Công văn 2597/TCT-DNL năm 2013 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC)

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 774/VDC-KD-TCKT ngày 04/6/2013 của Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC) báo cáo vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) và cung cấp giải pháp HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau.

Về việc triển khai HĐĐT đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau, Tổng cục Thuế đã báo cáo Bộ Tài chính ban hành công văn số 2488/TCT-DNL ngày 05/8/2013 hướng dẫn Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (Tập đoàn) thực hiện. Đề nghị Công ty Điện toán và truyền số liệu liên hệ với Tập đoàn để triển khai áp dụng HĐĐT theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Tiếp theo công văn số 2488/TCT-DNL ngày 05/8/2013, Tổng cục Thuế hướng dẫn bổ sung một số nội dung như sau:

1. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang hóa đơn

Tại Khoản 1, Điều 17 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn đối với trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn như sau:

"… Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)."

Để phù hợp với đặc thù của HĐĐT, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Cụ thể là: doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiep theo trang truoc - trang X/Y." (X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

2. Về chữ ký điện tử

Để doanh nghiệp thuận lợi trong giao dịch với khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện kê khai thuế, Tổng cục Thuế chấp thuận doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký điện tử dùng để ký trên HĐĐT khác với chữ ký điện tử dùng cho việc kê khai thuế. Chữ ký điện tử phải đảm bảo theo quy định của pháp luật.

3. Về việc kê khai thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn khi doanh nghiệp sử dụng song song cả HĐĐT và Hóa đơn giấy

Tại khoản 3, Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

"Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in."

Căn cứ quy định trên, doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thực hiện thông báo phát hành đối với từng hình thức hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn.

- Đối với kê khai, nộp thuế hàng tháng: trường hợp doanh nghiệp sử dụng cả 02 hình thức hóa đơn (Hóa đơn điện tử và Hóa đơn tự in) được tạo từ hai hệ thống khác nhau cho việc cung cấp các hàng hóa, dịch vụ khác nhau thì doanh nghiệp tổng hợp số liệu trên HĐĐT và hóa đơn tự in để thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định trong cùng một tờ khai thuế đối với từng sắc thuế theo mẫu biểu hướng dẫn tại các Thông tư hiện hành của Bộ Tài chính.

- Đối với báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử: Tại Điều 10 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

"Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính…"

Từ ngày 01/07/2013, Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính thay thế Thông tư số 153/2010/TT-BTC sẽ có hiệu lực thi hành. Do đó, trước thời điểm 01/07/2013, doanh nghiệp thực hiện báo cáo sử dụng HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Từ ngày 01/07/2013, doanh nghiệp thực hiện báo cáo sử dụng HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 64/2013/TT-BTC.

Tổng cục Thuế thông báo để Công ty Điện toán và truyền số liệu biết và thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty phản ánh về Tổng cục Thuế (Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn) để nghiên cứu, giải quyết./.