Chỉ thị 12/CT-UBND năm 2013 tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA

Trong thời gian qua, nhiều cơ quan hành chính nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa đã có nhiều cố gắng trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành theo đúng các quy định của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả công tác điều hành tác nghiệp trong nội bộ và phục vụ công tác cải cách hành chính.

Tuy nhiên, các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn chưa tận dụng hết cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin hiện có để tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức; phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống; công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp còn nhiều hạn chế.

Để khắc phục những tồn tại trên, tăng cường hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; quán triệt tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm, góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đẩy mạnh triển khai ứng dụng dùng chung (thư điện tử công vụ, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm một cửa điện tử liên thông...) phục vụ công tác điều hành, tác nghiệp trong nội bộ cơ quan; gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau để tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả; triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng nhằm thay thế dần việc gửi một số loại văn bản giấy qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký qua mạng.

c) Cung cấp đầy đủ các thông tin thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước để đăng tải trên Cổng thông tin điện tử tỉnh.

d) Tăng cường sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh (có tên miền @khanhhoa.gov.vn) để trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong công việc; thực hiện gửi nhận qua hệ thống Thư điện tử công vụ các loại văn bản đã được quy định tại Quy định quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh; triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ của đơn vị mình để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

đ) Cập nhật danh sách các hộp thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị khi có thay đổi, gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tại địa chỉ cntt.stttt@khanhhoa.gov.vn để tổng hợp giải quyết; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc; thay đổi lề lồi, thói quen làm việc, chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc hướng tới môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức, kỹ năng sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc.

b) Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định cụ thể về việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh qua mạng.

c) Quản lý và vận hành các hạ tầng công nghệ thông tin dùng chung của tỉnh, duy trì hoạt động của các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, một cửa điện tử, cổng thông tin điện tử, hệ thống thư điện tử,... của tỉnh và với địa chỉ tên miền "www.khanhhoa.gov.vn" liên tục và an toàn. Trong trường hợp cần thiết và tùy tình hình thực tế, xây dựng kế hoạch, dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin dùng chung, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để từng bước nâng cấp, bổ sung các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh, đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh và góp phần từng bước thực hiện Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa điện tử;

d) Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh các giải pháp phát triển hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin để đảm bảo các điều kiện tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; đẩy mạnh tiến độ triển khai thi công các dự án phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; triển khai xây dựng mới, duy trì, nâng cấp và phát triển các hệ thống thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin để hướng tới môi trường làm việc trên mạng hiện đại, hiệu quả.

đ) Công khai Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh, danh sách các cơ quan đã triển khai bộ phần mềm "Một cửa điện tử" trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh để các cơ quan, cá nhân biết và thực hiện gửi/nhận văn bản điện tử; tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh một cách hiệu quả, tiết kiệm.

e) Phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ tổ chức cấp chứng thư số và tập huấn sử dụng chứng thư số chuyên dùng cho cán bộ, công chức các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh. Triển khai thí điểm và đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin cần thiết, trước mắt là trong hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh để từng bước thay thế dần việc gửi một số loại văn bản giấy bằng văn bản điện tử.

g) Xây dựng lộ trình thực hiện bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo thói quen làm việc điện tử hiện đại, đảm bảo đến năm 2015 đạt 70% các văn bản, tài liệu chính thức giữa các cơ quan nhà nước (cấp tỉnh và cấp huyện) được trao đổi hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.

h) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện và đề xuất giải pháp triển khai hiệu quả các nội dung của Chỉ thị này.

3. Sở Nội vụ

a) Chủ trì xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử áp dụng trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật nhà nước.

b)  Rà soát, bổ sung, điều chỉnh Quy chế đánh giá, xếp hạng kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa phù hợp với tình hình thực tế và gắn với trách nhiệm thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ phục vụ cải cách hành chính.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

a) Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật; duy trì, nâng cấp các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến cấp phường, xã tại các địa phương.

b) Ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống thông tin dùng chung như quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ, chữ ký số, kiểm tra kiểm soát thủ tục hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh theo kế hoạch được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

5. Cổng thông tin điện tử tỉnh, Đài Phát thanh - Truyền hình Khánh Hòa, Báo Khánh Hòa và các cơ quan báo chí trên địa bàn tỉnh tổ chức tuyên truyền bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng để nâng cao nhận thức trong toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước; đồng thời, giúp người dân và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc triển khai thực hiện Chỉ thị này trên địa bàn tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan liên quan nghiêm túc triển khai các nội dung của Chỉ thị này.

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA

Trong thời gian qua, nhiều cơ quan hành chính nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa đã có nhiều cố gắng trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành theo đúng các quy định của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả công tác điều hành tác nghiệp trong nội bộ và phục vụ công tác cải cách hành chính.

Tuy nhiên, các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn chưa tận dụng hết cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin hiện có để tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức; phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống; công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp còn nhiều hạn chế.

Để khắc phục những tồn tại trên, tăng cường hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; quán triệt tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm, góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đẩy mạnh triển khai ứng dụng dùng chung (thư điện tử công vụ, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm một cửa điện tử liên thông...) phục vụ công tác điều hành, tác nghiệp trong nội bộ cơ quan; gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau để tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả; triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng nhằm thay thế dần việc gửi một số loại văn bản giấy qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký qua mạng.

c) Cung cấp đầy đủ các thông tin thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước để đăng tải trên Cổng thông tin điện tử tỉnh.

d) Tăng cường sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh (có tên miền @khanhhoa.gov.vn) để trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong công việc; thực hiện gửi nhận qua hệ thống Thư điện tử công vụ các loại văn bản đã được quy định tại Quy định quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh; triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ của đơn vị mình để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

đ) Cập nhật danh sách các hộp thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị khi có thay đổi, gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tại địa chỉ cntt.stttt@khanhhoa.gov.vn để tổng hợp giải quyết; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc; thay đổi lề lồi, thói quen làm việc, chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc hướng tới môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức, kỹ năng sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc.

b) Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định cụ thể về việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh qua mạng.

c) Quản lý và vận hành các hạ tầng công nghệ thông tin dùng chung của tỉnh, duy trì hoạt động của các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, một cửa điện tử, cổng thông tin điện tử, hệ thống thư điện tử,... của tỉnh và với địa chỉ tên miền "www.khanhhoa.gov.vn" liên tục và an toàn. Trong trường hợp cần thiết và tùy tình hình thực tế, xây dựng kế hoạch, dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin dùng chung, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để từng bước nâng cấp, bổ sung các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh, đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh và góp phần từng bước thực hiện Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa điện tử;

d) Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh các giải pháp phát triển hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin để đảm bảo các điều kiện tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; đẩy mạnh tiến độ triển khai thi công các dự án phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; triển khai xây dựng mới, duy trì, nâng cấp và phát triển các hệ thống thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin để hướng tới môi trường làm việc trên mạng hiện đại, hiệu quả.

đ) Công khai Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh, danh sách các cơ quan đã triển khai bộ phần mềm "Một cửa điện tử" trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh để các cơ quan, cá nhân biết và thực hiện gửi/nhận văn bản điện tử; tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh một cách hiệu quả, tiết kiệm.

e) Phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ tổ chức cấp chứng thư số và tập huấn sử dụng chứng thư số chuyên dùng cho cán bộ, công chức các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh. Triển khai thí điểm và đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin cần thiết, trước mắt là trong hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh để từng bước thay thế dần việc gửi một số loại văn bản giấy bằng văn bản điện tử.

g) Xây dựng lộ trình thực hiện bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo thói quen làm việc điện tử hiện đại, đảm bảo đến năm 2015 đạt 70% các văn bản, tài liệu chính thức giữa các cơ quan nhà nước (cấp tỉnh và cấp huyện) được trao đổi hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.

h) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện và đề xuất giải pháp triển khai hiệu quả các nội dung của Chỉ thị này.

3. Sở Nội vụ

a) Chủ trì xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử áp dụng trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật nhà nước.

b)  Rà soát, bổ sung, điều chỉnh Quy chế đánh giá, xếp hạng kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa phù hợp với tình hình thực tế và gắn với trách nhiệm thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ phục vụ cải cách hành chính.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

a) Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật; duy trì, nâng cấp các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến cấp phường, xã tại các địa phương.

b) Ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống thông tin dùng chung như quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ, chữ ký số, kiểm tra kiểm soát thủ tục hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh theo kế hoạch được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

5. Cổng thông tin điện tử tỉnh, Đài Phát thanh - Truyền hình Khánh Hòa, Báo Khánh Hòa và các cơ quan báo chí trên địa bàn tỉnh tổ chức tuyên truyền bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng để nâng cao nhận thức trong toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước; đồng thời, giúp người dân và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc triển khai thực hiện Chỉ thị này trên địa bàn tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan liên quan nghiêm túc triển khai các nội dung của Chỉ thị này.

Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị có liên quan phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.