Xác định giá trị, bảo quản, bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường như thế nào?

Nội dung chính

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 24 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường được xác định giá trị theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Thông tư này và đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

+ Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

- Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 25 quy định này việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được xem xét chuyển đổi định dạng lưu trữ theo công nghệ phù hợp 05 năm/1 lần. Trường hợp chuyển đổi định dạng lưu trữ phải lưu giữ lại tài liệu bản gốc để đảm bảo tính lịch sử của tài liệu lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

- Cơ quan, tổ chức lưu trữ phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

- Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ, tài liệu điện tử được tổ chức quản lý, lưu trữ trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường của cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu.

Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 26 quy định này việc bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:

- Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ hàng tháng kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

- Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ.