục phải thực hiện:
V. Thời hạn báo
cáo kết quả thực hiện hành động khắc phục:
|
|
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
|
PHỤ LỤC 3
|
CỤC TRỒNG TRỌT
TRUNG TÂM KHẢO KIỂM NGHIỆM GIỐNG, SẢN PHẨM CÂY TRỒNG VÀ PHÂN BÓN QUỐC GIA
*****
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
|
|
|
... , ngày
tháng năm
|
Kính gửi: Cục Trồng trọt
Báo cáo giám sát người lấy mẫu
Họ và tên người lấy
mẫu được đánh giá:
............................................................................
Mã số:........................................................
Phạm vi được công nhận:.................................
Cơ quan chủ quản:................................................................................................................
Địa chỉ:...................................................................................................................................
Điện thoại:.........................................................
Fax:.............................................................
Họ và tên cán bộ
giám
sát:.....................................................................................................
I. Nội dung giám
sát:
II. Kết quả giám
sát:
III. Các sai sót
được phát hiện:
IV. Các hành động
khắc phục phải thực hiện:
V. Thời hạn báo
cáo kết quả thực hiện hành động khắc phục:
|
|
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
|
PHỤ LỤC 5
|
CỤC TRỒNG TRỌT
TRUNG TÂM KHẢO KIỂM NGHIỆM GIỐNG, SẢN PHẨM CÂY TRỒNG VÀ PHÂN BÓN QUỐC GIA
*****
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
|
|
|
......,ngày
tháng năm
|
Kính gửi: Cục Trồng trọt
Báo cáo kết quả giám sát phòng kiểm
nghiệm
Tên phòng kiểm
nghiệm:........................................................................................................
Mã số công nhận:...................................................................................................................
Phạm vi công nhận:................................................................................................................
Loài cây trồng:........................................................................................................................
Các phép thử được
công nhận:..............................................................................................
Cơ quan chủ quản:.................................................................................................................
Địa chỉ:....................................................................................................................................
Điện thoại:.......................................................
Fax:................................................................
Họ và tên các cán
bộ giám sát:
I. Nội dung giám
sát:
II. Kết quả giám
sát:
III. Các sai sót
được phát hiện:
IV. Các hành động
khắc phục phải thực hiện:
V. Thời hạn báo
cáo kết quả thực hiện hành động khắc phục:
|
|
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
|
PHỤ LỤC 7
|
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
|
|
|
.................. , ngày
tháng năm
|
Kính gửi: Trung tâm Khảo kiểm nghiệm giống, sản
phẩm cây trồng và phân bón Quốc gia - Cục Trồng trọt
Báo cáo kết quả thực hiện hành động khắc
phục
Tên tổ chức, cá
nhân được giám
sát:.....................................................................................
Mã số công nhận:...................................................................................................................
Cơ quan chủ quản
(nếu
có):....................................................................................................
Sai sót được
phát hiện. Mức độ
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Phân tích
nguyên nhân
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
Biện pháp khắc
phục
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
Những thay đổi
kèm theo để hoàn chỉnh hệ thống QLCL (Nếu có)
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
|
Cơ quan chủ quản
(Ký tên, đóng dấu)
|
Người báo cáo
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
|
Ý kiến thẩm định của cán bộ giám sát
|
|
Đồng ý
|
|
Không đồng ý
|
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
|
Cán bộ giám sát:
Ký tên
|
Xác nhận của Trung tâm KKNGSPCTVPBQG
Ngày tháng
năm
(Ký tên, đóng dấu)
|
PHỤ LỤC 8
QUY ĐỊNH MỨC ĐỘ SAI SÓT VÀ THỜI HẠN KHẮC
PHỤC
1. Đối với người
kiểm định
a) Mức sai sót nặng:
- Số điểm kiểm định
và số cây kiểm tra tối thiểu ghi trong biên bản không đúng quy định.
- Kết luận không
phù hợp với số liệu kiểm tra được ghi trong biên bản.
- Kết quả kiểm định
trái ngược với kết qủa của người giám sát.
b) Mức sai sót nhẹ:
- Điền không đủ,
thiếu chính xác hoặc nhầm lẫn các thông tin được yêu cầu trong biên bản kiểm định.
- Phần kết luận
trong biên bản kiểm định không rõ ràng.
- Không nắm vững
phương pháp kiểm định.
Mức khuyến nghị:
Những hạn chế khác
không thuộc các sai sót ở trên.
2. Đối với người lấy
mẫu
a) Mức sai sót nặng:
- Ghi chép hồ sơ
sai sự thật.
- Không lưu giữ hồ
sơ, biên bản lấy mẫu theo quy định.
- Không có dụng cụ
lấy mẫu hoặc dụng cụ lấy mẫu không phù hợp.
- Không có dụng cụ
niêm phong bao giống.
- Lấy mẫu và lập mẫu
không đúng phương pháp.
- Kết quả phân
tích mẫu có chỉ tiêu chênh lệch nằm ngoài sai số cho phép so với mẫu giám sát
(trừ chỉ tiêu độ ẩm).
Mức sai sót nhẹ:
- Ghi chép hồ sơ
không đúng quy định (tẩy xóa, ghi thiếu thông tin...).
- Chưa nắm vững
các quy định về lấy mẫu, lập mẫu gửi và gửi mẫu.
- Chưa bảo quản tốt
các thiết bị, dụng cụ lấy mẫu.
Mức khuyến nghị:
Những hạn chế khác
không thuộc các sai sót ở trên.
3. Đối với phòng
kiểm nghiệm
a) Mức sai sót nặng:
- Kết quả phân
tích có chỉ tiêu chênh lệch nằm ngoài sai số cho phép so với mẫu giám sát (trừ
chỉ tiêu độ ẩm).
- Kết quả thử nghiệm
liên phòng không đạt yêu cầu.
- Hệ thống chất lượng
không đáp ứng yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 17025 và có thể gây ảnh hưởng đến kết
quả kiểm nghiệm, cụ thể là:
* Các yêu cầu
về quản lý:
+ Tổ chức: các yêu
cầu từ 4.1.1 đến 4.1.5.
+ Hệ thống chất lượng:
các yêu cầu từ 4.2.1 đến 4.2.4.
+ Kiểm soát tài liệu:
các yêu cầu từ 4.3.1 đến 4.3.3.
+ Xem xét các yêu
cầu, đề nghị và hợp đồng: các yêu cầu từ 4.4.1 đến 4.4.5.
+ Hợp đồng phụ:
các yêu cầu từ 4.5.1 đến 4.5.4.
+ Mua dịch vụ và đồ
cung cấp: các yêu cầu từ 4.6.1 đến 4.6.4.
+ Dịch vụ đối với
khách hàng: yêu cầu 4.7.
+ Giải quyết khiếu
nại: yêu cầu 4.8.
+ Kiểm soát việc
thử nghiệm không đảm bảo: các yêu cầu từ 4.9.1 đến 4.9.2.
+ Hành động khắc
phục và phòng ngừa: các yêu cầu từ 4.10.1 đến 4.11.2.
+ Kiểm soát hồ sơ:
các yêu cầu từ 4.12.1.1 đến 4.12.2.3.
+ Đánh giá nội bộ:
các yêu cầu từ 4.13.1 đến 4.13.4.
+ Soát xét của
lãnh đạo: các yêu cầu từ 4.14.1 đến 4.14.2.
* Các yêu cầu
về kỹ thuật:
+ Nhân sự: các yêu
cầu từ 5.2.1 đến 5.2.5.
+ Tiện nghi và môi
trường: các yêu cầu từ 5.3.1 đến 5.3.5.
+ Phương pháp thử:
các yêu cầu từ 5.4.1 đến 5.4.7.2.
+ Kiểm soát dữ liệu:
các yêu cầu từ 5.4.7.1 đến 5.4.7.2.
+ Thiết bị: các
yêu cầu từ 5.5.1 đến 5.5.12.
+ Liên kết chuẩn
đo lường: các yêu cầu từ 5.6.1 đến 5.6.3.4.
+ Lấy mẫu: các yêu
cầu từ 5.7.1 đến 5.7.3.
+ Quản lý mẫu thử
nghiệm: các yêu cầu từ 5.8.1 đến 5.8.4.
+ Kiểm soát tay
nghề: các yêu cầu 5.9.
+ Báo cáo kết quả thử
nghiệm: các yêu cầu từ 5.10.1 đến 5.10.9.
Mức sai sót nhẹ:
Chưa đáp ứng đúng
yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 17025 nhưng có thể khắc phục được ngay và chưa gây
ảnh hưởng đến kết quả thử nghiệm.
Mức khuyến nghị:
Những hạn chế khác
không thuộc các sai sót ở trên.