Công văn 2488/TCT-DNL năm 2013 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1919/VNPT-TCKT-IT&VAS ngày 08/05/2013 của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) báo cáo về phương án triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau và vướng mắc trong quá trình triển khai HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Để phù hợp với đặc thù của lĩnh vực viễn thông, Tổng cục Thuế có ý kiến về việc triển khai HĐĐT đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau của Tập đoàn như sau:

1. Về nguyên tắc sử dụng HĐĐT và điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT:

1.1. Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về nguyên tắc, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử quy định:

"Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua…"

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, VNPT phải thông báo đến từng khách hàng về định dạng HĐĐT và phương thức truyền nhận HĐĐT để khách hàng biết và cùng hợp tác thực hiện HĐĐT.

1.2. VNPT thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng vào phần mềm kế toán theo định kỳ (một tháng một lần) theo số tổng cộng để thực hiện hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. VNPT chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai thuế, hạch toán kế toán để xác định kết quả kinh doanh.

2. Nội dung trên HĐĐT:

2.1. Chữ ký điện tử và mã số thuế của người mua trên HĐĐT:

Tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 18/9/2010 và khoản 3 Điều 4 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính về nội dung trên hóa đơn đã lập quy định;

"3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

"a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn cước, hóa đơn dịch vụ viễn thông….".

Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nội dung của HĐĐT quy định:

"2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính"

HĐĐT của VNPT sử dụng cho dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin cước trả sau không nhất thiết phải có chữ ký điện tử và mã số thuế của người mua. VNPT không phải nhận lại HĐĐT đã gửi cho khách hàng.

2.2. Về tên liên hóa đơn trên HĐĐT:

Nội dung HĐĐT thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số "0" để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn.

3. Về hình thức định dạng khi lưu trữ HĐĐT:

VNPT thực hiện lưu hóa đơn dưới dạng cấu trúc dữ liệu và phải đảm bảo nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu hoặc chuyển tải về đúng định dạng hóa đơn để in khi cần thiết; HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận HĐĐT.

4. Về gửi HĐĐT cho người mua:

VNPT chuyển toàn bộ HĐĐT của khách hàng lên Website để khách hàng có thể tra cứu HĐĐT bằng cách truy cập vào Website của VNPT tỉnh, thành phố để nhận và tải HĐĐT.

Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán đăng ký nhận HĐĐT qua email thì VNPT thực hiện gửi HĐĐT qua email cho khách hàng.

Trường hợp khách hàng là cá nhân thanh toán tiền cước dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin cước trả sau tại quầy, thanh toán qua các thiết bị điện tử (POS, Internet, Mobile, ATM), …. thì VNPT phải có hình thức xác nhận thanh toán phù hợp.

5. Chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy:

HĐĐT là một hình thức hóa đơn do đó VNPT sử dụng HĐĐT để phục vụ cho hạch toán kế toán và kê khai thuế. VNPT được phép in HĐĐT ra giấy để gửi cho khách hàng trong trường hợp:

- Khách hàng là đơn vị kế toán cần hóa đơn để kê khai, khấu trừ thuế nhưng không có phương tiện nhận hóa đơn điện tử.

- Khách hàng là cá nhân thanh toán cước tại nhà.

- Khách hàng thanh toán cước tại quầy giao dịch của VNPT

Kính gửi: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1919/VNPT-TCKT-IT&VAS ngày 08/05/2013 của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) báo cáo về phương án triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau và vướng mắc trong quá trình triển khai HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Để phù hợp với đặc thù của lĩnh vực viễn thông, Tổng cục Thuế có ý kiến về việc triển khai HĐĐT đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau của Tập đoàn như sau:

1. Về nguyên tắc sử dụng HĐĐT và điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT:

1.1. Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về nguyên tắc, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử quy định:

"Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua…"

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, VNPT phải thông báo đến từng khách hàng về định dạng HĐĐT và phương thức truyền nhận HĐĐT để khách hàng biết và cùng hợp tác thực hiện HĐĐT.

1.2. VNPT thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng vào phần mềm kế toán theo định kỳ (một tháng một lần) theo số tổng cộng để thực hiện hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. VNPT chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai thuế, hạch toán kế toán để xác định kết quả kinh doanh.

2. Nội dung trên HĐĐT:

2.1. Chữ ký điện tử và mã số thuế của người mua trên HĐĐT:

Tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 18/9/2010 và khoản 3 Điều 4 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính về nội dung trên hóa đơn đã lập quy định;

"3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

"a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn cước, hóa đơn dịch vụ viễn thông….".

Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về nội dung của HĐĐT quy định:

"2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính"

HĐĐT của VNPT sử dụng cho dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin cước trả sau không nhất thiết phải có chữ ký điện tử và mã số thuế của người mua. VNPT không phải nhận lại HĐĐT đã gửi cho khách hàng.

2.2. Về tên liên hóa đơn trên HĐĐT:

Nội dung HĐĐT thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số "0" để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn.

3. Về hình thức định dạng khi lưu trữ HĐĐT:

VNPT thực hiện lưu hóa đơn dưới dạng cấu trúc dữ liệu và phải đảm bảo nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu hoặc chuyển tải về đúng định dạng hóa đơn để in khi cần thiết; HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận HĐĐT.

4. Về gửi HĐĐT cho người mua:

VNPT chuyển toàn bộ HĐĐT của khách hàng lên Website để khách hàng có thể tra cứu HĐĐT bằng cách truy cập vào Website của VNPT tỉnh, thành phố để nhận và tải HĐĐT.

Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán đăng ký nhận HĐĐT qua email thì VNPT thực hiện gửi HĐĐT qua email cho khách hàng.

Trường hợp khách hàng là cá nhân thanh toán tiền cước dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin cước trả sau tại quầy, thanh toán qua các thiết bị điện tử (POS, Internet, Mobile, ATM), …. thì VNPT phải có hình thức xác nhận thanh toán phù hợp.

5. Chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy:

HĐĐT là một hình thức hóa đơn do đó VNPT sử dụng HĐĐT để phục vụ cho hạch toán kế toán và kê khai thuế. VNPT được phép in HĐĐT ra giấy để gửi cho khách hàng trong trường hợp:

- Khách hàng là đơn vị kế toán cần hóa đơn để kê khai, khấu trừ thuế nhưng không có phương tiện nhận hóa đơn điện tử.

- Khách hàng là cá nhân thanh toán cước tại nhà.

- Khách hàng thanh toán cước tại quầy giao dịch của VNPT

Việc chuyển đổi HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Khách hàng của VNPT được sử dụng hóa đơn này để hạch toán và kê khai thuế theo quy định.

6. Về chữ ký trên văn bản thỏa thuận trong trường hợp phát hiện sai sót:

Đối với trường hợp HĐĐT đã lập sau đó phát hiện sai sót theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì VNPT được phép lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. VNPT lập HĐĐT điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Tổng cục Thuế hướng dẫn một số nội dung về HĐĐT để Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam triển khai thực hiện đối với dịch vụ Viễn thông - Công nghệ thông tin cước trả sau. Để triển khai HĐĐT có hiệu quả, phù hợp với đặc thù của ngành viễn thông, đề nghị Tập đoàn xây dựng kế hoạch, lộ trình triển khai thí điểm HĐĐT, lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp để thực hiện và có đánh giá công tác triển khai thí điểm áp dụng HĐĐT trước khi tiến hành triển khai rộng rãi. Tập đoàn hoàn thiện công tác chuẩn bị để sẵn sàng vận hành triển khai HĐĐT tại đơn vị lựa chọn thí điểm. Tập đoàn phải chủ động tuyên truyền cho khách hàng việc thực hiện HĐĐT của Tập đoàn để khách hàng hiểu và chấp nhận HĐĐT, đồng thời chủ động phối hợp với Cục Thuế địa phương để Cục Thuế hỗ trợ trong quá trình triển khai thực hiện thí điểm HĐĐT.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam phản ánh về Tổng cục Thuế (Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn) để nghiên cứu, giải quyết./.