Chỉ thị 21/2012/CT-UBND về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN

Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 và Nghị quyết số 06-NQ/TU ngày 24 tháng 01 năm 2002 của Tỉnh ủy về Chương trình hành động để lãnh đạo, triển khai thực hiện Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị; trong thời gian qua, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng. Hầu hết các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đã có mạng nội bộ và có truy cập internet. Phần mềm phục vụ quản lý và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành phổ biến đã được triển khai và đưa vào ứng dụng. Hệ thống thư điện tử của tỉnh đã được đầu tư, nâng cấp, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu sử dụng; gần 100% cán bộ, công chức, viên chức cấp tỉnh, cấp huyện được cấp địa chỉ thư điện tử; các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức đã từng bước tăng cường việc trao đổi, gửi nhận qua thư điện tử các loại văn bản như công văn, lịch làm việc, thư mời, báo cáo, góp ý dự thảo, ... góp phần tiết kiệm giấy tờ, trao đổi thông tin được nhanh chóng, kịp thời.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử, hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Nhiều cơ quan, đơn vị đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử nhưng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ, gây lãng phí thời gian, chi phí, công tác quản lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp, các ngành ít được thực hiện. Bên cạnh đó, hiện nay đa số máy chủ phục vụ cho công tác quản trị, lưu trữ, an toàn thông tin tại các cơ quan, đơn vị có cấu hình thấp chưa đáp ứng được yêu cầu; một số đơn vị cấp xã chưa có hệ thống mạng nội bộ; một số đơn vị cấp xã đã có hệ thống mạng nội bộ và kết nối internet để gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử nhưng việc áp dụng trong công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành qua hệ thống thư điện tử còn thấp, hiệu quả chưa cao.

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và xã phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan, đơn vị:

- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (kể cả các đơn vị trực thuộc) phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ cơ quan, đơn vị: giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ cuộc họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc. Từng bước ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã; yêu cầu Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn từng bước sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản nêu trên trong nội bộ cơ quan. Đến năm 2015, yêu cầu các cơ quan, đơn vị cấp xã phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản nêu trên trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (kể cả các đơn vị trực thuộc) đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành (phần mềm TD.Office hoặc các phần mềm tương tự khác) phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn. Từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

- Sử dụng, phối hợp hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành công việc, đảm bảo tính hiệu quả, thuận tiện.

- Khuyến khích trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ mỗi cơ quan, đơn vị qua mạng.

- Triển khai việc số hoá các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

- Khuyến khích các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện scan tài liệu, các văn bản chỉ đạo, điều hành có liên quan để gửi email cho các bộ phận trong cơ quan và các đơn vị trong nội bộ ngành để tiết kiệm chi phí photocopy và thuận tiện trong việc tra cứu, nghiên cứu, thực hiện và lưu trữ;

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan Nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành (nếu các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan đã được kết nối với nhau) để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp.

- Sử dụng trang thông tin điện tử thành phần, Cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (đối với các cơ quan, đơn vị đã thiết lập trang thông tin điện tử thành phần hoặc Cổng thông tin điện tử) hoặc Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến.

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy, các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng, thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương; từng bước mở rộng áp dụng đối với hồ sơ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đến năm 2014, thực hiện gửi bản điện tử hồ sơ trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố. Đến năm 2015, thực hiện gửi bản điện tử hồ sơ trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy.

- Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan để phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử;

c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh:

- Các cơ quan, đơn vị tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), các mạng truyền số liệu dùng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan.

- Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng.

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin.

- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, bảo đảm không trùng lặp với các nội dung triển khai các hệ thống thông tin chuyên ngành;

e) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng;

b) Quyết liệt chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này;

c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình triển khai thực hiện Chỉ thị này tại đơn vị mình;

d) Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn tiến hành nghiên cứu, áp dụng phần mềm văn phòng điện tử đối với các xã, phường, thị trấn trực thuộc. Trong năm 2014, mỗi huyện, thành phố áp dụng thí điểm đối với 03 đơn vị xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn quản lý. Trong năm 2015 mở rộng áp dụng đến tất cả các xã, phường, thị trấn trực thuộc.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm:

a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

b) Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền AAA@ninhthuan.gov.vn được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc (đối với các cơ quan Nhà nước đã dùng hệ thống thư điện tử nội bộ ngành thì sử dụng hệ thống thư điện tử đó);

c) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;

d) Chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

4. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đề xuất xây dựng mới hoặc điều chỉnh, bổ sung, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh; đồng thời khẩn trương nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; hằng năm, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để các cán bộ, công chức, viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng lộ trình, từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng; đẩy mạnh sử dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan Nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh;

c) Đôn đốc, khẩn trương triển khai các nhiệm vụ liên quan tại chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 ban hành kèm theo Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ; xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ tỉnh đến cơ sở, bảo đảm đạt hoặc vượt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa cơ quan Nhà nước được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử theo Quyết định số 1605/QĐ-TTg, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong quý IV năm 2012;

d) Nghiên cứu, xây dựng tiêu chí đánh giá, phân loại kết quả thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành trong tháng 11/2012;

đ) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định mở rộng áp dụng phần mềm văn phòng điện tử đến các sở, ban, ngành thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố. Trong năm 2013 mở rộng đến 15 sở, ban, ngành cấp tỉnh và 03 huyện, thành phố (số lượng cụ thể do Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, tham mưu). Trong năm 2014 mở rộng đến tất cả các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố;

e) Khẩn trương triển khai thực hiện Dự án “Xây dựng Trang thông tin điện tử thành phần (Webpart)” tại các cơ quan, đơn vị đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đến cuối năm 2013 mở rộng xây dựng Trang thông tin điện tử thành phần đến tất cả các sở, ban, ngành và các huyện, thành phố thuộc tỉnh;

f) Nghiên cứu, xây dựng Đề án triển khai họp trực tuyến giữa Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; trong năm 2013 thực hiện thí điểm đối với một số sở, ngành trọng điểm và các đơn vị cấp huyện có điều kiện; năm 2014 mở rộng đến tất cả các sở, ban, ngành và huyện, thành phố; năm 2015 mở rộng đến các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

5. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cơ sở, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh qua mạng;

b) Chỉ đạo Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh đăng tải kịp thời, đầy đủ các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành và văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh bằng nhiều hình thức (file word, file pdf, bản scan) để phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu, tìm hiểu, thực hiện của các cơ quan, tổ chức và người dân, doanh nghiệp.

6. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đề xuất xây dựng mới hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

b) Chủ trì tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử.

7. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách Nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, chữ ký số; bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến các xã, phường, thị trấn, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hằng năm theo quy định.

8. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị, ngành, lĩnh vực, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý.

9. Tổ chức thực hiện: Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 (mười) ngày kể từ ngày ký ban hành. Yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan, đơn vị có liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện Chỉ thị này./.