Công văn 15/VTLTNN-NVĐP hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 đối với tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
| Số hiệu | 15/VTLTNN-NVĐP |
| Ngày ban hành | 12/01/2011 |
| Ngày có hiệu lực | 12/01/2011 |
| Loại văn bản | Công văn |
| Cơ quan ban hành | Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước |
| Người ký | Vũ Thị Minh Hương |
| Lĩnh vực | Lĩnh vực khác |
|
BỘ
NỘI VỤ |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 15/VTLTNN-NVĐP |
Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2011 |
Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc, để các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là các tỉnh) có căn cứ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2011, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ địa phương năm 2011 như sau:
I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Về công tác tổ chức và cán bộ
a) Đối với các tỉnh chưa thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ cần khẩn trương xây dựng Đề án thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Thực hiện việc tuyển dụng và bố trí đủ biên chế bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước cho Chi cục để Chi cục thực hiện tốt chức năng lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
b) Tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh, đặc biệt là các sở, ban, ngành.
c) Tăng cường công tác đào tạo, đào tạo lại, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã.
d) Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
2. Về xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các tỉnh tiến hành rà soát những văn bản của tỉnh và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong tỉnh rà soát những văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
Tiếp tục xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh ban hành (đối với những cơ quan, tổ chức chưa ban hành) những văn bản sau:
a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (phấn đấu 100% các sở, ban, ngành đều có Quy chế).
b) Danh mục hồ sơ cơ quan.
c) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
d) Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh (phấn đấu 100% các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh đều có Danh mục).
3. Về chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc tỉnh
Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh (phấn đấu kiểm tra hết các cơ quan, tổ chức còn lại trong tỉnh chưa được kiểm tra); tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn chủ yếu tập trung vào các vấn đề sau:
a) Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Công tác tổ chức và cán bộ (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ công chức, viên chức; việc thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước).
c) Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, Danh mục hồ sơ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh…
d) Công tác soạn thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản.
đ) Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
e) Tình trạng tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong giai đoạn trước đây của các cơ quan, tổ chức.
g) Tình trạng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
h) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
4. Về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho lưu trữ
Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác lưu trữ trong năm 2011 và những năm tiếp theo.
a) Đối với các tỉnh được Trung ương hỗ trợ, nhưng chưa lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, cải tạo kho hoặc mua thiết bị bảo quản tài liệu, Sở Nội vụ các tỉnh cần tiến hành các thủ tục cần thiết và phối hợp chặt chẽ với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để hoàn thành Dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.