Kết quả số hóa giấy tờ được lưu trữ với mã số có cấu trúc ra sao?
Nội dung chính
Quy trình thực hiện số hóa giấy tờ bao gồm những bước nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định quy trình số hóa như sau:
Quy trình số hóa
Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:
1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.
2. Bóc tách dữ liệu.
3. Cấp mã kết quả số hóa.
4. Lưu kết quả số hóa.
Như vậy, quy trình số hóa giấy tờ bao gồm bốn bước: sao chụp giấy tờ và chuyển sang bản điện tử, bóc tách dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa.
Quy trình thực hiện số hóa giấy tờ bao gồm những bước nào? (Hình từ internet)
Kết quả số hóa giấy tờ được lưu trữ với mã số có cấu trúc ra sao?
Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:
Cấp mã kết quả số hóa
1. Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.
2. Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ được nêu tại khoản 1 Điều này là mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9.
3. Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này được ghi theo cấu trúc <mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của bộ, ngành hoặc số thứ tự của giấy tờ trong thành phần hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính>.
Như vậy, kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc:
<mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.
(1) Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ là mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả:
- Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).
- Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
(2) Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ được ghi theo cấu trúc:
<mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của bộ, ngành hoặc số thứ tự của giấy tờ trong thành phần hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính>.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu trữ ở đâu?
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử
1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc được chuyển từ bản giấy sang bản điện tử theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải được xử lý để bảo đảm đầy đủ các dữ liệu đặc tả được nêu tại khoản 2 Điều 9 Thông tư này và quy định về lưu trữ thông điệp điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
3. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành; đồng thời cung cấp thông tin đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.
Trường hợp chưa có Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử được lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, đồng thời hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ hoặc cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.
Như vậy, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử sẽ được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành, tùy theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Trong trường hợp chưa có Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hoặc Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử sẽ được lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính.