Công văn số 2488/BTP-HCTP của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch

 Kính gửi: Sở tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Bộ Tư pháp nhận được phản ánh của một số Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về những vướng mắc trong thời gian đầu triển khai thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Trong khi chờ việc ban hành Thông tư hướng dẫn, Bộ Tư pháp hướng dẫn tạm thời một số nội dung như sau để bảo đảm áp dụng thống nhất trong toàn quốc:

1. Đối với việc chuyển giao những sổ hộ tịch được lập từ trước năm 1975 đang lưu tại Sở Tư pháp

Về nguyên tắc, việc chuyển giao sổ hộ tịch từ Sở Tư pháp về lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 641/BTP-HCTP ngày 10/02/2006 của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, một số Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố phía Nam hiện đang lưu những sổ hộ tịch được lập từ trước năm 1975 (chỉ có một bộ duy nhất), do việc chia tách địa giới hành chính, nên không thực hiện được chuyển giao sổ hộ tịch cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo hướng dẫn tại Công văn nói trên. Đối với những sổ hộ tịch này, Sở Tư pháp vẫn tiếp tục lưu trữ, không chuyển giao cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Về lâu dài, Sở Tư pháp cần báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề xuất phương án nhân bản sổ gốc bằng cách sao chụp; hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu về hộ tịch cung cấp cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện qua mạng tin học (trong trường hợp chưa nối mạng, thì cấp đĩa mềm) để làm căn cứ giải quyết các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

2. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch trong trường hợp sổ hộ tịch đang lưu tại Sở Tư pháp

Khi công dân có yêu cầu về thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, mà việc giải quyết các yêu cầu đó cần đến thông tin trong sổ hộ tịch đang lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi lưu trữ sổ hộ tịch có trách nhiệm tạo điều kiện cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện thẩm quyền của mình theo đúng quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Uỷ ban nhân dân cấp huyện có Công văn đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin trong sổ hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp. Sở Tư pháp cung cấp thông tin theo yêu cầu của Uỷ ban nhân dân cấp huyện bằng cách gửi trang photocopy sổ lưu hoặc trích lục thông tin trả lời bằng văn bản cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Sau khi đã giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải thông báo cho Sở Tư pháp để ghi chú vào sổ đăng ký hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp.

3. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; cấp lại bản chính Giấy khai sinh thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chưa chuyển lưu lên Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Trong trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết yêu cầu yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, cấp lại bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chưa chuyển lưu lên Uỷ ban nhân dân cấp huyện do chưa sử dụng hết sổ, thì cũng được giải quyết tương tự theo hướng dẫn tại Điểm 2 Công văn này.

Riêng đối với những địa phương trước đây không thực hiện việc đăng ký kép, nên chỉ có 01 quyển sổ hộ tịch lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì Sở Tư pháp xây dựng Đề án báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh khắc phục tình trạng này (có thể bằng cách photocopy sổ, có đóng dấu giáp lai, sau đó chuyển lưu về Uỷ ban nhân dân cấp huyện).

4. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính trong trường hợp đương sự không có bản chính Giấy khai sinh

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ­­- CP , thì người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh. Do đó, trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh của đương sự bị mất, thì hướng dẫn đương sự làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh, sau đó mới làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính (mà không sử dụng bản sao Giấy khai sinh để giải quyết các trường hợp này).

5. Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP

Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại các Điều 43, 44 và 45 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

6. Việc kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

Việc kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp xã được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

Khi kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã vẫn phải ký Quyết định công nhận việc nhận con.

7. Việc ghi tên cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con (khi giải quyết đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên trong trường hợp cha hoặc mẹ đã chết, mà cha mẹ không đăng ký kết hôn)

Trong trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên, nếu cha hoặc mẹ đã chết, mà cha mẹ không đăng ký kết hôn, thì người con phải làm thủ tục nhận cha hoặc mẹ (đã chết). Sau khi có quyết định công nhận việc nhận cha/mẹ, thì tên của người cha, người mẹ (đã chết) mới được ghi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con.

8. Về xác nhận của người làm chứng trong trường hợp đăng ký khai tử cho người chết tại nhà, ở nơi cư trú

Điểm k Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định: "Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử".

Quy định này được áp dụng đối với trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch không biết rõ về việc chết; đối với những trường hợp khi giải quyết đăng ký khai tử mà cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ việc chết, thì không cần phải có xác nhận của người làm chứng.

9. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ đăng ký kết hôn của những người đã cư trú tại nhiều địa phương khác nhau (kể cả cư trú ở nước ngoài)

Trong trường hợp một người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân của nơi cư trú hiện tại, đương sự phải viết tờ cam kết (không có mẫu riêng) và chịu trách nhiệm về cam kết của mình về tình trạng hôn nhân trong thời gian trước đó.

10. Ghi vào sổ việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn

Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn cũng phải ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để quản lý.

11. Cách thức xác định ngày, tháng sinh khi giải quyết yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh trong Giấy khai sinh

Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người đã ghi năm sinh mà không ghi ngày, tháng sinh; nay người đó có yêu cầu ghi bổ sung, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

 Kính gửi: Sở tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Bộ Tư pháp nhận được phản ánh của một số Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về những vướng mắc trong thời gian đầu triển khai thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Trong khi chờ việc ban hành Thông tư hướng dẫn, Bộ Tư pháp hướng dẫn tạm thời một số nội dung như sau để bảo đảm áp dụng thống nhất trong toàn quốc:

1. Đối với việc chuyển giao những sổ hộ tịch được lập từ trước năm 1975 đang lưu tại Sở Tư pháp

Về nguyên tắc, việc chuyển giao sổ hộ tịch từ Sở Tư pháp về lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 641/BTP-HCTP ngày 10/02/2006 của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, một số Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố phía Nam hiện đang lưu những sổ hộ tịch được lập từ trước năm 1975 (chỉ có một bộ duy nhất), do việc chia tách địa giới hành chính, nên không thực hiện được chuyển giao sổ hộ tịch cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo hướng dẫn tại Công văn nói trên. Đối với những sổ hộ tịch này, Sở Tư pháp vẫn tiếp tục lưu trữ, không chuyển giao cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Về lâu dài, Sở Tư pháp cần báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề xuất phương án nhân bản sổ gốc bằng cách sao chụp; hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu về hộ tịch cung cấp cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện qua mạng tin học (trong trường hợp chưa nối mạng, thì cấp đĩa mềm) để làm căn cứ giải quyết các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

2. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch trong trường hợp sổ hộ tịch đang lưu tại Sở Tư pháp

Khi công dân có yêu cầu về thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, mà việc giải quyết các yêu cầu đó cần đến thông tin trong sổ hộ tịch đang lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi lưu trữ sổ hộ tịch có trách nhiệm tạo điều kiện cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện thẩm quyền của mình theo đúng quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Uỷ ban nhân dân cấp huyện có Công văn đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin trong sổ hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp. Sở Tư pháp cung cấp thông tin theo yêu cầu của Uỷ ban nhân dân cấp huyện bằng cách gửi trang photocopy sổ lưu hoặc trích lục thông tin trả lời bằng văn bản cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Sau khi đã giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải thông báo cho Sở Tư pháp để ghi chú vào sổ đăng ký hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp.

3. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; cấp lại bản chính Giấy khai sinh thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chưa chuyển lưu lên Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Trong trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết yêu cầu yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, cấp lại bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chưa chuyển lưu lên Uỷ ban nhân dân cấp huyện do chưa sử dụng hết sổ, thì cũng được giải quyết tương tự theo hướng dẫn tại Điểm 2 Công văn này.

Riêng đối với những địa phương trước đây không thực hiện việc đăng ký kép, nên chỉ có 01 quyển sổ hộ tịch lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì Sở Tư pháp xây dựng Đề án báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh khắc phục tình trạng này (có thể bằng cách photocopy sổ, có đóng dấu giáp lai, sau đó chuyển lưu về Uỷ ban nhân dân cấp huyện).

4. Việc giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính trong trường hợp đương sự không có bản chính Giấy khai sinh

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ­­- CP , thì người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh. Do đó, trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh của đương sự bị mất, thì hướng dẫn đương sự làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh, sau đó mới làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính (mà không sử dụng bản sao Giấy khai sinh để giải quyết các trường hợp này).

5. Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP

Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại các Điều 43, 44 và 45 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

6. Việc kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

Việc kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp xã được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

Khi kết hợp giải quyết việc cha nhận con và đăng ký khai sinh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã vẫn phải ký Quyết định công nhận việc nhận con.

7. Việc ghi tên cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con (khi giải quyết đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên trong trường hợp cha hoặc mẹ đã chết, mà cha mẹ không đăng ký kết hôn)

Trong trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên, nếu cha hoặc mẹ đã chết, mà cha mẹ không đăng ký kết hôn, thì người con phải làm thủ tục nhận cha hoặc mẹ (đã chết). Sau khi có quyết định công nhận việc nhận cha/mẹ, thì tên của người cha, người mẹ (đã chết) mới được ghi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con.

8. Về xác nhận của người làm chứng trong trường hợp đăng ký khai tử cho người chết tại nhà, ở nơi cư trú

Điểm k Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định: "Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử".

Quy định này được áp dụng đối với trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch không biết rõ về việc chết; đối với những trường hợp khi giải quyết đăng ký khai tử mà cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ việc chết, thì không cần phải có xác nhận của người làm chứng.

9. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ đăng ký kết hôn của những người đã cư trú tại nhiều địa phương khác nhau (kể cả cư trú ở nước ngoài)

Trong trường hợp một người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân của nơi cư trú hiện tại, đương sự phải viết tờ cam kết (không có mẫu riêng) và chịu trách nhiệm về cam kết của mình về tình trạng hôn nhân trong thời gian trước đó.

10. Ghi vào sổ việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn

Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn cũng phải ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để quản lý.

11. Cách thức xác định ngày, tháng sinh khi giải quyết yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh trong Giấy khai sinh

Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người đã ghi năm sinh mà không ghi ngày, tháng sinh; nay người đó có yêu cầu ghi bổ sung, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

a) Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất với nhau, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.

b) Đối với những người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân, nhưng trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân cũng không ghi ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo lời khai của đương sự (có xác nhận của người làm chứng). Riêng trường hợp bổ sung ngày, tháng sinh cho trẻ em, thì ngày, tháng sinh của trẻ được xác định theo cam kết của cha, mẹ đẻ.

c) Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn tại Điểm a và b trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01 của năm đó.

12. Về mẫu bản chính Giấy chứng nhận kết hôn được sử dụng để cấp cho đương sự sau khi đã ghi chú vào sổ việc kết hôn đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào Sổ đăng ký kết hôn việc kết hôn đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì sau khi đã ghi chú, Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự bản chính Giấy chứng nhận kết hôn theo mẫu Bản chính - đăng ký lại - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp (mẫu số BTP/HT-2006-KH.3); riêng phần chữ ký của chồng, chữ ký của vợ chỉ ghi họ và tên của người chồng, người vợ (đã ký) mà không yêu cầu hai vợ chồng phải ký lại vào bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

13. Về mẫu bản sao giấy tờ hộ tịch được sử dụng để cấp cho công dân trong trường hợp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ những việc hộ tịch mà trước đây Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đã đăng ký

Trong trường hợp công dân có yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ các sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh; Sổ đăng ký khai tử; Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch) mà các việc hộ tịch đó trước đây Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đã đăng ký theo quy định tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, thì Sở Tư pháp dùng biểu mẫu bản sao dùng cho Sở Tư pháp được ban hành theo Quyết định số 01/QĐ-BTP ngày 31/3/2005 của Bộ Tư pháp để cấp cho công dân. Khi sử dụng biểu mẫu này, Sở Tư pháp bổ sung thêm phần ghi về họ tên, chức danh của người đã ký trước đây vào biểu mẫu hộ tịch.

14. Về cách tính thời hạn giải quyết các việc hộ tịch

Đối với những việc hộ tịch mà Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định về thời hạn giải quyết, thì thời hạn được tính theo ngày làm việc.

Trên đây là một số hướng dẫn về nghiệp vụ hộ tịch, đề nghị các cơ quan Tư pháp địa phương triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, thì phản ánh ngay về Bộ Tư pháp (Vụ Hành chính tư pháp) để có hướng dẫn kịp thời.