Báo cáo 53/BC-STTTT năm 2012 về sơ kết 2 năm thực hiện Chỉ thị 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (2010-2012) do Sở Thông tin và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

BÁO CÁO

SƠ KẾT 2 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 19/2010/CT-UBND VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (2010 - 2012)

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN.

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai các văn bản quy phạm pháp luật văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Sở Thông tin và Truyền thông đã tích cực tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị và các văn bản khác về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Các hình thức tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND chủ yếu tập trung việc photocopy, scan gửi các văn bản của cấp trên qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Sở và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ công chức của Sở và đơn vị trực thuộc.

2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ.

Sở Thông tin và Truyền thông đã ban hành các văn bản hướng dẫn lại về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Thông tin và truyền thông (theo Quyết định số 30/QĐ-STTTT ngày 19 tháng 4 năm 2011).

- Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản (theo Thông báo số 09/TB-STTTT ngày 11 tháng 3 năm 2011).

- Quy trình trình hồ sơ đối với các phòng (theo Thông báo số 10/TB-STTTT ngày 24 tháng 3 năm 2011).

- Hướng dẫn loại hồ sơ lưu trữ đối với thư ký phòng, chuyên viên và lãnh đạo phòng (theo hướng dẫn số 2392/HD-STTTT ngày 28 tháng 12 năm 2009).

3. Việc xây dựng và bố trí kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Diện tích kho lưu trữ của Sở là 6m x 5m bố trí thoáng mát, được đầu tư các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tuân thủ triệt để các quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy như: thiết bị phòng cháy, chữa cháy, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, giá, hộp, cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ.

4. Hoạt động văn thư, lưu trữ.

a) Việc thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện toàn bộ trên phần mềm quản lý văn bản của Sở đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thời gian xử lý văn bản, cán bộ xử lý văn bản, kho lưu trữ trên phần mềm quản lý và tra cứu văn bản một cách nhanh chóng nhất. Việc cho số và phát hành công văn đi phải tuân thủ đúng quy trình đã xây dựng, người soạn thảo phải sử dụng chữ ký số lên file văn bản đã soạn thảo, chuyển bộ phận Văn thư phần mềm văn bản gốc để lưu trữ.

b) Công tác Soạn thảo ban hành văn bản.

Văn phòng Sở đã phối hợp tốt với các phòng chức năng nên việc giải quyết và phát hành công văn được đảm bảo đúng thời gian quy định. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Ngoài ra Sở cũng đã ban hành Thông báo số 09/TB-STTTT ngày 11 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.

Tại thư mục dùng chung đã cung cấp biểu mẫu văn bản theo đúng thể thức quy định và thường xuyên được cập nhật.

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Cán bộ, công chức tại các phòng, ban Sở Thông tin và Truyền thông đã thực hiện tốt công tác lập và cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời toàn bộ những tài liệu công văn, giấy tờ có giá trị cho thư ký phòng để tổng hợp chuyển giao văn thư Sở đưa vào kho lưu trữ.

Trường hợp các phòng ban cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

Thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan:

Tài liệu quản lý hành chính nhà nước: Sau một năm kể từ khi công việc kết thúc.

Hồ sơ tài chính: Sau một năm kể từ khi được quyết toán xong.

Hồ sơ dự án: Sau một năm kể từ khi công việc đã giải quyết xong ở các bộ phận, đơn vị, tổ chức trong cơ quan.

BÁO CÁO

SƠ KẾT 2 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 19/2010/CT-UBND VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (2010 - 2012)

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN.

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai các văn bản quy phạm pháp luật văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Sở Thông tin và Truyền thông đã tích cực tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị và các văn bản khác về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Các hình thức tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND chủ yếu tập trung việc photocopy, scan gửi các văn bản của cấp trên qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Sở và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ công chức của Sở và đơn vị trực thuộc.

2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ.

Sở Thông tin và Truyền thông đã ban hành các văn bản hướng dẫn lại về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Thông tin và truyền thông (theo Quyết định số 30/QĐ-STTTT ngày 19 tháng 4 năm 2011).

- Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản (theo Thông báo số 09/TB-STTTT ngày 11 tháng 3 năm 2011).

- Quy trình trình hồ sơ đối với các phòng (theo Thông báo số 10/TB-STTTT ngày 24 tháng 3 năm 2011).

- Hướng dẫn loại hồ sơ lưu trữ đối với thư ký phòng, chuyên viên và lãnh đạo phòng (theo hướng dẫn số 2392/HD-STTTT ngày 28 tháng 12 năm 2009).

3. Việc xây dựng và bố trí kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Diện tích kho lưu trữ của Sở là 6m x 5m bố trí thoáng mát, được đầu tư các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tuân thủ triệt để các quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy như: thiết bị phòng cháy, chữa cháy, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, giá, hộp, cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ.

4. Hoạt động văn thư, lưu trữ.

a) Việc thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện toàn bộ trên phần mềm quản lý văn bản của Sở đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thời gian xử lý văn bản, cán bộ xử lý văn bản, kho lưu trữ trên phần mềm quản lý và tra cứu văn bản một cách nhanh chóng nhất. Việc cho số và phát hành công văn đi phải tuân thủ đúng quy trình đã xây dựng, người soạn thảo phải sử dụng chữ ký số lên file văn bản đã soạn thảo, chuyển bộ phận Văn thư phần mềm văn bản gốc để lưu trữ.

b) Công tác Soạn thảo ban hành văn bản.

Văn phòng Sở đã phối hợp tốt với các phòng chức năng nên việc giải quyết và phát hành công văn được đảm bảo đúng thời gian quy định. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Ngoài ra Sở cũng đã ban hành Thông báo số 09/TB-STTTT ngày 11 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.

Tại thư mục dùng chung đã cung cấp biểu mẫu văn bản theo đúng thể thức quy định và thường xuyên được cập nhật.

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Cán bộ, công chức tại các phòng, ban Sở Thông tin và Truyền thông đã thực hiện tốt công tác lập và cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời toàn bộ những tài liệu công văn, giấy tờ có giá trị cho thư ký phòng để tổng hợp chuyển giao văn thư Sở đưa vào kho lưu trữ.

Trường hợp các phòng ban cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

Thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan:

Tài liệu quản lý hành chính nhà nước: Sau một năm kể từ khi công việc kết thúc.

Hồ sơ tài chính: Sau một năm kể từ khi được quyết toán xong.

Hồ sơ dự án: Sau một năm kể từ khi công việc đã giải quyết xong ở các bộ phận, đơn vị, tổ chức trong cơ quan.

Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình, phim: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Các loại hồ sơ ở các phòng, ban, tùy theo nội dung và tính chất công việc sẽ tiến hành nộp lưu cho phù hợp.

Thời gian nộp hồ sơ vào kho lưu trữ: 1/12 đến 31/1 hàng năm.

d) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.

Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

5. Việc quản lý và sử dụng con dấu.

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Sở được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về sử dụng con dấu.

Con dấu của Sở được đặt tại Văn thư Sở và có tủ khóa cẩn thận.

6. Chế độ thông tin báo cáo.

Sở đã thực hiện tốt và nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo công tác văn thư, lưu trữ định kỳ quý, 06 tháng, năm theo quy định.

7. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.

Sở Thông tin và Truyền thông đang thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với công chức làm công tác lưu trữ theo công văn số 1416/SNV-QLVTLT của Sở Nội Vụ về chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.

8. Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ.

Vừa qua Sở đã tiến hành tổ chức đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng thuộc Sở để nắm bắt tình hình tổ chức triển khai thực hiện công tác lưu trữ được tốt hơn. Nhìn chung hoạt động văn thư, lưu trữ tại các phòng thực hiện tốt, công văn đi, đến do phòng thụ lý đều được scan lưu trên thư mục chung của phòng, bản giấy được sắp xếp hoàn chỉnh và có sổ theo dõi để phục vụ việc lưu trữ và tra cứu; công văn Mật được lưu cẩn thận trong hộp và do lãnh đạo Phòng lưu theo quy định.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

Cán bộ văn thư, lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế làm văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; công chức, viên chức văn thư, lưu trữ đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Sở tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị và các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan.

2. Hạn chế

Bên cạnh những việc đã làm được, công tác văn thư, lưu trữ của Sở còn một số hạn chế:

- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế.

- Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn có khó khăn như: diện tích phòng làm việc và kho lưu trữ còn chật hẹp.

- Chế độ chính sách cho người làm văn thư, lưu trữ còn triển khai chậm.

III. NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

- Phối hợp, triển khai hướng dẫn chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

- Tăng cường triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản khác của nhà nước quy định về thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Tiếp tục triển khai tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng và hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ