Báo cáo 61/BC-UBND năm 2013 về sơ kết 02 năm thực hiện Chỉ thị 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

BÁO CÁO

SƠ KẾT 02 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 19/2010/CT-UBND NGÀY 24 THÁNG 9 NĂM 2010 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thời gian qua, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan, tổ chức và địa phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm.

Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

Trước thực trạng đó, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Sau 02 năm triển khai thực hiện, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã đạt được kết quả như sau:

I. KẾT QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Kết quả công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản:

a) Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, Sở Nội vụ đã tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt cho hơn 200 cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ của các sở, ngành, quận, huyện thuộc thành phố.

b) Trong 02 năm qua, đã tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của thành phố và các nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ (Phụ lục I) cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

c) Kịp thời phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ và các thông tin về hoạt động của ngành văn thư lưu trữ thành phố bằng cách sao gửi và hướng dẫn thực hiện bằng văn bản hoặc phổ biến, hướng dẫn thực hiện trên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ.        

d) Tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại cơ quan mình.

2. Kết quả công tác quản lý nhà nước, xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ:

Trong 02 năm qua, Sở Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành 16 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã xây dựng, ban hành 24 văn bản hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục II).

Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND, các cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý và hướng dẫn các cơ quan trực thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ như xây dựng chương trình công tác văn thư lưu trữ hàng năm, đến nay có 23/44 sở, ban, ngành; 24 quận, huyện xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan còn lại thông qua việc ban hành Quy chế làm việc, quy trình quản lý văn bản đi, đến, đã xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể trong công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan trực thuộc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ.

Các quận, huyện đều có chỉ đạo triển khai thực hiện Chỉ thị bằng văn bản, trong đó, có 6 quận, huyện: Quận 4, 10, quận Gò Vấp, huyện Củ Chi, Bình Chánh và Hóc Môn ban hành Chỉ thị về tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ trong phạm vi quản lý.

Ngoài ra, các quận, huyện còn chủ động xây dựng nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nhiều nội dung khác nhau trong chương trình công tác văn thư lưu trữ về các mặt công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ góp phần làm phong phú, đa dạng, tạo nên bức tranh công tác văn thư lưu trữ sinh động trong công tác thực tiễn tại các cơ quan. Cụ thể như: quận Tân Phú ban hành hướng dẫn công tác chỉnh lý; quận Bình Thạnh hướng dẫn công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quận Phú Nhuận hướng dẫn việc quản lý văn bản; quận Bình Tân và huyện Hóc Môn Hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, quận 8 hướng dẫn bảo quản và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, huyện Nhà Bè hướng dẫn trách nhiệm quản lý tài liệu và chỉ đạo đầu tư bố trí kho lưu trữ...

3. Công tác bảo quản hồ sơ, bố trí Kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức:

a) Thực hiện Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố:

Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố đã giao Sở Nội vụ làm chủ đầu tư dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố với diện tích 27.000 m², có sức chứa trên 100.000 mét giá tài liệu, gồm phần Kho Lưu trữ tài liệu và khu phục vụ công chúng, tại phường An Lạc, quận Bình Tân. Đến nay, Dự án đã triển khai thực hiện: tổ chức đấu thầu và ký hợp đồng các gói thầu tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án, đo vẽ bản đồ, rà phá bom mìn, đo vẽ địa hình, khoan khảo sát địa chất; Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc và phê duyệt dự án đầu tư Trung tâm Lưu trữ thành phố.

b) Thực hiện chỉ đạo của thành phố, 02 năm qua, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã quan tâm đầu tư cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:

Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận 10, quận 11 tổ chức bàn giao kho Lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận cho Phòng Nội vụ quản lý, đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, tài liệu của các phòng, ban được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.

Việc xây dựng, bố trí Kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được lãnh đạo các quận, huyện quan tâm như:

+ Quận Bình Tân đầu tư xây dựng kho lưu trữ với diện tích 660 m² gồm 3 tầng; ban hành Quyết định thành lập Kho, Phương án tổ chức hoạt động Kho Lưu trữ, công tác lưu trữ dần đi vào nề nếp;

+ Quận Gò Vấp đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ với diện tích 960 m² gồm 1 trệt, 2 lầu và đang tiến hành khảo sát, xây dựng Đề án nâng cấp, cải tạo và xây mới Trung tâm Lưu trữ hồ sơ và Xử lý thông tin của quận nhằm thu thập, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ và giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc quận;

+ Quận 2 bố trí kho lưu trữ với diện tích 650 m² có sức chứa khoảng 1.000 mét giá hồ sơ tài liệu;

 + Quận 10, quận 11, quận Thủ Đức có kho lưu trữ với diện tích từ 200 - 300 m² tài liệu được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.

BÁO CÁO

SƠ KẾT 02 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 19/2010/CT-UBND NGÀY 24 THÁNG 9 NĂM 2010 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thời gian qua, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan, tổ chức và địa phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm.

Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

Trước thực trạng đó, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Sau 02 năm triển khai thực hiện, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã đạt được kết quả như sau:

I. KẾT QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Kết quả công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản:

a) Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, Sở Nội vụ đã tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt cho hơn 200 cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ của các sở, ngành, quận, huyện thuộc thành phố.

b) Trong 02 năm qua, đã tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của thành phố và các nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ (Phụ lục I) cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

c) Kịp thời phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ và các thông tin về hoạt động của ngành văn thư lưu trữ thành phố bằng cách sao gửi và hướng dẫn thực hiện bằng văn bản hoặc phổ biến, hướng dẫn thực hiện trên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ.        

d) Tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại cơ quan mình.

2. Kết quả công tác quản lý nhà nước, xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ:

Trong 02 năm qua, Sở Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành 16 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã xây dựng, ban hành 24 văn bản hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục II).

Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND, các cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý và hướng dẫn các cơ quan trực thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ như xây dựng chương trình công tác văn thư lưu trữ hàng năm, đến nay có 23/44 sở, ban, ngành; 24 quận, huyện xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan còn lại thông qua việc ban hành Quy chế làm việc, quy trình quản lý văn bản đi, đến, đã xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể trong công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan trực thuộc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ.

Các quận, huyện đều có chỉ đạo triển khai thực hiện Chỉ thị bằng văn bản, trong đó, có 6 quận, huyện: Quận 4, 10, quận Gò Vấp, huyện Củ Chi, Bình Chánh và Hóc Môn ban hành Chỉ thị về tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ trong phạm vi quản lý.

Ngoài ra, các quận, huyện còn chủ động xây dựng nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nhiều nội dung khác nhau trong chương trình công tác văn thư lưu trữ về các mặt công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ góp phần làm phong phú, đa dạng, tạo nên bức tranh công tác văn thư lưu trữ sinh động trong công tác thực tiễn tại các cơ quan. Cụ thể như: quận Tân Phú ban hành hướng dẫn công tác chỉnh lý; quận Bình Thạnh hướng dẫn công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quận Phú Nhuận hướng dẫn việc quản lý văn bản; quận Bình Tân và huyện Hóc Môn Hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, quận 8 hướng dẫn bảo quản và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, huyện Nhà Bè hướng dẫn trách nhiệm quản lý tài liệu và chỉ đạo đầu tư bố trí kho lưu trữ...

3. Công tác bảo quản hồ sơ, bố trí Kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức:

a) Thực hiện Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố:

Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố đã giao Sở Nội vụ làm chủ đầu tư dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố với diện tích 27.000 m², có sức chứa trên 100.000 mét giá tài liệu, gồm phần Kho Lưu trữ tài liệu và khu phục vụ công chúng, tại phường An Lạc, quận Bình Tân. Đến nay, Dự án đã triển khai thực hiện: tổ chức đấu thầu và ký hợp đồng các gói thầu tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án, đo vẽ bản đồ, rà phá bom mìn, đo vẽ địa hình, khoan khảo sát địa chất; Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc và phê duyệt dự án đầu tư Trung tâm Lưu trữ thành phố.

b) Thực hiện chỉ đạo của thành phố, 02 năm qua, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã quan tâm đầu tư cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:

Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận 10, quận 11 tổ chức bàn giao kho Lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận cho Phòng Nội vụ quản lý, đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, tài liệu của các phòng, ban được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.

Việc xây dựng, bố trí Kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được lãnh đạo các quận, huyện quan tâm như:

+ Quận Bình Tân đầu tư xây dựng kho lưu trữ với diện tích 660 m² gồm 3 tầng; ban hành Quyết định thành lập Kho, Phương án tổ chức hoạt động Kho Lưu trữ, công tác lưu trữ dần đi vào nề nếp;

+ Quận Gò Vấp đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ với diện tích 960 m² gồm 1 trệt, 2 lầu và đang tiến hành khảo sát, xây dựng Đề án nâng cấp, cải tạo và xây mới Trung tâm Lưu trữ hồ sơ và Xử lý thông tin của quận nhằm thu thập, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ và giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc quận;

+ Quận 2 bố trí kho lưu trữ với diện tích 650 m² có sức chứa khoảng 1.000 mét giá hồ sơ tài liệu;

 + Quận 10, quận 11, quận Thủ Đức có kho lưu trữ với diện tích từ 200 - 300 m² tài liệu được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.

+ Các quận, huyện khác do điều kiện về mặt bằng, chỉ bố trí kho tạm, diện tích khoảng 30 - 60 m²; một số quận, huyện đang xây dựng phương án đầu tư xây dựng kho lưu trữ tập trung như quận 4, quận 6, quận 9, quận 12, quận Bình Thạnh, quận Phú Nhuận, huyện Nhà Bè, huyện Bình Chánh, huyện Cần Giờ… Một số cơ quan đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu như: quận 1, quận 5, quận 7, quận 8, quận Tân Phú, huyện Củ Chi.

+ Các quận, huyện còn lại chưa bố trí được kho lưu trữ tập trung; tài liệu của các phòng, ban tự quản lý. Ở phường, xã, thị trấn phần lớn chưa bố trí phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ nên tài liệu được cán bộ, nhân viên quản lý, bảo quản tại nơi làm việc.

- Tại sở, ban, ngành, doanh nghiệp thuộc thành phố:

Công tác bảo quản và bố trí kho lưu trữ tại các sở, ban, ngành dần đi vào ổn định. Một số sở, ban, ngành quan tâm bố trí kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu như: Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường đã đầu và xây dựng kho lưu trữ với diện tích gồm 2.100 m² tòa nhà gồm 7 tầng mỗi tầng 300 m²; Sở Kế hoạch và Đầu tư bố trí 4 kho lưu trữ với tông diện tích 524 m², Sở Tài chính bố trí kho lưu trữ có diện tích 393 m², Sở Tư pháp bố trí 2 kho lưu trữ diện tích 339,25 m².

Một số sở, ngành đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ như Sở Xây dựng nâng cấp kho lưu trữ với diện tích 473 m², Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng khu đô thị Nam thành phố có diện tích 300 m², Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Y tế, Sở Quy hoạch - Kiến trúc có diện tích từ 200 - 300 m².

Các sở, ban, ngành còn lại cũng cố gắng bố trí kho tạm với diện tích từ 30 - 60 m² để lưu trữ tài liệu.

- Tại các cơ quan, tổ chức khác:

Một số doanh nghiệp thuộc thành phố cũng quan tâm, bố trí kho tạm để lưu trữ tài liệu như: Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn TNHH một thành viên bố trí kho có diện tích 200 m²; Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên tổ chức chỉnh lý tài liệu hoàn chỉnh, bố trí kho và tổ chức bảo quản an toàn tài liệu.

Các cơ quan thuộc ngành dọc tại thành phố cũng quan tâm đầu tư cho hoạt động lưu trữ như: Cục Hải quan bố trí 4 kho có diện tích 2.904,5 m² để lưu trữ tài liệu; Cục Thuế thành phố do không có diện tích để bố trí kho lưu trữ nên đã tổ chức thuê 02 kho lưu trữ với diện tích 1.700 m² được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản và công tác phòng cháy chữa cháy trong kho. Kho bạc Nhà nước thành phố đã đầu tư xây dựng hệ thống Kho, tổ chức chỉnh lý và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ...

Chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt, phòng chống cháy nổ, thiên tai… được thực hiện thường xuyên. Kho được trang bị hệ thống báo cháy tự động hoặc các bình chữa cháy, có máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió để bảo quản tài liệu.

4. Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Việc thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến:

Đa số các cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức quản lý văn bản đi, đến đúng theo quy định: Có mở sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến theo hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Có mở sổ quản lý, theo dõi văn bản mật theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo chương trình của Sở Thông tin và Truyền thông cài đặt.

b) Công tác soạn thảo ban hành văn bản; thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:

Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thành phố đã tổ chức tập huấn và phối hợp các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố tập huấn về chuyên đề viết văn bản và kỹ thuật trình bày. Đến nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức do chưa phân công cán bộ, công chức phụ trách việc kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành nên văn bản còn sai sót một số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày.

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức công tác lập danh mục hồ sơ và hỗ trợ tập huấn cho hơn 150 công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức. Đến nay, nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện khá tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Sở Khoa học và Công nghệ, Cục Hải quan thành phố, Cục Thuế thành phố, Kho bạc Nhà nước Thành phố, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên, quận 1, quận 10, quận 11, quận Gò Vấp, quận Thủ Đức, quận Bình Thạnh, quận Bình Tân, huyện Hóc Môn và huyện Củ Chi... Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức do diện tích kho lưu trữ nhỏ, không đủ sức chứa tài liệu nên hầu hết các công chức, viên chức có lập hồ sơ nhưng chưa giao nộp về lưu trữ hiện hành mà để lại tự bảo quản và tra cứu.

d) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thu thập và bảo quản 2.716 mét giá tài liệu, do diện tích Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế nên chưa tiếp nhận nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố, chưa tổ chức việc giao nộp, chỉ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lưu trữ bảo quản tài liệu tại cơ quan, tổ chức theo đúng quy định.

- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:

Có 24/24 quận, huyện quyết định ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quận, huyện; có 12/24 quận, huyện ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận, huyện. Có 04/24 quận, huyện ban hành Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan như quận 4, quận 6, quận Bình Tân và quận Tân Phú.

Một số quận đã thực hiện giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tập trung, tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý kho Lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, huyện về Phòng Nội vụ quản lý như: quận 10, quận 11, quận Bình Tân. Một số quận, huyện tiếp nhận giao nộp tài liệu của một số phòng, ban như: quận 1, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận Tân Bình, huyện Củ Chi, huyện Hóc Môn.

- Tại các sở, ngành thành phố: do hệ thống kho lưu trữ tại các sở, ngành hiện nay chủ yếu là kho tạm, nên đa số chưa thể thu nhận tài liệu đến hạn nộp lưu từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu về tập trung một đầu mối để chuyển giao vào lưu trữ lịch sử; chủ yếu lưu trữ tài liệu gồm văn bản đi, đến do văn phòng sở, ngành quản lý; tài liệu của các cơ quan phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tự quản lý.

đ) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng:

Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ tăng cường công tác hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp hồ sơ tài liệu giai đoạn từ năm 1975 - 2009. Đến nay, tài liệu được thu thập, bảo quản tại lưu trữ của các cơ quan, tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ và lập công cụ tra cứu. Tiêu biểu trong công tác này có Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng thuộc Sở Xây dựng, Lực lượng Thanh niên xung phong thành phố, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên…

Ngoài ra còn hướng dẫn lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu cho một số sở, ngành như Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Điều hành chống ngập thành phố…

Tại Ủy ban nhân dân quận 3, quận 5, quận 10, quận 11, quận Gò Vấp, quận Tân Phú, quận Thủ Đức, quận Bình Tân, huyện Hóc Môn và huyện Củ Chi đã xây dựng kế hoạch và tổ chức chỉnh lý tài liệu tại một số phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quận, huyện. Tuy nhiên, theo khảo sát năm 2012, toàn thành phố có 170.283 mét giá tài liệu tồn đọng nhưng chỉ chỉnh lý được 10.378,6 mét giá (chiếm tỷ lệ 6,1 %). Tài liệu tồn đọng tại các sở, ngành chiếm tỷ lệ rất lớn, cụ thể như: tại Sở Tài nguyên và Môi trường: 5.000 mét/giá; Sở Giao thông vận tải: 3.180 mét/giá; Sở Kế hoạch và Đầu tư: 3.930 mét/giá; Sở Tài chính: 2.400 mét/giá; Thanh tra thành phố: 2.635 mét/giá; Sở Tư pháp: 1.700 mét/giá; Sở Y tế: 1.840 mét/giá,… nhiều quận, huyện chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu do hạn chế về kinh phí.

e) Công tác tổ chức sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ:

Trong 02 năm qua, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã tổ chức phục vụ kịp thời, có hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và nhân dân, thể hiện bằng số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú. Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là 553.057 lượt với 318.667 hồ sơ văn bản. Trong đó, đã cung cấp nhiều tài liệu như: văn bản quy phạm pháp luật, giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...

Ngoài ra, các loại công cụ tra tìm và quản lý tài liệu gồm Mục lục hồ sơ, Thẻ tra tìm, Chương trình phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính; các loại sổ sách phục vụ và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn còn ít so với yêu cầu và nguồn tài liệu hết sức dồi dào còn lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ; chưa chủ động trong việc thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Đa số tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chưa lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm.

5. Việc quản lý và sử dụng con dấu:

Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Các cơ quan, tổ chức đều phân công cán bộ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, cam kết thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, quản lý tốt giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của cơ quan, đơn vị mình, chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

Tuy nhiên, qua kết quả kiểm tra nhiều cơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt việc mở sổ quản lý văn bản mật; chưa đóng dấu vào văn bản gốc trước khi đưa vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Vấn đề này Sở Nội vụ đã kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh; đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đã chấn chỉnh và triển khai thực hiện tốt công tác này.

6. Chế độ thông tin báo cáo thống kê:

Thực hiện Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV, số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ. Hàng năm, Sở Nội vụ có hướng dẫn và đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc báo cáo thống kê đầy đủ, phản ánh đúng thực tế, đảm bảo chất lượng. Các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân quận, huyện từng bước có quan tâm thực hiện, cụ thể:

Năm 2012: 171/171 cơ quan, tổ chức đã thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ đầy đủ và tương đối hoàn chỉnh (so với năm 2010, chỉ có 68/171 và năm 2011 có 101/171 cơ quan, tổ chức báo cáo).

7. Tổ chức, biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của thành phố:

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV Ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2010 về thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ thành phố và Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ. Đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, tham mưu đề xuất cho Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân thành phố nhiều văn bản, đề án để phát triển ngành văn thư, lưu trữ của thành phố.

b) Số lượng, chất lượng cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ:

Năm 2010, tổng số có: 1.513 người (1.183 nữ) làm công tác văn thư, lưu trữ; trong đó, các sở, ngành thành phố: 443 người (nữ: 339); các quận, huyện: 937 người (nữ: 735); các doanh nghiệp thuộc thành phố: 133 người (nữ: 109).

Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại học: 520; Trung cấp: 523. Trong đó, trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ: Đại học: 13; Trung cấp: 198.

Đến nay, tổng số công chức, viên chức chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư lưu trữ là: 3.589 người (nữ: 2.338 người), tăng hơn 2 lần so với năm 2010. Cụ thể: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: 20 người (nữ: 07); tại các sở, ban ngành: 834 người (nữ: 568); tại quận, huyện: 2.235 người (nữ: 1.763).

c) Về trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định, các trường hợp có chuyên môn, nghiệp vụ khác đều được tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và đáp ứng được yêu cầu công tác. Cụ thể:

 - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 20 người. Trong đó, có 01 thạc sỹ; 17 đại học (04 đại học chuyên ngành về văn thư lưu trữ, 02 trung cấp ngành văn thư lưu trữ).

- Tại các sở, ban, ngành có 834 người. Trong đó, có 04 thạc sỹ, 331 đại học, 86 cao đẳng, 187 trung cấp, 226 sơ cấp (92 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 18 đại học, 70 trung cấp, 04 sơ cấp).

- Tại các quận, huyện có 2.235 người. Trong đó, có 02 thạc sỹ; 562 đại học; 138 cao đẳng; 686 trung cấp; 807 sơ cấp (246 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 25 đại học, 178 trung cấp, 43 sơ cấp) và 40 đã qua lớp bồi dưỡng.

d) Đào tạo, bồi dưỡng, nghiệp vụ và chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ:

- Về công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ:

Hàng năm, Sở Nội vụ đều xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ, công chức trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt, trong 02 năm qua đã thực hiện đạt kết quả như sau:

+ Phối hợp với các Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Cán bộ thành phố tổ chức nhiều lớp đào tạo từ bậc Đại học, Trung cấp và các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, tổ chức của thành phố, gồm: 8 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 921 lượt người, đào tạo 02 lớp Trung cấp văn thư lưu trữ (vừa làm vừa học) cho 170 người, cử 08 cán bộ, công chức học lớp cử nhân văn bằng 2 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

+ Sở Nội vụ thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn và hỗ trợ các cơ quan, tổ chức tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ cho trên 11.000 lượt cán bộ quản lý và công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố.

Trong triển khai thực hiện, một số cơ quan đã có sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tuyên truyền, phổ biến như huyện Củ Chi đã tổ chức Hội thi Cán bộ văn thư giỏi và chuyên viên soạn thảo văn bản giỏi năm 2011, quận 8 tổ chức Hội thi Cán bộ văn thư, lưu trữ giỏi năm 2012.

- Công tác chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

Thực hiện Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ Về phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ, với mức hưởng hệ số 0,2 so với mức lương tối thiểu chung và hưởng bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ, mức 1: 4.000 đồng/ngày cho công việc phân loại, chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, với mức hưởng này đã lạc hậu với tình hình thực tế, kiến nghị cần có chế độ, chính sách cho công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ hoặc điều chỉnh mức phụ cấp độc hại phù hợp với điều kiện hiện nay.

- Công tác thi đua, khen thưởng:

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, trong 02 năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã triển khai và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định.

Đánh giá kết quả hoạt động, 02 năm qua Bộ Nội vụ đã tặng Bằng khen cho tập thể Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ, như sau: Bộ Nội vụ tặng Bằng khen cho Ủy ban nhân dân thành phố nhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Sở Nội vụ nhân dịp tổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, 103 cá nhân được tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ.

Ngoài ra, để ghi nhận những đóng góp của tập thể và cá nhân, khuyến khích các cơ quan, tổ chức cố gắng hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao, nhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Ủy ban nhân dân thành phố đã quyết định tặng Bằng khen cho 12 tập thể và 09 cá nhân; tổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tặng Bằng khen cho 25 tập thể và 39 cá nhân.

8. Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn thư lưu trữ:

Qua 02 năm triển khai thực hiện, Sở Nội vụ đã tổ chức kiểm tra, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại 21/24 quận, huyện; 14/44 sở, ban ngành; 04 doanh nghiệp thuộc thành phố. Đặc biệt, trong năm 2012 đã triển khai kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các phường, xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc sở, ngành thành phố. Theo đó, công tác kiểm tra đã kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh để công tác đi vào nề nếp.

9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư lưu trữ:

Theo số liệu báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông hiện có 16 sở, 22 ban ngành và 24 quận huyện đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, truy tìm nhanh chóng hồ sơ tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu. Đa số đã áp dụng phần mềm trong công tác văn thư để tiếp nhận, lưu trữ văn bản đi, đến và hồ sơ công việc; sử dụng hệ thống hộp thư điện tử trong quan hệ, giao dịch.

 Một số cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu trong công tác lưu trữ như: Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng Khu đô thị mới Thủ Thiêm, quận 2, quận 7, quận 12 và quận Gò Vấp.

Đặc biệt, năm 2012 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã phối hợp với Công ty Công viên Phần mềm Quang Trung xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

10. Công tác nghiên cứu, xây dựng các Đề án, dự án về công tác văn thư, lưu trữ:

Sở Nội vụ đã tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét phê duyệt các Đề án:

- Đề án nâng chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2012 - 2020.

- Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020;

- Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục;

- Đề án trợ cấp thường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ;

- Đề án sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Đề án Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG

Qua 02 năm thực hiện Chỉ thị, với sự quyết tâm của lãnh đạo thành phố, sự quan tâm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đã làm cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố có được những chuyển biến và bước đột phá quan trọng cụ thể, như sau:

1. Ưu điểm - Thuận lợi:

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ được tập trung mở rộng với nhiều hình thức phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ được tăng cường đã tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ được củng cố sự tự tin, lòng yêu nghề và hăng say trong công việc. Từ đó, công tác chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề nếp, ổn định và phát triển.

c) Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản lý về văn thư lưu trữ luôn được cập nhật, ban hành để phù hợp với tình hình mới; Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành là căn cứ pháp lý quan trọng để các cấp, các ngành thể hiện sự chủ động, sáng tạo trong công tác tham mưu, đề ra các chính sách đột phá, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu nhằm phục vụ lợi ích cho Nhà nước và người dân.

d) Công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo quan tâm triển khai thực hiện có hiệu quả; công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ được tăng cường góp phần thúc đẩy công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định. Bước đột phá quan trọng là thành phố đã đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố, khi đưa vào hoạt động sẽ tạo cho công tác văn thư, lưu trữ phát triển vượt bậc.

2. Hạn chế, khó khăn:

a) Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, có những văn bản đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập.

b) Nhận thức của lãnh đạo và công chức, viên chức ở một số cơ quan, tổ chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ còn hạn chế, chưa thực hiện nghiêm các quy định về văn thư lưu trữ do Nhà nước và thành phố ban hành.

c) Việc kiện toàn tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ các cấp theo tinh thần Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bội Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp còn chưa được quan tâm đúng mức; biên chế công chức, viên chức văn thư lưu trữ ở một vài cơ quan, tổ chức và các cơ quan, đơn vị trực thuộc còn thiếu, trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong giai đoạn mới. Nhân sự làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ mặc dù được tăng cường nhưng vẫn còn thiếu về số lượng; đa số chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ, chính sách đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa phù hợp, từ đó tâm lý không ổn định, thường xuyên biến động nên tổ chức bộ máy và nhân sự chưa ổn định.

d) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, nhất là kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa được xây dựng đúng quy định; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế, việc tổ chức thu thập, bảo quản tài liệu chưa tập trung thống nhất.

đ) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc. Đặc biệt, khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý khối lượng còn rất lớn, chưa được đầu tư kinh phí và triển khai thực hiện tại nhiều cơ quan, tổ chức. Việc khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời theo yêu cầu, cơ sở vật chất trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

e) Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, đến và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức còn chưa thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, còn lãng phí và chưa được thống nhất.

III. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP TIẾP TỤC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhân dân thành phố đề ra các nhiệm vụ nhằm tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ nay đến năm 2015, như sau:

1. Tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ;

2. Triển khai thực hiện chặt chẽ, kịp thời Nghị định của Chính phủ, Thông tư và các quy định của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;

3. Phê duyệt và triển khai thực hiện các Đề án: Đề án nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2012-2020; Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục; Đề án phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Đề án trợ cấp thường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ; Đề án thành lập Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 2013 - 2030;

4. Sở Nội vụ tiếp tục rà soát các văn bản quản lý công tác lưu trữ đã ban hành, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành, hướng dẫn văn bản mới.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ:

a) Xây dựng kế hoạch và phối hợp chặt chẽ với các sở, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ…, các Nghị định của Chính phủ, Thông tư và các quy định của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Khẩn trương hoàn tất các thủ tục của dự án và triển khai xây dựng Trung tâm lưu trữ Lịch sử thành phố để sớm đi vào hoạt động;

c) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các sở, ngành, quận, huyện các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ;

d) Tổng kết 05 năm việc thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và sơ kết thực hiện Kế hoạch về triển khai thi hành Luật Lưu trữ vào năm 2015, hàng năm có sơ kết báo cáo.

2. Sở Tài chính:

a) Chủ trì phối hợp Sở Nội vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí để thực hiện các công việc đã nêu tại Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, các đề án do Sở Nội vụ trình và các văn bản có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thủ trưởng các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, Tổng Công ty, Công ty trực thuộc và Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức và nhân dân bằng các hình thức phong phú, thiết thực; nhằm nâng cao vai trò, trách nhiệm cá nhân, nhất là lãnh đạo cơ quan, tổ chức về vị trí, nhận thức vai trò, tầm quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của mọi người của toàn xã hội;

c) Lập kế hoạch tiếp tục thực hiện nội dung Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến thực hiện Luật Lưu trữ và công tác văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ. Phấn đấu, đến năm 2015, cơ bản tài liệu tồn đọng tại các sở, ngành đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; tổ chức giao nộp tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử của thành phố; xây dựng phương án hoặc bố trí kho lưu trữ phù hợp đảm bảo đúng quy định; Tăng cường đầu tư kinh phí đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ.

V. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Đề nghị Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

1. Sớm tham mưu xây dựng ban hành hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ.

2. Sớm sửa đổi, bổ sung về chế độ, chính sách cho công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho công chức, viên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành, như: sửa đổi mức phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên,…

3. Có quy định, hướng dẫn cụ thể về đầu tư xây dựng kho Lưu trữ tập trung và biên chế làm công tác lưu trữ tại quận, huyện; xác định danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để hoạt động lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ.

4. Quy định cụ thể chức danh làm công tác văn thư lưu trữ tại phường, xã, thị trấn là công chức để đảm bảo chế độ chính sách cho người làm công tác lưu trữ và tạo sự ổn định và bảo quản tài liệu tốt tại phường, xã, thị trấn.

5. Nghiên cứu xây dựng phần mềm dùng chung cho ngành văn thư lưu trữ phù hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức./.