Hướng dẫn 1643/HD-BHXH năm 2009 về việc thực hiện thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC THỰC HIỆN THU BHXH, BHYT, BH THẤT NGHIỆP

Kính gửi: Các Đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ Luật BHXH, Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính Phủ và Thông tư số 04/2009/TT-BLĐTBXH ngày 22/01/2009 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc thực hiện chế độ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, áp dụng từ 01/1/2009.

Nhằm đảm bảo việc trao đổi cung cấp thông tin giữa đơn vị sử dụng lao động (sau đây gọi tắt là đơn vị) với cơ quan Bảo hiểm xã hội để tổ chức quản lý chặt chẻ quá trình tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người lao động, đáp ứng kịp thời yêu cầu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và xác nhận quá trình tham gia BHXH, BH thất nghiệp cho người lao động trên địa bàn thành phố theo quy định của Luật BHXH, Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn các đơn vị điều chỉnh lại một số nội dung, yêu cầu trong các biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và thông báo bổ sung một số quy định kể từ 01/07/2009 như sau:

I. BIỂU MẪU THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN:

1. Biểu 01a –TBH: “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT”

Biểu được thiết kế lại trên cơ sở biểu 02a-TBH “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” cũ, lược bỏ các cột mức lương, phụ cấp và bổ sung thêm các cột ngày cấp và mã Tỉnh cấp chứng minh thư, nguyên quán, chức danh công việc để làm cơ sở cấp sổ BHXH, thẻ BHYT kịp thời cho người lao động tăng mới tại đơn vị.

Khi người lao động tăng mới mà chưa được cấp sổ BHXH hoặc cấp thẻ BHYT (kể cả những người đã tham gia trước đó nhưng ngừng đóng 1 thời gian nay tham gia trở lại): đơn vị lập biểu “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (mẫu 01a-TBH 03 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 trong tháng, kèm theo biểu 03a-TBH (theo hướng dẫn tại mục I.2 dưới đây). Đối với người lao động chưa được cấp sổ BHXH thì lập thêm 03 “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc” (theo mẫu 01-TBH).

- Các trường hợp tăng lại sau khi nghỉ không lương, nghỉ ốm đau, thai sản… mà đã có sổ BHXH và thẻ BHYT (còn giá trị sử dụng) thì không ghi vào danh sách này.

- Đối với người lao động vào làm việc từ sau ngày 16 trong tháng, đơn vị kê khai vào “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” của tháng sau.

- Sau khi nhận đủ hồ sơ, chậm nhất 10 ngày làm việc cơ quan BHXH sẽ giao thẻ BHYT; chậm nhất 20 ngày làm việc sẽ giao sổ BHXH của người lao động cho đơn vị.

- Các đơn vị đã lập danh sách tăng lao động tham gia BHXH, BHYT trong thời gian trước đây (theo mẫu 02a-TBH cũ) chưa nhận sổ BHXH để làm thủ tục cấp cho NLĐ, đề nghị cung cấp lại danh sách số lao động nói trên theo mẫu 01a-TBH cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để hoàn tất việc cấp sổ cho NLĐ.

- Khi nộp hồ sơ đề nghị đơn vị ghi đầy đủ, chính xác các thông tin trên biểu 01-TBH, đồng thời kiểm tra tính thống nhất giữa các thông tin trên biểu 01a-TBH, tờ khai 01-TBH và file dữ liệu kèm theo. Nếu thiếu thông tin hoặc có sai lệch giữa các biểu mẫu trên, cơ quan BHXH sẽ trả lại để đơn vị bổ sung điều chỉnh và không chịu trách nhiệm về sự chậm trễ trong việc cấp thẻ BHYT và sổ BHXH cho người lao động.

2. Biểu 03a-TBH “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN”

- Biểu được thiết kế lại trên cơ sở biểu 03a-TBH và các thông tin về tiền lương, phụ cấp trên biểu 02a-TBH (cũ), dùng để kê khai tình hình biến động (tăng, giảm) đối tượng lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, hoặc thay đổi chức danh công việc của người lao động so với tháng trước, hoặc điều chỉnh những sai sót nói trên của thời kỳ trước.

- Khi phát sinh những biến động trên đây hoặc phát hiện những sai sót của thời kỳ trước, đơn vị lập biểu 03a-TBH (3 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 hàng tháng, kèm theo hồ sơ gốc như: HĐLĐ, quyết định tuyển dụng, quyết định chuyển công tác, quyết định thôi việc, thông báo chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương… có liên quan.

- Đối với những biến động sau ngày 16, đơn vị kê khai vào “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN” của tháng sau.

Lưu ý:

- Danh sách được chia làm 5 mục nhỏ để thuận tiện trong công tác theo dõi đối chiếu số liệu, đối với trường hợp NLĐ vừa điều chỉnh lương vừa tăng BH thất nghiệp, đơn vị đồng thời ghi vào mục III và mục V của biểu.

Ví dụ: NLĐ tham gia BHXH từ 01/09 - 06/09 mức lương 3.000.000đ đến tháng 07 đơn vị chuyển sang ký hợp đồng lao động thời hạn 1 năm mức lương 4.000.000đ thì đồng thời lập danh sách ở mục III điều chỉnh tiền lương đóng BHXH từ 3.000.000đ lên 4.000.000đ và kê khai vào mục V tăng BH thất nghiệp.

- Theo yêu cầu của các đơn vị phần tổng hợp chung được xác định thêm số liệu tổng quỹ lương đóng bảo hiểm của NLĐ trong tháng để làm cơ sở theo dõi số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN.

- Đối với các đơn vị chưa đăng ký tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo hướng dẫn 215/HD-BHXH thì lập biểu 3a-TBH ghi bổ sung vào mục V toàn bộ danh sách người lao động thuộc đối tượng phải đóng BH thất nghiệp từ tháng 01/2009 đến nay. Trường hợp NLĐ đã chuyển đi hoặc nghỉ việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đầy đủ số tiền 2% BHTN của đơn vị và NLĐ đến thời điểm chuyển đi hoặc nghỉ việc. Nếu đơn vị không đóng thì cơ quan BHXH thực hiện việc phân bổ số tiền đã đóng trong kỳ theo thứ tự ưu tiên như sau: BHYT; BHTN; tiền lãi chậm đóng (nếu có) và BHXH.

- Nếu không có những thay đổi về lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN so với tháng trước thì đơn vị không phải lập biểu, sau ngày 20 của tháng cơ quan BHXH sẽ chuyển danh sách lao động, quỹ lương và số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị trong tháng trước sang tháng hiện hành.

* Các mẫu 01a-TBH và 3a-TBH mới được cung cấp tại phần biểu mẫu trang web www.bhxhtphcm.gov.vn.

* Các đơn vị cung cấp file dữ liệu báo cáo của biểu (01a-TBH, 03a-TBH) trên đây đồng thời với các báo cáo bằng văn bản cho cơ quan Bảo hiểm xã hội qua hệ thống IMS, hoặc USB.

II. QUY ĐỊNH BỔ SUNG ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP (BHTN):

- Tất cả viên chức (kể cả người được bổ nhiệm chức vụ đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu) được tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị sự nghiệp của nhà nước đều thuộc đối tượng tham gia BH thất nghiệp.

HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC THỰC HIỆN THU BHXH, BHYT, BH THẤT NGHIỆP

Kính gửi: Các Đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ Luật BHXH, Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính Phủ và Thông tư số 04/2009/TT-BLĐTBXH ngày 22/01/2009 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc thực hiện chế độ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, áp dụng từ 01/1/2009.

Nhằm đảm bảo việc trao đổi cung cấp thông tin giữa đơn vị sử dụng lao động (sau đây gọi tắt là đơn vị) với cơ quan Bảo hiểm xã hội để tổ chức quản lý chặt chẻ quá trình tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người lao động, đáp ứng kịp thời yêu cầu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và xác nhận quá trình tham gia BHXH, BH thất nghiệp cho người lao động trên địa bàn thành phố theo quy định của Luật BHXH, Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn các đơn vị điều chỉnh lại một số nội dung, yêu cầu trong các biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và thông báo bổ sung một số quy định kể từ 01/07/2009 như sau:

I. BIỂU MẪU THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN:

1. Biểu 01a –TBH: “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT”

Biểu được thiết kế lại trên cơ sở biểu 02a-TBH “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” cũ, lược bỏ các cột mức lương, phụ cấp và bổ sung thêm các cột ngày cấp và mã Tỉnh cấp chứng minh thư, nguyên quán, chức danh công việc để làm cơ sở cấp sổ BHXH, thẻ BHYT kịp thời cho người lao động tăng mới tại đơn vị.

Khi người lao động tăng mới mà chưa được cấp sổ BHXH hoặc cấp thẻ BHYT (kể cả những người đã tham gia trước đó nhưng ngừng đóng 1 thời gian nay tham gia trở lại): đơn vị lập biểu “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (mẫu 01a-TBH 03 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 trong tháng, kèm theo biểu 03a-TBH (theo hướng dẫn tại mục I.2 dưới đây). Đối với người lao động chưa được cấp sổ BHXH thì lập thêm 03 “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc” (theo mẫu 01-TBH).

- Các trường hợp tăng lại sau khi nghỉ không lương, nghỉ ốm đau, thai sản… mà đã có sổ BHXH và thẻ BHYT (còn giá trị sử dụng) thì không ghi vào danh sách này.

- Đối với người lao động vào làm việc từ sau ngày 16 trong tháng, đơn vị kê khai vào “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” của tháng sau.

- Sau khi nhận đủ hồ sơ, chậm nhất 10 ngày làm việc cơ quan BHXH sẽ giao thẻ BHYT; chậm nhất 20 ngày làm việc sẽ giao sổ BHXH của người lao động cho đơn vị.

- Các đơn vị đã lập danh sách tăng lao động tham gia BHXH, BHYT trong thời gian trước đây (theo mẫu 02a-TBH cũ) chưa nhận sổ BHXH để làm thủ tục cấp cho NLĐ, đề nghị cung cấp lại danh sách số lao động nói trên theo mẫu 01a-TBH cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để hoàn tất việc cấp sổ cho NLĐ.

- Khi nộp hồ sơ đề nghị đơn vị ghi đầy đủ, chính xác các thông tin trên biểu 01-TBH, đồng thời kiểm tra tính thống nhất giữa các thông tin trên biểu 01a-TBH, tờ khai 01-TBH và file dữ liệu kèm theo. Nếu thiếu thông tin hoặc có sai lệch giữa các biểu mẫu trên, cơ quan BHXH sẽ trả lại để đơn vị bổ sung điều chỉnh và không chịu trách nhiệm về sự chậm trễ trong việc cấp thẻ BHYT và sổ BHXH cho người lao động.

2. Biểu 03a-TBH “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN”

- Biểu được thiết kế lại trên cơ sở biểu 03a-TBH và các thông tin về tiền lương, phụ cấp trên biểu 02a-TBH (cũ), dùng để kê khai tình hình biến động (tăng, giảm) đối tượng lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, hoặc thay đổi chức danh công việc của người lao động so với tháng trước, hoặc điều chỉnh những sai sót nói trên của thời kỳ trước.

- Khi phát sinh những biến động trên đây hoặc phát hiện những sai sót của thời kỳ trước, đơn vị lập biểu 03a-TBH (3 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 hàng tháng, kèm theo hồ sơ gốc như: HĐLĐ, quyết định tuyển dụng, quyết định chuyển công tác, quyết định thôi việc, thông báo chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương… có liên quan.

- Đối với những biến động sau ngày 16, đơn vị kê khai vào “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN” của tháng sau.

Lưu ý:

- Danh sách được chia làm 5 mục nhỏ để thuận tiện trong công tác theo dõi đối chiếu số liệu, đối với trường hợp NLĐ vừa điều chỉnh lương vừa tăng BH thất nghiệp, đơn vị đồng thời ghi vào mục III và mục V của biểu.

Ví dụ: NLĐ tham gia BHXH từ 01/09 - 06/09 mức lương 3.000.000đ đến tháng 07 đơn vị chuyển sang ký hợp đồng lao động thời hạn 1 năm mức lương 4.000.000đ thì đồng thời lập danh sách ở mục III điều chỉnh tiền lương đóng BHXH từ 3.000.000đ lên 4.000.000đ và kê khai vào mục V tăng BH thất nghiệp.

- Theo yêu cầu của các đơn vị phần tổng hợp chung được xác định thêm số liệu tổng quỹ lương đóng bảo hiểm của NLĐ trong tháng để làm cơ sở theo dõi số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN.

- Đối với các đơn vị chưa đăng ký tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo hướng dẫn 215/HD-BHXH thì lập biểu 3a-TBH ghi bổ sung vào mục V toàn bộ danh sách người lao động thuộc đối tượng phải đóng BH thất nghiệp từ tháng 01/2009 đến nay. Trường hợp NLĐ đã chuyển đi hoặc nghỉ việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đầy đủ số tiền 2% BHTN của đơn vị và NLĐ đến thời điểm chuyển đi hoặc nghỉ việc. Nếu đơn vị không đóng thì cơ quan BHXH thực hiện việc phân bổ số tiền đã đóng trong kỳ theo thứ tự ưu tiên như sau: BHYT; BHTN; tiền lãi chậm đóng (nếu có) và BHXH.

- Nếu không có những thay đổi về lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN so với tháng trước thì đơn vị không phải lập biểu, sau ngày 20 của tháng cơ quan BHXH sẽ chuyển danh sách lao động, quỹ lương và số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị trong tháng trước sang tháng hiện hành.

* Các mẫu 01a-TBH và 3a-TBH mới được cung cấp tại phần biểu mẫu trang web www.bhxhtphcm.gov.vn.

* Các đơn vị cung cấp file dữ liệu báo cáo của biểu (01a-TBH, 03a-TBH) trên đây đồng thời với các báo cáo bằng văn bản cho cơ quan Bảo hiểm xã hội qua hệ thống IMS, hoặc USB.

II. QUY ĐỊNH BỔ SUNG ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP (BHTN):

- Tất cả viên chức (kể cả người được bổ nhiệm chức vụ đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu) được tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị sự nghiệp của nhà nước đều thuộc đối tượng tham gia BH thất nghiệp.

- Người lao động có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHTN cùng với nơi đang đóng BHXH và BHYT bắt buộc. Trường hợp tại nơi đóng BHXH, BHYT bắt buộc không thuộc đối tượng đóng BHTN thì chuyển sang đóng BHXH, BHYT tại nơi thuộc đối tượng đóng BHTN.

- Trường hợp được cử đi học, thực tập, công tác, nghiên cứu, điều dưỡng ở trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương, tiền công tại đơn vị thì NLĐ và đơn vị vẫn phải đóng BHTN theo mức tiền lương, tiền công trước khi đi.

- Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản, ốm đau hoặc nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên (trong 01 tháng), thì người sử dụng lao động và người lao động không phải đóng BHTN và thời gian này không tính để hưởng BHTN.

- Các chi nhánh (hoặc văn phòng đại diện) sử dụng dưới 10 lao động, nếu công ty mẹ thuộc đối tượng tham gia BHTN thì cũng thuộc đối tượng tham gia BHTN.

III. QUY ĐỊNH VỀ TRẢ THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN:

- Vào ngày 10 hàng tháng, cơ quan BHXH sẽ thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của tháng trước cho các đơn vị qua hệ thống IMS (địa chỉ: http://hcm.bhxh.vn). Đề nghị các đơn vị kiểm tra, đối chiếu số liệu để kịp thời phản hồi lại cho cơ quan BHXH theo quy định.

- Vào ngày 20 của tháng đầu quý, đơn vị sẽ nhận thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (biểu 8-TBH) và Thông báo quyết toán chi (biểu C71-BH) của quý trước tại bộ phận trả kết quả thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố, hoặc BHXH quận, huyện. Khi nhận thông báo, người nhận lưu ý mang theo thẻ nhân viên hoặc giấy giới thiệu của đơn vị.

- Thực hiện Nghị quyết 32/2009/NQ-CP của Chính phủ, Bảo hiểm xã hội thành phố chưa tính số tiền phải đóng bảo hiểm thất nghiệp vào các thông báo từ tháng 1-5/2009. Kể từ kỳ thông báo quý 2/2009 BHXH thành phố sẽ quyết toán đầy đủ số liệu BH thất nghiệp cho các đơn vị theo quy định.

- Kể từ 01/7/2009, các trường hợp chậm đóng BHTN đều phải tính tiền lãi chậm đóng theo quy định. Phương pháp tính tiền lãi chậm đóng BHTN tương tự như tính tiền lãi chậm đóng BHXH.

IV. MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC:

- Theo Luật Bảo hiểm y tế, kể từ 01/7/2009, thời gian NLĐ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản khi sinh con hoặc nuôi con dưới 4 tháng tuổi thì NLĐ và người sử dụng lao động không phải đóng BHYT nhưng vẫn được tính hưởng chế độ BHYT.

- Kể từ ngày 01/7/2009, mức trần tiền lương, tiền công đóng BHXH, BHYT, BHTN là 20 lần mức lương tối thiểu chung.

- Gia hạn thẻ BHYT tự động cho các đơn vị thực hiện đúng chế độ trích nộp BHXH:

+ 20 ngày trước khi thẻ hết hạn sử dụng, các đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định sẽ được cơ quan BHXH gia hạn thẻ BHYT tự động (ví dụ: đến ngày 10/06/2009 đơn vị đã đóng BHXH đến hết tháng 05/2009 thì thuộc đối tượng gia hạn thẻ BHYT tự động cho 6 tháng cuối năm); nếu đơn vị không thuộc đối tượng trên đây sau khi hoàn thành nghĩa vụ đóng theo quy định thì lập biểu 3b-TBH đề nghị gia hạn thẻ BHYT. Thẻ sẽ có giá trị từ ngày đơn vị đóng đủ tiền và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

+ Cơ quan BHXH sẽ thông báo danh sách các đơn vị gia hạn thẻ tự động trên trang web http://hcm.bhxh.vn trước 15 ngày để nhận thẻ tại bộ phận trả hồ sơ thuộc BHXH thành phố, hoặc BHXH quận, huyện trước 5 ngày khi thẻ cũ hết hạn (Khi nhận phải xuất trình thẻ nhân viên hoặc giấy giới thiệu của đơn vị).

+ Nếu đơn vị có thay đổi về danh sách lao động, tiền lương tiền công đóng BHXH hoặc những yếu tố khác, liên quan đến chế độ KCB BHYT, thì nộp báo cáo điều chỉnh trước ngày gia hạn thẻ tự động (ngày 10 của tháng trước kỳ gia hạn). Trường hợp nộp báo cáo điều chỉnh sau thời hạn trên, nếu có lao động giảm đơn vị chịu trách nhiệm trả lại cơ quan BHXH thẻ đã được gia hạn. Trường hợp có lao động tăng mới thì sẽ được cấp thẻ mới có giá trị cùng với đợt gia hạn và sẽ được trả cho đơn vị cùng thời điểm giao thẻ gia hạn của toàn đơn vị.

+ Người lao động khi nhận thẻ BHYT phải kiểm tra, đối chiếu các nội dung ghi trên thẻ BHYT (họ tên, ngày tháng năm sinh, cơ sở KCB ban đầu...) nếu chưa đúng thì nộp lại thẻ BHYT cho đơn vị, để chuyển cơ quan BHXH cấp lại.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Phòng Thu, Phòng Cấp sổ - Thẻ BHXH thành phố phối hợp với các phòng chức năng và BHXH các quận, huyện chịu trách nhiệm hướng dẫn, triển khai đến các đơn vị tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo phân cấp quản lý. Quá trình triển khai thực hiện có vướng mắc phản ánh kịp thời về BHXH thành phố để được xem xét giải quyết. Những quy định trước đây trái với quy định này đều bị bãi bỏ.