Hướng dẫn 2504/HD-UBND năm 2016 về lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

HƯỚNG DẪN

VỀ VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Ngày 22 tháng 02 năm 2013 UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ban hành văn bản số 1089/UBND-SNV về việc triển khai Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,

Sau 03 năm triển khai thực hiện, qua kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; các ý kiến đề xuất, kiến nghị của các cơ quan, đơn vị cho thấy: Việc triển khai thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV đang gặp phải rất nhiều khó khăn, vướng mắc; hiệu quả triển khai thực hiện chưa cao; một số nội dung trong Thông tư chưa rõ ràng đặc biệt là đối với công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chất lượng hồ sơ được lập chưa đồng đều dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng tích đống vẫn chưa được giải quyết triệt để.

Nhằm làm rõ hơn một số nội dung trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV, tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc triển khai thực hiện Thông tư, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ban hành hướng dẫn cụ thể như sau:

I. TÁC DỤNG, Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Giúp quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ.

2. Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Là căn cứ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.

II. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan: Chỉ đạo thực hiện công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đến các CCVC thuộc phạm vi quản lý.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp; Tham mưu thủ trưởng cơ quan trong việc hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tham mưu thủ trưởng cơ quan trong việc bố trí kinh phí cung cấp bìa, hộp (cặp) đựng tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ công tác lập hồ sơ công việc; tổ chức thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm để công tác lập hồ sơ trong cơ quan được tốt hơn.

3. Trách nhiệm của bộ phận văn thư, lưu trữ:

- Trực tiếp xây dựng và hướng dẫn thực hiện việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ của cơ quan mình; sao gửi Danh mục hồ sơ và chuẩn bị bìa, hộp (cặp) giao cho cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; tham mưu Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính - Tổng hợp trong việc lựa chọn bìa, hộp, cặp theo đúng quy định hiện hành nhằm đảm bảo đúng tiêu chuẩn khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan cũng như Lưu trữ lịch sử. (Bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu, giá bảo quản được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia được công bố tại Quyết định số 1687/QĐ-KHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia như sau: TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9252:2012 - Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253:2012 - Giá bảo quản tài liệu);

- Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành; hoàn thiện, hoàn chỉnh hồ sơ sau khi được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan [chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ (nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ].

4. Các đơn vị trong cơ quan: Phối hợp với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp trong việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan; mỗi cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết và bàn giao hồ sơ khi có sự thay đổi về nhiệm vụ được phân công.

III. HƯỚNG DẪN LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ, GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Lập Danh mục hồ sơ (Mẫu danh mục hồ sơ Phụ lục 1)

a) Căn cứ để lập Danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc; phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, của cán bộ, công chức, viên chức; kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan;

- Danh mục hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có).

b) Nội dung của lập Danh mục hồ sơ

Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; văn thư tổng hợp, xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan hoặc văn thư xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị mình gửi các đơn vị, cá nhân liên quan góp ý.

Trình tự các bước xây dựng Danh mục hồ sơ:

Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ

Có thể xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn các đề mục nhỏ là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động). Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp.

Ví dụ 1: Khung đề mục của Danh mục hồ sơ Sở Nội vụ (theo cơ cấu tổ chức) được xây dựng như sau:

Bước 2: Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị lập hoặc người lập

- Xác định những hồ sơ cần lập: Dựa trên “căn cứ để lập Danh mục hồ sơ” tại Điểm a Điều 1 Mục II của Hướng dẫn này để xác định những hồ sơ cần lập

- Dự kiến tiêu đề hồ sơ: Theo hướng dẫn tại Phụ lục 1

- Trách nhiệm lập hồ sơ: Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc (hoặc chủ trì giải quyết)

Ví dụ 2: Về xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ, đơn vị/người lập

Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với hồ sơ, tài liệu của UBND cấp tỉnh, cấp huyện áp dụng theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan (nếu có).

Ví dụ 3: Dự kiến thời hạn bảo quản tài liệu

Bước 4: Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ: Được ghi theo hướng dẫn tại Phụ lục 1

Ví dụ 4: Đánh số và ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Hoàn thiện dự thảo

- Trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm. Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục;

- Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

2. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ

a) Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ

- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao;

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ, phản ánh diễn biến của công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý.

Ví dụ 5: Hồ sơ việc tuyển sinh cao đẳng hệ chính quy năm 2015 Trường Cao đẳng Sư phạm Bà Rịa- Vũng Tàu, gồm:

- Kế hoạch tuyển sinh

- Thông báo tuyển sinh;

- Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh;

- Quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh;

- Danh sách thí sinh, đề thi, đáp án;

- Biên bản thí sinh vi phạm quy chế thi;

- Quyết định Danh sách thí sinh trúng tuyển;

- Giấy báo nhập học.

b) Nội dung và phương pháp lập hồ sơ

Bước 1: Mở hồ sơ:

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lưu trữ (Phụ lục 2);

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ đã ban hành, kể cả các cơ quan, tổ chức chưa ban hành Danh mục hồ sơ);

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh, hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:

Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

Ví dụ 6: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề: “Hồ sơ việc tuyển sinh cao đẳng hệ chính quy năm 2015 - Trường Cao đẳng Sư phạm Bà Rịa-Vũng Tàu” cần thu thập đầy đủ các văn bản như: Kế hoạch tuyển sinh; Thông báo tuyển sinh; Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh; Quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh; Danh sách thí sinh, đề thi, đáp án; Biên bản đối chiếu thí sinh vi phạm quy chế thi; Quyết định Danh sách thí sinh trúng tuyển; Giấy báo nhập học.

Bước 3: Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:

Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách sau (có thể vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau):

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc;

- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản;

- Sắp xếp theo vần ABC;

- Theo tên gọi của văn bản;

- Theo tác giả;

- Theo thời gian;

- Theo mức độ quan trọng của loại văn bản, của tác giả văn bản (Quyết định, Chỉ thị, Thông báo...), (Chính phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh..

Lưu ý:

- Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.

- Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.

- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ. Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu

- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong; thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ để được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.

Bước 4: Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Công việc được giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ; bổ sung đầy đủ các giấy tờ còn thiếu; loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo quan trọng, có ý kiến trực tiếp của lãnh đạo); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

- Đánh số tờ lên trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.

- Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải ghi: “Mục lục văn bản” theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 để thuận tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm; viết tờ kết thúc ghi theo hướng dẫn tại Phụ lục 4.

Ví dụ 7: Mục lục văn bản trong hồ sơ tuyển sinh Trường Cao đẳng Sư phạm Bà Rịa - Vũng Tàu

Bước 5: Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ được viết theo hướng dẫn tại Phụ lục 2.

3. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

a) Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ, tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

- Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau 01 năm kể từ ngày công trình được nghiệm thu chính thức;

- Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;

- Hồ sơ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ ngày công việc kết thúc.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Cách thức và thủ tục giao nộp:

- Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào Phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ nộp lưu được ghi theo Phụ lục 5;

Ví dụ 8: Mục lục hồ sơ nộp lưu

- Lưu trữ cơ quan khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu, đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ; kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác;

- Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao, nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan mỗi người giữ một bản. Biên bản giao nhận tài liệu được ghi theo Phụ lục 6.

c) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được hủy theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan;

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn, đồng thời triển khai hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc.

2. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác lập Danh mục hồ sơ cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Trong quá trình triển khai, thực hiện nếu cần giải đáp, hướng dẫn, đề nghị các cơ quan, đơn vị và địa phương liên hệ Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, số 03 Phạm Văn Đồng, phường Phước Trung, thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu) để được giải đáp kịp thời. Điện thoại: 064 372 79 67- Fax: 0643.515550).

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ……(tên cơ quan, tổ chức)

Năm ....

(Ban hành kèm theo Quyết định số .... ngày ... tháng .... năm của ....)

Bản Danh mục hồ sơ này có …......⁽¹⁾ hồ sơ, bao gồm:

………………..⁽²⁾ hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

………………..⁽³⁾ hồ sơ bảo quản có thời hạn.

HƯỚNG DẪN CÁCH GHI DANH MỤC HỒ SƠ

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ: Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu bằng chữ viết tắt của các đề mục lớn do cơ quan, tổ chức quy định nhưng phải ngắn gọn, dễ hiểu (Ví dụ: Thi đua: 1TĐ; Khen thưởng: 2KT; ....). Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn bắt đầu từ số 01. Các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ: Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; Các đề mục nhỏ (nếu có) được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: Tên loại văn bản (tập, hồ sơ), tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục được sắp xếp theo trình tự từ các công việc chung, mang tính tổng hợp đến các công việc cụ thể.

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.

(3) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn.

PHỤ LỤC 2

BÌA HỒ SƠ
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, kích thước 650mm x 320mm

Ghi chú: (1) Tên cơ quan: Cần ghi đầy đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có).

(2) Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phần và nội dung văn bản có trong hồ sơ, cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ về việc tổ chức lớp bồi dưỡng Kỹ năng lập hồ sơ công việc, năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

(3) Ngày, tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ;

(4) Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ;

(5) Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan;

- Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào Lưu trữ cơ quan;

Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định.

PHỤ LỤC 3

MỤC LỤC VĂN BẢN
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

Hồ sơ số ……. tập số....(1)

HƯỚNG DẪN CÁCH GHI MỤC LỤC VĂN BẢN

(1): Ghi theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ dự kiến đầu năm

Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).

Cột 3: Ghi ngày tháng trong văn bản (nếu không có ngày tháng thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).

Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.

Cột 5: Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.

Cột 6: Ghi tờ số: Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ tờ số mấy trong hồ sơ (Ví dụ: Văn bản có 05 tờ bắt đầu từ tờ số 5 ghi 05-10)

Cột 7: Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật...

Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin cần được thể hiện đúng theo văn bản, không được tùy tiện thêm bớt hoặc sửa đổi.

Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống. Nếu một yếu tố thông tin nào đó mà văn bản không có nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải đặt trong dấu móc vuông [ ] hoặc chú thích ở cột ghi chú.

PHỤ LỤC 4

TỜ KẾT THÚC
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

HƯỚNG DẪN CÁCH GHI

- Tờ kết thúc là bản thống kê số lượng các tờ, bản trong hồ sơ, đồng thời cũng nêu được chất lượng, trạng thái vật lý của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Tờ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản.

- Mục đích là kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời.

(1): Ghi số như tờ mục lục văn bản và tờ bìa

(2): Ghi tổng số tờ trong hồ sơ: ghi bằng chữ, số để trong ngoặc. Ví dụ: Hồ sơ này gồm có hai trăm (200) tờ. Trường hợp trong hồ sơ có nhiều tờ trùng nhau thì phải ghi rõ tờ số mấy.

(3): Ghi tổng số tờ mục lục trong hồ sơ.

(4): Số tờ kết thúc.

Lưu ý: (3), (4) ghi bằng chữ và số để trong ngoặc. Ví dụ: hai (2) tờ.

(5): Ghi tình trạng vật lý của tài liệu như: Tài liệu có bị hư hỏng, mất mát, sửa đổi hay không, tờ số mấy bị hư, sửa, chỗ nào bị mờ ……

Người lập hồ sơ, viết chứng từ kết thúc phải ký nhận và ghi rõ họ, tên vào cuối chứng từ kết thúc. Chứng từ kết thúc được in sẵn hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm) theo mẫu thống nhất.

PHỤ LỤC 5

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

Mục lục này gồm …………………………………………hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ ……………………………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

…………………………………….hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

……………………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ

PHỤ LỤC 6

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Hướng dẫn số        /HD-UBND ngày     /     /2016 của UBND tỉnh)

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ ………….(Danh mục hồ sơ năm ……., Kế hoạch thu thập tài liệu ……….),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ........................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ........................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ..........................................................................................

2. Thời gian của tài liệu: .................................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ......................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……………….Quy ra mét giá: …………….. mét

3. Tình trạng tài liệu giao nộp: ........................................................................................

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.