Công văn 1137/TCT-DNL hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 4364/EVN-KD-TCKT ngày 24/11/2011 và công văn số 3775/EVN-KD-TCKT ngày 10/10/2011 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) về việc báo cáo phương án triển khai và vướng mắc khi thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011.

Để triển khai HĐĐT phù hợp với đặc thù của ngành điện, Tổng cục Thuế chấp thuận cho EVN lựa chọn một đơn vị thuộc Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh triển khai thí điểm HĐĐT áp dụng đối với hóa đơn GTGT trong hoạt động bán điện cho toàn bộ khách hàng theo hướng dẫn như sau:

1. Nguyên tắc sử dụng HĐĐT, điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT:

1.1. Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nguyên tắc sử dụng HĐĐT quy định:

“Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua…”

Căn cứ hướng dẫn nêu trên đề nghị EVN có thông báo đến từng khách hàng về định dạng HĐĐT và phương thức truyền nhận HĐĐT để khách hàng biết và hợp tác triển khai thực hiện.

EVN thực hiện thông báo phát hành HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

1.2. EVN thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng vào phần mềm kế toán theo định kỳ (một tháng một lần) theo số tổng cộng để thực hiện hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. EVN chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai thuế, hạch toán kế toán để xác định kết quả kinh doanh.

2. Nội dung trên HĐĐT:

2.1. Chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT:

Tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 18/9/2010 về nội dung trên hóa đơn đã lập quy định:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước…”

Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nội dung của HĐĐT quy định:

“2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”

HĐĐT của EVN sử dụng cho hoạt động bán điện không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. EVN không phải nhận lại HĐĐT đã gửi cho khách hàng.

2.2. Chữ ký điện tử trên hóa đơn xuất khẩu của EVN:

Theo quy định tại Điều 27 Luật Giao dịch Điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 về thừa nhận chữ ký điện tử và chứng thư điện tử nước ngoài và Điều 52 Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về công nhận chữ ký số và chứng thư số của nước ngoài thì đối với hóa đơn xuất khẩu theo hình thức HĐĐT, chữ ký điện tử của bên nước ngoài do tổ chức nước ngoài cung cấp là hợp pháp nếu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó đã được Bộ Bưu chính Viễn thông cấp giấy công nhận chữ ký số nước ngoài.

3. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy HĐĐT:

3.1. EVN thực hiện lưu hóa đơn dưới dạng cấu trúc dữ liệu và phải đảm bảo nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu hoặc chuyển tải về đúng định dạng hóa đơn để in khi cần thiết; HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận HĐĐT.

3.2. Thời hạn lưu trữ HĐĐT:

Tại khoản 5 Điều 40 của Luật kế toán về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán quy định:

“5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

…

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Tại khoản 1 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử quy định:

“1. Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán”.

Kính gửi: Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 4364/EVN-KD-TCKT ngày 24/11/2011 và công văn số 3775/EVN-KD-TCKT ngày 10/10/2011 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) về việc báo cáo phương án triển khai và vướng mắc khi thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011.

Để triển khai HĐĐT phù hợp với đặc thù của ngành điện, Tổng cục Thuế chấp thuận cho EVN lựa chọn một đơn vị thuộc Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh triển khai thí điểm HĐĐT áp dụng đối với hóa đơn GTGT trong hoạt động bán điện cho toàn bộ khách hàng theo hướng dẫn như sau:

1. Nguyên tắc sử dụng HĐĐT, điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT:

1.1. Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nguyên tắc sử dụng HĐĐT quy định:

“Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua…”

Căn cứ hướng dẫn nêu trên đề nghị EVN có thông báo đến từng khách hàng về định dạng HĐĐT và phương thức truyền nhận HĐĐT để khách hàng biết và hợp tác triển khai thực hiện.

EVN thực hiện thông báo phát hành HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

1.2. EVN thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng vào phần mềm kế toán theo định kỳ (một tháng một lần) theo số tổng cộng để thực hiện hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. EVN chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai thuế, hạch toán kế toán để xác định kết quả kinh doanh.

2. Nội dung trên HĐĐT:

2.1. Chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT:

Tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 18/9/2010 về nội dung trên hóa đơn đã lập quy định:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước…”

Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nội dung của HĐĐT quy định:

“2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”

HĐĐT của EVN sử dụng cho hoạt động bán điện không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. EVN không phải nhận lại HĐĐT đã gửi cho khách hàng.

2.2. Chữ ký điện tử trên hóa đơn xuất khẩu của EVN:

Theo quy định tại Điều 27 Luật Giao dịch Điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 về thừa nhận chữ ký điện tử và chứng thư điện tử nước ngoài và Điều 52 Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về công nhận chữ ký số và chứng thư số của nước ngoài thì đối với hóa đơn xuất khẩu theo hình thức HĐĐT, chữ ký điện tử của bên nước ngoài do tổ chức nước ngoài cung cấp là hợp pháp nếu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó đã được Bộ Bưu chính Viễn thông cấp giấy công nhận chữ ký số nước ngoài.

3. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy HĐĐT:

3.1. EVN thực hiện lưu hóa đơn dưới dạng cấu trúc dữ liệu và phải đảm bảo nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu hoặc chuyển tải về đúng định dạng hóa đơn để in khi cần thiết; HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận HĐĐT.

3.2. Thời hạn lưu trữ HĐĐT:

Tại khoản 5 Điều 40 của Luật kế toán về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán quy định:

“5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

…

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Tại khoản 1 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử quy định:

“1. Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán”.

Căn cứ các quy định trên, EVN thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời gian quy định của Luật kế toán.

4. Về gửi HĐĐT cho người mua:

EVN chuyển toàn bộ HĐĐT của khách hàng lên Website để khách hàng có thể tra cứu HĐĐT bằng cách truy cập vào cổng thông tin chăm sóc khách hàng của EVN để nhận và tải HĐĐT.

Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán đăng ký nhận HĐĐT qua email thì EVN thực hiện gửi HĐĐT qua email cho khách hàng.

Trường hợp khách hàng là cá nhân thanh toán tiền điện tại quầy, đơn vị điện lực, thanh toán qua đơn vị được ủy quyền thu hộ tiền điện, thanh toán qua Internet và Mobile thì EVN phải có hình thức xác nhận thanh toán phù hợp.

5. Chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy:

HĐĐT là một hình thức hóa đơn do đó EVN sử dụng HĐĐT để phục vụ cho hạch toán kế toán và kê khai thuế. EVN được phép in HĐĐT ra giấy để gửi cho khách hàng trong trường hợp:

- Khách hàng của EVN là đơn vị kế toán cần hóa đơn để kê khai, khấu trừ thuế nhưng không có phương tiện nhận HĐĐT.

- Khách hàng là cá nhân thanh toán tiền điện tại nhà.

Việc chuyển đổi HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Khách hàng của EVN được sử dụng hóa đơn này để hạch toán và kê khai thuế theo quy định.

Tổng cục Thuế hướng dẫn một số nội dung về HĐĐT đối với hoạt động bán điện để Tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện. Đề nghị Tập đoàn lựa chọn đơn vị phù hợp để triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Tập đoàn phản ánh về Tổng cục Thuế (Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn) để nghiên cứu, giải quyết./.