Chỉ thị 07/2013/CT-UBND tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Gia Lai
| Số hiệu | 07/2013/CT-UBND |
| Ngày ban hành | 30/07/2013 |
| Ngày có hiệu lực | 09/08/2013 |
| Loại văn bản | Chỉ thị |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Gia Lai |
| Người ký | Hoàng Công Lự |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 07/2013/CT-UBND |
Gia Lai, ngày 30 tháng 07 năm 2013 |
Thực hiện Chỉ thị số: 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ "Về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước" , kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2011-2015 đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, trong thời gian qua, các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, bước đầu đạt được những kết quả nhất định.
Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn chưa khai thác có hiệu quả hạ tầng kỹ thuật, phần mềm đã được đầu tư và cũng chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên phương thức làm việc trên môi trường mạng ngày càng hiện đại, hướng tới môi trường làm việc công khai, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Nhiều cơ quan nhà nước thuộc tỉnh đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ (http://mail.gialai.gov.vn), nhưng phần lớn các văn bản vẫn trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp ít được quan tâm thực hiện. Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, khắc phục sự yếu kém, trì trệ trong công tác quản lý; rút ngắn thời gian xử lý công việc; cải thiện phong cách, hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước; tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng, dân chủ và hiện đại, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử thông thường (trừ các văn bản có nội dung mật hoặc các văn bản có thông tin chưa được công bố có quy định riêng) để phát triển Chính phủ điện tử.
Triển khai thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số: 15/CT-TTg nói trên và công văn số: 3526/VPCP-KGVX ngày 04 tháng 5 năm 2013 của Văn phòng Chính phủ "V/v lộ trình thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước", Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo:
1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách nhiệm:
a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước:
- Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi các loại văn bản trong nội bộ cơ quan (kể cả trao đổi giữa các cơ quan nhà nước, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác nêu ở điểm 1.b đã được tham gia, khai thác hệ thống thư điện tử công vụ): Thực hiện theo Điều 9 của Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Gia Lai (Ban hành kèm theo Quyết định số: 03/2011/QĐ-UBND ngày 04/3/2011 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai); từng bước ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử công vụ đến cấp xã tại các địa phương;
- Đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin sau: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn đến, đi; từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã tại các địa phương;
- Các văn bản điện tử trao đổi qua các hệ thống thông tin sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 được quy định tại Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.
- Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử công vụ và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện;
- Khuyến khích trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ mỗi cơ quan nhà nước qua mạng tại tất cả các cấp;
- Triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác:
- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành (sau khi các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan đã được kết nối với nhau) để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp;
- Thiết lập và sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 04 tháng 01 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quy định về thiết lập, quản lý, cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị Nhà nước thuộc tỉnh Gia Lai, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;
- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; từng bước mở rộng áp dụng đối với hồ sơ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy;
- Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan để phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử.
c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước:
- Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), các mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan;
- Khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của cơ quan;
- Hàng năm, cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia hoặc tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trong đó chú ý tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;
- Chủ động đề xuất và từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;
- Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng;
- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, bảo đảm không trùng lặp với các nội dung triển khai các hệ thống thông tin chuyên ngành;
- Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến cấp phường, xã tại các địa phương, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.