Chỉ thị 13/CT-UBND năm 2018 về tăng cường quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA

Trong những năm qua, Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ dần đi vào nền nếp. Công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức có nhiều chuyển biến tích cực; tài liệu lưu trữ từng bước được phân loại, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả, cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Tuy nhiên, còn một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định; tình trạng hồ sơ tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý khá phổ biến; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chưa đáp ứng được yêu cầu...

Nguyên nhân chính là do người đứng đầu một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên chưa có biện pháp chỉ đạo, tổ chức thực hiện nghiêm túc. Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đa số kiêm nhiệm, chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, còn yếu về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hoặc thiếu ổn định; kinh phí còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu.

Để khắc phục những hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp, hoạt động có hiệu quả, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm

1.1. Tiếp tục tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật Lưu trữ năm 2011. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 993/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2017 của UBND tỉnh Sơn La về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành;

UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017 - 2021 và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

1.2. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ. Chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Các cơ quan, tổ chức có tài liệu tồn đọng (theo Đề án), hàng năm chủ động lập kế hoạch, dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức mình; đồng thời chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đến năm 2020 giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Chỉ đạo HĐND-UBND các xã phường, thị trấn thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND các xã, phường, thị trấn theo quy định.

- Tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ.

1.3. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong tổng biên chế được giao; cử đi đào tạo, bồi dưỡng, hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 và Thông tư số 14/2014/T-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ theo quy định.

1.4. Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

1.5. Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

1.6. Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, đảm bảo tất cả công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, thuộc diện chia, tách, sáp nhập, giải thể có trách nhiệm

Chỉ đạo việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, chỉnh lý, thống kê; giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

3. Giám đốc Sở Nội vụ

3.1. Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thu thập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định về nghiệp vụ lưu trữ; đảm bảo đến năm 2020 khi Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh hoàn thành đưa vào sử dụng, toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải được giao nộp về Kho Lưu trữ theo quy định.

3.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra chuyên ngành việc chấp hành các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Tập trung việc xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; bố trí kho lưu trữ tài liệu; công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

3.3. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017, Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, thuộc diện chia, tách, sáp nhập, giải thể (thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh) thu thập, chỉnh lý, thống kê; giao nộp vào Kho Lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV.

3.4. Đôn đốc, kiểm tra và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình và kết quả thực hiện Chỉ thị

4. Giám đốc Sở Tài chính

4.1. Hướng dẫn các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố lập dự toán kinh phí và thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh theo quy định của Luật Ngân sách và các văn bản pháp luật có liên quan.

4.2. Bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức và địa phương để thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này./.

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm

1.1. Tiếp tục tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật Lưu trữ năm 2011. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 993/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2017 của UBND tỉnh Sơn La về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành;

UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017 - 2021 và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

1.2. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ. Chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Các cơ quan, tổ chức có tài liệu tồn đọng (theo Đề án), hàng năm chủ động lập kế hoạch, dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức mình; đồng thời chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đến năm 2020 giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Chỉ đạo HĐND-UBND các xã phường, thị trấn thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND các xã, phường, thị trấn theo quy định.

- Tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ.

1.3. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong tổng biên chế được giao; cử đi đào tạo, bồi dưỡng, hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 và Thông tư số 14/2014/T-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ theo quy định.

1.4. Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

1.5. Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

1.6. Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, đảm bảo tất cả công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, thuộc diện chia, tách, sáp nhập, giải thể có trách nhiệm

Chỉ đạo việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, chỉnh lý, thống kê; giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

3. Giám đốc Sở Nội vụ

3.1. Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thu thập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định về nghiệp vụ lưu trữ; đảm bảo đến năm 2020 khi Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh hoàn thành đưa vào sử dụng, toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải được giao nộp về Kho Lưu trữ theo quy định.

3.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra chuyên ngành việc chấp hành các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Tập trung việc xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; bố trí kho lưu trữ tài liệu; công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

3.3. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017, Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII, thuộc diện chia, tách, sáp nhập, giải thể (thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh) thu thập, chỉnh lý, thống kê; giao nộp vào Kho Lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV.

3.4. Đôn đốc, kiểm tra và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình và kết quả thực hiện Chỉ thị

4. Giám đốc Sở Tài chính

4.1. Hướng dẫn các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố lập dự toán kinh phí và thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh theo quy định của Luật Ngân sách và các văn bản pháp luật có liên quan.

4.2. Bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức và địa phương để thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này./.