Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025 theo Nghị định 280/2025

Nội dung chính

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025 theo Nghị định 280/2025

Ngày 27/10/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP.

Cụ thể theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025 như sau:

(1) Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

(2) Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ số gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ số gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

(3) Cơ quan, tổ chức căn cứ vào số gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo số gốc. Trường hợp số gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

(4) Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Như vậy, từ ngày 01/11/2025, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc có 3 cách thức thực hiện là nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính và nộp hồ sơ trực tuyến.

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025 theo Nghị định 280/2025 (Hình từ Internet)

Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

- Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử từ ngày 01/11/2025

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử được quy định như sau:

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản sao có chứng thực, chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh khi có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp.

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.

- Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.