Để đẩy mạnh công tác lập hồ sơ trong ngành KSND nhằm thực hiện các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư - lưu trữ. Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành "Bản hướng dẫn về phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" để các đơn vị trực thuộc và Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành nghiên cứu, vận dụng thực hiện.

Trong quá trình áp dụng vào thực tiễn, đề nghị Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao góp ý kiến bổ sung và phản ảnh kinh nghiệm về Viện kiểm sát nhân dân tối cao để đưa công tác lập hồ sơ trong ngành ngày càng đi vào nề nếp.

HƯỚNG DẪN

LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ HỒ SƠ NGHIỆP VỤ KIỂM SÁT ĐƯA VÀO LƯU TRỮTRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo công văn số 2839/VKSTC ngày 02/11/2001 của VKSNDTC)

Ngày 3-1-1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ra Thông đạt số 01/C-VP về việc giữ gìn và cấm tiêu huỷ công văn và hồ sơ cũ. Bản Thông đạt viết "... Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị".

Ngày 28-9-1963, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Bản Điều lệ này đã ghi rõ: "... Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý Nhà nước.

Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một Xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không ? (Trích phần mở đầu).

"Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm". (Điều 21).

"Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm tra lại các hồ sơ, tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp". (Điều 23).

" Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.

Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm kể từ ngày việc được kết thúc, sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ tài liệu đó vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan.

Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận.

Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết". (Điều 31, 32).

Ngày 11-12-1982 Hội đồng Nhà nước nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều 8 của Pháp lệnh ghi rõ: "Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị, đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng".

Ngày 15-4-2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Điều 11 của Pháp lệnh này ghi rõ: " Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.

Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 14 của Pháp lệnh này".

Như vậy là từ khi thành lập đến nay, Nhà nước ta luôn quan tâm đến việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, coi đó là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan nói chung và của mỗi cán bộ, công chức nói riêng.

Căn cứ vào những quy định của Nhà nước, Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã ban hành nhiều văn bản để cụ thể hoá các quy định của Nhà nước vào các hoạt động thực tiễn của ngành Kiểm sát như: Quyết định số 24/QĐ ngày 06-8-1993 ban hành Quy định lập hồ sơ kiểm sát án hình sự, quyết định số 67/VTC ngày 24-9-1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành bản Danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản và lưu trữ hồ sơ trong ngành kiểm sát nhân dân…

Những văn bản trên đây góp phần làm tốt việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân địa phương. Tuy nhiên, qua kiểm tra 24 Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và nghiên cứu 55 bản báo cáo của các Viện kiểm sát nhân dân địa phương cho thấy một thực trạng là, ngoài một số địa phương làm tốt việc lập hò sơ và lưu trữ hồ sơ, còn nhiều địa phương việc lập hồ sơ và lữu trữ hồ sơ còn thể hiện nhiều hạn chế, một số Viện kiểm sát nhân dân địa phương tài liệu từ năm 1960 đến nay còn bó gói, để tích đống, việc khai thác sử dụng rất khó khăn. Giữa các Viện kiểm sát nhân dân địa phương, việc thực hiện quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao không thống nhất. Để chấm dứt tình trạng nói trên, việc nghiên cứu và ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đưa vào lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân" là rất cần thiết.

Nội dung của bản hướng dẫn này bao gồm:

I/ KHÁI NIỆM VỀ HỒ SƠ VÀ CÁC LOẠI HỒ SƠ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

1/ Khái niệm hồ sơ:

Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân, mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi là một đơn vị bảo quản, mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dầy quá 4cm.(Trừ các hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát)

Thí dụ: Hồ sơ kiểm sát xét xử một vụ án dân sự gồm:

Để đẩy mạnh công tác lập hồ sơ trong ngành KSND nhằm thực hiện các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư - lưu trữ. Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành "Bản hướng dẫn về phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" để các đơn vị trực thuộc và Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành nghiên cứu, vận dụng thực hiện.

Trong quá trình áp dụng vào thực tiễn, đề nghị Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao góp ý kiến bổ sung và phản ảnh kinh nghiệm về Viện kiểm sát nhân dân tối cao để đưa công tác lập hồ sơ trong ngành ngày càng đi vào nề nếp.

HƯỚNG DẪN

LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ HỒ SƠ NGHIỆP VỤ KIỂM SÁT ĐƯA VÀO LƯU TRỮTRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo công văn số 2839/VKSTC ngày 02/11/2001 của VKSNDTC)

Ngày 3-1-1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ra Thông đạt số 01/C-VP về việc giữ gìn và cấm tiêu huỷ công văn và hồ sơ cũ. Bản Thông đạt viết "... Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị".

Ngày 28-9-1963, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Bản Điều lệ này đã ghi rõ: "... Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý Nhà nước.

Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một Xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không ? (Trích phần mở đầu).

"Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm". (Điều 21).

"Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm tra lại các hồ sơ, tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp". (Điều 23).

" Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.

Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm kể từ ngày việc được kết thúc, sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ tài liệu đó vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan.

Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc Phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận.

Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết". (Điều 31, 32).

Ngày 11-12-1982 Hội đồng Nhà nước nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều 8 của Pháp lệnh ghi rõ: "Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị, đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng".

Ngày 15-4-2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Điều 11 của Pháp lệnh này ghi rõ: " Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn.

Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 14 của Pháp lệnh này".

Như vậy là từ khi thành lập đến nay, Nhà nước ta luôn quan tâm đến việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, coi đó là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan nói chung và của mỗi cán bộ, công chức nói riêng.

Căn cứ vào những quy định của Nhà nước, Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã ban hành nhiều văn bản để cụ thể hoá các quy định của Nhà nước vào các hoạt động thực tiễn của ngành Kiểm sát như: Quyết định số 24/QĐ ngày 06-8-1993 ban hành Quy định lập hồ sơ kiểm sát án hình sự, quyết định số 67/VTC ngày 24-9-1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành bản Danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản và lưu trữ hồ sơ trong ngành kiểm sát nhân dân…

Những văn bản trên đây góp phần làm tốt việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân địa phương. Tuy nhiên, qua kiểm tra 24 Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và nghiên cứu 55 bản báo cáo của các Viện kiểm sát nhân dân địa phương cho thấy một thực trạng là, ngoài một số địa phương làm tốt việc lập hò sơ và lưu trữ hồ sơ, còn nhiều địa phương việc lập hồ sơ và lữu trữ hồ sơ còn thể hiện nhiều hạn chế, một số Viện kiểm sát nhân dân địa phương tài liệu từ năm 1960 đến nay còn bó gói, để tích đống, việc khai thác sử dụng rất khó khăn. Giữa các Viện kiểm sát nhân dân địa phương, việc thực hiện quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao không thống nhất. Để chấm dứt tình trạng nói trên, việc nghiên cứu và ban hành bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đưa vào lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân" là rất cần thiết.

Nội dung của bản hướng dẫn này bao gồm:

I/ KHÁI NIỆM VỀ HỒ SƠ VÀ CÁC LOẠI HỒ SƠ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

1/ Khái niệm hồ sơ:

Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân, mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi là một đơn vị bảo quản, mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dầy quá 4cm.(Trừ các hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát)

Thí dụ: Hồ sơ kiểm sát xét xử một vụ án dân sự gồm:

a/ Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự sơ thẩm:

- Đơn khởi kiện của nguyên đơn.(đồng nguyên đơn)

- Khởi tố của Viện kiểm sát. (nếu có )

- Lời khai của nguyên đơn và các tài liệu chứng cứ.

- Lời khai của bị đơn và các tài liệu chứng cứ chứng minh.

- Tài liệu điều tra xác minh thu thập chứng cứ của toà án, của VKS (nếu có)

- Phiếu đề xuất hướng xử lý của cán bộ, Kiểm sát viên sau khi nghiên cứu và ý kiến của lãnh đạo cùng chữ ký và chức danh.

- Các loại Quyết định Tạm đình chỉ, Đình chỉ  (nếu có).

- Quyết định công nhận sự thoả thuận kèm theo biên bản hoà giải thành (nếu có).

- Quyết định đưa vụ án ra xét xử của Toà án cùng cấp.

- Kết luận của Viện kiểm sát có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu cơ quan.

- Bút ký phiên toà của Kiểm sát viên tham dự phiên toà.

- Báo cáo xét xử của Kiểm sát viên tham dự phiên toà.

- án văn sơ thẩm.

b/ Hồ sơ kiểm sát xét xử phúc thẩm dân sự:

- Đơn kháng cáo của nguyên đơn, bị đơn, người có liên quan.

- Kháng nghị của Viện kiểm sát (nếu có).

- án văn sơ thẩm.

- Tài liệu chứng cứ của nguyên đơn, bị đơn cung cấp.

- Tài liệu điều tra thu thập chứng cứ của Toà án và VKS (nếu có)

- Lời khai nhân chứng.

- văn bản giám định chữ viết, tiếng nói, tài chính.(nếu có)

- Phiếu đề xuất hướng giải quyết của cán bộ, Kiểm sát viên và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khi duyệt án (phải ghi rõ họ tên, chữ ký của Lãnh đạo).

- Kết luận của Viện kiểm sát. (ghi rõ họ tên, chữ ký và dấu cơ quan).

- quyết định đưa vụ án ra xét xử của Toà án cùng cấp.

- Bút ký phiên toà (ghi lại diễn biến phiên toà) của Kiểm sát viên tham dự.

- Báo cáo kết quả xét xử.

- Án văn phúc thẩm.

- Thông báo kết quả xét xử án có kháng cáo, kháng nghị.

c/ Hồ sơ kiểm sát xét xử giám đốc thẩm:

- Đơn khiến nại của đương sự.

- Tài liệu của nguyên đơn, bị đơn ... cung cấp thêm.

- Tài liệu tăng cứu bổ sung cho các tài liệu liên quan đến vụ án.

- Công văn yêu cầu chuyển hồ sơ để nghiên cứu.

- quyết định hoãn thi hành án.

- Phiếu đề xuất hướng giải quyết của Kiểm sát viên và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khi duyệt án.

- Văn bản trả lời đơn (nếu không có kháng nghị).

- quyết định kháng nghị.

- Quyết định đưa vụ án ra xét xử theo trình tự giám đốc thẩm.

- Bút ký phiên toà.

- Kết luận của Viện kiểm sát.

- Báo cáo xét xử án giám đốc.

- án văn giám đốc thẩm.

- Thông báo kết quả xét xử giám đốc.

2/ Các loại hồ sơ trong ngành Kiểm sát nhân dân:

Căn cứ vào tính chất, tác dụng có thể chia hồ sơ thành hai loại:

- Hồ sơ nguyên tắc.

- Hồ sơ việc.

Trong loại hồ sơ việc có thể chia thành:

- Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước (H/c)

- Hồ sơ tài liệu khoa học kỹ thuật

- Hồ sơ phim , ảnh, ghi âm, điện tử

- Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

Đối với ngành kiểm sát nhân dân có hai loại hồ sơ việc được hình thành với khối lượng nhiều nhất, có thể tạo thành hai khối tài liệu có tính chất khác nhau ở cả 3 cấp (Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện):

- Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước:

+ Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước hình thành trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

+ Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước hình thành ở các đơn vị chức năng của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

+ Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước và nghiệp vụ chuyên môn ở các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

- Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát:

+ Hồ sơ kiểm sát án hình sự ở các giai đoạn tố tụng: Điều tra vụ án hình sự của cơ quan điều tra VKS, kiểm sát điều tra, kiểm sát xét xử, kiểm sát thi hành án, kiểm sát giam giữ - cải tạo .

+ Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự

+ Hồ sơ kiểm sát xét xử án hành chính

+ Hồ sơ kiểm sát xét xử án kinh tế

+ Hồ sơ kiểm sát xét xử án lao động

+ Hồ sơ kiểm sát án phá sản doanh nghiệp

+ Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật

+ Hồ sơ kiểm sát xét khiếu tố.

II/ MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

1/ Mục đích ý nghĩa:

Đối với ngành Kiểm sát nhân dân, việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có nhiều mục đích ý nghĩa, trong đó nổi bật lên:

- Giữ gìn đầy đủ các văn bản, tài liệu phục vụ cho việc giải quyết nhanh chóng, chính xác từng công việc trong cơ quan, đơn vị.

- Giữ gìn đầy đủ các bằng chứng pháp lý phục vụ tốt cho công tác Kiểm sát việc tuân theo pháp luật và thực hành quyền công tố Nhà nước.

- Giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước nói chung và bí mật của ngành Kiểm sát nhân dân nói riêng.

- Giữ gìn đầy đủ văn bản, tài liệu để nộp vào lưu trữ cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phục vụ tra cứu sử dụng trong hiện tại và trong tương lai.

Xét trong phạm vi một cán bộ, công chức hoặc một cơ quan đơn vị, việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn chứa đựng các mục đích ý nghĩa dưới đây:

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc nếu lập hồ sơ tốt sẽ có đủ căn cứ pháp lý và cơ sở khoa học để đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.

- Đối với mỗi Viện kiểm sát nhân dân và mỗi đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được mọi công việc của cơ quan, đơn vị, bảo quản an toàn được văn bản tài liệu, giữ gìn được bí mật của cơ quan, bí mật Nhà nước, xây dựng được một nền nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ của cơ quan tiến hành tốt các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2/ Yêu cầu của việc lập hồ sơ:

Đối với mỗi cá nhân cũng như mỗi cơ quan, đơn vị, việc lập hồ sơ phải đạt được các yêu cầu cơ bản dưới đây:

a/ Hồ sơ lập ra phải phản ảnh đúng chức năng của cơ quan, đơn vị.

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, mỗi đơn vị gồm nhiều loại: loại do Viện sản sinh (ban hành) ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến hoặc do các cá nhân cung cấp. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Điều 22 của Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ".

b/ Công văn giấy tờ trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ hoàn chỉnh:

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một vụ án hoặc một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh đầy đủ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc một vụ án hoặc về một con người.

Ví dụ:

- Hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, ảnh, băng ghi âm, ghi hình...

- Hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã được đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu...

c/ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị phải tương đối đồng đều:

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan hoặc một vụ án có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại có giá trị để đưa vào hồ sơ, những công văn giấy tờ đã hết giá trị cần loại ra để xét huỷ. Đối với những văn bản tài liệu có nhiều bản trùng nhau, phải chọn bản chính để lưu giữ; nếu không có bản chính thì lưu giữ bản sao (chọn bản giấy tốt, chữ rõ, đầy đủ thể thức).

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản tài liệu, số lượng quá 200 tờ thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia có thể dựa vào giá trị văn bản tài liệu để phân thành đơn vị bảo quản, bảo đảm văn bản tài liệu trong từng đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng đều.

Ví dụ:

Một hồ sơ hội nghị nhiều văn bản, tài liệu có thể chia thành các tập như sau:

- Các văn bản, tài liệu chính của hội nghị.

- Tham luận của đại biểu.

- ảnh, băng ghi âm, ghi hình.

- Tài liệu phục vụ hội nghị.

III/ PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ

1/ Phương pháp lập hồ sơ công việc:

Đối với các Viện kiểm sát nhân dân đã có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập ( thụ lý) bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ vào bìa. Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ.

Trường hợp chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, viên chức căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết, thụ lý và thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ.

Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa đúng vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác. Cần chú ý để thu thập những loại văn bản tài liệu khó thu thập, như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của đại biểu tại hội nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến...

Ví dụ:

Cán bộ phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ.

Cán bộ phụ trách công tác Văn phòng phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một hội nghị để lập hồ sơ...

Trong cơ quan có cán bộ công chức vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến vụ kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ để lập hồ sơ.

Khi xét xử một vụ án thì toàn bộ văn bản, tài liệu liên quan tới việc xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án đó.

2/ Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc:

Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.

Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác văn bản, tài liệu ban hành kèm theo Nghị định 527/TTg ngày 01-11-1957 của Hội đồng Chính phủ quy định" "Mỗi cán bộ Văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bản sao: Luật, Sắc lệnh, Nghị định, Thông tư quy định về vấn đề mình phụ trách". Như vậy, đối với mỗi cán bộ công chức làm công tác công văn giấy tờ và làm nghiệp vụ kiểm sát việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên. Có như vậy khi giải quyết công việc mới có đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, chính sách đã ban hành.

Giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc có những điểm khác nhau cơ bản dưới đây:

Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của tất cả các loại văn bản tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên cũng có công việc kéo dài trong 2, 3 năm mới kết thúc) và phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp.. miễn là sao chính xác từ bản chính) các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm, dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Mỗi cán bộ, công chức dựa vào nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc tuỳ thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành.

Ví dụ:

- Một cán bộ phụ trách về công tác thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác thi đua khen thưởng.

- Cán bộ phụ trách về chế độ chính sách phải lập hồ sơ nguyên tắc về vấn đề lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế...

3/ Phương pháp lập hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).

Mỗi Viện kiểm sát nhân dân hoặc một đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự.

Ví dụ:

- Hồ sơ cán bộ: các cơ quan đều có yêu cầu về quản lý cán bộ và dựa vào quy định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về từng cán bộ, nhân viên của mình.

Một hồ sơ cán bộ gồm: Sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, các bổ sung lý lịch hàng năm.

- Hồ sơ đảng viên gồm: lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp Đảng, công nhận Đảng viên chính thức; quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), các bổ sung lý lịch đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt Đảng (nếu có)...

- Hồ sơ sinh viên Cao đẳng kiểm sát gồm: hồ sơ trúng tuyển, bằng tốt nghiệp phổ thông trung học, học bạ phổ thông trung học, giấy khai sinh, hồ sơ và giấy chuyển sinh hoạt Đảng, Đoàn (nếu có), giấy chuyển nghĩa vụ quân sự (đối với nam), nếu là cán bộ đi học phải có quyết định cử đi học...

4/ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản:

a/ Phân chia đơn vị bảo quản:

Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại những bản nháp, tư liệu tham khảo, bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế. Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều quá 200 tờ nên chia thành các tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.

b/ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự các văn bản, tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện.

Tuỳ theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Thông thường có những cách sắp xếp sau:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian.

Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu, sắp xếp theo thứ tự thời gian là văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm sớm thì xếp lên trước, văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc.

- Sắp xếp theo số văn bản.

Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp, văn bản, tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập lưu công văn đi theo tên gọi ở văn thư cơ quan (như các tập lưu nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư...).

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc.

Quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: hồ sơ thành lập một cơ quan, một đơn vị, hồ sơ xét xử một vụ án).

- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:

+ Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng sắp xếp trước, loại ít quan trọng sắp xếp sau (như luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, chỉ thị...).

+ Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước các huyện...).

- Sắp xếp theo vần chữ cái.

Trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C.

Ví dụ: VKS tỉnh An Giang, VKS tỉnh Bắc Giang, VKS tỉnh Quảng Ninh...;

Quyết định tặng bằng khen của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao cho các cá nhân thì sắp xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn C...

Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập báo cáo của các Viện kiểm sát nhân dân địa phương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...

Một số điểm  cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì sắp xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoặc báo cáo nói tới.

Ví dụ:

Kế hoạch công tác năm 2000 được ký ban hành từ cuối năm 1999 nhưng sắp xếp vào năm 2000.

Báo cáo tổng kết năm 1999 nhưng làm vào đầu năm 2000 phải sắp xếp vào năm 1999.

- Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch đó nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì sắp xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới.

Ví dụ:

Kế hoạch 2 năm 1999 - 2000 sắp xếp vào năm 1999.

Báo cáo 5 năm 1996 - 2000 thì sắp xếp vào năm 2000.

+ Nếu hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.

Riêng việc sắp xếp hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát thì ngoài những qui định chung nêu trên còn phải thực hiện theo các quy chế, quy định của các khâu nghiệp vụ công tác kiểm sát.

5/ Biên mục hồ sơ:

Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ án đã kết thúc. Trước khi biên mục hồ sơ cần kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học.

Nội dung của việc biên mục gồm các việc sau:

a/ Đánh số tờ:

Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số riêng cho từng đơn vị bảo quản), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.

Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác.

Phương pháp đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều được đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số ả rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi dễ phai màu, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ.

Chú ý khi đánh số tờ:

- Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số. Một tờ to thì gập bằng khổ giấy và đánh 1 số.

- Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số.

- Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a, b, c (ví dụ 5, 5a, 5b, ...) và ghi rõ vào tờ kết thúc. Trường hợp nhảy số thì cũng phải ghi vào chứng từ kết thúc.

b/ Ghi mục lục văn bản:

Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu. Tờ mục lục được xếp lên đầu hồ sơ, ngay sau tờ bìa.

Mục lục văn bản chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn lưu vĩnh viễn và lâu dài.Riêng hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước thì những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản 10 năm trở xuống thì không cần ghi mục lục văn bản.

Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Mẫu tờ mục lục văn bản:

MỤC LỤC VĂN BẢN

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản.

Cột 2: ghi số ký hiệu của văn bản.

Cột 3: ghi ngày tháng năm của văn bản, tài liệu, nếu không có thì đọc nội dung để xác minh tương đối và cho vào trong dấu ( ).

Cột 4: ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản)

Cột 5: ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Cột 6: ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy)

Cột 7: ghi những điều cần thiết: Thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật...,

c/ Viết tờ chứng từ kết thúc:

Tờ chứng từ kết thúc ghi số lượng tờ, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản. Chứng từ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản.

Mục đích là để kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh bị mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời.

Tờ chứng từ kết thúc được in sẵn hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo mẫu thống nhất.

MẪU TỜ CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Hướng dẫn cách ghi tờ kết thúc:

Số lượng tờ: ghi bằng số Ả Rập và bằng chữ, trường hợp bỏ sót hoặc nhảy số cũng phải ghi vào tờ chứng từ kết thúc

Mục lục văn bản có: Ghi rõ số lượng tờ mục lục văn bản (bảng số Ả Rập).

Trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu: từ trang nào đến trang nào giấy tốt, xấu, viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa...

d/ Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in theo mẫu thống nhất do Cục lưu trữ Nhà nước và ngành kiểm sát quy định.

Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng, dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác.

MẪU BÌA HỒ SƠ:

Hướng dẫn cách viết trên bìa hồ sơ:

- Ghi tên Viện

- Tên đơn vị có hồ sơ

- Tiêu đề hồ sơ: thông thường gồm các thành phần: tên sự việc, thời gian, địa điểm, tác giả (của ai). Khi viết cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng, trường hợp cần thiết có thể bỏ bớt các thành phần như địa điểm, tác giả. Thí dụ:

Tập công văn lưu quý I năm 2001.

Tập quyết định lưu năm 2001.

Nếu hồ sơ là tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan về một vấn đề nào đó thì dùng từ "công văn trao đổi".

Nếu là tập nghị quyết, quyết định, chỉ thị... thì gọi là tập nghị quyết, tập quyết định, chỉ thị...:

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày tháng năm của văn bản, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ.

- Số lượng tờ: ghi chính xác số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc).

- Phông số; mục lục số; hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi.

- Thời hạn bảo quản: ghi vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời.

IV/ TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN

1/ Lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).

Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện; cán bộ công chức trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn; cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành, đồng thời nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Có 2 cách làm danh mục hồ sơ:

Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong Viện. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ công chức của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ của Viện trình Viện trưởng xem xét và ký duyệt.

Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ công chức cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp.

Cách làm thứ hai: từng cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của Viện trình Viện trưởng xem xét, ký duyệt.

Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục hồ sơ.

Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.

- Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của mỗi cơ quan. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, công chức làm công tác công văn, giấy tờ thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.

- Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với các Viện kiểm sát nhân dân tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định, ít thay đổi nên tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.

Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau:

- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của Viện và các đơn vị cũng như công việc của từng cán bộ, viên chức trong Viện.

- Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa Viện mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của Viện và các đơn vị trong Viện.

- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của Viện làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.

- Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (xem phần phụ lục) kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước.

Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong mỗi Viện và các đơn vị trong Viện.

Mẫu danh mục hồ sơ

DANH MỤC HỒ SƠ

NĂM.....

BẢN DANH MỤC HỒ SƠ NÀY CÓ ........................................... HỒ SƠ BAO GỒM:

..............................................  hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

..............................................  hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

..............................................  hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.

Duyệt

Địa danh, ngày ....... tháng ........ năm ........

(Thủ trưởng cơ quan)

(Ký - đóng dấu)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01.

Cột 2: số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức. Cuối mỗi đơn vị tổ chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào.

Ví dụ: Số 01-TH

Số 01-HC

Số 01-TCCB.....

Cột 3: ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi thành các mục I, II; tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng.

Ví dụ: Văn phòng

Cột 4: ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bẳng thời hạn bảo quản mẫu (xem phụ lục).

Trong một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất.

Cột 5: ghi họ tên người lập hồ sơ.

Cột 6: ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung...

Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục.

Để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, công chức xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:

- Danh mục hồ sơ sau khi đã được Viện trưởng ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư, lưu trữ giữ một bản, Viện trưởng, Chánh Văn phòng mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong Viện.

- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị.

- Cán bộ, công chức làm công tác công văn giấy tờ trong Viện căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.

- Cán bộ văn thư, lưu trữ của Viện căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số ký hiệu hồ sơ vào cột "Lưu hồ sơ số" trong sổ đăng ký công văn đi, đến, trong dấu đến và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của mình.

Cuối năm mỗi đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ.

- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế giải quyết công việc của Viện. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ; những việc đã dự kiến nhưng thực tế không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: "không hình thành hồ sơ".

Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ, công chức sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nền nếp trong cơ quan.

2- Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan:

Định kỳ hàng quý cán bộ văn thư, lưu trữ đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, công chức trong Viện, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã đầy đủ chưa? kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa? nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ chính xác cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán bộ thừa hành. Cuối năm cán bộ văn thư, lưu trữ cần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu.

V- NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN.

1- Chế độ nộp lưu:

- Mỗi Viện cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện thành nền nếp, thường xuyên hàng năm.

- Về thời gian nộp lưu: sau một năm kể từ khi công việc kết thúc, các đơn vị chuẩn bị tài liệu để nộp vào lưu trữ của Viện.

Ví dụ: Tài liệu của năm 1997 đã giải quyết xong, thì lưu lại ở các đơn vị năm 1998 để phục vụ cho công tác nghiên cứu, sang năm 1999 nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu của năm 1998 nộp vào năm 2000.

Đối với những hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, những hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại. Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại các đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ của Viện.

2- Tổ chức việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

a) Trách nhiệm cuả Viện trưởng: lãnh đạo, chỉ đạo việc nộp lưu hồ sơ; ban hành quy định về việc nộp lưu hồ sơ.

b) Trách nhiệm của Chánh văn phòng, thủ trưởng các đơn vị: trực tiếp giúp Viện trưởng theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ, xây dựng kế hoạch nộp lưu và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch.

c) Trách nhiệm của nhân viên văn thư, lưu trữ: hướng dẫn nghiệp vụ giúp Chánh văn phòng, thủ trưởng đơn vị thực hiện kế hoạch nộp lưu.

d) Trách nhiệm của cán bộ, công chức:

- Cần kiểm tra, hoàn chỉnh các hồ sơ đã lập (sắp xếp văn bản, tài liệu, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết tờ chứng từ kết thúc, viết bìa, đóng hồ sơ), để nộp lưu đúng quy định.

- Thống kê các hồ sơ vào mục lục hồ sơ nộp lưu (thống kê theo từng đơn vị).

- Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu:

MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU

NĂM

Tên đơn vị tổ chức ..................................................................................

Trong mục lục này có ..... ĐVBQ, trong đó đã có .... ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, .... ĐVBQ có thời hạn bảo quản lâu dài.

* Ghi chú: Đối với mục hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát nộp lưu thực hiện theo phụ lục số 7 đến số 25.

3- Thủ tục nộp lưu:

- Khi nộp lưu hồ sơ cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ. Cán bộ lưu trữ của Viện cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu cần đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh.

- Người giao và người nhận cần ký nhận vào bản mục lục hồ sơ, nộp lưu ghi rõ họ tên, ngày tháng năm giao nhận.

Mục lục hồ sơ được sao thành 3 bản: dơn vị nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ Viện giữ một bản, văn thư giữ một bản./.

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO