Chỉ thị 03/CT-UBND năm 2014 tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

Ngày 13 tháng 11 năm 2012, Ủy ban Nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 2293/QĐ-UBND về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2013-2015, trong thời gian qua các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, bước đầu đạt được những kết quả nhất định.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn chưa khai thác hiệu quả hạ tầng kỹ thuật, phần mềm đã được đầu tư và cũng chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên phương thức làm việc trên môi trường mạng ngày càng hiện đại, hướng tới môi trường làm việc công khai, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Phần lớn các văn bản vẫn trao đổi bằng hình thức giấy gây lãng phí thời gian và chi phí; công tác, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo ít được quan tâm thực hiện.

Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, khắc phục trì trệ trong công tác quản lý, rút ngắn thời gian xử lý công việc, cải thiện phong cách, hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước; tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng, hiện đại, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử thông thường (trừ các văn bản có nội dung mật hoặc các văn bản có thông tin chưa được công bố có quy định riêng), thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ "Về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước", Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các Sở, ban, ngành, Ủy ban Nhân dân các huyện, thành phố

Thực hiện nghiêm túc các nội dung, nhiệm vụ, giải pháp đề ra tại Quyết định số 2293/QĐ-UBND ngày 13 tháng 11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2013-2015, phấn đấu đạt các mục tiêu chính sau đây:

a) Từ năm 2014, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Từ 01 tháng 6 năm 2014, các văn bản, hồ sơ, tài liệu (trừ các loại văn bản có quy định mật) trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để giải quyết công việc và văn bản trao đổi giữa các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố ngoài bộ hồ sơ giấy, đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản; từng bước mở rộng phạm vi áp dụng đối với văn bản trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp;

c) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành, phòng, ban cấp huyện tại các địa phương với nhau: Trong năm 2014 một số loại văn bản, tài liệu chính thức hoàn toàn dưới dạng điện tử, một số văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm bản giấy;

d) Vận hành sử dụng thường xuyên và an toàn các phần mềm đã triển khai để trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, địa phương, cụ thể như: phần mềm họp không giấy, phần mềm một cửa điện tử, phần mềm quản lý khiếu nại, tố cáo, phần mềm công báo điện tử, phần mềm công văn sao gửi điện tử, cổng thông tin điện tử, …;

đ) Đối với việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân:

Tích cực, chủ động sử dụng hệ thống thư điện tử, hệ thống thông tin chuyên ngành để gửi nhận văn bản, hồ sơ giao dịch với tổ chức, doanh nghiệp.

Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đăng tải văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành, báo cáo tổng hợp, thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý và các thông tin khác được quy định tại Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin và tại các điều 10, 11 và 12, Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

e) Đối với các cơ quan nhà nước đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng khi thực hiện các mục b, c trên cần chủ động, tăng cường áp dụng chữ ký số để xác thực và gửi qua mạng các tài liệu, văn bản hành chính nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của nội dung và giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Văn bản điện tử trao đổi nếu đã được xác thực bằng chữ ký số thì không phải gửi kèm văn bản giấy, trừ trường hợp có quy định bắt buộc của pháp luật hoặc quy định khác của cấp có thẩm quyền.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm

a) Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai phần mềm: văn phòng điện tử, họp không giấy, một cửa điện tử, quản lý khiếu nại, tố cáo và các phần mềm chuyên ngành.

b) Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng lộ trình thực hiện, triển khai thí điểm và đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động cơ quan nhà nước các cấp;

c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai công tác hướng dẫn, đôn đốc, tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

d) Thực hiện hướng dẫn hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; kiểm tra đánh giá việc tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn này;

đ) Chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị có liên quan tham mưu cho UBND tỉnh:

Chỉ đạo tăng cường khai thác, sử dụng các hệ thống: thư điện tử, họp không giấy, một cửa điện tử, phần mềm quản lý khiếu nại tố cáo, công báo điện tử, công văn sao gửi điện tử, …;có giải pháp để nâng cao năng lực quản lý và các tính năng, chức năng kỹ thuật của hệ thống thư điện tử tỉnh nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của người sử dụng và phục vụ công tác chuyên môn và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

Quy định cụ thể việc vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng UBND tỉnh với cơ quan nhà nước phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh qua mạng.

Chậm nhất trong Quý II năm 2014, phải trình UBND tỉnh ban hành quy định cụ thể về việc gửi, nhận văn bản điện tử; quy định cụ thể danh mục các văn bản thực hiện trao đổi trên môi trường mạng (không gửi văn bản giấy).

e) Định kỳ hàng quý, năm tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh tình hình thực hiện Chỉ thị này của các cơ quan nhà nước các cấp; đề xuất giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này;

g) Triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động trao đổi văn bản điện tử trong mạng diện rộng của UBND tỉnh.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm

Chủ trì xây dựng các văn bản trình UBND tỉnh quy định về lưu trữ văn bản điện tử.

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

Ngày 13 tháng 11 năm 2012, Ủy ban Nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 2293/QĐ-UBND về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2013-2015, trong thời gian qua các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, bước đầu đạt được những kết quả nhất định.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn chưa khai thác hiệu quả hạ tầng kỹ thuật, phần mềm đã được đầu tư và cũng chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên phương thức làm việc trên môi trường mạng ngày càng hiện đại, hướng tới môi trường làm việc công khai, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Phần lớn các văn bản vẫn trao đổi bằng hình thức giấy gây lãng phí thời gian và chi phí; công tác, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo ít được quan tâm thực hiện.

Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, khắc phục trì trệ trong công tác quản lý, rút ngắn thời gian xử lý công việc, cải thiện phong cách, hiệu quả phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước; tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng, hiện đại, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử thông thường (trừ các văn bản có nội dung mật hoặc các văn bản có thông tin chưa được công bố có quy định riêng), thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ "Về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước", Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các Sở, ban, ngành, Ủy ban Nhân dân các huyện, thành phố

Thực hiện nghiêm túc các nội dung, nhiệm vụ, giải pháp đề ra tại Quyết định số 2293/QĐ-UBND ngày 13 tháng 11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2013-2015, phấn đấu đạt các mục tiêu chính sau đây:

a) Từ năm 2014, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Từ 01 tháng 6 năm 2014, các văn bản, hồ sơ, tài liệu (trừ các loại văn bản có quy định mật) trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để giải quyết công việc và văn bản trao đổi giữa các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố ngoài bộ hồ sơ giấy, đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản; từng bước mở rộng phạm vi áp dụng đối với văn bản trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp;

c) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành, phòng, ban cấp huyện tại các địa phương với nhau: Trong năm 2014 một số loại văn bản, tài liệu chính thức hoàn toàn dưới dạng điện tử, một số văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm bản giấy;

d) Vận hành sử dụng thường xuyên và an toàn các phần mềm đã triển khai để trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, địa phương, cụ thể như: phần mềm họp không giấy, phần mềm một cửa điện tử, phần mềm quản lý khiếu nại, tố cáo, phần mềm công báo điện tử, phần mềm công văn sao gửi điện tử, cổng thông tin điện tử, …;

đ) Đối với việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân:

Tích cực, chủ động sử dụng hệ thống thư điện tử, hệ thống thông tin chuyên ngành để gửi nhận văn bản, hồ sơ giao dịch với tổ chức, doanh nghiệp.

Cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước đăng tải văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành, báo cáo tổng hợp, thống kê về ngành, lĩnh vực quản lý và các thông tin khác được quy định tại Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin và tại các điều 10, 11 và 12, Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

e) Đối với các cơ quan nhà nước đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng khi thực hiện các mục b, c trên cần chủ động, tăng cường áp dụng chữ ký số để xác thực và gửi qua mạng các tài liệu, văn bản hành chính nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của nội dung và giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Văn bản điện tử trao đổi nếu đã được xác thực bằng chữ ký số thì không phải gửi kèm văn bản giấy, trừ trường hợp có quy định bắt buộc của pháp luật hoặc quy định khác của cấp có thẩm quyền.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm

a) Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai phần mềm: văn phòng điện tử, họp không giấy, một cửa điện tử, quản lý khiếu nại, tố cáo và các phần mềm chuyên ngành.

b) Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng lộ trình thực hiện, triển khai thí điểm và đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động cơ quan nhà nước các cấp;

c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai công tác hướng dẫn, đôn đốc, tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

d) Thực hiện hướng dẫn hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; kiểm tra đánh giá việc tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn này;

đ) Chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị có liên quan tham mưu cho UBND tỉnh:

Chỉ đạo tăng cường khai thác, sử dụng các hệ thống: thư điện tử, họp không giấy, một cửa điện tử, phần mềm quản lý khiếu nại tố cáo, công báo điện tử, công văn sao gửi điện tử, …;có giải pháp để nâng cao năng lực quản lý và các tính năng, chức năng kỹ thuật của hệ thống thư điện tử tỉnh nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của người sử dụng và phục vụ công tác chuyên môn và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

Quy định cụ thể việc vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng UBND tỉnh với cơ quan nhà nước phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh qua mạng.

Chậm nhất trong Quý II năm 2014, phải trình UBND tỉnh ban hành quy định cụ thể về việc gửi, nhận văn bản điện tử; quy định cụ thể danh mục các văn bản thực hiện trao đổi trên môi trường mạng (không gửi văn bản giấy).

e) Định kỳ hàng quý, năm tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh tình hình thực hiện Chỉ thị này của các cơ quan nhà nước các cấp; đề xuất giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này;

g) Triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động trao đổi văn bản điện tử trong mạng diện rộng của UBND tỉnh.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm

Chủ trì xây dựng các văn bản trình UBND tỉnh quy định về lưu trữ văn bản điện tử.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm

Ưu tiên bố trí kinh phí kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, hệ thống thư điện tử, chữ ký số trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh theo kế hoạch được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

5. Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử tỉnh Tây Ninh, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Báo Tây Ninh và các cơ quan báo chí khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm

Tổ chức tuyên truyền bằng nhiều hình thức khác nhau để nâng cao nhận thức trong toàn bộ hệ thống, chính trị, người dân và doanh nghiệp về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc triển khai thực hiện Chỉ thị này trên địa bàn tỉnh.

6. Đề nghị Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các đoàn thể tỉnh

Khi trao đổi các văn bản, tài liệu chính thức với các cơ quan nhà nước, dần áp dụng bằng hình thức văn bản điện tử.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị có liên quan có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định.